فهم جداول الموظفين

أهمية جدولة الموظفين

تخطط جدولة الموظف لكل نوبة مقدمًا للتأكد من أن شركتك تعمل على النحو الأمثل. على الرغم من أن جدولة الموظفين تبدو بسيطة بما فيه الكفاية في المفهوم، إلا أنها في الواقع عملية معقدة للغاية، خاصة بالنسبة للشركات الكبيرة.

يجب على الشركات الكبيرة إنشاء وإدارة حجم كبير من جداول عمل الموظفين في وقت واحد. لا يحتاج عملك فقط إلى إبقاء تكاليف العمالة منخفضة ولكن أيضًا تجنب انتهاكات العمل، كل ذلك مع الحفاظ على رضا موظفيك وإنتاجهم قدر الإمكان.

الموظفون هم أكبر استثمار لشركتك وأكبر الأصول. ستؤدي جدولة الموظفين بشكل مناسب إلى تحسين إنتاجية الموظفين والخصة النهائية لعملك.

في الواقع، يمكن أن تؤدي جدولة الموظفين المستقرة إلى زيادة الإنتاجية بنسبة 5٪ مع زيادة متوسط المبيعات بنسبة 7٪. مع تزايد التوسع في السوق العالمية، يمكن لمزايا جدولة الموظفين المستقرة أن توفر لشركتك ميزة تنافسية.

يجب على الشركات إدارة التغييرات في الجدول الزمني في اللحظة الأخيرة التي تحدث بسبب مرض الموظف أو حالات الطوارئ بالإضافة إلى تزويد الموظفين بجداول زمنية محددة بناءً على توافرها. قد تؤدي التغييرات في حركة العملاء أو حتى الطقس إلى تعقيد عملية جدولة الموظف.

على عكس صاحب العمل الصغير الذي قد يعمل فقط مع عدد قليل من جداول الموظفين, تتطلب الشركات الكبيرة موظفين معينين في الموظفين للتأكد من أن عملية جدولة الموظف فعالة وفعالة.

تقليديا، يتم التعامل مع عملية الجدولة للشركات الكبيرة من قبل المديرين، وفي بعض الأحيان سوف تساعد إدارات الموارد البشرية.

لدى قسم الموارد البشرية الخاص بك مصلحة خاصة في جدولة الموظفين حيث تؤدي جداول الموظفين غير اللائقة إلى عواقب وخيمة على عملك.

يمكن أن يكون عدم رضا الموظف والعميل المحتمل الناتج عن جدولة الموظفين غير الصحيحة مكلفًا ويستغرق وقتًا طويلاً لقسم الموارد البشرية الخاص بك لمعالجة وتخفيف حدة.

بدلاً من أن يضطر فريق الموارد البشرية لديك إلى إدارة عواقب أخطاء جدولة الموظفين، من الأفضل استخدام جهودهم لتحسين عملية جدولة موظفيك جنبًا إلى جنب مع المديرين.

لحسن الحظ، بالإضافة إلى فريق الموارد البشرية الذي يساعد في عملية الجدولة، هناك العديد من حلول برامج الجدولة متاح للشركات الكبيرة للاستثمار فيها.

لن تؤدي جدولة البرامج إلى تحسين الوقت الذي يقضيه الموظفون في العمل في عملك فحسب، بل يمكنه أيضًا تجنب تكاليف العمالة غير الضرورية وانتهاكات العمل.

أنواع مختلفة من جداول العمل

different types of work schedules 1602618197 1065

هناك العديد من الأنواع المختلفة من جداول الموظفين التي تتراوح من بدوام كامل إلى موظفي جدول التحول. غالبًا ما تستخدم الشركات الكبيرة مزيجًا من أنواع جداول الموظفين المختلفة اعتمادًا على احتياجات العمل وتوافر الموظف أو تفضيله.

تشمل أنواع جداول الموظفين -

  1. بدوام كامل - يعمل الموظف بدوام كامل بين 37-40 ساعة كل جدول زمني أسبوعي فترة. غالبًا ما يكون لدى الموظفين بدوام كامل ساعات عمل وأيام عمل ثابتة.

    يمكن دفع رواتب الموظفين بدوام كامل على أساس الراتب أو بالساعة. إذا تم دفع أجر الموظف بدوام كامل على أساس الساعة، فمن المهم بشكل خاص تحليل وقت الحضور وساعات العمل للتأكد من تجنب تكاليف العمل الإضافي أو انتهاكات العمل.
نظرًا لحقيقة أن هؤلاء الموظفين يعملون لساعات طويلة كل أسبوع، فغالبًا ما يحق لهم الحصول على مزايا الموظفين من عملك. يجب أن يفهم مديروك وقسم الموارد البشرية الفوائد المؤهلة للموظفين بدوام كامل وأن يدركوا هذه الفوائد في ميزانية تكاليف العمالة لشركتك.

