Das Verstaendnis des Bestellmanagements und der Optimierung

understanding purchase order management and how to optimize

Die Durchsetzung effektiver Richtlinien zur Bestandsverwaltung ist unerlaesslich, um Effizienz, Produktivitaet und Rentabilitaet zu erhalten. Unternehmen mit Ineffizienzen in der gesamten Lieferkette haben in der Regel mehr Schwierigkeiten, ihre Kunden zu zufriedenzustellen und Auftraege abzuschliessen.

Konstruktive Bestellprozesse sind ein notwendiger Bestandteil des Bestandsmanagements. Ohne eine Reihe von Richtlinien, die jeden Schritt des Bestellvorgangs leiten, kann das gesamte System auseinander fallen. Infolgedessen wird die Organisation Ressourcen verlegen, Geld verschwenden und ihren Wettbewerbsvorteil verlieren.

Es gibt verschiedene Techniken und Tipps, die helfen, PO-Aktivitaetenzu organisieren. Hier finden Sie einen umfassenden Ueberblick ueber die Schritte, die fuer die Verwaltung von Bestellungen im gesamten Logistiknetzwerk erforderlich sind.

Was ist das Bestellmanagement?

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Das Bestellmanagement ist ein innerbetrieblicher Beschaffungsprozess, der von Unternehmen implementiert wird, um sicherzustellen, dass jeder Einkauf erforderlich, beruecksichtigt und fuer Kosten erhoeht wird. Der Zweck besteht darin, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter alle Richtlinien und Verfahren befolgen, bevor sie eine Bestellung ausfuehren.

Der Kaufprozess bezieht sich auf jede Transaktion, die mit der Beschaffung von Waren und der Rechnungszahlung verbunden ist. Der Bestellanforderungsprozess beginnt, wenn der potenzielle Kaeufer ermittelt hat, welches Produkt er will und endet, wenn die abschliessende Rechnung bezahlt wird.Zu

den haeufigsten Bearbeitungsschritten fuer Bestellungen gehoeren-

  • Auftragserstellung Eine Bestellung wird vom Beschaffungsteam oder Verwaltungsmitarbeiter erstellt
  • Genehmigungsfluss Bestellungen werden dann an eine Abmeldebehoerde gesendet, falls dort sind Anpassungen
  • Bestellversand Die Bestellung wird per E-Mail, Fax oder Papier an einen bestimmten Lieferanten gesendet
  • .
  • Ein Vertrag ist rechtsverbindlich, sobald der Lieferant die Bestellung annimmt. Im Vertrag enthalten sind Kaeuferdetails, Bestellnummer, Versanddatum, Preise und weitere
  • Warenlieferungen Das Kreditorenmanagementteam sendet das Produkt an den Lagerverwalter, der den Artikel auf Qualitaet ueberprueft. Wenn Probleme auftreten, benachrichtigt das Supply Chain Management den Kreditor
  • Drei-Wege-Abgleich Das Lagerverwaltungsteam fuehrt dann einen Drei-Wege-Abgleich durch, um die Rechnung zu ueberpruefen und sicherzustellen, dass alles ordnungsgemaess abgerechnet wird
  • .
  • Wenn keine weiteren Abweichungen bestehen, wird die Rechnung an die Kreditorenabteilung des Unternehmens Die
Implementierung eines effektiven Bestellprozesses ist unerlaesslich, um das Bestandsmanagement zu rationalisieren und alle Bereiche der Lieferkette zu organisieren. Ein schlecht ausgefuehrter Kaufprozess kann zu Ueberzahlungen, beschaedigten Guetern, Zeitverschwendung und Ineffizienzen fuehren.

Best Practices zur Optimierung des Bestellmanagements Die

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Implementierung eines Workflows im Rahmen der Bestellverwaltung hilft, Kosten zu ueberwachen und auftretende Probleme zu beheben. Es wird die ordnungsgemaesse Zuweisung von Ressourcen erleichtern und die Effizienz in allen Bereichen des Logistiknetzes steigern.

Hier sind die Best Practices, um den Bestellprozess zu optimieren-

1. Ueberpruefen Sie den aktuellen Bestellprozess
Bewerten Sie die Art und Weise, wie Bestellungen derzeit verarbeitet werden, und die Arten von Problemen, die in der Regel von der Erstellung bis zum Abschluss auftreten, und alles dazwischen.

Sprechen Sie mit allen im Beschaffungsprozess im gesamten Lager, um zu sehen, welche Engpaesse existieren. Fragen Sie diese Interessengruppen, wie sie diese Problembereiche ansprechen wuerden, da sie besser fuer Antworten geruestet sind.

2. Richtlinien fuer leicht zugaengliche Informationen schreiben
Wenn Mitarbeiter die genauen Richtlinien und Verfahren zur Erfuellung einer Bestellung kennen, wird alles effizienter und konsistenter ausgefuehrt.

