So stellen Sie sicher, dass Ihre Technologieprojekte puenktlich und budgetgerecht sind

Warum Sie den richtigen Ansatz fuer Ihre Tech-Projekte benoetigen

Fangen wir mit einer Fallstudie an.

1999 war McDonald's, ein bereits riesiger Akteur in der Fast-Food-Branche, ehrgeizig. Es wurde versucht, die Fuehrung seines globalen Geschaefts mit einer innovativen IT-Loesung zu transformieren. Das Lebensmittelkonglomerat versuchte, ein globales Echtzeitnetzwerk aufzubauen, um seine Geschaefte mit dem Hauptsitz zu verbinden.

Innovate war ein Projekt im Wert von 1 Milliarde US-Dollar, das 31.000 Geschaefte in 121 Laendern per Intranet mit dem Hauptsitz verbinden sollte. Es wuerde Echtzeitinformationen aus jedem Geschaeft sammeln und diese dann an die Fuehrungskraefte des Hauptsitzes liefern, damit sie ihre Geschaefte von Moment zu Moment effektiv und konsistent verwalten und betreiben koennen. Das Projekt begann 1999 und hatte einen Fuenfjahresplan. Leider hat McDonald's Ende 2002 Innovate abgesagt und das Geld verloren, das sie bereits fuer das Projekt ausgegeben hatten. Zwischen 100 und 200 Auftragnehmer und McDonald's Mitarbeiter, die an dem Projekt arbeiteten, wurden entlassen oder neu zugewiesen.

Wo ist es schief gelaufen? Wie die meisten gescheiterten Projekte hatte auch dieses mehrere Schmerzpunkte.

Umfang des Projekts- Das Unternehmen nahm sich nicht die Zeit, um zu ueberlegen, ob seine Ziele moeglich waren. Jahrelange Forschungen zu diesem Megaprojekt haben gezeigt, dass bei seiner Analyse nicht genuegend Vorsichtsmassnahmen getroffen wurden. So war es beispielsweise unmoeglich, ein globales Echtzeitnetzwerk aufzubauen, da die einzelnen Laender ueber unterschiedliche IT-Infrastrukturen verfuegten. Darueber hinaus haette das Unternehmen den Umfang des Projekts genauer definieren muessen, um seine Rentabilitaet zu ermitteln.

Kompetenter Projektleiter- Ein unerfahrener Projektmanager kann der Untergang eines solchen Grossprojekts sein. Wenn das Projekt einen kompetenten Manager gehabt haette, haetten sie den Fuehrungskraeften mitgeteilt, dass das Innovate-Projekt unmoeglich sei, was die Notwendigkeit einer gruendlichen Pruefung der Machbarkeit verdeutlicht haette.

Zusammenarbeit mit Stakeholdern- Das Projektteam sollte ausreichende Informationen von Filialleitern weltweit gesammelt haben, um die Durchfuehrbarkeit von Projekten zu ermitteln und den Umfang zu bestimmen. Haette das Team gefragt, ob sie mit dieser Loesung die aktuellen Herausforderungen bewaeltigen koennten oder nicht, haetten sie die Luecken am Anfang entdeckt.

Allgemeines Verstaendnis des Ziels- Die Fuehrungskraefte waren sich der Bedeutung des Innovate-Projekts zur Verbesserung des taeglichen Betriebs bewusst, aber sie verstanden nicht, dass es von Personen mit hochtechnologischer Expertise betrieben werden musste. Sie hatten auch unrealistische Erwartungen darueber, wie schnell das Projekt zu Ergebnissen fuehren und letztendlich Geld dafuer verlieren wuerde.

Mehr als zwei Jahrzehnte sind vergangen, und in der Zwischenzeit sind die Informations- und Kommunikationstechnologien zu einem wesentlichen Beduerfnis von Unternehmen geworden, um sicherzustellen, dass sie ueber angemessene Systeme und Praktiken verfuegen, die es ihnen ermoeglichen, ihr eigenes Geschaeft zu verstehen und die Leistung von zu ueberwachen Einzelpersonen und Branchen und kontinuierliche Ueberwachung des Systems, die alle zur effektiven Verwaltung von Prozessen beitragen.


Mehrere Nachrichtenberichte ueber enorme Investitionen von Unternehmen in Prozessautomatisierungssysteme, Investitionen in Unternehmensanwendungssysteme und Informationssystemarchitektur sowie andere solche kritischen Funktionen haben Schlagzeilen gemacht. Die Erfolgreichen hatten in der Planungsphase einen kritischen und analytischen Ansatz. Und McDonald's war bei einigen dieser Innovationen fuehrend. Aber leider haben diejenigen, die versagt habenhatten einen Mangel an Ansatz oder Struktur. Und solche Faelle gab es auch viele.

