كل ما تحتاج لمعرفته حول ساعات وقت الموظف

واحدة من أهم المسؤوليات التي تتحملها الشركة الصغيرة هي دفع موظفيها بدقة وفي الوقت المحدد.

في الماضي، كان أداء كشوف المرتبات عملية دقيقة تتطلب من موظفي الموارد البشرية تتبع الجداول الزمنية للموظفين، أو حساب ساعات العمل الإضافي، أو تحويل الدقائق إلى ساعات.

تم إنفاق وقت وموارد ثمينة للتأكد من اتباع القوانين ودفع العمال بشكل صحيح.
على الرغم من أن البعض يواصل استخدام الأساليب التقليدية لتتبع ساعات العمل وإجراء كشوف المرتبات، إلا أن البعض الآخر اتخذ نهجًا أكثر حداثة.

تسمح أنظمة الحضور بالوقت للعمال بإدخال وإدارة ساعات العمل الخاصة بهم، وإزالة العبء عن صاحب العمل.

من خلال تبسيط عملية الحضور، وفرت الشركات المال، وزادت الإنتاجية، وتحسين الامتثال لقوانين العمل.
إليك كل ما يجب معرفته عن ساعات وقت الموظفين وكيف يمكن للمؤسسات استخدامها لصالحها.

ما هي ساعة وقت الموظف؟

what is an employee time clock 1602801128 3472

نظام ساعة الموظف هو جهاز يسجل أوقات البدء والانتهاء للموظفين بالساعة في مكان العمل. اعتمادًا على نوع برنامج تتبع الوقت، يمكن للعمال التثقيب من خلال تطبيق ساعة الوقت أو على وحدة تحكم في موقع العمل.

يتم دمج بيانات Punch-in تلقائيًا مع نظام برنامج كشوف المرتبات الذي يستخدمه موظفو الموارد البشرية لدفع أجور الموظفين لساعات العمل. الغرض من برنامج ساعة الوقت هو تتبع الحضور وتوثيقه إلكترونيًا للحفاظ على دقة كشوف المرتبات.

هناك خمسة أنواع مختلفة من الساعات الزمنية، بما في ذلك-

1. ساعات بطاقة لكمة
يقوم الموظفون بإدخال بطاقة ورقية في آلة عند الوصول وترك العمل. تقوم الآلة بختم التاريخ والوقت على البطاقة للإشارة إلى وقت البدء والانتهاء.
نظرًا لبساطتها، يتم تنفيذ هذه الساعات بشكل متكرر من قبل الشركات الصغيرة التي لا توظف العمال عن بعد.

2. ساعة رقمية مع ساعة
زمنية رقمية، بدلاً من حقن بطاقة لكمة، يمرر العمال بطاقة بشريط مغناطيسي عبر آلة. تتعقب الآلة تلقائيًا تاريخ ووقت اللكم لاستخدامه لاحقًا من قبل موظفي كشوف المرتبات.

لوحة اللمس الإلكترونية هي نوع آخر من الساعات الرقمية التي لا تتطلب من الموظفين التمسك بالبطاقة. بدلاً من ذلك، يضع العمال رمزًا شخصيًا في جهاز يقوم تلقائيًا بحفظ بيانات التثقيب.

3.
يتيح برنامج محطة الوقت لبرنامج المحطة الزمنية للعمال تسجيل الوصول والخروج من خلال الكمبيوتر. يستخدم الموظفون جهاز كمبيوتر واحد محدد لجميع عمليات اللكمات.

أو يمكن للشركات دمج البرنامج مع جهاز كمبيوتر شخصي للسماح للموظفين بإدخال الوقت في محطات العمل الفردية الخاصة بهم.

تتمثل ميزة برنامج المحطة الزمنية في أنه يمكن دمج بيانات الوقت مع نظام برنامج كشوف المرتبات، مما يسهل إجراء كشوف المرتبات لاحقًا.

4. ساعات بصمات الأصابع تحدد الساعات
الزمنية البيومترية الشخص من خلال السمات البشرية الفردية مثل بصمة الإصبع.

يضع الموظفون إصبعهم على ماسح ضوئي يحدد الشخص عن طريق مطابقة طرف الإصبع مع صورة مخزنة مسبقًا في قاعدة بيانات. إذا كان هناك تطابق دقيق، فإن آلة الساعة الزمنية تجعل صوتًا مميزًا شكرًا لك.

