Warum Zeiterfassung im Projektmanagement wichtig ist Die wertvollste Ressource

Wichtigkeit der Zeiterfassung

Ein kurzer Blick auf das Projektmanagement
Projektmanagement ist ein Prozess, der sich mit der Verwaltung einer Reihe von Aktivitaeten mit einem bestimmten Start- und Enddatum befasst, um ein definiertes Ziel zu erreichen.

Das Projektmanagement beschaeftigt sich vor allem mit vier Schwerpunkten, die auch als die vier Saeulen des Projektmanagements bezeichnet werden- Umfang, Zeitplan, Kosten und Qualitaet.

Zeiterfassung im Projektmanagement
Zeiterfassung ist ein Aspekt des Projektmanagements, der sich mit der Planung beschaeftigt.

Bei der Zeiterfassung im Projektmanagement ist es wichtig, dass Projektmanager zwei Arten von Zeitkennzahlen identifizieren-

• Geplante Zeitzuteilung. Dies ist die Schaetzung, wie viel Zeit eine bestimmte Projektaktivitaet in Anspruch nehmen wird.


• Tatsaechliche Zeit. Dies ist die tatsaechliche oder Echtzeit-Ausgaben fuer das Abschliessen einer Projektaktivitaet.

Hier sind die Schritte fuer die Zeiterfassung im Projektmanagement-

• Definieren Sie die Phasen des Projekts. Dies sind die wichtigsten Segmente oder Phasen des Projekts.


• Identifizieren Sie die Aufgaben fuer jede Phase. Die Aufgaben-Identifizierung gibt eine detaillierte Vorstellung davon, welche spezifischen Aktivitaeten durchgefuehrt werden muessen, um eine Projektphase abzuschliessen. Spaeter werden jedem dieser Vorgaenge Ressourcen zugewiesen.


• Schaetzen Sie, wie lange eine Aufgabe dauern wird. Dies ist die geplante oder erwartete Zeit, um eine Aufgabe abzuschliessen. Typischerweise in Mannstunden oder Mann-Tagen gemessen.


• Aufzeichnen der tatsaechlichen Aufgaben-Stunden. Im Verlauf des Projekts wird die tatsaechliche Zeit erfasst, die zum Abschliessen eines Vorgangs verwendet wurde.


• Kontrolle. Umfasst das Neuzuweisen von Aufgaben, das Mischen von Tasksequenzen oder sogar das Abbrechen von Aufgaben. Diese Anpassungen werden waehrend eines laufenden Projekts durchgefuehrt, um die Zeitplanverpflichtungen des Projekts zu erfuellen

Die Bedeutung der Zeiterfassung
Das Schluesselwort fuer Projektmanager ist Kontrolle. Eines der vielen Dinge, die ein Projektmanager in einem Projekt steuern muss, ist Zeit. Was kontrolliert werden sollte, muss zuerst gemessen werden; deshalb muessen Projektmanager die Zeiterfassung durchfuehren.

Per Definition ist jedes Projekt eine endliche Aktivitaet. Das bedeutet, dass es ein bestimmtes Startdatum und ein bestimmtes Enddatum hat. Dies steht im Gegensatz zu operativen Aktivitaeten, die unbegrenzt dauern, solange das Geschaeft existiert. Aufgrund der endlichen Natur der Projekte ist es wichtig, sicherzustellen, dass Projekte am oder vor dem geplanten Enddatum abgeschlossen werden.

Hier sind die Gruende, warum Zeiterfassung wichtig ist-

• Es muss ein realistischer Zeitrahmen fuer das Projekt erstellt werden, um sicherzustellen, dass ausreichend Zeit dafuer geplant ist. Dieser realistische Zeitrahmen basiert auf der Summe der geschaetzten Dauer jedes Vorgangs innerhalb des Projekts. Ein realistischer Zeitrahmen vermeidet unrealistische Projektenddaten.