  1. بدوام جزئي - يعمل موظف بدوام جزئي أقل من 36 ساعة في كل فترة زمنية أسبوعية للجدول الزمني. على عكس الموظفين بدوام كامل، لا يكون لدى العاملين بدوام جزئي عادة ساعات عمل ثابتة أو أيام عمل.

    يمكن أن يكون تقديم فرص عمل بدوام جزئي مفيدًا لكل من الأعمال التجارية وموظفيها. بعض الموظفين لديهم التزامات أخرى تتراوح من رعاية الأطفال إلى العمل البديل الذي يسمح لهم فقط بالعمل عدد معين من الساعات في الأسبوع.

    يمكن للشركات أيضًا تقليل تكاليف العمالة من خلال عدم الحاجة إلى تقديم نفس المزايا للموظفين بدوام جزئي كما يفعلون للعمال بدوام كامل.


  2. Shift - عادة ما يكون لدى موظف المناوبة ساعات عمل غير تقليدية مجدولة خلال فترات الصباح وبعد الظهر والمساء والنوبات الليلية. قد يكون الجدول الزمني للمناوبة الليلية أو في وقت متأخر من المساء أفضل من العمال الذين لديهم التزامات أخرى مثل التعليم أو العمل الإضافي.

    قد يكون لجدول النوبات ساعات عمل أو أيام ثابتة أو قد يتم تدويره اعتمادًا على احتياجات العمل والموظفين.


  3. مضغوط - يتكون جدول عمل الموظف المضغوط من موظف يعمل بنفس عدد ساعات العمل ولكن على مدى أيام أقل. على الرغم من أن الوقت الذي يقضيه الموظفون هو نفس ساعة العمل الحكيمة، إلا أن عدد الأيام التي يعملون فيها يتم تخفيضه مما قد يكون جذابًا للعديد من العمال الذين يفضلون المزيد من أيام الإجازة.

    بالنسبة لنوع جدولة الموظف هذا، تأكد من أن قسم الموارد البشرية والمديرين على دراية بأي تكاليف عمالة إضافية أو عمالة محتملة انتهاكات.

كيفية إنشاء جدول الموظف

يتطلب إنشاء جداول الموظفين تقييم احتياجات الأعمال والموظفين. إذا لم يتم جدولة الموظفين بشكل مناسب أو كانت تكاليف العمالة مرتفعة للغاية، فإن النتيجة النهائية لنشاطك التجاري ستتأثر سلبًا.

تتضمن نصائح أفضل الممارسات لجدولة الموظفين-

  1. استنادًا إلى احتياجات العمل - قبل تطوير عملية جدولة الموظف، يجب عليك أولاً فهم احتياجات عملك بوضوح. يجب صياغة جداول الموظفين بطريقة تساعد في جعل عملك منتجًا قدر الإمكان، مما يتطلب دراسة وتخطيط متأنين.

    تأكد من البحث عن انتهاكات العمل وحقوق العمال وفقًا للقوانين المحلية والاتحادية. عند صياغة ميزانية عملك، يجب أن تعكس تكاليف العمالة أي مزايا يحق للعمال الحصول عليها قانونًا.

    يجب على قسم الموارد البشرية الخاص بك إنشاء أوصاف وظيفية واضحة من أجل توظيف الموظف الأكثر تأهيلاً لكل دور. يجب على الموظفين الجدد فهم مسؤولياتهم لأدائها بشكل مناسب.

    تعتبر ساعات عمل عملك اعتبارًا كبيرًا عند إنشاء جداول عمل الموظفين. بمجرد إنشاء أساسيات الأعمال، يكون تحديد نوع جدول المناوبة الأنسب أسهل بكثير.


  2. وضع السياسات - تأكد من أن كل موظف على علم بسياسات الجدولة، بما في ذلك التأخير والعواقب والوقت إجراءات خارج الطلب. على الرغم من أن عملك يجب أن يحدد مواعيد الموظفين مع أكبر قدر ممكن من الاعتبار لحياتهم الشخصية، يجب أن يتوقع من الموظفين تمديد نفس الاحترام إلى عملك.


  3. الخطة - قم بإنشاء قالب جدولة رئيسي يفصل أي مهارات أو خبرة ضرورية يجب أن يمتلكها الموظفون للعمل في تحول معين. إن القيام بذلك في وقت مبكر يجعل من الأسهل بكثير جدولة الموظفين بشكل مناسب.