تمنع ساعات وقت بصمات الأصابع البيومترية لكمة الأصدقاء أو الاحتيال لأنه من المستحيل تكرار بصمة الإصبع.

فائدة أخرى هي أن الموظفين لم يعودوا بحاجة إلى القلق بشأن تذكر رمز أو نسيان بطاقتهم المثقوبة في المنزل عن طريق الخطأ. من الصعب نسيان جزء من الجسم!

5. ساعات اليد لكمة
ساعة اليد هي شكل آخر من أشكال نظام المصادقة البيومترية. بدلاً من بصمة الإصبع، تستخدم هذه الأنواع من الساعات راحة اليد لمصادقة هوية العامل.

يطابق الماسح الضوئي جزءًا من راحة اليد مع صورة قاعدة بيانات مخزنة مسبقًا للتحقق من العامل. مثل ساعات بصمات الأصابع، تساعد هذه الأنواع من الأجهزة أيضًا في منع لكمة الأصدقاء والاحتيال.

لماذا الساعات الزمنية مهمة؟

يتمتع العمال الذين يستخدمون جهاز ضبط الوقت بتمثيل دقيق للوقت الذي يبدأ فيه يومهم وينتهي.

سيعرف أصحاب العمل بالضبط متى يكون من المقرر أن يكون أحد أعضاء الفريق لتناول طعام الغداء أو الاستراحة، ومتى من المفترض أن يعود. وهذا يضمن عدم مطالبة أعضاء الفريق بالعمل أكثر مما يفترض بهم.

يضمن نظام برنامج الوقت الفعال أيضًا أن يعمل الجميع عندما يفترض أن يكونوا كذلك. يمكن للمديرين استخدام بيانات اللكم كدليل لمواجهة أولئك الذين يتأخرون باستمرار أو يتناولون وجبات غداء طويلة بشكل مفرط. سيساعد ذلك على زيادة مستويات الإنتاجية والكفاءة بمرور الوقت.

يتم دمج بيانات تسجيل الوصول تلقائيًا مع نظام برمجي يجعل من الأسهل بكثير على كتبة الموارد البشرية إجراء كشوف المرتبات. يسهل تكامل كشوف المرتبات الامتثال لقوانين العمل لأن هناك بيانات تثبت أن الموظفين يعملون في العدد الصحيح من الساعات ويتقاضون رواتبهم وفقًا لذلك.

كيف تكون ساعات الوقت مفيدة؟

how are time clocks beneficial 1602801128 3955

توفر الساعات الزمنية العديد من الفوائد للشركات، بما في ذلك-

1. يوفر الوقت والمال

  • يجمع البيانات تلقائيًا ويقوم بإجراء العمليات الحسابية - نظرًا لأن البيانات التي يتم جمعها وحسابها تلقائيًا، يقضي موظفو الموارد البشرية وقتًا أقل في التحقق من الساعات والفرز من خلال الجداول الزمنية.
  • يوفر مساحة أقل للخطأ البشري - يعد تحويل الدقائق إلى ساعات يدويًا وتقدير الوقت الإضافي عملية دقيقة يسهل حسابها بشكل خاطئ.
تكلف الحسابات غير الدقيقة الشركات ما يصل إلى 7٪ من إجمالي تكاليف كشوف المرتبات. يؤدي هذا أيضًا إلى مزيد من العمل لتعديل الخطأ في راتب لاحق.

يزيل برنامج الساعة الزمنية فرص الخطأ البشري ويوفر المال من خلال إجراء جميع الحسابات اللازمة تلقائيًا.

يقلل الاحتيال
لم يعد بإمكان الموظفين أن يطلبوا من صديق الاتصال بهم عند استخدام جهاز ساعة الوقت. تتكامل بعض برامج ضبط الوقت مع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) للتأكد من أن العمال هم في المكان الذي يحتاجون إليه عند اللكم.

سيوفر هذا أيضًا المال من خلال التأكد من أن الشركات تدفع بالضبط ما تدين به للشخص الصحيح.

يجعل من السهل تتبع تكاليف العمالة
يمكن للشركات معرفة الموظفين الذين يعملون أكبر عدد من الساعات وما هي مجالات العمل الأغلى.

يُظهر برنامج الساعة الزمنية أيضًا من يستخدم معظم الوقت الإضافي لإكمال العمل وكيف تتراكم هذه التكاليف ومقارنتها بمعايير الصناعة.

يمكن للشركات اتخاذ قرارات أكثر استنارة حول ما إذا كان سيتم توظيف المزيد من العمال أو مواجهة موظف أقل إنتاجية مما ينبغي أن يكون عليه.