Die

• Nachverfolgung der tatsaechlichen Zeit im Vergleich zu der geplanten Zeit gibt Echtzeit-Feedback zum Status des Projektplans. Die Tracking-Zeit gibt dem Projektmanager einen Vorschuss, wenn das Projekt auf Kurs ist oder wenn der Zeitplan beginnt zu gleiten und das Phasenenddatum oder sogar das Projekt-Enddatum in Gefahr ist, nicht realisiert zu werden. Dies ermoeglicht eine notwendige Anpassung, um das Projekt wieder auf den richtigen Weg zu bringen.

• Das Nachverfolgen der tatsaechlichen Zeit, die fuer Projektvorgaenge aufgewendet wird, ist fuer zukuenftige Projekte nuetzlich. Wenn Sie die Planung fuer neue Projekte durchfuehren, wird bei der Kenntnis der tatsaechlichen Zeit, die ein Vorgang fuer ein vorheriges Projekt in Anspruch genommen hat, eine genauere geplante Zeitachse erstellt, wenn das neue Projekt denselben Vorgang umfasst.

5 Zeiterfassungsstrategien fuer die Verwaltung von Projekten

1. Die High-Level-Zeitleiste
Zu Beginn des Projekts, insbesondere bevor eine Planung durchgefuehrt wurde, fuehlt sich das Projekt amorph oder unsicher an. Projektbeteiligte haben Bedenken hinsichtlich der Projektfristen, -aktivitaeten und des allgemeinen Projekterfolgs.

Ein hochrangiger Zeitplan kann dem Projekt Gestalt geben und die Bedenken der Beteiligten loesen, indem er einen klareren Ueberblick ueber Projektvorgaenge, Lieferbestandteile und Zeitplaene bereitstellt.

Beginnen Sie mit der Definition der Hauptphasen des Projekts und der Definition der Aufgaben in jeder Phase. Fuer jede dieser Aufgaben schaetzen Sie, wie lange eine Aufgabe abgeschlossen wird (in Mannstunden oder Mann-Tagen).

Wenn die Zeitschaetzungen auf Aufgabenebene addiert werden, wird die geplante Projektdauer - etwa 100 Mannstunden oder 12,5 Manntage - sichtbar. Die Aufgaben koennen dann unter Beruecksichtigung von Feiertagen und Wochenenden einem Kalender zugeordnet werden, wodurch eine uebergeordnete Zeitachse erstellt wird.

Der hochrangige Zeitplan wird in der Lage sein, den Projektbeteiligten ein realistisches Start- und Enddatum fuer das Projekt zu bieten.

2. Projektgliederungsstruktur
Die Projektgliederungsstruktur oder der PSP enthaelt Informationen zu Projektlieferbestandteilen auf Teilprojektebene, die geschaetzte Zeit fuer die Ausfuehrung dieser Leistungen, die Person, die mit der Ausfuehrung des Vorgangs zugeordnet ist, und wann der Vorgang abgeschlossen werden soll. Beispiel-

• Aufgabe- Installation der Hauptbeleuchtung in der Speisekammer
• Zugeordnet zu- Gary von A&R Bau
• Geplante Dauer- 2 Stunden
• Geplantes Startdatum- 6. Maerz
• Geplantes Enddatum- 7.

-Format ist in der Regel in einer Tabellenkalkulations- oder Projektmanagement-Software enthalten. Aufgaben, die voneinander abhaengig sind, werden identifiziert. Die wichtigeren Aufgaben sind ebenfalls markiert.In

einem laufenden Projekt werden dem PSP drei weitere sehr wichtige Informationen hinzugefuegt- Tatsaechliche Dauer, Ist-Anfangsdatum und Ist-Enddatum. Wenn diese vorhanden sind, kann ein Projektmanager beurteilen, ob das Projekt puenktlich, vorzeitig oder verzoegert ist.

3.
Projektmanager derStakeholder-Kommunikationkoennen fuer das Projekt verantwortlich sein, aber sie besitzen es nicht. Stakeholder tun es.

