جميع المعلومات حول نظم المعلومات

نظرة ثاقبة في نظم المعلومات

بدون سياق أكبر، البيانات الضخمة هي ببساطة قائمة مجمعة من الأرقام. في العالم القائم على البيانات, يمكن للمنظمات جمع أكبر قدر ممكن من المعلومات كما تريد, ولكن بدون نظام قائم لاستخراج المعنى منه, البيانات لا معنى لها.

تصبح البيانات معلومات قيمة عندما يكون هناك سياق واضح وراءها، ويتم إنشاء معرفة بهذا السياق من خلال الخبرة والتحليل وعلوم الكمبيوتر.

يتم استخدام نظام المعلومات من قبل الشركات لجمع وتقنين البيانات التي يتم تحليلها واستخراجها لتحسين المعرفة التشغيلية. نظرًا لأن المعرفة قوة، يمكن للشركات استخدام الرؤى المستندة إلى نظام المعلومات لتعزيز عملية صنع القرار وتبسيط العمليات التجارية.

اقرأ مسبقًا للحصول على نظرة عامة شاملة لأنظمة المعلومات وكيفية عملها لتحسين العمليات الداخلية وتبسيط سلسلة التوريد-

ما هي أنظمة المعلومات؟

أنظمة المعلومات هي أنظمة ذكاء الأعمال الخاصة التي يستخدمها مختلف المشاركين لتحقيق هدف الشركة.

بينما تهتم مصطلحات الأعمال الأخرى باحتياجات المستهلك، تدور أنظمة المعلومات حول تحسين العمليات الداخلية وزيادة الكفاءة.

نظرًا لأن نظام المعلومات يبسط الأنشطة ويحسن الإنتاجية داخليًا، فهناك أيضًا زيادة خارجية في رضا العملاء والولاء للعلامة التجارية.

يتم تمثيل نظام المعلومات بمزيج من ثلاثة عوامل، أو مثلث نظام إدارة البيانات. يجب أن تتفاعل جميع هذه المكونات الثلاثة مع بعضها البعض لتحقيق هدف العمل-

1. الناس

1 people 1609190204 3212

عادةً ما يشتمل الأشخاص المشاركون في نظام المعلومات على مجموعة من الموظفين والإدارة وأصحاب المصلحة المعنيين. قد يتعاون هؤلاء الأفراد لإنهاء مهمة، أو قد يكونون جزءًا من شبكة تساهم بشكل غير مباشر في إكمال عملية تجارية.

يتفاعل غالبية الأشخاص المعنيين بطريقة أو بأخرى مع نظام تكنولوجيا المعلومات المستخدم لزيادة الكفاءة التشغيلية.

2. عمليات الأعمال

تتضمن العمليات التجارية سلسلة من الخطوات التي تقوم بها مجموعة من أصحاب المصلحة لإكمال المهمة. مطلوب وحدات أعمال مختلفة لتلبية مجموعة من الأهداف وإكمال المشاريع التي تساهم في الصالح العام للمنظمة.

على سبيل المثال، الموارد البشرية هي المسؤولة عن توظيف الأفراد المؤهلين الذين يتطابقون مع أدوار محددة في المنظمة. يستخدم هؤلاء الموظفون المعينون مواهبهم لتعزيز الشركة ومساعدتها على تحقيق أهدافها.

3. تقنية المعلومات

تتضمن تكنولوجيا المعلومات جميع أنظمة ذكاء الأعمال أو الأجهزة أو برامج التحليلات الأخرى المستخدمة للمساعدة في إكمال عملية الأعمال.

الغرض من استخدام تكنولوجيا المعلومات هو تحقيق أقصى قدر من الكفاءة وتحسين جودة المنتجات و/أو الخدمات. للتوضيح، يستخدم العديد من كتبة الموارد البشرية برامج المحاسبة و/أو الساعات الزمنية لتتبع ساعات الموظفين بدقة وإكمال كشوف المرتبات.

تاريخ نظم المعلومات

the history of information systems 1609190205 7468

في بداية القرن التاسع عشر في باريس، عرض المخترع جوزيف ماري تشارلز جاكار أول بطاقة لكمة للعالم.

