مناقشة حول الاتصالات التجارية

نظرة ثاقبة في اتصالات الأعمال

التواصل السليم هو الجسر بين الحيرة والفهم. في حين أن التواصل الجيد يبني الفهم، فإن التواصل الضعيف يزرع الارتباك في المتلقي.

البيانات والخبرة ليس لها معنى حقيقي بدون وجود شخص أو نظام معقد لبناء المعرفة ومشاركتها بأكثر الطرق فعالية. مثلما يحتاج الناس إلى مهارات اتصال جيدة للتنقل في الحياة، تتطلب المنظمات تقنيات وتقنيات اتصالات الأعمال لضمان النجاح.

نظرًا لأن كل عملية عمل تتطلب العمل بين شخصين أو أكثر، تتحمل الشركات مسؤولية التأكد من توحيد أفضل ممارسات الاتصال. اقرأ مسبقًا للحصول على نظرة عامة شاملة على اتصالات الأعمال وكيف تفيد مكان العمل.

ما هي الاتصالات التجارية؟

التواصل التجاري هو كيفية مشاركة المعلومات بين أصحاب المصلحة داخل وخارج المنظمة. باستخدام التواصل المناسب، يمكن للموظفين والمديرين التعاون لتحقيق الأهداف الرئيسية. الغرض من الاتصالات التجارية هو تبسيط العمليات، وتحسين أفضل الممارسات التنظيمية، وتقليل الخطأ.

تعتمد كل مهمة ونشاط داخل المنظمة على التواصل بطريقة أو بأخرى. نظرًا لأن معظم المهام تتطلب من أعضاء الفريق العمل معًا، يجب على المؤسسة غرس ممارسات الاتصال الجيدة ودعمها.

بيئة الأعمال التي تدعم التواصل السليم هي أكثر كفاءة، وتوفر المال، ولها جودة أعلى من النتيجة. على العكس من ذلك، فإن الأعمال التي تعزز أساليب الاتصال السيئة تؤدي إلى انهيار الأنظمة الأساسية. هناك أيضًا انخفاض في معنويات الموظفين وزيادة في مشاكل العلاقات مع العملاء.

أهمية الاتصالات التجارية

سواء تمت مشاركة المعلومات من قبل العملاء أو الموظفين، يجب وضع أفضل الممارسات لضمان أفضل النتائج. ينطبق هذا بشكل خاص عندما يتعين على الموظف مشاركة الأخبار السيئة مع عميل أو مدير.

كيف يتم عرض الظروف المؤسفة يمكن أن تحدد كيفية التعامل مع الموقف. حتى الأخبار الإيجابية يجب نقلها بشكل صحيح وإلا لن يعرف المستلم كيفية استخدام المعلومات المقدمة له/لها.

تتضمن بعض أهم أسباب التواصل الفعال -

  • الحاجة إلى تقديم خيارات وأفكار جديدة لمختلف أصحاب المصلحة
  • القدرة على تحسين التواصل الكتابي نقل معلومات مهمة
  • يوفر الأدلة والتأكيد اللازمين لتحسين عملية صنع القرار
  • يساعد في إنشاء العقود أو الاتفاقيات التي تخدم مصلحة الطرفين على أفضل
  • وجه
  • يضمن دقة عملية الطلب, انسيابية, والوفاء بها على الفور
  • مفيد في تعزيز استراتيجيات المبيعات والتسويق الفعالة
  • يحسن الاجتماعات ويضمن أن الجميع يفهم المعلومات المنقولة في تلك الاجتماعات
  • يضمن تدريب الموظفين الجدد بشكل كاف وإطلاعهم على متطلبات أدوارهم
دون ممارسات اتصالات تجارية فعالة , يكاد يكون من المستحيل على المنظمة أن تصل إلى الأهداف الرئيسية. على سبيل المثال، لا يمكن للشركة الوصول إلى أهداف المبيعات السنوية إذا كانت استراتيجيات المبيعات لا تنقل بشكل فعال فوائد المنتج/الخدمة إلى العميل.