    في وقت سابق، يمكنك تزويد الموظفين بجدول عملهم كلما كان ذلك أفضل. عندما يتم منح الموظفين المزيد من الوقت، سيكونون أقل عرضة للحاجة إلى تبديل النوبات في اللحظة الأخيرة أو تفويت التحولات تمامًا.

    إن تقديم جدولهم الأسبوعي في اللحظة الأخيرة للموظفين لا يمنحهم الوقت الكافي لاتخاذ الترتيبات للالتزامات المختلفة التي قد تكون لديهم مثل رعاية الأطفال أو النقل. ستفيد إدارة الوقت المناسبة لجدولة الموظفين بشكل مباشر كل من عملك وموظفيك.

    بغض النظر عن مدى جودة التخطيط للجدول الزمني أو مدى خبرة صانع الجدول الخاص بك، ستكون هناك بالضرورة استثناءات وتغييرات غير متوقعة. عندما تحتاج إلى إجراء تغيير في الجدول الزمني في اللحظة الأخيرة، فهناك طرق لإخطار موظفيك في الوقت الفعلي بما في ذلك عبر تطبيق الهاتف المحمول من خلال برنامج جدولة قائم على السحابة.

    4. استثمر في حلول البرمجيات - توفر برامج الجدولة تكاليف العمالة في عملك بما في ذلك الساعات العديدة في الأسبوع التي سيقضيها المديرون على الجدولة اليدوية. تشمل الميزات المختلفة التي قد تكون متاحة مع برنامج جدولة الموظف-
  • تتبع وقت الحضور الموظف
  • صانع الجدول التلقائي قالب جدول
  • الموظف
  • تحليل تكاليف العمل
  • الإخطارات في الوقت الحقيقي
  • توافق الساعة الزمنية
  • إمكانية الوصول إلى تطبيقات الجوال
  • قناة اتصال قائمة على السحابة

عواقب جدولة الوقت بشكل غير مناسب

consequences of improper scheduling 1602618197 6807

جدولة الموظفين غير الصحيحة لها مجموعة واسعة من العواقب الوخيمة لعملك تتراوح من انخفاض الاحتفاظ بالموظفين إلى زيادة تكاليف العمالة. تشمل عواقب جدولة الموظف غير الصحيحة-

  1. دوران الموظف - جدولة نوبات الموظف في اللحظة الأخيرة أو تقلل بشكل غير واقعي من معنويات الموظفين ومعدلات رضاهم. من المرجح أن يترك كبار الموظفين المواهب عملك إذا لم يكونوا راضين عن عملية الجدولة الخاصة بك.

    تأكد من مراعاة مدخلات الموظفين وتفضيلاتهم فيما يتعلق بجدول عملهم كلما أمكن ذلك.


  2. تكلفة العمالة - سواء من خلال ساعات العمل الإضافية المكلفة أو رسوم انتهاك العمل، تتراكم تكاليف العمالة بسرعة عندما تكون الجدولة غير مناسبة. تشمل تكاليف العمالة التي يصعب تقديرها الدفع لساعات لم تعمل.


  3. سمعة العلامة التجارية - يمكن أن تنتشر مراجعات الموظفين السلبية حول عملك بسرعة ويمكن لأي شخص الوصول إليها بسهولة من خلال البحث السريع على الإنترنت. من

    غير المرجح أن يقبل كبار الموظفين المواهب عرض عمل أو حتى التقدم لوظيفة إذا كانوا مشكوكين في عملية الجدولة الخاصة بك.

    4. الإنتاجية - هناك عواقب كبيرة على الإنتاجية إذا لم يتم جدولة الموظفين مع مراعاة توافقهم ومهاراتهم. يكاد يكون من المستحيل تقدير تكاليف الإنتاجية المفقودة على كل من أرباح الأعمال قصيرة الأجل وطويلة الأجل.

كيفية حل مشكلات جدولة الموظفين

في حين أن بعض أصحاب الأعمال الصغيرة قد يكونون قادرين على استخدام جداول بيانات Word Excel لجدولة عدد محدود من الموظفين، كبير تحتاج الشركات إلى حلول جدولة أكثر شمولاً. حتى مشكلات الجدولة البسيطة يمكن أن تتطور إلى مشكلات ضخمة إذا لم يتم حلها على الفور وبشكل مناسب.

ابحث عن توازن بين نقص الموظفين والإفراط في الموظفين، وكلاهما كارثي لعملك. يمكن أن يؤدي نقص الموظفين إلى عدم رضا الموظفين ومشاكل الاحتفاظ بالموظفين على المدى الطويل.

بالإضافة إلى ذلك، عندما لا يكون هناك عدد كافٍ من الموظفين المتاحين، لا يستطيع الموظفون تزويد العملاء بالخبرة الممتازة التي يسعى نشاطك التجاري إلى توفيرها لهم.

