11 Tools Gute Geschaeftskommunikationssoftware kann nicht leben ohne

Notizen, persoenliche Besprechungen und Telefonanrufe waren die wichtigsten Kommunikationsmittel am Arbeitsplatz, die vor dem digitalen Zeitalter verfuegbar waren. Sekretaere lernten Kurzschrift oder benutzten Rekorder, um sich an Informationen zu erinnern, Mitglieder des Verkaufsteams flogen in verschiedene Bereiche des Landes, um mit Kunden zu sprechen, und die gesamte schriftliche Kommunikation wurde mit einer Schreibmaschine durchgefuehrt. Obwohl Unternehmen ueberlebten und florierten, war es manchmal schwierig und zeitaufwendig, Aufgaben zu erledigen.

Heutzutage gibt es optimierte Softwareloesungen und Kommunikations-Apps, die die Zusammenarbeit in einem kleinen Unternehmen erheblich erleichtern.

Kunden koennen Benachrichtigungen ueber eine aktualisierte Bestellung erhalten, Mitarbeiter koennen Dokumente austauschen, ohne jemals persoenlich zu sprechen, Audio-Video-Anrufe koennen getaetigt werden und Fuehrungskraefte der Geschaeftsbereiche koennen Unternehmensdokumente speichern und mit ihren Teammitgliedern teilen. Diese internen Kommunikationstools haben Geschaeftsprozesse optimiert, die Bemuehungen zur Zusammenarbeit optimiertund produktivitaetsabtoetende Engpaesse minimiert.

11 Entscheidende Elemente der Business Communication Software

Effektive Geschaeftskommunikation ist der Klebstoff, der eine Organisation zusammenhaelt. Ein Unternehmen, das leistungsstarke Kommunikationsfaehigkeiten schaetzt und standardisiert, kann eine kompetente und produktive Belegschaft aufbauen, die Kundenbeziehungen verbessern und effektive Manager einstellen.

Im digitalen Zeitalter besteht die Kommunikation nicht nur aus persoenlichen Meetings und langen Telefonaten. Um die Effizienz und Produktivitaet der Mitarbeiter zu steigern, haben Unternehmen optimierte Kommunikationssoftwaresysteme implementiert.

Diese Loesungen optimieren die interne und externe Kommunikation, rationalisieren Geschaeftsprozesse, beschleunigen die Reaktionszeiten und steigern den Umsatz. Hier sind die 11 besten Tools fuer die Geschaeftskommunikation erfolgreicher Organisationen

1. Social Intranet Software

Viele Unternehmen haben mit aehnlichen Kommunikationsengpaessen zu kaempfen, einschliesslich uebermaessiger Unterlagen, fehlender Dokumente oder Schwierigkeiten bei der Aktualisierung der Mitarbeiter ueber neue Richtlinien/Verfahren.

Ein zentralisiertes Portal, das den Mitarbeitern den Zugriff auf relevante Informationen ermoeglicht, ist eine hervorragende Loesung fuer diese Probleme. Social-Intranet-Software minimiert ueberflutete E-Mail-Posteingaenge und optimiert die Mitarbeiterkommunikation, indem alle Dokumente an einem leicht zugaenglichen digitalen Arbeitsplatz hochgeladen werden.

2. Messaging Systems

Collaboration-Tools ermoeglichen es Teammitgliedern, effizienter an der Fertigstellung eines Geschaeftsprozesses zu arbeiten. Es ermoeglicht Benutzern, Ideen auszutauschen, Nachrichten hin und her zu senden und wichtige Dokumente hochzuladen, die leicht abgerufen werden koennen.

Wenn Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, bestimmte E-Mail-Ketten zu finden oder sich darueber beschweren, dass sie keine wichtige Nachricht erhalten, sollten Unternehmen erwaegen, ein optimiertes Messaging-System zu implementieren. Dies ist besonders nuetzlich, wenn Mitarbeiter remote, extern oder an einem anderen Buerostandort sind.

3.

Task Management Die Software zur Aufgabenverwaltung optimiert die Teamkommunikation, indem sie Mitarbeitern und Teamleitern ermoeglicht, den Fortschritt von Aufgaben zu verfolgen und zu verwalten. Da die Details eines Projekts verwirrend oder zeitaufwaendig sein koennen, sollte ein Aufgaben-Management-Tool verwendet werden, um alle darueber zu informieren, was sie tun sollten.