So stellen Sie sicher, dass Ihre Technologieprojekte puenktlich und budgetgerecht sind

Im CHAOS-Bericht 2015 der Standish Group wurde festgestellt, dass von den 50.000 untersuchten Projekten nur 3% alle drei Kriterien erfuellten in Bezug auf Zeit, Budget und mit zufriedenstellenden Ergebnissen. Die Erfolgsquote grosser Projekte fiel sogar noch niedriger aus- Mittelstaendische Projekte scheiterten bei 91%, grosse Projekte bei 94%.

Andere Studien, die von Unternehmensberatungsunternehmen wie McKinsey & Company, Gallup und PMI durchgefuehrt wurden, haben miserabel erfolgreiche Technologieprojekte festgestellt. Eine Umfrage von McKinsey ergab beispielsweise, dass 17% der Technologieprojekte so schlecht laufen, dass sie die Existenz des Unternehmens gefaehrden. Ebenso ergab eine Gallup-Umfrage, dass nur 2,5% der Unternehmen 100% ihrer Projekte abschliessen.

Die Umstaende koennen variieren, aber die Gruende fuer das Scheitern drehen sich in der Regel nur um zwei Faktoren- Zeit und Geld. Diese Faktoren koennen jedes Projekt zum Erfolg oder zum Scheitern bringen. Es ist oft ein Dilemma fuer Unternehmen, zusaetzliche Mittel bereitzustellen oder ein Projekt zu verzoegern, bis sich das Budget verbessert. Wenn Sie zusaetzliche Mittel einbringen, kommt es zu Kostenueberschreitungen. Wenn Sie das Projekt verzoegern, verpassen Sie moeglicherweise Ihre Frist. Was machst du?

Die Forschungsergebnisse moegen stark sein, aber es besteht Hoffnung, wenn ein richtiger Ansatz gewaehlt wird. Hier sind die Grundlagen-

Definieren Sie den Projektumfang und das Projektziel- Dies beinhaltet die Projektplanung, um eine Liste spezifischer Projektziele, Aufgaben, Ergebnisse, Kosten und Fristen zu ermitteln und zu dokumentieren. Diese Geltungsbereichserklaerung oder Leistungsbeschreibung erklaert die Grenzen des Projekts und legt die Verantwortlichkeiten der einzelnen Teammitglieder fest. Ausserdem werden Verfahren fuer die Ueberpruefung und Genehmigung von Arbeiten nach Abschluss des Projekts festgelegt. Ein klares Ziel laesst alle wissen, was sie tun sollen, und hilft ihnen zu wissen, wann sie fertig sind. Darueber hinaus hilft diese Dokumentation dem Projektteam, konzentriert zu bleiben, und enthaelt Richtlinien fuer Entscheidungen ueber Aenderungsanforderungen waehrend des Projekts.

Kommunizieren und zusammenarbeiten- Kommunikation ist der Schmierstoff, der den reibungslosen Ablauf eines Projekts gewaehrleistet. Es hilft dabei, unerwuenschte Stoerungen und interne Konflikte auszubuegeln und stellt sicher, dass jeder die bestmoegliche Loesung fuer das Projekt ausarbeitet. Um Missverstaendnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind, muessen Sie haeufig Statusbesprechungen mit Ihrem Team und den Stakeholdern ueber wichtige Meilensteine, praeventive Risiken, geschaetzte Lieferzeit und ein aktualisiertes Budget abhalten. Wenn die Ziele Ihres Projekts nicht eindeutig sind oder nicht richtig kommuniziert werden, ist das Ergebnis eine Fehlausrichtung und ein Misserfolg in den Augen der Stakeholder.


Risiken einschaetzen- Beim Risikomanagement geht es darum, Ihre Projektziele zu betrachten und herauszufinden, wie Sie die Risiken fuer diese Ziele von Anfang an angehen koennen. Ein Risiko ist ein zukuenftiges Ereignis, das eintreten kann oder auch nicht, aber wenn es eintritt, wirkt es sich auf die Ziele Ihres Projekts aus. Projektmanager oder Personen, die mit der Ueberwachung eines Projekts beauftragt sind, koennen Risiken zwar ausschliesslich als Bedrohung betrachten, sie koennen jedoch eine positive Chance oder eine negative Bedrohung darstellen.

