Ein Leitfaden zur Zeiterfassung und Zeiterfassung Software

a guide to time tracking and time tracking software

Die Technologie hat die Art und Weise veraendert, wie Unternehmen ihre Mitarbeiter verwalten und die Leistung verfolgen. Mit neuen Funktionen bieten Softwareloesungen dem Management die Moeglichkeit, die gesammelten Daten aufschluesseln zu lassen und umsetzbare Erkenntnisse zu gewinnen, die die Entscheidungsfindung im gesamten Unternehmen verbessern.

Eine dieser Technologien ist die Zeiterfassungssoftware, die alle verschiedenen Zeitmessmechanismen umfasst, die verwendet werden, um Arbeitnehmer zur Rechenschaft zu ziehen und die Arbeitsgesetze einzuhalten.

Sowohl grosse als auch kleine Unternehmen implementieren Zeiterfassungs-Apps und Softwaresysteme, um alle ihre Geschaeftsaktivitaeten zu rationalisieren und Fehlzeiten zu verringern.

Hier finden Sie einen Ueberblick ueber die Zeitmessung und wie die Verwendung optimierter Tracking-Tools sowohl kleinen als auch grossen Unternehmen zugute kommen kann.

Was ist Zeiterfassung?

Zeiterfassung bezieht sich auf die Art und Weise, wie eine Organisation die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter verfolgt und sicherstellt, dass sie genau und puenktlich bezahlt werden. Es ist ein uebergreifender Begriff, der normalerweise Zeitmanagement, Anwesenheit, bezahlte Freizeit, Zeitplanung und abrechenbare Stunden umfasst.Die
Zeiterfassung ist in drei verschiedene Kategorien unterteilt -

  • Zeiteintrag - Die Methode, mit der Mitarbeiter ihre Punch-In-Daten eingeben. Genehmigungen - HR-Richtlinien zur
  • Genehmigung von Zeiteintraegen, geleisteten Arbeitsstunden und abrechenbarer Zeitberichte-
  • Eine Zusammenfassung der Zeiterfassungsdaten, die zur Zeitfoerderung verwendet werden Teilnahme und Behebung von Absentismus
Viele Unternehmen verwenden Timemanagement Softwaresysteme, um Zeiteingabe-, Genehmigungs- und Berichtsprozesse durchzufuehren. Der Zeiteintrag umfasst Zeitstempel oder die Verfolgung der Anfangszeiten, Endzeiten und Mittagspausen oder -ferien der Mitarbeiter. Die

Personalgenehmigung fuer alle einfachen Zeiteintraege ist unerlaesslich, um die Rechenschaftspflicht zu wahren und genaue Zahlungen sicherzustellen. Sie stellt auch sicher, dass alle vom Staat oder der Bundesregierung festgelegten Arbeitsgesetze eingehalten werden. Business Intelligence-Loesungen koennen dabei helfen, Berichte zu erstellen, mit denen das Management sehen kann, welche Zeiteinstiegsbereiche verbessert werden muessen

Warum ist Zeiterfassung wichtig?

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Hier sind einige der Gruende, warum Zeiterfassung fuer jedes Unternehmen wichtig ist -

1. Zahlen Sie genau fuer Arbeitsstunden
Mitarbeiter moechten ein System, das sicherstellt, dass sie fuer geleistete Arbeitsstunden genau bezahlt werden. Durch die Verwendung von Zeiterfassungssoftware koennen sich Mitarbeiter sicher sein, dass ihre Gehaltsschecks ihre Punch-In-Daten ordnungsgemaess uebertragen.

Unternehmen, die ein Zeiterfassungstool verwenden, koennen genau wissen, wie viel Geld wem geschuldet wird. Sie muessen sich keine Sorgen um die Ueberzahlung oder Unterzahlung von Arbeitnehmern und Auftragnehmern machen. Eine genaue Bezahlung pro Benutzer und Monat vermeidet potenzielle Strafen, indem sichergestellt wird, dass alle Arbeitsgesetze und -vorschriften eingehalten werden.

2. Set Goals
Insights aus einer Zeiterfassungsloesung koennen Arbeitnehmern dabei helfen, ihre Zeit effektiver zu verwalten. Diese Erkenntnisse koennen verwendet werden, um die Produktivitaet zu steigern und optimierte Wege zur Erledigung von Aufgaben zu finden.