لن تجذب الحملة التسويقية عملاء جدد إذا كانت الرسالة عبارة عن إعلان غير واضح وموجز. باختصار، التواصل ضروري لكل وحدة أعمال داخلية وكل أصحاب مصلحة خارجيين يشاركون في المنظمة.

فوائد الاتصالات التجارية

في حين أن التواصل التجاري البناء مهم لضمان نجاح الشركة، فإنه يوفر أيضًا العديد من المزايا التي يمكن أن تساعد في توفير ميزة تنافسية. وتشمل هذه

1. تحسين مشاركة الموظفين

عندما يستخدم فريق القيادة تقنيات اتصال قوية لمساعدة الموظفين على معرفة ما يحتاجون إلى القيام به وكيف قام الخبراء بتقييم زيادة مشاركة الموظفين بشكل كبير.

إذا كانت هناك فرق اتصال داخل المنظمة، فيجب عليها العمل باستمرار مع القادة لتطوير أساليب اتصال فعالة لهذا السبب. يميل الموظفون المشاركون إلى الأداء بشكل أفضل والحفاظ على العمل لفترة زمنية أطول.

2. يقلل رسائل البريد

2 minimizes emails 1609894985 2854

يمكن لأدوات البرامج الحديثة الاحتفاظ بكميات كبيرة من البيانات في مكان واحد، مما يسمح للجميع بالوصول إلى المعلومات التي يحتاجونها عندما يريدون ذلك. هذا يساعد على تقليل الاتصال ذهابًا وإيابًا من خلال رسائل البريد الإلكتروني، والتي يمكن أن تغمر البريد الوارد وتسبب الارتباك.

تسمح تطبيقات البرامج الأخرى للعمال بالتواصل من خلال نظام الدردشة، الذي يخزن المحادثة في حالة الحاجة إلى الوصول إليها في وقت لاحق. هذا يبسط الاتصال ويمنع البيانات المكررة التي تؤدي إلى اتخاذ قرارات غير دقيقة وضعيفة.

3. زيادة إنتاجية العمال

نظرًا لأن معظم المؤسسات تجمع كميات كبيرة من البيانات، فقد يكون من الصعب على الموظفين العثور على الإجابات التي يحتاجون إليها. يمكن أن يساعد نظام إدارة المعرفة أو نظام التشغيل الآلي للمكاتب في تحسين إنتاجية العمال من خلال ضمان وصول الجميع إلى البيانات ذات الصلة. يمكن للعمال بعد ذلك مشاركة المعرفة والتركيز على حل المشكلات، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية.

4. تحسين التواصل المتبادل بين وحدات الأعمال

بدون قاعدة بيانات مركزية أو نظام لوحة معلومات يربط الإدارات، قد يكون من الصعب على الموظفين من وحدات الأعمال المختلفة التواصل بشكل فعال.

يمكن لمجموعة محسّنة من أدوات البرامج دمج قواعد البيانات من عدة أقسام وتوفير طرق عرض مخصصة لنفس المعلومات. يتيح ذلك للجميع التعاون لإكمال المهام وتبسيط سير العمل.

5. يعزز التواصل مع العاملين عن بعد أو خارج الموقع

تسمح معظم أنظمة البرامج بوصول العامل عن بُعد من أي مكان. يوفر برنامج ساعة الوقت وسيلة للعمال للدخول والخروج دون التواجد في المكتب. نظرًا لأن العمل عن بُعد يتزايد بسبب COVID-19، يجب على المنظمة استخدام هذه الأدوات لضمان قدرة الجميع على التواصل بشكل صحيح.

6. يقلل معدل دوران العمال

6 minimizes worker turnover 1609894985 7733

نظرًا لأن توظيف كل موظف مكلف وممل، فإن الحفاظ على معدلات دوران منخفضة أمر ضروري لتوفير الوقت والمال والموارد.

في حين أنه من الأهمية بمكان إبلاغ الموظفين من خلال استخدام أدوات برامج الاتصال الفعالة، فمن الضروري أيضًا عدم وجود حمل زائد على المعلومات. يجب على الشركات تحميل ومشاركة البيانات الأكثر صلة وقابلية للتطبيق فقط لمنع فك الارتباط والإحباط ومعدل دوران مرتفع.