2. زيادة الإنتاجية وساعات وقت مشاركة الموظفين

تعمل أيضًا على تحسين مستويات الإنتاجية والكفاءة مع زيادة معنويات الموظفين إلى أقصى حد. هناك عدة أسباب لذلك، مثل -

  • أصحاب العمل لديهم وصول فوري إلى بيانات كشوف المرتبات - تتيح أجهزة ضبط الوقت للشركات الوصول الفوري إلى البيانات والتقارير التي تثبت التأخّر المتكرر أو الغياب المفرط.

    من خلال البقاء على اطلاع، من الأسهل معالجة مشكلات الحضور وزيادة الإنتاجية.
يمكن للمديرين منع التغيب
  • عن العمل يتسبب التغيب عن العمل في انقطاعات مستمرة في تدفق العمليات اليومية. ساعات الوقت تسهل على أصحاب العمل تتبع العمال الذين يميلون إلى الاتصال بانتظام. يمكن لأصحاب العمل العمل مع هؤلاء الأفراد لمنع الغياب في المستقبل وتقليله.


ساعات الوقت تساعد في تحسين ثقافة الشركة
  • عندما يكون هناك تدفق للموظفين الذين ألقوا العمل, هناك افتراض بأن الإدارة متراخي. سيأخذ الموظفون وظائفهم بجدية أقل ولا يقلقون بشأن الاتصال بالمرض.

    ساعات الوقت تجعل من السهل معالجة مشكلات الحضور وتقليل التغيب عن العمل، مما يساعد على تحسين الروح المعنوية. سيؤدي ذلك إلى تقليل مشاكل الحضور مع تحسين مستويات الإنتاجية.

ما هي قواعد ساعة وقت الموظف؟

يجيز قانون معايير العمل العادلة (FLSA) مجموعة من القواعد لساعات العمل والعمل الإضافي والأجور. فيما يلي اللوائح والقواعد المهمة التي يجب اتباعها-

1. وقت التتبع
تسمح FLSA لأصحاب العمل بتتبع الوقت بأي طريقة يرغبون فيها طالما أن السجلات دقيقة. تشمل الخيارات- قياس

  • الساعة البيومترية - أي طريقة تستخدم ماسح ضوئي بيومتري لتتبع بيانات اللكم لكل عامل
  • قرب الساعة - نظام يستخدم طرقًا مختلفة مثل البطاقات المثقوبة أو شارات الهوية لإدارة وقت الموظف
  • PC Clocking - يمكن للموظفين استخدام البرنامج لتسجيل وقتهم على جهاز كمبيوتر شخصي
  • SMS Clocking - وهذا يوفر طريقة للساعة من خلال الرسائل النصية
2. التقريب
يسمح FLSA لأصحاب العمل بتقريب عدد دقائق الموظفين بدلاً من تسجيل العدد الدقيق للدقائق التي تم العمل بها.

يمكن للشركات قياس الوقت بزيادات 10 دقائق ثم تقريب لأعلى أو لأسفل اعتمادًا على مدى قرب الرقم من الزيادة المتعقبة.

على سبيل المثال، إذا كان الشخص يعمل 7 ساعات و 58 دقيقة، فإن 58 سوف يصل إلى 60. وهذا يعني أن الموظف قد عمل ما مجموعه 8 ساعات.

3. اللائحة التي تستغرق 7 دقائق
تتعقب معظم الشركات الوقت في فترات تتراوح من 10 إلى 15 دقيقة. للحصول على زيادات 15 دقيقة، 7 دقائق هي القطع للتقريب لأسفل. لمدة 8 دقائق أو أكثر، سيجمع صاحب العمل.

على سبيل المثال، إذا كان يعمل 4 ساعات و 6 دقائق، يمكن لصاحب العمل تقريب إلى 4 ساعات عمل. إذا كان يعمل 4 ساعات و 12 دقيقة، يمكن لصاحب العمل تقريب ما يصل إلى 4 ساعات و 15 دقيقة من العمل.

لماذا تعتبر قواعد ساعة وقت الموظف مهمة؟

why are employee time clock rules important 1602801129 2872

يعد تنفيذ قواعد ضبط الوقت الفعالة أمرًا ضروريًا للامتثال لقوانين ولوائح الولاية والفيدرالية. سيؤدي استخدام ساعة زمنية إلى تقليل فرصة كسر إحدى هذه القواعد.