Einige Tracking-Software eignet sich hervorragend fuer die Verfolgung der Projektzeit und dafuer, dass die Mitarbeiter wissen, wie effizient sie arbeiten. Mitarbeiter koennen diese Zeitdaten auch nutzen, um zu sehen, welche Mitarbeiter nicht produktiv sind und wer ihre Zeit sinnvoll nutzt.

3.
Mitglieder desExpense Tracking-Teamskoennen eine Zeiterfassungsloesung verwenden, um zu sehen, wie Geld ausgegeben wird, und nach Kosteneinsparungsmoeglichkeiten suchen. Das Management kann die Projektbudgets ueberwachen und Aufgaben erneut hervorheben, um sicherzustellen, dass das Unternehmen finanziell von all seinen Aktivitaeten und Workflows profitiert.

Wenn es ein Segment von Arbeitnehmern gibt, die die Ziele nicht erreichen, koennen Unternehmen erwaegen, Arbeit neu zuzuweisen oder mit unproduktiven Mitarbeitern zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass sie Verbesserungen vornehmen. All diese Massnahmen werden dazu beitragen, Geld und wertvolle Ressourcen zu sparen und gleichzeitig den Wettbewerbsvorteil des Unternehmens zu erhoehen.

4. Rationalisieren von Reporting- und Invoicing-Zeiterfassungsgeraeten
sind effiziente Moeglichkeiten, HR-Prozesse zu rationalisieren, das Aufgabenmanagement zu implementieren und genaue Berichte durchzufuehren. Ein automatisiertes System spart Zeit, da bestimmte Ressourcen nicht verschwendet werden, um Stunden zu ueberpruefen und Ueberstunden zu berechnen.

Ein Zeiterfassungsprojekt verfuegt ueber auf Mobilgeraeten basierende Funktionen zur Zeiterfassung, sodass Mitarbeiter eine Zeiterfassungs-App verwenden koennen, um selbst Zeiterfassungsdaten einzustempelden. Dies setzt die Aufgabe der Mitarbeiter auf, ihre Zeit zu verwalten und Projekte zu verfolgen, sodass sich die Personalabteilung auf andere Aufgaben konzentrieren kann.

Wie Zeiterfassung zur Produktivitaet beitraegt Die

how time tracking contributes to productivity 1604698126 7442

Zeiterfassung bedeutet nicht nur die Protokollierung von Stunden und das Versenden von Gehaltsschecks alle zwei Wochen. Softwareloesungen koennen eine Vielzahl wertvoller Daten sammeln, die umsetzbare Erkenntnisse generieren. Das Management kann diese Erkenntnisse nutzen, um die Produktivitaet und Effizienz zu steigern und die Talente der Mitarbeiter zu maximieren.

Hier sind die Moeglichkeiten, wie eine Zeitmanagement-Loesung es Arbeitgebern ermoeglicht, Projekte zu verwalten und die Produktivitaet am Arbeitsplatz zu steigern -

1. Manage Workload
Tracking Punch-In-Daten ermoeglichen es dem Management, die Kapazitaet ihrer Mitarbeiter zu sehen. Es ist kompetent in der Verfolgung des Projektmanagements, zeigt, wer Aufgaben erledigt und wer mehr Projekte benoetigt, wer in der Naehe von Burnout steht und wer weitere Unterstuetzung benoetigt, um Ziele zu erreichen.

Dies ermoeglicht eine effiziente Ressourcenzuweisung und Echtzeitunterstuetzung durch das Management, was zu einem produktiveren Arbeitsplatz beitraegt.

2. Ineffizienzen findenDie
Nachverfolgung der Zeit hilft dabei, Hindernisse fuer die Produktivitaet der Mitarbeiter Es kann alles zeigen, von zeitaufwendigen woechentlichen Meetings ueber ineffiziente Workflows bis hin zu laxen Managementstilen. Unternehmen koennen diese Erkenntnisse nutzen, um die Prozesse, die zur Ineffizienz am Arbeitsplatz beitragen, zu verringern oder neu zu bewerten.

3. Fokus auf wichtige ProblemeDie
genaue Zeiterfassung ermoeglicht es Unternehmen, sich auf ihre Prioritaeten zu konzentrieren und Ressourcen entsprechend zuzuweisen. Es hilft dem Management zu beurteilen, ob es die wichtigsten Prozesse priorisiert oder zu viel Zeit in Anspruch nimmt, sich um unschaetzbare Prozesse zu kuemmern.

