Verwalten von Schicht-Swaps und Vorgehensweise zur Entwicklung

managing shift swaps and how to develop a policy

Die Nachteile des Schichtwechsels

71% der Manager berichten, dass sie konsequent Anfragen von ihren Mitarbeitern erhalten, Aenderungen am Arbeitsplan vorzunehmen. Es ueberrascht nicht, dass 70% der Manager zusaetzliche Arbeitsstunden fuer diese administrativen Fragen aufwenden, einschliesslich der Genehmigung von Swap-Anfragen und Schichtumweisungen.

Schichtwechsel ist ein unvermeidbarer Bestandteil eines jeden Mitarbeiterplanungsprozesses, manchmal muessen sogar die besten Mitarbeiter Aenderungen an ihrem Arbeitsplan vornehmen. Geschaeftsleute haben unterschiedliche Meinungen und Argumente dafuer, warum Mitarbeiter Zugang zum Schichtwechsel benoetigen und ob Managergenehmigung erforderlich ist.

Folgen von Schichtwechsel, die keine Genehmigung des Managers erfordern, koennen Folgendes umfassen-

1. Arbeitskosten- Ein sorgfaeltig erarbeiteter Arbeitsplan basiert auf dem Budget eines Unternehmens und Faktoren in den unterschiedlichen Stundensaetzen oder Gehaeltern verschiedener Mitarbeiter. Wenn Mitarbeiter Schichten tauschen, denken sie nicht oft ueber die zusaetzlichen Lohnkosten nach, die Ihrem Unternehmen entstehen koennen.

Wenn eine Arbeitsschicht von einem Mitarbeiter gedeckt wird, der mehr bezahlt wird als der urspruenglich geplante Mitarbeiter, koennen sich die Arbeitskosten schnell und unbeabsichtigt summieren. Wenn ein Schichtwechsel dazu fuehrt, dass ein Mitarbeiter unerwartete Ueberstunden arbeitet, kann es sein, dass das Management das Arbeitsbudget Ihres Unternehmens ausgleicht.

2. Mitarbeitererfahrung- Zu wissen, welche Aufgaben von ihnen bei jeder Schicht erwartet werden, und ein konsistenter Zeitplan sind zwei wichtige Merkmale einer positiven Mitarbeitererfahrung. Mitarbeiter brauchen Stabilitaet, und ein uebermaessiger Schichtwechsel kann schnell zu einem gefaehrlichen Rueckgang der Mitarbeitermoral, Zufriedenheit und Gesamtproduktivitaet fuehren.

Ohne die Genehmigung des Managers von Swap-Anfragen koennen sich Mitarbeiter gezwungen fuehlen, Schichten zu tauschen, die sonst nicht wollen. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, entwickelt sich der Arbeitsschichtwechsel zu einem Albtraum der Mitarbeiterplanung und des Personalmanagements.

3. Personalprobleme- Mitarbeiterplanung mit einer Zeituhr ist ein heikler Balanceakt, der sowohl Ueberbesetzung als auch Unterbesetzung vermeiden will. Waehrend Ueberbesetzung die Motivation der Mitarbeiter verringert und die Arbeitskosten fuer Ihr Unternehmen erhoeht, laesst die Unterbesetzung Mitarbeiter uebermaessig gestresst und Kunden unbeaufsichtigt fuehlen.

Wenn Swap-Anfragen zu ueberwaeltigend oder verwirrend werden, koennen Mitarbeiter auf fehlende Schichten zurueckgreifen oder krank eingehen. Mitarbeiter, die gezielt zusammen fuer Schulungszwecke oder aufgrund ihrer Kompatibilitaet geplant wurden, erhalten nicht die gleichen Vorteile, die sie haben wuerden, wenn sie den urspruenglichen Arbeitsplan befolgen.

4. Fehlkommunikation- Schichtaenderungen koennen schnell verwirrend und stressig werden, insbesondere wenn die Genehmigung des Managers nicht erforderlich ist. Konflikte zwischen Mitarbeitern koennen auftreten, wenn ein Mitarbeiter faelschlicherweise davon ausgeht, dass ein anderer Mitarbeiter seine Schicht bedeckt und keiner der Mitarbeiter auftaucht.

Fehlkommunikationen in Bezug auf Schichtveraenderungen sind aus Sicht des Personalmanagements schwierig. Eine unbedeckte Schicht kann das Management zu kaempfen, um zu verstehen, welche Mitarbeiter verantwortlich oder Disziplin zu halten.