احتوى اختراع جاكار على صفوف من الثقوب التي يمكن للعامل ربطها معًا وإدخالها في النول حتى لا يضطر إلى تذكر نمط ما. إذا تم تعديل ترتيب البطاقات المثقبة، فسيتم أيضًا تعديل النمط. لأول مرة في التاريخ، تم أتمتة المعلومات وتنظيمها لإملاء كيف يمكن للعمال تشغيل النول.

بحلول عام 1911، تم تطوير البطاقات المثقبة بما يكفي لاستخدامها من قبل الصناعات المختلفة لتتبع البيانات وتخزينها، مثل تسجيل الوزن. عندما ظهرت أجهزة الكمبيوتر في منتصف القرن العشرين، تم استبدال البطاقات المثقبة في النهاية بأشرطة أو أقراص، مما زاد من سرعة وجودة تتبع المعلومات وتخزينها.

تم استخدام أنظمة MIS هذه للمحاسبة، خاصة خلال النصف الأخير من القرن العشرين عندما أصبحت أنظمة الكمبيوتر أصغر وأقل تكلفة.

في النهاية، تمت ترقية أنظمة الكمبيوتر بدرجة كافية بحيث يمكن لوحدات الأعمال المختلفة في الشركة التواصل مع بعضها البعض.

في نهاية القرن العشرين، كان بإمكان كل من الشركات الصغيرة والكبيرة تحمل تكاليف تكنولوجيا المعلومات وربط الشبكات من خلال استخدام الإنترنت. كما أصبحت آليات الحماية الموضوعة لتعزيز أمن المعلومات أكثر تعقيدًا خلال هذا الوقت.

لفهم هذا التطور المعقد لنظام المعلومات في النصف الأخير من القرن العشرين، من الأسهل تقسيمه إلى 5 عصور منفصلة، والتي تشمل

عصر نظم المعلومات الأول (منتصف الستينيات - منتصف السبعينيات)

في أوائل الستينيات، كانت أنظمة المعلومات تستخدم فقط من قبل أقسام الإدارة أو المحاسبة.

كانت أجهزة الكمبيوتر من الجيل الثالث مثل IBM 360 هي أنظمة التكنولوجيا الأساسية التي تستخدمها وحدات الأعمال هذه.

كما تم تطوير شبكات Ethernet، أو التكنولوجيا المستخدمة لتوصيل الأجهزة في شبكة محلية سلكية/منطقة واسعة، في هذا العصر.

عصر نظم المعلومات الثاني (منتصف السبعينيات - منتصف الثمانينيات)

بدأت الإدارات الأخرى إلى جانب الإدارة في الاستفادة من استخدام أنظمة تكنولوجيا MIS.

استخدمت معظم المنظمات اللجان أو المبادرات الأخرى لتحديد من سيستخدم نظم المعلومات ومتى.

كانت أجهزة الكمبيوتر الشخصية وأجهزة الكمبيوتر متوسطة المدى هي أنظمة التكنولوجيا الأساسية المستخدمة خلال هذا الوقت.

عصر نظم المعلومات الثالث (منتصف الثمانينيات إلى أواخر التسعينيات)

خلال هذه الفترة، بدأت أنظمة المعلومات تصبح أقل مركزية، مما سمح لأقسام متعددة بالحصول على أنظمة التكنولوجيا الخاصة بها.

تم إنشاء وظائف كبير موظفي المعلومات لغرض محدد هو إدارة أنظمة المعلومات المختلفة. أصبح الإنترنت خلال هذا الوقت، إلى جانب الشبكات البينية.

العصر الرابع (أواخر التسعينيات إلى 2020)

fourth era late 1990s to 2020 1609190205 5504

على الرغم من أن أنظمة المعلومات لا تزال مرتبطة بالإدارة, يتم استخدام الأنظمة على نطاق أوسع من قبل مختلف الموظفين وأصحاب المصلحة المعنيين.