Indem sie sehen, wie jeder Arbeitnehmer seine Zeit priorisiert, koennen Unternehmen sicherstellen, dass jeder zu einer produktiven Umgebung beitraegt.

4. Automatic InsightsDie
Produktivitaet wird durch die Verwendung einer automatischen Zeiterfassungsloesung steigen, die Berichte generiert und HR-Aufgaben rationalisiert.

Die meiste Zeitmessungssoftware bietet Benutzern die Moeglichkeit, alle Projekte und Geschaeftsaktivitaeten zu verfolgen, Stunden zu protokollieren und Arbeitszeittabellen zu erstellen, die Aktivitaeten eines Teams in einem einzigen Dashboard anzuzeigen und Berichte mit leistungsstarken Grafiken zu erstellen, die eine Geschichte erzaehlen.

Was ist Zeiterfassungssoftware?

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Zeiterfassungssoftware kann sich auf verschiedene Funktionen und Systeme beziehen. Zu den am haeufigsten verwendeten und am besten verwendeten Zeiterfassungskategorien gehoeren-

1. Time Tracker
Eine App, die Zeiterfassung als Hauptfokus bietet, wird als Zeittracker bezeichnet. Die Arbeiter nutzen es, um ein- und auszusteigen, ihre woechentlichen Stunden zu verfolgen und manchmal eine Auszeit anzufordern. Sie koennen diese Aktionen ueber ihren Laptop, ihr Mobiltelefon oder manchmal eine Stoppuhr ausfuehren. Es verfuegt auch ueber Datenanalyse- und Berichtsfunktionen, sodass das Management die gesammelten Zeitdaten analysieren kann.

2. Arbeitszeittabelle
Eine Arbeitszeittabelle ist ein Online-Zeitmesssystem, das in Gehaltsabrechnungssysteme integriert wird, um dem HR-Team genaue Zeitdaten pro Woche oder pro Monat zur Verfuegung zu stellen. Es ist in der Regel von einem Desktop oder Mobiltelefon aus zugaenglich und verfuegt ueber Cloud-basierte Integrationsfunktionen.

Es ermoeglicht Unternehmen, Punch-In-Daten von jedem Ort aus zu sammeln, egal ob im Buero oder zu Hause. Wie Zeiterfassungstools gibt es Funktionen fuer Berichte und Datenanalysen, die dem Management weitere Einblicke in die gesammelten Clock-In-Daten bieten.

3. Projektmanagement
Viele Zeit-Tracker sind mit Projektmanagement-Datenbanken verbunden, da die puenktsgerte Fertigstellung dieser Projekte fuer das Endergebnis von groesster Bedeutung ist. Da sich die Projektmanagementsoftware in Zeiterfassungsloesungen integrieren laesst, wird das Projektmanagement immer noch als eine Kategorie der Zeiterfassung betrachtet.
Zeiterfassung ist in der Lage -

  • Zeiterfassung- Seine Hauptfunktionalitaet sammelt Punch-In-Daten und dokumentiert diese Informationen in einer Arbeitszeittabelle. Dies wird von den HR-Mitarbeitern genutzt, um Kunden fuer Projekte zu belasten oder Mitarbeiter puenktlich zu bezahlen.
  • Online-Arbeitszeittabelle- Eine Arbeitszeittabelle dient als Anwesenheitstracker, der auch Fehlzeiten, bezahlte/unbezahlte Feiertage und Urlaubsantraege verfolgt.
  • Projektmanagement- Einige Zeiterfassungsloesungen bieten Projektmanagement-Tools wie das Festlegen von Fristen fuer Aufgaben und das Verfolgen der Arbeitsstunden einer Aktivitaet.
  • Rechnungsstellung- Diese Funktion ist unerlaesslich, wenn einige stuendliche Mitarbeiter oder Kunden stundenweise rechnen. Dies verfolgt alle geleisteten Arbeitsstunden und ermoeglicht es Benutzern, die Abrechnung zu automatisieren und bestimmte Tarife festzulegen. Es wandelt Minuten in Stunden um und berechnet die Loehne unter Beruecksichtigung von Arbeitsgesetzen und Steuern.
  • Warnungen- Die meisten Zeiterfassungssoftware warnt die Verwaltung und die Mitarbeiter ihrer Tracking-Apps, wenn ein Update vorliegt oder wenn sie einen Punch-In verpassen. Es bietet auch Benachrichtigungen ueber ausstehende Aufgaben oder Zeitdatendiskrepanzen.
  • Benutzerverwaltung- Benutzer koennen Gruppen erstellen und Personen nach Abteilung oder Team verwalten. Das Management kann jeder einzelnen Gruppe Aufgaben zuweisen und dann Berichte erstellen, um ihre Fortschritte bei der Erreichung bestimmter Ziele zu erzielen.
  • Reporting and Data- Analytics Benutzer koennen eine Reihe von Daten anzeigen und Berichte zu bestimmten Geschaeftsaktivitaeten erstellen. Es bietet eine Moeglichkeit, Daten zu erstellen und Einblicke in die Frage zu geben, warum etwas passiert ist.