الموظفون غير المعفيين هم أولئك الذين يعملون على جدول زمني لكل ساعة. يُطلب من الشركات تتبع ساعات العمل والفواصل وتعويضها عن أي ساعات عمل إضافية.

نظرًا لأن الموظفين غير المعفيين يعملون لساعات متنوعة، فإن استخدام جهاز ضبط الوقت يساعد على إدارة وقتهم بدقة.

تحقق لمعرفة ما إذا كانت الدولة قد سنت قوانين جدولة تنبؤية تتطلب من الشركات تقديم إشعار مسبق بأي تغييرات في الجداول الزمنية للموظفين غير المعفيين.

من الضروري أيضًا ضمان وجود نظام جيد لحفظ الوقت لأن تغييرات الجدول الزمني يمكن أن تجعل تتبع الوقت يدويًا أكثر صعوبة.

يحق للموظفين غير المعفيين بالساعة الدفع في ولايات معينة إذا كانوا تحت الطلب. يعني أن تكون تحت الطلب أن الموظف متاح للعمل وينتظر أن يتصل صاحب العمل به/لها ليأتي.

في بعض الولايات، يتم تعويض هؤلاء العمال تحت الطلب حتى لو لم يتم استدعاؤهم للعمل. قد يكون من الصعب على موظفي الموارد البشرية تتبع وقت الموظفين عند الطلب الذين ليسوا بالفعل في موقع العمل.

يساعد تطبيق نظام الساعة الزمنية على الامتثال لأي لوائح حكومية لأن العمال عند الطلب يمكنهم ببساطة إدارة وقتهم الخاص من خلال هواتفهم المحمولة أو الكمبيوتر الشخصي.

تنص قواعد FLSA على أن العمال غير المعفيين يحق لهم الحصول على أجر عمل إضافي يعادل أو يزيد عن 1 وضعيات أجرهم العادي إذا كانوا يعملون أكثر من 40 ساعة في الأسبوع.

الشركات مسؤولة عن ضمان دفع أجور الموظفين غير المعفيين الذين يعملون ساعات العمل الإضافي بدقة. سيؤدي استخدام ساعة زمنية لإدارة ساعات العمل الإضافي إلى تخفيف ضغط موظفي الموارد البشرية ومنع انتهاك أي قوانين عمل.

كيفية إدارة وقت الموظف والحضور

فيما يلي أفضل الممارسات لإدارة وقت الموظف والحضور في مكان العمل-

1. قضايا التغيب عن البحث
تحديد مشاكل التغيب الموجودة, سبب وجودها, وأفضل الحلول لحل أي مشاكل متكررة.

اتبع نهجًا شاملاً يفحص البيانات التاريخية، ومجالات المشكلات المحددة، والإدارات التي لديها أعلى مستويات التغيب.

2. وضع استراتيجية لتقليل التغيب
بمجرد البحث عن السبب الجذري للتغيب وتحليله، سن استراتيجيات لمكافحة المشكلة. فيما يلي أفضل الممارسات -


  • اتخاذ إجراءات تأديبية - إرشاد قسم الموارد البشرية لمراقبة التغيب وسن تدابير تأديبية عند الضرورة.


  • تتطلب التحقق من المرض - بعد يومين، تطلب من العمال إظهار ملاحظة الطبيب للتحقق من المرض. سيمنع ذلك الموظفين من استدعاء المرضى ما لم يكن هناك سبب معتمد طبيًا للقيام بذلك.


  • الاستفادة من إجازة مدفوعة الأجر البنوك - تمنح البنوك الإجازة المدفوعة للعمال كمية مخصصة من الأيام للمرض أو الإجازة أو الأغراض الأخرى. يتيح استخدام إجازة مدفوعة الأجر للموظفين استخدام تقديرهم لتقديم طلبات الإجازة.


  • الموظفون الممتثلون للمكافأة - تنفيذ سياسة حوافز الإجازة المرضية حيث يتم منح مكافآت نقدية لأولئك الذين لديهم الحد الأدنى من التغيب. سيؤدي ذلك إلى تعزيز مستويات الإنتاجية مع خلق ثقافة الشركة التي تشجع العمال على اتباع القواعد.


  • دمج برنامج العافية - نظرًا لوجود صلة بين المرض والتغيب عن العمل، فقد يكون تنفيذ برنامج العافية فكرة مفيدة. إذا كان ذلك ممكنًا ماليًا، فقم بتقديم عضوية في صالة الألعاب الرياضية أو تقديم قائمة بالموارد للعمال الذين يشجعون الحياة الصحية.