Wie man eine Shift-Swap-Richtlinie entwickelt Das

how to develop a shift swap policy 1602880407 6693

Erstellen und Verwalten einer Schicht Swap-Richtlinie erfordert eine sorgfaeltige Ueberlegung und Planung. Wie bei jedem Workforce Management-Prozess sollten Swapping Schichten standardisiert und konsequent auf ihre Effizienz neu bewertet werden.

Eine grosse Schichtwechsel-Richtlinie kann Folgendes umfassen-

  1. Einrichtung eines Systems- Mitarbeiter muessen die Richtlinien Ihres Unternehmens im Bereich des Schichtwechsels verstehen. Verwalten Sie Schicht-Swaps, indem Sie Regeln festlegen und durchsetzen, die die Genehmigung des Managers und die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter fuer verpasste Arbeitsschichten abdecken.

    Schichtwechselrichtlinien muessen den Mitarbeitern klar und haeufig kommuniziert werden. Wenn ein Mitarbeiter Schichtwechsel nicht verwalten kann, ohne Probleme mit der Planung von Mitarbeitern zu erstellen, sollten seine Schichttauschberechtigungen neu bewertet werden.

    Stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinien zu Swaping-Schichten den Arbeitsgesetzen entsprechen. Einige Staaten verlangen von den Arbeitgebern, vor Schichten eine gewisse Kuendigungsfrist vorzulegen.


  2. Shift Swap Privilegien- Shift Swapping ist ein Privileg, und Mitarbeiter muessen das verstehen und respektieren. Mitarbeiter beruecksichtigen moeglicherweise nicht, wie viel Zeit und Muehe in den Mitarbeiterplanungsprozess eingehen und koennen Schicht-Swaps absichtlich oder unbeabsichtigt missbrauchen.

    Mitarbeiter, die nicht ruecksichtsvoll gegenueber anderen Mitarbeitern oder Ihrem Unternehmen sind, wenn sie Schichten handeln, sollten ihre Privilegien eingeschraenkt oder widerrufen werden. Darueber hinaus koennen Mitarbeiter, die Gefahr bestehen, Ueberstunden zu verletzen, keine Genehmigung des Managers fuer den Austausch ihrer Schichten erhalten.

    Um jegliche Wahrnehmung von Bevorzugung oder zukuenftigen Arbeitsplatzkonflikten zu vermeiden, teilen Sie den Arbeitern mit, wie sich der Schichtwechsel auf den Planungsprozess auswirkt. Wenn Mitarbeiter sich der Konsequenzen bewusst sind, die der Wechsel von Schichten fuer Ihr Unternehmen zur Folge haben kann, sind sie wahrscheinlich ruecksichtsvoller und achtsamer.


  3. Genehmigung des Managers- Obwohl es Mitarbeitern erlaubt, Schichten ohne Genehmigung des Managers zu tauschen, scheint eine zeitsparende Initiative zu sein, wenn es nicht richtig gemacht wird, kann es am Ende Ihr Unternehmen mehr Zeit und Geld kosten. Die Genehmigung eines Managers ist der einfachste und effektivste Weg, um Probleme mit dem Schichtwechsel zu vermeiden.

    Wenn Mitarbeiter wissen, dass sie die Genehmigung des Managers fuer Schicht-Swaps erhalten muessen, ist es viel weniger wahrscheinlich, dass sie Last-Minute-Schichtaenderungen anfordern. Darueber hinaus kann die Genehmigung des Managers die Fehlkommunikation der Verschiebung zwischen Mitarbeitern verringern und gleichzeitig die Rechenschaftspflicht foerdern. Die

    Genehmigung des Managers wird das Risiko uebermaessiger Arbeitskosten und verschiedener Rechenschaftspflichten mindern. Immer wenn ein Manager Schichtaenderungen genehmigt, muss er sicherstellen, dass alle anderen Manager informiert werden und den zentralen Mitarbeiter-Arbeitsplan aktualisieren.

  4. Planungssoftware- Die besten Mitarbeiterplanungs-Softwareprogramme sorgen dafuer, dass jede Schicht optimal abgedeckt wird. Durch die automatische Beruecksichtigung von Arbeitskosten und etwaigen Terminkonflikten vermeidet die Planungssoftware Schichttauschprobleme, bevor sie ueberhaupt auftreten. Wenn Swap-Anfragen zum ersten Mal durch Planungssoftware ueberprueft werden, koennen Manager die Kontrolle ueber den Mitarbeiterplanungsprozess behalten.