أنواع الاتصالات التجارية

تستخدم وحدات الأعمال تقنيات وأدوات وأساليب مختلفة لتحسين الاتصال داخليًا وبين الوحدات الأخرى.

علاوة على ذلك، يمكن أن تتغير متطلبات مشاركة المعلومات اعتمادًا على من هو الناقل والمستلم.

على الرغم من أنه قد لا يكون من المعتاد السير إلى مكتب زميل في العمل لنقل رسالة، إلا أنه ليس من المعتاد الاقتراب من المدير بهذه الطريقة. لفهم تعقيدات التواصل بين الموظفين والإدارة بشكل أفضل، من الضروري معرفة الأنواع الأربعة وكيفية عملها

1. التواصل الداخلي التصاعدي

يشير هذا إلى المعلومات التي يتم مشاركتها من قبل أحد المرؤوسين لأحد أعضاء فريق الإدارة، أو عامل آخر ذو أقدمية أعلى.

يحتاج القادة إلى ضمان تدفق المعلومات بسهولة لأعلى حتى يكون لديهم فهم شامل للعمليات. قد تتضمن طرق الاتصال النماذج أو التقارير أو التعليقات التي يقدمها المرؤوس للمدير.

2. التواصل الداخلي الهابط

2 internal downward communication 1609894986 7055

هذه هي المعلومات التي تتدفق من مدير أو قائد مؤسسة إلى مرؤوس. عادةً ما يتضمن الاتصال الداخلي التنازلي رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية و/أو الأوامر اللفظية. من

الأهمية بمكان أن يكون قادة المؤسسات دقيقين عند نقل المعلومات إلى المرؤوس. سيؤدي ذلك إلى منع الارتباك والأخطاء قبل حدوثها، مع ضمان أفضل الممارسات لمساعدة الجميع على إكمال المهام.

3. الاتصال الجانبي الداخلي

يحدث هذا النوع من التواصل بين الموظفين العاديين في المنظمة. تتضمن آليات مشاركة المعلومات رسائل البريد الإلكتروني أو مدخلات/تحميلات قاعدة البيانات أو المكالمات الهاتفية أو أنظمة مراسلة البرامج أو المناقشات الشخصية.

نظرًا لأن هذا النوع من الاتصالات يحدث بشكل متكرر، يجب استخدام التقنيات والأدوات الفعالة لمشاركة المعلومات. تؤدي تقنيات وأدوات الاتصال الجانبي الداخلية الجيدة إلى زيادة إنتاجية الموظفين وزيادة الثقة بالنفس بين العمال ومعدل دوران أقل.

4. التواصل الخارجي

الاتصال الخارجي هو أي نوع من المراسلات بين عامل/مدير داخلي وعميل خارجي أو بائع. على الرغم من أن هذا النوع من التواصل يحدث بشكل أقل تكرارًا من جميع الآخرين، إلا أنه لا يزال مهمًا للغاية.

لا يمتلك العملاء دائمًا جميع المعلومات الداخلية اللازمة لفهم المشكلة أو الموقف بشكل كامل. يجب تدريب ممثلي المبيعات وخدمة العملاء بشكل صحيح للتواصل مع العملاء دون إثقال كاهلهم بمعلومات غير ضرورية. يمكن أن تؤدي تقنيات الاتصال الخارجية السيئة إلى فقدان العملاء والإيرادات.

أمثلة على التواصل التجاري الفعال

examples of effective business communication 1609894986 4590

يجب على الشركات ذات الأداء الضعيف أولاً البحث عن طرق الاتصال الخاصة بها لتحديد أوجه القصور والاختناقات قبل التسرع في إنشاء منتج/خدمة جديدة.

وفي الوقت نفسه، يمكن للشركات الراسخة والفعالة أن تستفيد أيضًا من خلال تحسين تقنيات الاتصالات والارتقاء بها.

