استخدام قالب Excel لإدارة جداول الموظفين الشهرية

كيفية إدارة جداول الموظفين

يمكن أن تكون إدارة جداول الموظفين عملية تستغرق وقتًا طويلاً ومعقدة. لا تحتاج فقط إلى تتبع توافر الموظفين ولكن يجب عليك أيضًا إنشاء جدول عمل مناسب لاحتياجات عملك المحددة.

جدولة الموظفين المناسبة لها تأثيرات كبيرة على مستويات الإنتاجية وكذلك على النتيجة النهائية لعملك. أظهرت الأبحاث أن جدولة الموظفين المستقرة تعزز الإنتاجية بنسبة 5٪ وزيادة متوسط المبيعات بنسبة 7٪.

يمكن أن تنتج تكاليف العمالة غير الضرورية وغرامات انتهاك العمل عن أخطاء جدولة الموظف. بالإضافة إلى ذلك، يؤثر الإفراط في التوظيف ونقص الموظفين سلبًا على كل من تجربة الموظف والعميل.

قد يؤدي الإفراط في التوظيف إلى خفض مستويات إنتاجية الموظفين ويؤدي إلى عدم وجود دوافع للموظفين. يمكن أن يؤدي نقص الموظفين إلى تجارب العملاء السلبية وإحراق الموظفين.

عندما يتم توفير جداول العمل الأسبوعية للموظفين للموظفين في وقت مبكر، يكون الموظفون قادرين على الاستعداد بشكل أفضل لنوباتهم القادمة. يمكن أن تؤدي جداول العمل المقدمة بعد فوات الأوان إلى عدم قدرة الموظفين على إجراء مناوبتهم، ومع مرور الوقت قد يحفز الموظفين على الإقلاع عن التدخين.

ترتفع معدلات دوران الموظفين عندما يكون جدول عمل الموظف غير واقعي أو عادل لعملك. تتأثر معنويات الموظفين ومعدلات رضاهم سلبًا مما قد يتسبب في ضرر كبير لخلاصة عملك وثقافة الشركة بأكملها.

تتطلب جدولة الموظفين مهارات قوية في إدارة الوقت والقدرة على التكيف. بغض النظر عن مدى التفكير في الجدول الأسبوعي, لا يزال الموظفون ملزمين باستدعاء المرضى أو لديهم حالات طوارئ شخصية غير متوقعة تجعلهم يفوتون نوبة أو يأتون في وقت متأخر.

قد يتطلب منك تغيير نوبة الموظف غير المتوقع إعادة ترتيب جدول العمل الأسبوعي بالكامل. قبل إنشاء قوالب الجدولة أو برامج البرامج، سيتعين على المدير استخدام قلم رصاص وورقة لإعادة ضبط الجدول الزمني، والتي كانت مهمة وضيعة وتستغرق وقتًا طويلاً.

يوفر Microsoft Excel للمستخدمين قالب جدول يمكن تحديثه ببضع نقرات فقط. عند تغيير تحول الموظف، يمكن للموظفين عرض جدول عمل Excel المحدث من أي مكان مع إمكانية الوصول إلى الإنترنت.

كيفية تطوير جدول الموظفين في Excel

يعد برنامج جدولة الموظفين أداة رائعة لتبسيط عملية الجدولة، ولكن فقط إذا كنت تعرف كيفية استخدامها بشكل صحيح. إذا لم تكن متأكدًا من كيفية الوصول إلى قوالب جدول Excel، فيمكنك اتباع الخطوات التالية-

1. افتح برنامج Microsoft Excel من سطح المكتب الخاص بك.

2. حدد خيار علامة التبويب ملف وحدد جديد.


3. من القوالب، انقر فوق خيار الجداول.


4. افتح ملف جداول الأعمال.


5. اختر قالب الجدول المناسب لكل من احتياجات عملك والموظفين.


6. أدخل اسم كل موظف في العمود الموجود في أقصى اليسار، إذا كانت هناك صفوف إضافية متبقية، استخدم زر النقر بزر الماوس الأيمن لحذف الصفوف. لإضافة المزيد من الخلايا، استخدم زر النقر بزر الماوس الأيمن لإدراج الصفوف. يمكن استخدام هذه العملية في أي مكان ترغب في إضافة صفوف أو أعمدة أو حذفها.


7. انسخ والصق صف اسم الموظف لكل يوم من أيام الأسبوع الذي تقوم فيه بإنشاء جدول زمني له.


8. استبدل المعلومات المعبأة مسبقًا بمعلومات عملك وقم بتمييز كل نوبة موظف بـ X.


9. بعد تخصيص قالب الجدول الأصلي بالكامل، حدد خيار حفظ باسم من القائمة المنسدلة ملف. عندما تقوم بتسمية جدول الموظف، تذكر تضمين التواريخ لتجنب أي سوء فهم.

ستقوم العديد من الشركات بطباعة نسخ ورقية من جدول العمل للموظفين لأخذها معهم إلى المنزل، أو للنشر في غرف الاستراحة الخاصة بهم. إذا كان عملك أكثر صداقة للبيئة، يمكنك اختيار إرسال نسخة من جدول عملهم بالبريد الإلكتروني للموظفين.

تتمثل إحدى مزايا إنشاء جداول العمل على Microsoft Excel في أنه يمكن شرح التحديثات ومشاركتها بسهولة مع موظفيك بالكامل. ميزة إضافية هي أن الموظفين لا يحتاجون إلى مقارنة النسخ الورقية من جداول العمل للتأكد من أن لديهم أحدث إصدار.

الخلاصة

  • يعد إنشاء جدول تحويل الموظف على Microsoft Excel طريقة سهلة لتبسيط عملية الجدولة.
  • يمكن أن تؤدي جدولة الموظف، إذا تم بشكل صحيح، إلى زيادة مبيعات الشركة بنسبة 7٪ وزيادة الإنتاجية بنسبة 5٪.
  • يمكن أن تؤدي الجدولة غير الصحيحة إلى انتهاكات قانون العمل وتكاليف العمالة غير الضرورية. بالإضافة إلى ذلك، تتأثر معدلات دوران الموظفين والمعنويات والرضا.
  • في حين أن الإفراط في التوظيف يقلل الإنتاجية، فإن نقص الموظفين يمكن أن يكون كارثيًا لتجربة العملاء.
  • يقدم Microsoft Excel العديد من قوالب جدول العمل لصانع الجدول للاختيار من بينها بناءً على احتياجات الموظفين والأعمال المحددة.
  • يمكن للموظفين عرض تغييرات الجدول الزمني من خلال تنزيل قالب سريع من أي مكان مع إمكانية الوصول إلى الإنترنت.
  • يعد تحرير جدول بيانات Excel أمرًا بسيطًا، حيث يمكن لصانعي الجدول حذف أو إضافة صفوف ببضع نقرات فقط.
  • يمكن لصانعي الجدول أن يقرروا ما إذا كانوا يريدون طباعة نسخ ورقية من جدول عملهم أو إرسالها بالبريد الإلكتروني مباشرة إلى الموظفين.

Must-Read Content

جدولة عرض توضيحي