يمكن للعمال الوصول إلى البيانات عبر منصات وأنظمة مختلفة مدمجة مع أنظمة أخرى.

تشمل أنظمة التكنولوجيا منصات ذكاء الأعمال أو الأجهزة اللوحية أو الهواتف أو منصات الوسائط الاجتماعية.

العصر الخامس (2020 - المستقبل)

بسبب الحوسبة السحابية، يمتلك معظم العمال أدوات عبر منصات مختلفة لاتخاذ قرارات أفضل. نظرًا لأن أنظمة المعلومات أكثر سهولة وانفتاحًا، فقد أصبح من الصعب معرفة من يقوم بإنشاء المعلومات ومن يستهلكها.

ستستمر سرعة ودقة أنظمة المعلومات في التطور والتحسين مع مرور الوقت، مما يزيد من تشويش الخط الفاصل بين المستهلك والمبدع.

أهمية نظم المعلومات

نظرًا لأن أنظمة المعلومات قد تطورت بمرور الوقت، فإن الشركات الصغيرة والكبيرة تستخدمها لإكمال العمليات اليدوية.

على سبيل المثال، يمكن للموظفين الآن الوصول إلى لوحة معلومات لمعرفة تقدمهم نحو إكمال أهداف العمل. يمكن للإدارة استخدام لوحة القيادة لتتبع كفاءة العمال وضمان إكمال المهام في الوقت المحدد.

ونتيجة لاستخدام نظم المعلومات في مكان العمل، تحسنت الكفاءة والإنتاجية، إلى جانب جودة المنجزات. أنظمة المعلومات مهمة أيضًا لأنها-

1. تعمل أنظمة المعلومات على تحسين الاتصال

1 optimize communication 1609190205 9848

يمكن لأنظمة المعلومات تحسين وتحسين كفاءة جمع البيانات وتوزيعها. يتيح ذلك لكل من المديرين والعاملين التواصل بسرعة لإكمال مهام الشركة.

على سبيل المثال، يمكن للإدارة منح العمال حق الوصول إلى المستندات المخزنة في السحابة أو قاعدة بيانات أخرى. يمكن للموظفين التواصل عن طريق إدخال معلومات جديدة يتتبعها النظام تلقائيًا ويقوم بتحديثها.

2. تحسين الإدارة التشغيلية وتبسيط عملية صنع القرار

نظرًا لأن أنظمة المعلومات توفر أحدث البيانات وأكثرها دقة، يمكن للمالكين والمديرين تحسين عملية صنع القرار التشغيلي.

يمكن لقادة المؤسسات استخدام IS لتحسين خدمة العملاء وتبسيط العمليات الداخلية وتقديم ميزة تنافسية في شكل ميزة سعرية.

تعطي بيانات المبيعات والتسويق نظرة ثاقبة لأنماط شراء العملاء واتجاهات السوق، والتي توفر المعلومات اللازمة لإجراء حملة تسويقية مخصصة أو تحسين استراتيجيات المبيعات.

3. نظم المعلومات تعزز حفظ السجلات

يقوم نظام المعلومات بتخزين جميع البيانات المطلوبة للامتثال لقوانين الضرائب والعمل، مثل السجلات المالية والمبيعات وكشوف المرتبات.

تستغل الشركات الناجحة قدرات تسجيل نظام المعلومات الخاص بها من خلال تنظيم وتقديم البيانات التاريخية بشكل صحيح بحيث تكون متاحة عند الحاجة.

تقوم أنظمة المعلومات أيضًا بإنشاء مسارات تدقيق، مما يسمح للإدارة بالوصول بسرعة إلى معاملة عميل قديمة أو مدخلات موظف.