Projektmanagementsoftware hilft Mitarbeitern, ihre KPIs zu erreichen, indem sie Faelligkeitsdaten festlegt, Checklisten verwendet und Warnungen sendet, wenn ein Artikel fehlt. Das Management kann auch die Produktivitaet der Mitarbeiter verfolgen, um sicherzustellen, dass alle zur Rechenschaft gezogen werden.

4. Problemverfolgung

Softwareunternehmen, die mit Kundenbindungsraten oder fehlenden Kundenanfragen zu kaempfen haben, koennen durch die Verwendung von Problemverfolgungssoftware profitieren. Dieses Tool verfolgt und verwaltet Kundenanfragen , um sicherzustellen, dass die Antworten aktuell und korrekt sind.

Sobald eine Abfrage eingegeben wurde, wird dem Kunden ein Ticket ausgestellt, einem bestimmten Mitarbeiter zugewiesen und nach Abschluss aus der Ansicht geloescht. Benutzer koennen das Ticket auch oeffnen und bei Bedarf zu einem spaeteren Zeitpunkt Eingaben einsehen. Das Management kann den Fortschritt dieser Anfragen verfolgen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter produktiv sind und der Kundenservice optimiert wird.

5. Blogs und Videos

Da das menschliche Auge darauf trainiert ist, viel schneller auf Bilder als auf Text allein zu reagieren, haben Unternehmen davon profitiert, interne Blogs und Videos zu verwenden, um eine Nachricht zu vermitteln.

Niedrige Arbeitsmoral, eine hohe Fluktuationsrate und haeufige Langeweile erfordern moeglicherweise, dass das Management Videos/Blogs verwendet, um Schulungsunterlagen oder andere wertvolle Informationen zu unterrichten. Dies kann das Engagement der Arbeitnehmer und die Arbeitsmoral erhoehen, was zu einem produktiveren Umfeld fuehrt.

6. Analytics-Funktion

Eine Analyse- und Stimmungsfunktion wird verwendet, um das Nutzerverhalten zu bewerten und die interne Kommunikation zu optimieren. Wenn das Management die Produktivitaet der Mitarbeiter nicht sicher ist oder Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, Daten zu verfolgen, kann ein Analysetool dabei helfen, diese zu beheben.


Die Daten werden von einer Vielzahl von Quellen gesammelt und an einen zentralisierten Ort hochgeladen, der leicht zugaenglich ist. Benutzer koennen Berichte erstellen , die verschiedene Datensaetze analysieren und Ineffizienzen der Kommunikation lokalisieren.

7. Diskussionsforen

Um Wissen am Arbeitsplatz aufzubauen und zu erweitern , muss es fuer Mitarbeiter eine Moeglichkeit geben, Informationen und Fachwissen auszutauschen. Ein Diskussionsforum kann helfen, unbeantwortete Mitarbeiterfragen und Managementanfragen zu beantworten.

Ein Forum ermoeglicht eine offene Konversation zu einer Vielzahl von Themen, die fuer den taeglichen Betrieb oder HR-Verfahren relevant sind. Es archiviert auch wichtige Informationen und gute Ideen; welches Management zur Standardisierung von Best Practices verwenden kann.

8. Spaces

Organizations kann einzelne Bereiche fuer die Ueberwachung und Bereitstellung einer Reihe von Inhalten festlegen. Space-Mitglieder koennen Daten austauschen, neue Diskussionszentren erstellen und Benachrichtigungen an Mitglieder in der Community senden.

Dies ist eine besonders nuetzliche Kommunikationsplattform fuer einzelne Geschaeftseinheiten, die moeglicherweise keine externen Informationen mit einer anderen Einheit teilen moechten. Beispielsweise kann eine Personalabteilung einen Bereich nutzen, um Teammitglieder ueber Geburtstage, Arbeitstage oder eine Aenderung der Leistungen an Arbeitnehmer zu informieren.

9. Benachrichtigungen

Einer der groessten Kommunikationsengpaesse ist, dass Mitarbeiter keine Updates oder Warnungen ueber eine Aenderung der Daten erhalten. Dies kann die Produktivitaet verringern, die Arbeitsmoral verwirren, die Moral der Mitarbeiter beeintraechtigen und Probleme fuer das Management verursachen.