على الرغم من أن هذه المنظمات قد تكون ناجحة، إلا أن تنفيذ الأنظمة المناسبة لتبسيط التعاون يمكن أن يؤدي إلى مزيد من فرص النمو. كيف قامت الشركات الناجحة بتحسين أنظمة التعاون الخاصة بها؟ فيما يلي أهم الأمثلة-

1. استخدم دليل مستخدم بديهي

غالبًا ما يشار إلى هذا على أنه مستند اتصال تقني يستخدم لتعليم المستخدم كيفية تشغيل النظام.

تأكد من تضمين المعلومات ذات الصلة والقابلة للتطبيق فقط، مع توفير تعليمات واضحة لأولئك الذين لديهم أقل القدرات التقنية. يتيح وجود دليل سهل الاستخدام للموظفين الرجوع إلى المعلومات التي يحتاجون إليها والعثور عليها، عندما يحتاجون إليها.

2. تم التصرف بناءً على ملاحظات العملاء

يجب على المنظمة توظيف عامل معين لتجميع وقراءة أي ملاحظات لتحديد مجالات المشاكل.

إذا تم تقديم العديد من الشكاوى المماثلة، يجب على الشركة إيجاد طرق لحل المشكلة. علاوة على ذلك، فإن توصيل هذه النتائج للعملاء وشكرهم على مدخلاتهم يمكن أن يحسن بشكل كبير علاقات العملاء ويحسن العلامة التجارية.

3. استخدام جدول أعمال للاجتماعات

لا يستطيع معظم الموظفين تذكر كل ما يسمعونه في الاجتماع. يمكن أن يساعد استخدام جدول أعمال مع ملخصات موجزة لكل نقطة في نقل الغرض والعناصر الرئيسية للاجتماع. يمكن لجدول الأعمال أيضًا إعداد الموظفين لجلب جميع المواد والمعرفة ذات الصلة قبل الاستماع إلى الإدارة.

4. تعرف كيف تعتذر

لقد ارتكبت كل شركة خطأ في وقت أو آخر، لكن الاعتراف بذلك أكثر صعوبة. التستر على مشكلة أو الكذب أو التلاعب بالمعلومات يمكن أن يدمر ثقة العملاء ويدمر السمعة.

إذا توقع المدير أن يكتب أحد المرؤوسين مذكرة اعتذار عن خطأ كبير، فمن المحتمل أن يكون العميل أكثر انزعاجًا. يمكن أن تكون رسائل اعتذار الشركات أداة مفيدة لنقل مشكلة أو خطأ أو مجال قلق. يساعد على إعادة بناء الثقة والتأكد من أن العملاء يعرفون أن المالك يأخذ الموقف على محمل الجد.

5. الحفاظ على الأصالة

5 maintained authenticity 1609894986 2562

على الرغم من أنه من المهم أن تكون محترفًا عند التواصل مع العملاء والموظفين، إلا أنه من المفيد أيضًا أن تكون أصليًا. يمكن أن يساعد استخدام الفكاهة الخفيفة أو التشبيه الإبداعي في نقل نقطة ونشر موقف متوتر.

تكافح العديد من الشركات من أجل تصنيف نفسها على أنها مرتبطة بالمستهلكين. يمكن أن يؤدي استخدام تكتيكات الأعمال الصغيرة من خلال تقليل التواصل المهني المفرط إلى بناء الثقة وتقوية العلاقات القائمة.

كيفية تحسين التواصل التجاري

إذا كان الموظفون لا يتواصلون بشكل صحيح مع العملاء أو مع بعضهم البعض، فستعاني المنظمة. يجب على كل من المديرين والعاملين تعزيز واستخدام تقنيات/تقنيات الاتصال المناسبة لتبسيط سير العمل، وضمان الإنتاجية، وتحسين علاقات العملاء. فيما يلي أهم النصائح لتحسين التواصل التجاري في مكان العمل-

1. استخدم نظام بريد إلكتروني عالي الجودة

يمكن لنظام البريد الإلكتروني عالي الجودة ضمان إرسال الرسائل الصحيحة إلى الأشخاص المناسبين مع تقليل المعلومات غير ذات الصلة.

يجب أن تستخدم المؤسسة عامل تصفية البريد العشوائي حتى لا يغمر العمال بالبريد غير الهام. سيضمن ذلك أيضًا تلقي رسائل مهمة من الإدارة.