Die beste Art, Ihren Projektzeitplan zu verwalten

Ein Projektzeitplan ist ein Zeitplan, der zeigt, dass Sie Ihr Projekt ernsthaft puenktlich abschliessen moechten. Es organisiert Ressourcen, Aufgaben und Faelligkeitstermine in einer idealen Reihenfolge, um sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb der Frist abgeschlossen wird. Ein effizienter Projektzeitplan, der waehrend der Planungsphase erstellt wurde

• , beinhaltet- Zunaechst muss die Arbeit abgeschlossen sein, um die gewuenschten Ergebnisse zu erstellen.

• Die mit jedem Element dieser Arbeit verbundenen Kosten.

• Welche Teammitglieder sind fuer jeden Schritt auf dem Weg verantwortlich.

Der Zeitplan in einem Projektplan ist entscheidend fuer den Erfolg des Projekts. Aufgaben und Ressourcen muessen so geplant werden, dass sie puenktlich abgeschlossen und wie versprochen geliefert werden. Natuerlich beginnen oder enden nicht alle Aufgaben auf einmal. Bei der Erstellung einer Zeitleiste muessen einige Dinge beachtet werden. Legen Sie zunaechst den Projektzeitplan fest, indem Sie die Start- und Enddaten der einzelnen Ergebnisse oder Meilensteine festlegen. Sie koennen dies tun, indem Sie aehnliche Projekte analysieren, die in der Vergangenheit abgeschlossen wurden. Wenn Sie aus frueheren Erfahrungen lernen, koennen Sie potenzielle Hindernisse, die waehrend dieses Projekts auftreten koennen, vorhersehen und realistische Zeitplaene erstellen.

Angenommen, Ihr Unternehmen ist neu in einer bestimmten Branche oder Dienstleistung. In diesem Fall koennen Sie Schwierigkeiten haben, realistische Zeitplaene fuer jede Aufgabe festzulegen, da es keine Erfahrung gibt, auf die Sie sich beim Vergleich verlassen koennen. In diesem Fall koennen Sie jemanden mit mehr Erfahrung beauftragen, der Sie bei der Erstellung des Zeitplans unterstuetzt. Stellen Sie nach dem Erstellen der Zeitleiste sicher, dass jede Aufgabe mindestens ein Start- und ein Enddatum hat. Anschliessend koennen Sie damit beginnen, Ressourcen, Kosten, Abhaengigkeiten und Teammitglieder zuzuweisen, die fuer die Ausfuehrung der einzelnen Aufgaben verantwortlich sind.

Effiziente Projektplaene werden mit Projektplanungssoftware oder Task-Manager-Apps erstellt, verfolgt und verwaltet. Diese Tools verfuegen ueber Funktionen, mit denen Manager den Fortschritt von Aufgaben, Ressourcen und Kosten in Echtzeit ueberwachen koennen. Sie koennen Arbeit zuweisen, abhaengige Aufgaben verknuepfen und es einem Benutzer ermoeglichen, Dashboards mit Fortschrittsinformationen anzuzeigen.

Die Zip-Checkliste aus der Hubworks-Suite erleichtert es Managern beispielsweise, Teammitgliedern mithilfe der erweiterten Task-Manager-App Aufgaben zuzuweisen. Es vereinfacht den Prozess der Aufgabenverwaltung von Anfang bis Ende und ermoeglicht es den Mitgliedern, Informationen zu allen freigegebenen Aufgabenlisten in Echtzeit anzuzeigen. Dadurch wird es fuer die Mitarbeiter einfacher, ihre Arbeitsleistung zu verfolgen, ueberfaellige Aufgaben zu verfolgen und Einblicke in den Projektfortschritt zu erhalten. Wenn ein Projektplan ordnungsgemaess entwickelt wird, werden ausserdem die Schritte klar umrissen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt unternommen werden muessen, um sicherzustellen, dass ein Projekt seine Frist einhaelt.

Die beste Art, Ihr Projektbudget zu verwalten

Ein Projektbudget ist eine grosse Zahl fuer einen grossen Job. Es beinhaltet das Geld, das benoetigt wird, um alle Aufgaben, Aktivitaeten und Lieferungen im Zusammenhang mit einem grossen Projekt zu erledigen. Es ist eine Zahl, an die sich alle Teilnehmer, einschliesslich der Stakeholder, halten, wenn sie die Projektergebnisse abschliessen. Ein Projektbudget ist auch ein Dokument, in dem beschrieben wird, wie das Geld verwendet wird. Manager koennen die Kosten besser verfolgen und kontrollieren, indem sie ermitteln, wie das Team Geld fuer Aufgaben und Aktivitaeten ausgibt. Bevor Sie ein Projekt initiieren, muessen Sie ueber ein genehmigtes Budget verfuegen, da das Projektbudget nur wenig oder gar keinen Spielraum hat, um das Projektbudget zu erhoehen, sofern sich die Anforderungen nicht aendern.