بدلاً من ذلك، يمكن أن يؤدي الإفراط في التوظيف إلى تقليل معنويات الموظفين وإنتاجيتهم بينما يتحمل عملك تكاليف عمالة مفرطة مقابل العمل الإضافي غير الضروري. عندما يتم جدولة الموظفين في كثير من الأحيان، قد يتعرضون للإرهاق أو حتى الإقلاع عن التدخين.

يعد برنامج الجدولة حلاً رائعًا للعديد من مشكلات التوظيف. عندما يستخدم عملك برنامجًا لإنشاء جداول للموظفين، يكون هناك انخفاض في تكاليف العمالة والخطأ البشري.

سينظر برنامج الجدولة الرائع في إمكانية اتصال الموظفين بالمرض أو يحتاجون إلى إجازة لحالات الطوارئ الشخصية.

ستؤدي ميزات البرامج بما في ذلك تطبيق جدولة الهاتف المحمول مع التحديثات في الوقت الفعلي إلى زيادة قدرات إدارة الوقت لكل من موظفيك وعملك بشكل عام.

فوائد برنامج جدولة الموظفين

the benefits of employee scheduling software 1602618197 4487

في السابق، اضطرت الشركات إلى استخدام القلم والورق لعمل جداول موظفيها. أدت التحديثات التكنولوجية بما في ذلك Word Excel إلى تبسيط عملية الجدولة بشكل كبير حتى يتم إنشاء برامج جدولة مخصصة.

على الرغم من أن بعض أصحاب الأعمال الصغيرة لا يزالون يختارون حلول جدولة أبسط، فإن أفضل خدمة للشركات الكبيرة من خلال الاستثمار في برامج جدولة شاملة. تشمل بعض فوائد برنامج جدولة الموظفين-

  1. الاتصال - يوفر برنامج الجدولة اتصالاً مركزيًا قناة للموظفين لمناقشة جداول عملهم. إذا كان هناك نوبة عمل مجانية متاحة، فمن الأسهل بكثير على الموظف التطوع لأخذ المناوبة. إذا سعى الموظف إلى إجراء تغييرات في اللحظة الأخيرة على الجدول الزمني، فستظهر الطلبات في التحديثات في الوقت الفعلي.


  2. القوالب - يتم تبسيط وظيفة صانع الجدول الزمني بشكل رئيسي مع إمكانية الوصول إلى قالب جدول الموظفين. يمكن أن تتضمن قوالب الجدول الزمني كفاءات مختلفة للعمال بحيث يتم تزويد كل نوبة بشكل صحيح.


  3. تكاليف العمالة - يتم تحسين تكاليف العمالة مع برنامج الجدولة. عندما يتم جدولة الموظفين بأكبر قدر ممكن من الفعالية، تكون تكاليف العمالة غير الضرورية محدودة أو يتم التخلص منها.


  4. التحديثات - تحديثات الوقت الحقيقي تبقي جميع موظفيك على اطلاع بأقل جهد ممكن. بدلاً من أن يضطر صانع الجدول إلى الاتصال بالموظفين بشكل فردي، تنعكس التحديثات على تطبيق الجدولة الخاص بهم على الفور.

    من خلال تطبيق الهاتف المحمول المستند إلى السحابة، يمكن للموظفين الوصول إلى جدول عملهم من أي مكان وفي أي وقت، طالما لديهم إمكانية الوصول إلى الإنترنت. يعمل الاستثمار في جدولة البرامج على تحسين قدرات إدارة الوقت لكل من موظفيك وعملك بالكامل بشكل عام.

النقاط الرئيسية لجدولة الموظف

إن

  • جدولة مناوبة الموظفين المناسبة لها العديد من الفوائد، تتراوح من انخفاض تكاليف العمالة إلى زيادة الاحتفاظ بالموظفين.

  • تؤدي جدولة الموظفين المستقرة إلى زيادة متوسط المبيعات بنسبة 7٪ مع زيادة الإنتاجية بنسبة 5٪.

  • عندما يقوم عملك بجدولة الموظفين، هناك العديد من أنواع جداول الموظفين التي يجب مراعاتها بما في ذلك العمال بدوام كامل وبدوام جزئي.

  • قم بإنشاء جداول للموظفين بناءً على احتياجات العمل وتأكد من تزويد الموظفين بسياسات جدولة عملك عند تعيينهم.
  • تشمل عواقب الجدولة غير الصحيحة انخفاض الإنتاجية وسمعة العلامة التجارية السلبية بشكل متزايد.

  • تفيد حلول برامج جدولة الموظفين والشركات على حد سواء من خلال تجنب نقص الموظفين أو زيادة عدد الموظفين.

Must-Read Content

جدولة عرض توضيحي