فوائد استخدام نظم المعلومات

نظرًا لأن أنظمة المعلومات تعمل على تبسيط أنشطة الأعمال وزيادة الوصول إلى المعلومات، يمكن للمؤسسات تحسين عملية صنع القرار وتحسين الإدارة التشغيلية. ونتيجة لذلك، يمكن للشركات زيادة ميزتها التنافسية واستهداف عملاء جدد لتحقيق المزيد من الأرباح. تشمل

الفوائد الرئيسية الأخرى لاستخدام أنظمة المعلومات ما يلي-

1. معلومات مخصصة

يقدم كل نظام ذكاء أعمال البيانات التي يحتاجها مستخدم معين لاتخاذ إجراء معين. على سبيل المثال، تخبر لوحة المعلومات مدير المبيعات عن أداء كل عضو في الفريق بينما يستخدم أيضًا نفس مجموعة البيانات لإخبار كل عضو في الفريق بعدد العملاء المتوقعين الذين يحتاج إلى الاتصال بهم لتلبية مؤشر الأداء الرئيسي.

2. تنسيقات مخصصة

تقوم أنظمة المعلومات الحديثة بتخصيص التنسيقات لكل مستخدم، مما يسهل على الجميع الوصول إلى البيانات وفهمها. على سبيل المثال، تستخدم لوحات المعلومات مخططًا شريطيًا لعرض بيانات المبيعات للمديرين حتى يتمكنوا من معرفة إنتاجية كل أسبوع.

استنادًا إلى نفس مجموعة البيانات، يمكن لعضو فريق المبيعات عرض رسم بياني دائري لرؤية مساهمته الفردية في إجمالي بيانات المبيعات. يتيح تخصيص التنسيقات للجميع إكمال وظائفهم في الوقت المناسب.

3. بيانات الوقت الفعلي

3 real time data 1609190205 2439

عندما يقوم المستخدم بإدخال متغير جديد، يقوم نظام المعلومات تلقائيًا بتحديث وإرسال الإشعارات إلى أي أفراد مخولين. لم يعد يتعين على الموظفين إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى أقسام أخرى لإخطارهم بالتغيير، ولا داعي للقلق بشأن البيانات المكررة أو المدخلات القديمة.

نتيجة لوجود بيانات في الوقت الفعلي، تتحسن عملية صنع القرار في جميع أنحاء المنظمة.

4. المرونة

أنظمة المعلومات قابلة للتكيف ويمكن إعادة برمجتها بسهولة للتكيف مع متطلبات العمل الجديدة.

نظرًا لأنه يمكن عادةً ترقية الأجزاء الفردية من نظام التكنولوجيا إذا كانت هناك حاجة، فلا يتعين على الشركات شراء نظام جديد تمامًا في كل مرة يكون هناك متطلبات جديدة. ونتيجة لذلك، يمكن للمؤسسة توفير المال والوقت والموارد لإدارة جميع بياناتها.

أنواع أنظمة المعلومات

نظرًا لأن متطلبات المعلومات يمكن أن تختلف في كل قسم، يتم استخدام أنظمة معلومات مختلفة لوحدات الأعمال.

على سبيل المثال، تتطلب الإدارة الوسطى معلومات سرية ومفصلة لتتبع تصرفات كل موظف بينما يحتاج العمال المنتظمون إلى أنظمة تساعدهم على إكمال أهدافهم.

نتيجة لذلك، تمتلك معظم الشركات العديد من أنظمة المعلومات المختلفة التي تعمل في وقت واحد. وتشمل هذه

1. تنفيذي هو

يتم استخدام نظام المعلومات هذا بشكل أساسي من قبل المديرين التنفيذيين للإدارة العليا لتحسين عملية صنع القرار التشغيلي. تحتفظ نظم المعلومات التنفيذية ببيانات المخزون، والأرقام المالية المتوقعة التي تم الحصول عليها من توقعات الخدمات/المنتجات الجديدة، والمعلومات الاقتصادية والسوقية، وأكثر من ذلك.

يتم استخدامه لجمع وتحليل وتقديم البيانات الداخلية والخارجية الأكثر قيمة المطلوبة للعمل وبناء ميزة تنافسية.

2. إدارة IS

2 management is 1609190205 1433

تتعامل أنظمة المعلومات الإدارية (MIS) مع مصادر البيانات التشغيلية الداخلية. عادة ما يقومون بجمع وتلخيص بيانات المعاملات التي يمكن تحويلها إلى تقارير للإدارة. تولد هذه الأنواع من الأنظمة بيانات وصفية في الوقت الفعلي حتى يتمكن أصحاب المصلحة المعنيون من تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية واتخاذ الإجراءات وحل الاختناقات.