Wenn Mitarbeiter keine kritischen E-Mails lesen oder darauf antworten oder wenn das Fuehrungsteam unsicher ist, ob eine Nachricht von Untergebenen empfangen wurde, kann ein Benachrichtigungssystem die Antwort sein. Ein weiterer Vorteil ist, dass sich die Mitarbeiter keine Sorgen machen muessen, wichtige externe Informationen wie eine Kunden-E-Mail oder einen potenziellen Verkaufsleiter zu verpassen.

10. Worker Profiles

Mitarbeiter sollten Arbeitsbeziehungen mit ihren Mitarbeitern aufbauen, um die Geschaeftskommunikation am Arbeitsplatz zu optimieren. Wenn die Teammitglieder die verschiedenen Mitarbeiter in jeder Geschaeftseinheit und ihrer Rollen nicht kennen, kann die Verwendung eines Mitarbeiterprofils den erforderlichen Kontext bereitstellen.

Ein Profil fasst die Rolle jedes Arbeitnehmers zusammen, zeigt ein Foto an, sagt, an wen er/sie berichtet, und zeigt an, ob diese Person fuer Gespraeche zur Verfuegung steht. Dies kann den Mitarbeitern helfen zu wissen, wer wo arbeitet, was jeder tut und an wen sie sich fuer ein bestimmtes Anliegen wenden koennen.

11. Workflows

Ein Workflow-Tool organisiert und verwaltet die Personen und Aufgaben, die an einem Geschaeftsprozess beteiligt sind, von Anfang bis Ende. Es bietet eine systematische Moeglichkeit, ein Projekt zu verwalten und sicherzustellen, dass jede ihm zugewiesene Person ihren Teil vervollstaendigt.

Vorgesetzte werden gewarnt, wenn ein Projekt abgeschlossen ist, was dazu beitraegt, alle Beteiligten zur Rechenschaft zu ziehen. Die Mitarbeiter werden auch benachrichtigt, wenn es an der Zeit ist, ihren Teil abzuschliessen, wodurch alle organisiert bleiben. Dieses Tool ist nuetzlich, wenn abgeschlossenen Projekten haeufig Elemente fehlen oder wenn Workflows zu lange dauern.

Wichtige Erkenntnisse Zusammenfassend sind hier die besten

Kommunikationssoftwaretools, die zur Optimierung der Geschaeftskommunikation verwendet werden. Die

• Social-Intranet-Software speichert alle Daten an einem sicheren Ort, damit jeder darauf zugreifen kann. Ein Messaging-System optimiert die Zusammenarbeit, indem es Mitarbeitern ermoeglicht, Informationen auszutauschen und ohne E-Mail hin und her zu sprechen. Aufgabenverwaltungstools verfolgen und verwalten eine Aufgabe von Anfang bis Ende.
Die
• Software zur Problemverfolgung verwaltet Kundenanfragen, um sicherzustellen, dass die Antworten rechtzeitig und korrekt sind. Blogs und Videos koennen dazu beitragen, den Mitarbeitern auf verstaendliche Weise Informationen zu vermitteln. Analytics-Funktionen verwenden Berichte und Datenmanagement, um bestimmte Informationen zu bewerten.
• Diskussionsforen sind eine Art Teamkommunikationssoftware, die jedem die Moeglichkeit bietet, Antworten auf Fragen zu erhalten oder Fachwissen auszutauschen, was das Wissensmanagement optimiert. Tools fuer die Geschaeftskommunikation wie Spaces sind hilfreich fuer einzelne Geschaeftseinheiten, die Informationen innerhalb ihrer Abteilung austauschen moechten. Benachrichtigungen senden Warnungen an Mitarbeiter und Manager, wenn es eine Aenderung, E-Mail oder neue Eingaben im System gibt.
• Arbeitsprofile zeigen Informationen zu jedem Mitarbeiter in einer Organisation an, damit jeder Beziehungen aufbauen und zum richtigen Zeitpunkt auf andere zugehen kann. Die Workflow-Managementsoftware organisiert und systematisiert einen gesamten Workflow von Anfang bis Ende, der dazu beitraegt, Geschaeftsprozesse zu rationalisieren und alle zur Rechenschaft zu ziehen.