Warum Unternehmen Time Tracking Software verwenden sollten

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Sowohl grosse als auch kleine Unternehmen koennen von der Implementierung eines Zeiterfassungssoftwaresystems profitieren. Zu den Gruenden fuer den Kauf einer Softwareloesung gehoeren-

1. Die
Verfolgung derProduktionszeitermoeglicht es den Mitarbeitern, ihre Fortschritte bei der Erreichung von Zielen und der Einhaltung ihrer erforderlichen Arbeitszeiten aufzuzeichnen

Mitarbeiter koennen diese Funktionen nutzen, um Zeitverschwendung zu vermeiden und fuer die in ihren Stellenbeschreibungen aufgefuehrten Aufgaben verantwortlich zu bleiben.

Manager koennen die Risiken und Vorteile der Zuweisung von Projekten analysieren und beurteilen, ob sich die Zeit, die fuer ihre Fertigstellung benoetigt wird, lohnt. Der Fokus kann weiterhin auf der Beseitigung der Ineffizienzen und Aktivitaeten liegen, die sich negativ auf den Umsatz auswirken.

2. Verantwortlichkeit erhoehen Zeiterfassungsloesungen
stellen die Rechenschaftspflicht sicher und ermoeglichen es dem Management, fleissige Mitarbeiter zu belohnen und leistungsschwache zu ueberwachen.

Es ermoeglicht dem Fuehrungsteam, den Fortschritt verschiedener Aufgaben zu verfolgen und auf dem Laufenden zu bleiben, die ihre Arbeit nicht rechtzeitig beenden.

Dies wird die Produktivitaet aller steigern, die Unternehmenskultur verbessern und gleichzeitig die Arbeitsmoral verbessern. Diejenigen, die arbeiten, werden sich fuer ihre Arbeit geschaetzt fuehlen, und diejenigen, die unproduktiv sind, werden Druck haben, sich weiter zu verbessern.

3. Verbesserung der Transparenz
Softwareloesungen bieten Transparenz darueber, wer was abschliesst, wie lange es dauert, es zu vollenden und warum.

Dies bietet eine Moeglichkeit, die erforderlichen Aufgaben jedes Arbeitnehmers neu zu bewerten und Ressourcen zuzuweisen, um die Effizienz und Produktivitaet zu steigern. Das Management kann bei Bedarf mehr Mitarbeiter einplanen und die Arbeitskosten senken, indem es die Stundenarbeiter vom Zeitplan abnimmt, wenn sie nicht benoetigt werden.

4. Verbesserte Planung
Das Ehrensystem ist unpraktisch, weil es immer einen oder zwei Arbeiter gibt, die versuchen, die Regeln zu brechen.
Groessere Unternehmen koennen sich unmoeglich auf das Ehrensystem verlassen, um die Stunden zu verfolgen, da es zu viele Arbeiter und zu wenige Ressourcen gibt, um alle zur Rechenschaft zu ziehen.

Eine optimierte Zeiterfassungsloesung ermoeglicht es dem Management, Zeitplaene zu optimieren und Fehlzeiten zu ueberwachen, um eine hoehere Produktivitaet am gesamten Arbeitsplatz zu gewaehrleisten.

5. Verbesserte Moral
Unternehmen werden eine Zunahme der Moral verzeichnen, wenn die Richtlinien fuer die Zeitmessung festgelegt und in der gesamten Organisation standardisiert werden.