من الضروري أيضًا تدريب الموظفين على استخدام أفضل سطور الموضوع الممكنة لتنبيه المستلم بأهمية الرسالة.

2. تشجيع التفاعل وجهاً لوجه

يسمح التواصل وجهًا لوجه للموظفين بالاتصال بشكل أكثر كفاءة، حيث يمكن غالبًا إساءة فهم المراسلات عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف.

في كثير من الأحيان، يمكن أن تكون كتابة بريد إلكتروني والمتابعة شخصيًا للأمور المهمة أفضل طريقة للتعبير عن نقطة. ومع ذلك، لا تستخدم التفاعلات وجهاً لوجه لنقل معلومات طويلة أو معقدة، حيث يمكن نسيان التفاصيل بسهولة في هذه العملية.

3. استخدم برنامج المراسلة الفورية

3 utilize instant messenger 1609894986 7528

يمكن أن تتضمن سلاسل البريد الإلكتروني معلومات مكررة، ذهابًا وإيابًا، أو معلومات قديمة. يسمح استخدام نظام المراسلة الفورية للعمال بالتفاعل على الفور دون انتظار الرد.

يمكن للمستخدمين عادةً تحميل المستندات أو الصور لمشاركة بيانات الاتصال. يمكن للمؤسسات أيضًا إنشاء نظام مراسلة لخدمة العملاء يسمح للعملاء بالتفاعل مع ممثل عبر الإنترنت وتلقي إجابات أساسية على الأسئلة.

4. جدولة الاجتماعات بانتظام

يمكن أن تساعد جدولة الاجتماعات المنتظمة في إبقاء أعضاء الفريق على اطلاع بالسياسات أو الإجراءات أو العمليات الجديدة التي تساعدهم على أداء وظائفهم بشكل أفضل. كما أنه يخلق مساحة آمنة للأعضاء لطرح أسئلة مهمة أو تقديم ملاحظات يمكن أن تساعد المنظمة في القضاء على مجالات المشاكل.

5. لديك سياسة الباب المفتوح

عندما يشعر العمال كما لو أن الإدارة لا يمكن الوصول إليها، تنخفض الروح المعنوية والإنتاجية. يجب أن تكون الإدارة ودية ومهنية ومتاحة لمعالجة المخاوف والإجابة على الأسئلة.

على الرغم من أنه من المهم وضع معايير الاتصال وتنفيذ الحدود بين الإدارة والعمال، إلا أنه من الضروري أيضًا الحفاظ على سياسة الباب المفتوح التي تشجع الحوار المفتوح.

الوجبات السريعة الرئيسية لاتصالات الأعمال

key takeaways 1609894986 9411

في الختام، إليك النقاط الرئيسية التي يجب تذكرها حول الاتصالات التجارية -

  • التواصل التجاري هو كيفية مشاركة المعلومات بين أصحاب المصلحة داخل وخارج المنظمة.
  • تعمل الاتصالات التجارية على تحسين مشاركة الموظفين، وتقليل رسائل البريد الإلكتروني، وزيادة إنتاجية العمال، وتحسين التواصل المتبادل بين وحدات الأعمال، وتعزيز التواصل مع العمال خارج الموقع، وتقليل معدل دوران العمال.
  • تشمل الأنواع الأربعة للاتصالات التجارية التواصل اللفظي التصاعدي الداخلي، والتواصل الهابط الداخلي، والتواصل الجانبي الداخلي، والتواصل الخارجي.
  • تتضمن أمثلة التواصل الفعال للموظفين دليل مستخدم بديهي, العمل على ملاحظات العملاء, جدول أعمال للاجتماعات الشخصية, الاعتذار, وأن تكون شخصًا حقيقيًا
  • تتضمن أفضل الممارسات لتحسين الاتصالات التجارية استخدام نظام بريد إلكتروني محسن, تشجيع الوجه ل التفاعل مع الوجه، واستخدام نظام المراسلة الفورية، وجدولة الاجتماعات المنتظمة، واتباع سياسة الباب المفتوح.

يجب أن يقرأ المحتوى

جدولة عرض توضيحي