Nachdem Sie mit dem Lager-/Lieferanten-Management-Team gesprochen haben, implementieren Sie eine Reihe von strengen Richtlinien zu befolgen. Machen Sie diese fuer alle Mitarbeiter in der gesamten Lieferkette leicht zugaenglich, damit jeder jederzeit auf derselben Seite bleibt.

3. Bieten Sie eine zentrale Lieferantendatenbank
an. Stellen Sie allen Mitarbeitern und Beteiligten, die Teil des Bestellprozesses sind, eine zugaengliche, genehmigte Kreditorendatenbank bereit.

Dadurch wird es einfacher, Bestellungen in Echtzeit abzuschliessen, da Kaeufer sich die Datenbank ansehen koennen, um einen verifizierten, zuvor verwendeten Anbieter zu finden, mit dem sie Erfahrung haben. Es wird auch die Effizienz steigern, da Mitarbeiter einen Anbieter sicher rechtzeitig auswaehlen koennen.

4. Haben Sie einen angemessenen Genehmigungsprozess
Der Genehmigungsprozess fuer die Bestellung sollte weder zu unflexibel noch nachsichtig sein. Wenn es zu buerokratisch und umstaendlich ist, um die Genehmigung fuer eine Bestellung abzuschliessen, wird es einen welligen Effekt geben, der Effizienz und Produktivitaet ueber die gesamte Lieferkette hinweg verringert.

Wenn der Bestellprozess zu nachsichtig ist, verliert das Unternehmen Geld durch Ueberbestellung, ungenaue Bestellungen oder die Verwendung eines teuren Lieferanten. Beruecksichtigen Sie die Groesse der Bestellung und das Budget des Unternehmens, wenn Sie eine Reihe von Genehmigungsrichtlinien und -verfahren fuer Bestellungen implementieren.

5. Aufwandsbeschraenkungen verwenden
Eine effektive Workflow-Verwaltung fuer Bestellungen erfordert die Systemisierung von Produkten in verschiedene Kategorien, z. B. Buerobedarf oder Rohstoffe.

Dies wird dazu beitragen, innerhalb eines Budgets fuer jede einzelne Kategorie zu bleiben. Das Management kann auch Ausgabenobergrenzen fuer bestimmte Kategorien festlegen oder eine zusaetzliche Genehmigung erfordern, um innerhalb eines Budgets zu bleiben. Dadurch wird der gesamte Bestellprozess rationalisiert und das Lagerverwaltungsteam weniger Arbeit schafft.

6. Den Bestellstatus fuer Arbeitskraefte zugaenglich machen
Wenn eine Arbeitskraft eine Bestellung initiiert, moechte sie regelmaessig Statusaktualisierungen vornehmen. Wenn Kaeufer jederzeit einchecken koennen, um den Status ihrer Bestellungen zu sehen, wird die Anzahl der Anfragen und die Zeit, die versuchen, sie einzugeben, verkuerzt. Statussichtbarkeit hilft, Workflow-Prozesse zu messen und ineffiziente Bereiche zu finden, die behoben werden muessen.Die

Verwendung benutzerfreundlicher Beschaffungssoftware zur Verwaltung und Automatisierung von Bestellprozessen wird das gesamte Bestandsverwaltungssystem rationalisieren und verbessern.

Ein Bestellverwaltungssystem verfuegt ueber Funktionen, mit denen Benutzer benutzerdefinierte Workflows fuer Bestellungen erstellen koennen. Softwareloesungen geben in der Regel Statusaktualisierungen an, sodass die Verwaltung genau weiss, was in jeder Phase des Prozesses passiert. Die Implementierung einer Managementloesung spart zudem Zeit, Geld und verbessert die Genauigkeit der erfassten Bestandsdaten.

Fazit

Hier sind die wichtigsten Takeaways zum Bestellmanagement zu erinnern - Das

  • Bestellmanagement stellt sicher, dass jeder Auftrag erfasst und fuer Kosten optimiert wird.
  • Der Einkaufsprozess umfasst die Erstellung von Bestellungen, den Genehmigungsablauf, den Versand von Bestellungen, die Blendenvertraege, die Warenzustellung, den Drei-Wege-Abgleich und den Abschluss der Bestellung.
  • Ein effektiver Bestellprozess spart Zeit, Geld und verbessert die Effizienz in der gesamten Lieferkette.
  • Tipps zur Verbesserung der Bestellverwaltung umfassen eine sorgfaeltige Ueberpruefung, das Einbinden von Richtlinien, einschliesslich einer zentralen Kreditorendatenbank, die Erstellung eines angemessenen Genehmigungsprozesses, die Verwendung budgetbasierter Aufwandsbeschraenkungen und die Bereitstellung von Statusaktualisierungen fuer Mitarbeiter.
  • Durch den Kauf einer massgeschneiderten cloudbasierten Softwareloesung werden Workflow-Prozesse optimiert, die Genauigkeit verbessert und die Produktivitaet gesteigert.