In der budgetbewussten Welt des Projektmanagements waren Budgetueberschreitungen schon immer ein Lackmustest fuer den Erfolg oder Misserfolg von Projekten. Im Jahr 2020 machte die COVID-19-Pandemie die Einhaltung des Budgets zu einer Herausforderung, doch diejenigen Unternehmen und Projektmanager, die ihre finanziellen Ressourcen inmitten massiver Unsicherheit umsichtig verwalteten, waren letztendlich erfolgreich.

Was ist in dieser neuen Normalitaet der Trick, um Projektbudgets effizient zu verwalten, wenn die Unsicherheit gross ist? Ein paar Dinge koennen helfen-

Schaetzen Sie die Kosten Ihres Projekts- Das Gesamtbudget fuer ein Projekt kann auf zwei Arten geschaetzt werden- von oben nach unten und von unten nach oben. Die Top-down-Methode legt eine Gesamtsumme fuer das Projektbudget fest und unterteilt sie in Aufgaben und Aktivitaeten. Die Bottom-up-Methode schaetzt die Kosten fuer jede Projektaufgabe und addiert sie, um das gesamte Projektbudget zu ermitteln. Waehlen Sie dann fuer jede Aufgabe eine Schaetzmethode. Sie koennen fuer jede Projektaufgabe dieselbe Methode oder je nach Art der Aufgaben, die Sie budgetieren, unterschiedliche Methoden verwenden. Wenn Sie ein Projektmanagement-Tool verwenden, erstellen Sie eine Budgetspalte, um Ihre Schaetzung fuer jede Aufgabe oder Aktivitaet aufzuzeichnen.

Kennen Sie den Einsatz- In den meisten Faellen sind die Erwartungen der Stakeholder truebe, was haeufig zu nicht vollstaendig definierten Zielen fuehrt. Wenn Sie den Einsatz kennen, koennen Sie besser verstehen, was von dem Projekt erwartet wird. Auf diese Weise koennen Sie sicherstellen, dass alles von den Erwartungen der Stakeholder definiert wird, einschliesslich des Budgets.

Verfolgen und ueberwachen Sie das Projektbudget- Erstellen Sie einen Budget-Tracker in Ihrem Projektmanagementsystem, um Ihr Projektbudget zu ueberwachen und zu verwalten. Trotz der Bedeutung einer regelmaessigen Budgetverfolgung haben viele Projektmanager (47 Prozent) keine KPIs zur Hand. Fuenfzig Prozent verbringen mehr als einen Tag damit, Daten manuell zu aggregieren, um ihre Informationen zu erhalten. Wenn Sie die tatsaechlichen Kosten anhand der geschaetzten Kosten messen, erhalten Sie fruehzeitig einen Einblick in Probleme wie zu hohe Ausgaben und haben genuegend Spielraum, um den Kurs ohne Unterbrechung zu aendern.

Seien Sie flexibel und lassen Sie Raum fuer Unerwartetes- Beruecksichtigen Sie Wind und Wetter, wenn Sie sich fuer eine Vorgehensweise entscheiden. Wenn etwas Unerwartetes passiert, holen Sie sich Beitraege von allen Beteiligten ein. Und denken Sie immer daran, einen Notfallplan zu erstellen. Dieser Schritt ist wichtig, um zu vermeiden, dass Sie in ein Budgetproblem geraten, wie es viele Unternehmen waehrend der Pandemie getan haben. Beruecksichtigen Sie alle Faktoren, einschliesslich Preis fuer Lieferungen, Ressourcen, Arbeit und Finanzierung.


Ueberdenken, ueberpruefen und neu ausrichten- Veraenderung ist die einzige Konstante in allen Projekten. Ein Projekt kann schnell aus den Fugen geraten, wenn es ohne Budgetverwaltung und Neuprognose ausgefuehrt werden muss. Eine regelmaessige Ueberwachung des Haushalts ist unerlaesslich, um zu verhindern, dass er ausser Kontrolle geraet. Budgetueberschreitungen lassen sich in der Anfangsphase eines Projekts viel einfacher korrigieren, als wenn sie erheblich werden.