لماذا يهم تعقب حضور الموظف

why an employee attendance tracker matters 1602801129 3822

يمكن لبرنامج الساعة والحضور الفعال للموظفين تبسيط العمل وتوفير المال وتعزيز نجاح الشركة. فيما يلي الأسباب المهمة التي تجعل متعقب الحضور مهمًا -

يثبت القدرة على معالجة مشكلات الحضور من
المهم التأكد من أن أي سياسات تتعلق بوقت الاستراحة أو الأيام المرضية لا تتعرض لسوء المعاملة.

سيساعد وجود نظام فعال لحفظ الوقت الإدارة على معالجة أي مخاوف مستمرة مع الأشخاص المناسبين.


يسمح لأصحاب العمل باستيعاب العمال عن بعد
باستخدام جهاز تتبع وقت الموظف يدير وقت العمال عن بعد ويفرض المساءلة دون أن يكون مقيدًا بشكل مفرط. يمكن

للشركات التي ترغب في توفير المال من خلال توظيف العمال عن بعد أن تطمئن إلى أن الإنتاجية لن تتأثر.


يضمن دقة كشوف المرتبات
يعد نظام إدارة الحضور مفيدًا بشكل خاص للحفاظ على دقة كشوف المرتبات. يمنع دفع مبالغ زائدة عن طريق الخطأ أو دفع أقل من الموظفين بالساعة غير المعفيين لأن الساعات يتم حسابها تمامًا كما يتم إدخالها.

يعزز جمع بيانات الإنتاجية في الوقت الفعلي
باستخدام طريقة موثوقة لجمع معلومات الحضور في الوقت الفعلي يظهر من هو منتج ومن ليس كذلك.

إن الرؤية الدقيقة لمستويات الإنتاجية تجعل من السهل التوظيف والجدولة وفقًا لاحتياجات كل قسم.

بمرور الوقت، يمكن أن يوفر هذا المال لأن الشركات ستقوم بالتوظيف والجدولة بناءً على بيانات إنتاجية موثوقة بدلاً من الغريزة وحدها.

تبسيط واجبات الرواتب الموارد البشرية
تسمح أجهزة ضبط الوقت للعامل بتتبع وقته الخاص بدلاً من الاعتماد على واحد أو اثنين من كتبة الرواتب لإدارة المهمة بأكملها.

يوفر إثبات في حالة دعوى قضائية تجمع أجهزة وقت الدعوى
بيانات ساعة دقيقة تثبت فائدتها في حالة دعوى قضائية أو تدقيق من مصلحة الضرائب.

يمكن استخدام هذه المعلومات كدليل في حالة محاولة موظف سابق رفع دعوى بسبب الأجور المفقودة أو إذا ادعت الدولة أن هناك عدم امتثال للوائح FLSA.

الخلاصة

فيما يلي النقاط الرئيسية لتذكر أنظمة إدارة الوقت.

  • اختر نظام إدارة الوقت المناسب - حدد الجهاز الأمثل لاحتياجات الشركة. تشمل الخيارات ساعة بطاقة المثقبة، أو الساعة الرقمية، أو برنامج المحطة الزمنية، أو ساعة بصمات الأصابع، أو ساعة اليد المثقبة.
  • تذكر أسباب استخدام ساعات الوقت - توفر ساعات الوقت تمثيلًا دقيقًا لساعات العمل مع إدارة معلومات الرواتب بدقة لموظفي الموارد البشرية.
  • ابحث عن الفوائد - توفر أنظمة إدارة الوقت الوقت والمال وزيادة الإنتاجية وتعزز الروح المعنوية في مكان العمل.
  • تعرف واتبع قواعد FLSA - ابحث عن قواعد FLSA جنبًا إلى جنب مع لوائح الولاية للتأكد من اتباع جميع القوانين.
  • وضع استراتيجية لمنع التغيب - تنفيذ السياسات التي تشجع الحضور. على سبيل المثال، سن تدابير تأديبية للمجرمين المتكررين، أو دمج برنامج العافية، أو تتطلب التحقق من المرض.
  • تعرف على سبب أهمية استخدام نظام ضبط الوقت - من بين الفوائد الأخرى، يزيد نظام إدارة الوقت من دقة كشوف المرتبات، ويحسن الإنتاجية، ويوفر بيانات ساعة احتياطية، ويبسط عمل الموارد البشرية.

Must-Read Content

جدولة عرض توضيحي