3. نظام دعم القرار

يساعد نظام المعلومات هذا الموظفين في الاختيار عند ظهور موقف معين. يحتوي على منهجيات وأدوات تستخدم لجمع البيانات ذات الصلة وتقييم الخيارات البديلة حتى يتمكن المستخدم من اتخاذ القرار الأفضل.

يستخدم نظام دعم القرار عادةً جداول بيانات متنوعة وأدوات أخرى لإنشاء نماذج تساعد الموظفين عند مواجهة مشكلة معقدة.

4. إدارة المعرفة بنظام المعلومات

يحتوي نظام إدارة المعرفة على مواد تدريبية ومعرفة جديدة وتجربة مستخدم ذات صلة يمكن للموظفين الوصول إليها. والغرض منه هو مساعدة الشركة على إنشاء وزيادة الوصول إلى البيانات حتى يتمكن الآخرون من التعاون في مشروع أو مشاركة البيانات مع عامل آخر.

قد يتضمن مثال على نظام إدارة المعرفة مقاطع فيديو تدريبية جديدة للتوظيف أو بيانات حول سياسات وإجراءات الشركة.

5. نظام معالجة المعاملات

يتم استخدام نظام معالجة المعاملات لإنشاء وإكمال العمليات الشاقة بسرعة وموثوقية. على سبيل المثال، تميل الشركات إلى امتلاك أنظمة معلومات الفوترة التي تنشئ فواتير للعملاء أو أنظمة محاسبية تستخدم حسابات مبرمجة مسبقًا لأداء كشوف المرتبات ودفع الضرائب.

من خلال استبدال العمليات اليدوية بنظام معالجة المعاملات، يمكن للمؤسسات زيادة الكفاءة وضمان الدقة.

6. نظام التشغيل الآلي للمكاتب

6 office automation system 1609190206 3286

يتم استخدام نظام التشغيل الآلي للمكاتب لتحسين كفاءة العمال الذين يتعين عليهم معالجة المعاملات أو البيانات. على سبيل المثال، يتم استخدام Microsoft Office XP من قبل العديد من الشركات لمساعدة المستخدمين على إنجاز مهام مكتبية مختلفة أو احتياجات الحوسبة.

تسمح العديد من أنظمة التشغيل الآلي هذه للعاملين عن بُعد بالوصول إلى بيانات الشركة من أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم حتى لا يضطروا إلى القدوم إلى المكتب. يسمح هذا للمؤسسات بتوسيع قدراتها التشغيلية بحيث لا تقتصر على العمل من موقع واحد.

أفضل الممارسات لبناء نظام معلومات

على الرغم من أن أنظمة المعلومات تساعد على زيادة الإنتاجية والكفاءة في مكان العمل من خلال تحسين العمليات الداخلية، إلا أن بعض التحديات تأتي عند تنفيذ واحد. يمكن أن تكون إدارة مصادر بيانات متعددة في الشركة معقدة، خاصة إذا كانت هناك أنظمة متعددة تعمل بشكل مستقل عن بعضها البعض وتحتوي على معلومات مكررة.

يمكن أن يؤدي الافتقار إلى التكامل إلى عدم الامتثال وانخفاض الإنتاجية وضعف عملية صنع القرار بناءً على بيانات غير موثوقة. يمكن أن يساعد وجود فهم شامل للبنية المطلوبة وقدرات التكامل في حل العديد من هذه المخاوف. تشمل أفضل الممارسات لبناء نظام معلومات فعال ما يلي-

1. فهم الأهداف الرئيسية لبناء نظام معلومات

لبناء نظام معلومات متكامل بشكل صحيح، تحتاج المنظمة إلى فهم واضح لاحتياجاتها وأهدافها. يمكن أن تساعد معرفة الأهداف المالية ومتطلبات العملاء صانعي القرار على فهم العمليات الداخلية والخارجية التي تساعد في تحقيق هذه الأهداف.