Die beste Zeiterfassungssoftware ermoeglicht es den Mitarbeitern, ihre eigene Zeit zu verwalten und sich sicherer zu fuehlen, dass sie fuer ihre aufgewendete Zeit und Arbeitsstunden genau bezahlt werden. Das Management kann die Produktivitaet ueberwachen und die Arbeitsablaeufe verbessern, um die Mitarbeiter zu unterstuetzen und das Endergebnis zu erhoehen.

Weitere Vorteile der Zeiterfassungssoftware

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Bei korrekter Implementierung wird eine Zeiterfassungsloesung die Kreativitaet des Teams nicht unterdruecken oder den Mitarbeitern das Gefuehl geben, mikroverwaltet zu werden. Gleichzeitig koennen Unternehmen die Verantwortlichkeit und Produktivitaet verbessern, indem sie die Effizienz ihrer Belegschaft ueberwachen. Weitere Vorteile umfassen-

  • Verfolgen von Auftragnehmern und Remote Workers- Das Management kann die Auftragnehmer im Auge behalten und sicherstellen, dass keine Ressourcen ohne Rendite aufgewendet werden.
  • Siehe Status des Prozesses auf einen Blick- Zeiterfassungssoftware ermoeglicht es Benutzern, den Status verschiedener Aufgaben und Leistungsmarker schnell und einfach zu sehen.
  • Verfolgen Sie die Zeit mit verschiedenen Geraeten- Die Zeit kann mithilfe eines Mobiltelefons, Laptops oder Arbeitsplatzes verfolgt werden.
  • Projekte im Laufe der Zeit vergleichen- Benutzer koennen die Elemente verschiedener Projekte vergleichen und gegenueberstellen, um zu sehen, wie effizient sie sind.
  • Erhoehte Raten- Zeitdaten koennen die Ausleihraten fuer Mitarbeiter und Auftragnehmer zeigen. Unternehmen koennen diese Informationen verwenden, um zu beurteilen, ob sie ausreichend Gebuehren verlangen.
  • Manage Scope Creep- Scope Creep bezieht sich auf Kunden, die glauben, dass sie einen Service wuenschen und im Laufe der Zeit mehr wollen. Dies erhoeht die Arbeitsbelastung und beeintraechtigt den Ablauf des taeglichen Betriebs. Das Management kann Zeiterfassungssoftware verwenden, um den Umfang zu verwalten, bevor es passiert, und mit dem Kunden und den Mitarbeitern zusammenarbeiten, um Ineffizienzen oder Fehlkommunikationen zu verringern.
  • Bleiben Sie konform- Die automatisierte Funktionalitaet einer Softwareloesung stellt sicher, dass alle Zahlungen korrekt sind und alle Arbeitsgesetze eingehalten werden. Dies wird Unternehmen dabei helfen, mit dem Staat/der Bundesregierung konform zu bleiben.

Schlussfolgerung Abschliessend sind hier die wichtigsten Erkenntnisse, die Sie sich an die Zeiterfassungssoftware erinnern sollten. Die

  • Zeiterfassung umfasst Zeiterfassung, Zeiterfassung und Berichterstattung.
  • Die
  • Zeiterfassung hilft, Mitarbeiter genau fuer geleistete Arbeitsstunden zu bezahlen, messbare Ziele festzulegen, die Rentabilitaet zu steigern und die Berichterstattung und Rechnungsstellung zu rationalisieren.
  • Die
  • Zeiterfassung erhoeht die Produktivitaet, indem sie die Arbeitslast managen, Ineffizienzen finden, sich auf wichtige Probleme konzentrieren und wertvolle, automatische Erkenntnisse gewinnen.
  • Die
  • Zeiterfassungssoftware umfasst Zeiterfassung, Arbeitszeittabellen und Projektmanagement. Weitere Funktionen sind Warnungen, Projektmanagement, Benutzerverwaltung und Berichte/Analysen.
  • Unternehmen sollten eine Zeiterfassungsloesung verwenden, da sie die Verantwortlichkeit, Transparenz, Planung und Moral erhoeht und verbessert.
  • Zu den
  • besten Vorteilen der Software gehoert die Moeglichkeit, Auftragnehmer zu verfolgen, den Status von Prozessen auf einen Blick zu sehen, verschiedene Geraete zu verwenden, Projekte im Laufe der Zeit zu vergleichen, die Raten zu erhoehen, die Scope-Creep zu verwalten und die Arbeitsgesetze einzuhalten.