Holen Sie das Beste aus Ihrem Projektteam heraus

Der globale Wettbewerb verschaerft sich und die Betriebsumgebungen werden immer komplexer. Die Leiter von Technologieprojekten sind dafuer verantwortlich, dass die Projektentwicklung mit der Vision und Strategie des Unternehmens in Einklang steht. Um den Erfolg sicherzustellen, muessen die Projekte an der Geschaeftsstrategie ausgerichtet werden. Der beste Weg, dies sicherzustellen, ist ein starkes Projektteam. Wenn du das Rennen gewinnen willst, hol dir eine gute Crew, nimm einen klaren Kurs und bleib auf der Strecke. Ein Team, das einige Grundregeln befolgt-

Um erfolgreich zu sein, muss man ueber ein starkes Projektteam verfuegen, das sicherstellt, dass alle Entscheidungen auf offen geteilten Informationen basieren und dass das Fachwissen eines Teammitglieds nicht in Frage gestellt wird.

Um diese Ausrichtung sicherzustellen, ist es wichtig, von Beginn des Projekts an hochwertige Softwaretools einzufuehren.

Es ist auch wichtig, dass Sie Ihrem Projektteam keine kuenstliche Hierarchie auferlegen. Denken Sie daran, dass Sie Ihr Projekt schneller durchlaufen koennen, wenn alle auf Augenhoehe zusammenarbeiten.

KI zur Verbesserung Ihres Projektmanagementsystems

Kuenstliche Intelligenz ist nicht mehr auf fortschrittliche IT- und Technologieanwendungen verbannt und hat ihren Weg in traditionellere Umgebungen gefunden. KI-gestuetzte Tools koennen beispielsweise effizient administrative Aufgaben fuer Projektmanager uebernehmen. Funktionen wie Besprechungsplanung, Erinnerungen und andere administrative Aufgaben, die frueher Projektmanager plagten, werden jetzt von der Technologie uebernommen. Und sie machen alles, ohne sich zu beschweren. Es gibt Projektmanagern und Teammitgliedern die Zeit, sich auf uebergeordnete Aufgaben zu konzentrieren, die menschliche Intelligenz erfordern, wie z. B. die Planung, ohne Zeit fuer Aufgaben aufzuwenden, die dies nicht tun.

Drei Moeglichkeiten, wie KI Projektteams helfen kann-

1. Verbesserte Produktivitaet- Unternehmen, die Investitionen getaetigt und kuenstliche Intelligenz implementiert haben, haben laut dem Bericht AI Transforming the Enterprise (KPMG) eine durchschnittliche Produktivitaetssteigerung von 15 Prozent verzeichnet. Darueber hinaus berichten im AI @Work -Bericht von PMI haeufig Projektleiter auf dem neuesten Stand der kuenstlichen Intelligenz und anderer Technologien, dass KI den Zeitaufwand fuer die Ueberwachung des Fortschritts, die Verwaltung der Dokumentation und die Aktivitaetsplanung reduziert hat.

2. Datenanalyse- Datenanalysen koennen nicht nur Kosten und Zeitplaene schaetzen, sondern auch Projektmanagern helfen, Projekte durch schwierige Entscheidungen und unerwartete Hindernisse zu steuern. Anstatt sich auf ihr Urteilsvermoegen zu verlassen, koennen Manager Tools fuer kuenstliche Intelligenz verwenden, die die Daten frueherer und aktueller Projekte verarbeiten, um Erkenntnisse zu gewinnen. Der wahre Wert kuenstlicher Intelligenz liegt in den Algorithmen, die die Entscheidungsfindung unterstuetzen und bessere Ergebnisse liefern.


3. Sorgt fuer Konsistenz- KI hilft auch dabei, ein Wissensmanagement-Oekosystem zu schaffen, in dem gespeichert wird, was Mitarbeiter wissen, und das verwendet werden kann, wenn sie ihre Arbeit verlassen oder kuendigen. Darueber hinaus foerdert KI die Konsistenz und Qualitaet des Projektmanagements, indem sie die Verhaltensmuster am Arbeitsplatz zentralisiert.

Fazit

Das Unternehmen erfordert einen ganzheitlichen Ansatz mit echter Synchronisation und Ausrichtung. Insbesondere das Projektmanagement ist eine mehrdimensionale Herausforderung. Es erfordert, dass Teams ihre Ziele, Zeitplaene und Ausfuehrung aufeinander abstimmen. Teams und Fuehrungskraefte muessen das gewuenschte Ergebnis fuer ihren Teil koordinieren und festlegen und das Ergebnis fuer das Unternehmen verstehen. Das sind viele bewegliche Teile. Unternehmen scheitern bei der Projektabwicklung, weil sie einen oder mehrere dieser Teile vernachlaessigen.


Bei Technologieprojekten steht viel auf dem Spiel, da es sich oft um kostspielige Vorhaben handelt. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Ansaetze verwenden, um sicherzustellen, dass Ihre Projekte puenktlich und innerhalb des Budgets sind, indem Sie alle an Ihrem Projekt beteiligten Parteien synchronisieren.