2. فهم احتياجات المعلومات

2 understand information needs 1609190206 5043

بمجرد أن تعرف المنظمة ما هي خططها واستراتيجياتها، يمكنها النظر في المعلومات المطلوبة لتحقيق تلك الأهداف.

يتم تحقيق ذلك من خلال التحقق من وفهم ما تكون كل وحدة أعمال مسؤولة عنه, جنبًا إلى جنب مع العمليات التجارية الأساسية اللازمة لتنفيذ هذه الوظائف. من الضروري أيضًا تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين الذين يجب عليهم الوصول إلى هذه المعلومات للقيام بأدوارهم.

3. تحليل نقطة البداية

على الرغم من أنه من المهم تحديد الأهداف المستقبلية، يجب على المنظمة النظر في الأنظمة والبيانات الموجودة حاليًا. العوامل التي يجب مراعاتها هي ما إذا كانت نقاط الاتصال بين الشبكات والبيانات المختلفة مؤتمتة أم لا, ما هي الوظائف الرئيسية الموجودة في كل نظام, وكيف يتم استخدام المعلومات حاليًا.

يمكن استخدام هذه المعرفة لإنتاج خريطة للأنظمة والبيانات التي تظهر أوجه القصور والجهود المكررة والمشاكل الأخرى التي يمكن حلها من خلال تنفيذ نظام معلومات جديد.

4. مراجعة وتجميع

يجب على المنظمة تقييم النظم المستقبلية والحالية لتحديد الجوانب التي تحتاج إلى تحسين أو توحيد.

تشمل الجوانب الرئيسية التي يجب البحث عنها تكرار البيانات، والبيانات المفقودة، والبيانات غير المتسقة، والأنظمة غير الوظيفية، والعمليات اليدوية المتكررة، والطريقة التي تتحرك بها البيانات داخل المؤسسة وخارجها. سيساعد ذلك في معرفة النظام الذي يمكن أن يساعد في سد الفجوات التي تؤدي إلى زيادة عدم الكفاءة.

5. تحديد الأنظمة الأساسية

5 identify core systems 1609190206 2189

أخيرًا، يجب أن تجمع الشركة جميع نتائجها معًا لتحديد بنية نظام المعلومات التي توفر وصولاً سهلاً للمستخدم ووظائف عالية.

يجب على الشركة النظر في كيفية تخطيط المستخدم للوصول إلى المعلومات في كل IS، مثل واجهات الأعمال أو البوابات أو مجموعات BI. أيضًا، يجب أن يتعرف على الاحتياجات النهائية للمستخدم وأي نظام هو الحل الأفضل لتلبية هذه المتطلبات.

الوجبات السريعة الرئيسية لأنظمة المعلومات

  • يشمل مثلث المعلومات الأشخاص وأنظمة التكنولوجيا/علم البيانات والعمليات التجارية المستخدمة لتحسين وتبسيط إجراءات الأعمال.
  • أنظمة المعلومات مهمة لأنها تستخدم تقنيات التعلم الآلي لتحسين الإدارة التشغيلية، وتحسين صنع القرار، وتعزيز الاتصال، والحفاظ على السجلات. كما أنها تصمم المعلومات وتخصيصها لاحتياجات المستخدم وتوفر معلومات في الوقت الفعلي وقابلة للتكيف بدرجة كبيرة.
  • تشمل أنظمة المعلومات المختلفة أنظمة المعلومات التنفيذية، وأنظمة المعلومات الإدارية، وأنظمة دعم القرار، وأنظمة إدارة المعرفة، وأنظمة معالجة المعاملات، وأنظمة التشغيل الآلي للمكاتب.
  • تتضمن أفضل الممارسات لتنفيذ نظام المعلومات فهم الأهداف الرئيسية، والتعرف على الاحتياجات من المعلومات، وتحليل نقطة انطلاق المنظمة، ومراجعة المعلومات وتجميعها، وتحديد الأنظمة الأساسية.

يجب أن يقرأ المحتوى

جدولة عرض توضيحي