Die Kommunikation mit Stakeholdern ist wichtig fuer Projektmanager, die die Zeiterfassung durchfuehren, da sie sicherstellen muessen, dass sie die Erwartungen der Stakeholder im Projektplan beruecksichtigt haben.

Eine gut durchgefuehrte, hochrangige Zeitachse und Arbeitsaufgliederungsstruktur ist nutzlos, wenn wichtige Ergebnisse fehlen, die die Stakeholder nach Projektende suchen werden.

Daher obliegt es den Projektmanagern, die Stakeholder sowohl in der Planungs- als auch in der Implementierungsphase des Projekts einzubeziehen und kontinuierlich mit ihnen zu kommunizieren.

4. Aenderungsmanagement
Es ist nicht ungewoehnlich, dass ein Projektmanager waehrend eines laufenden Projekts eine neue Anforderung erhaelt. Wenn eine solche Situation auftritt, ist es ein Fehler fuer einen Projektmanager, einfach die neue Anforderung zu akzeptieren und mit dem aktuellen Projekt mit dem bestehenden Zeitplan fortzufahren.

Hier ist es wichtig fuer uns zu beachten, dass die vier Saeulen des Projektmanagements verwandt sind. Alles, was sich auf den Umfang auswirkt, wirkt sich auch auf die Kosten, die Qualitaet und - fuer die Zeiterfassung - auf den Zeitplan aus.

Die richtige Antwort auf eine neue Anforderung ist ein Change Management-Prozess. Dies bedeutet, dass Aenderungen an einer vorstehenden Saeule - im Falle einer neuen Anforderung waere dies die Tragweite - entsprechende Anpassungen an den anderen Saeulen bedeuten. Ganz einfach eine Ergaenzung zum Umfang bedeutet eine Anpassung an die Projektzeitleiste.

Der hochrangige Projektplan und der PSP muessen ueberarbeitet werden, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden.

5. Meeting with Purpose
Meetings sind unerlaesslich fuer Projektaktivitaeten, die so wenig Zeit wie moeglich von den Kernaufgaben des Projekts in Anspruch nehmen sollten.

Treffen sollten mit der Arbeitszusammenbruchstruktur in der Mitte durchgefuehrt werden. Fuer jede Projektressource sollten die Fragen lauten- Welche Arbeit haben Sie heute geleistet? Welche Arbeit wirst du als Naechstes tun? Gibt es etwas, das Sie davon abhaelt, Ihre Arbeit zu erledigen und den geplanten Aufgabenplan zu erfuellen?

Das Ziel des Treffens sollte sein-

• Um sicherzustellen, dass diese Aufgaben termingerecht erledigt werden


• Um mit allen Aufgabenblockern umzugehen


• Um Eventualitaeten zu aktivieren, um mit verzoegerten Aufgaben


• umzugehen Um mit anderen Problemen von -Projektmitglieder.

Ein taegliches fuenfzehnminuetiges Treffen ist ideal, nach dem jeder seine Projektaufgaben wieder erledigen sollte.

Wichtige Takeaways

Hier sind die wichtigsten Punkte dieses Artikels-

• Zeiterfassung ist ein Aspekt des Projektmanagements, der sich mit dem Projektplan befasst.
Die

• Zeiterfassung ist wichtig, da sie einen realistischen Zeitrahmen fuer das Projekt schafft, Echtzeit-Feedback zum Status eines Projekts liefert und es hilft, genauere Zeitschaetzungen fuer zukuenftige Projekte zu erstellen.


• Zeiterfassungsstrategien umfassen die Erstellung eines hochrangigen Projektplans, die Erstellung einer Arbeitsaufgliederungsstruktur auf Aufgabenebene, die Kommunikation der Stakeholder waehrend des Planungsprozesses, die Annahme eines Aenderungsmanagement-Prozesses zum Schutz des Zeitplans und produktive Besprechungen basierend auf der Arbeit Aufgliederung Struktur.