BPM 101- Guia para la Gestion de Procesos de

Que es realmente la gestion de procesos empresariales?

La administracion de procesos de negocio, comunmente abreviada como BPM, es una practica que involucra el modelado, implementacion, control, monitoreo y refinamiento de flujos de actividad empresarial. Los objetivos de BPM incluyen la optimizacion de los procesos de negocio existentes y el apoyo a los objetivos empresariales.

A medida que los procesos de transformacion digital son cada vez mas populares, BPM se esta adaptando incluyendo avances tecnologicos innovadores. Desde la automatizacion de procesos roboticos hasta plataformas de bajo codigo, existen practicamente un sinfin de oportunidades para que BPM evolucione.

La mejora consistente de los procesos es esencial para que las empresas mantengan una ventaja competitiva y contiene multiples etapas. Las 5 etapas del ciclo de vida de BPM incluyen-

1. Modelado

La fase de modelado analiza los detalles de un proceso de principio a fin. A partir de ahi, el software de modelado de procesos o flujo de trabajo se puede utilizar para crear un diagrama o flujo con el fin de visualizar el proceso en su totalidad.

Durante la fase de modelado, se deben identificar puntos de dolor y areas de mejora. La identificacion de posibles problemas ofrece a las empresas la oportunidad de emprender iniciativas de gestion de riesgos preventivamente.

2. Aplicacion

Los dos tipos principales de aplicacion son sistemicos y no sistemicos. La implementacion no sistemica utiliza software BPM o herramientas de BPM durante la etapa de implementacion, mientras que la implementacion no sistemica no lo hace.

El objetivo de la etapa de implementacion es llevar a buen termino los disenos de gestion del flujo de trabajo de la etapa anterior.

3. Ejecucion

La etapa de ejecucion ejecuta los procesos de negocio modelados de las dos etapas anteriores. Es crucial que los usuarios finales sean el centro de atencion de esta etapa, ya que interactuaran con el proceso mas intensamente.

La identificacion de puntos de dolor, cuellos de botella y posibles areas problematicas debe ser especialmente focal en esta etapa.

4. Monitoreo Los indicadores clave de desempeno establecidos

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previamente, comunmente abreviados como KPI, se miden durante esta etapa. Los KPI pueden supervisar una amplia variedad de componentes de procesos empresariales que van desde objetivos financieros hasta tasas de error.

Con los datos recogidos durante la etapa de monitoreo, se pueden implementar mejoras y medidas correctivas.

5. Refinado

La etapa de refinamiento busca salvar cualquier discrepancia entre el modelado de procesos y los niveles de rendimiento reales. Una vez completado este paso, el ciclo de vida de BPM puede comenzar de nuevo.

La principal importancia de la gestion de procesos

empresariales La gestion de procesos empresariales es crucial para el exito financiero y la longevidad de un negocio. BPM adecuado da como resultado mayores niveles de productividad, eficiencia y efectividad para todos los procesos de negocio realizados.

En lugar de intimidarse por el proceso de administracion de la fuerza de trabajo, las empresas pueden usar BPM para mantener un mejor control sobre sus procesos de negocio, asi como para obtener una ventaja competitiva. El control y la consistencia mejorados permiten a las empresas servir y retener mejor a los clientes.

La transparencia y agilidad que BPM proporciona a las empresas ayuda a tomar decisiones dificiles y aumenta la probabilidad de encontrar soluciones innovadoras. La disminucion del desperdicio y los cuellos de botella da como resultado capacidades de gestion mas reducidas y posiciona a las empresas como lideres en iniciativas de sostenibilidad.

BPM no es un proceso unico de actividades de conjunto que resolvera ineficiencias del proceso de negocio, es un proceso que se realiza continuamente. Aunque la administracion de procesos empresariales proporciona una amplia variedad de beneficios para las empresas, puede ser dificil de implementar y mantener.

Los 5 mayores desafios de la administracion de procesos de negocio

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Incluso cuando estan equipados con abundante informacion sobre las etapas del ciclo de vida de BPM, los profesionales de negocios pueden sentirse abrumados. Obtener una mejor comprension de los desafios a los que se enfrentan con frecuencia durante BPM puede ayudar a las empresas a ejecutar mejor su propio proceso.

5 areas problematicas comunes de la gestion de procesos empresariales incluyen- Gestion de procesos

1. Comprar Ins de usuario final

Un sistema de gestion de procesos de negocio es inutil sin comprar ins por parte del usuario final. Afortunadamente, hay muchos consejos de soluciones BPM disponibles para que los profesionales de la administracion de procesos empresariales los utilicen.

Un temor comun de los empleados es que los sistemas de gestion de procesos empresariales van a eliminar la necesidad de mano de obra humana y hacer que su papel en una empresa sea obsoleto. Es crucial que los profesionales de la gestion expliquen a sus empleados que tanto las herramientas de BPM como el software BPM se estan implementando para ayudar a aumentar la eficiencia de los trabajadores, no para reemplazarlos por completo.

Si es posible, la administracion debe solicitar software de demostracion BPM para que los empleados prueben y proporcionen comentarios al respecto. Un curso de capacitacion integral de una sola vez que incluye modelado de procesos es una gran opcion para introducir a los trabajadores a los programas de software BPM recien implementados.

2. Executive Buy Ins

Desafortunadamente, muchas personas tienen una vision negativa de BPM. Particularmente si han tenido experiencias negativas en el pasado, incluso los ejecutivos pueden dudar en comprar.

Con un aumento en el software BPM y las herramientas de BPM, es mas realista que nunca que la administracion de procesos empresariales tenga exito. Asegurese de que las actividades establecidas se ajusten a los objetivos del negocio y ofrezcan soluciones de mejora de procesos medibles para evitar perder la confianza de los ejecutivos con respecto a BPM.

3. Adaptabilidad

Gran BPM requiere una mejora constante del proceso que requiere agilidad y adaptabilidad. Centrarse estrictamente en actividades programadas previamente en lugar de los objetivos empresariales en evolucion puede terminar siendo contraproducente.

Las empresas deben asegurarse de tener las herramientas de BPM disponibles para cambiar de tareas de forma ad hoc.

4. Los KPI de

KPI ayudan a las empresas a medir las tasas de exito de los procesos de negocio. Desafortunadamente, algunos profesionales de la gestion de procesos empresariales no se sienten comodos asignando KPI para evitar los sentimientos incomodos asociados con el no cumplirlos.

Sin embargo, sin KPI es dificil, si no imposible, cuantificar los exitos en la gestion de procesos de negocio. Las empresas deben asegurarse de que sus KPI sean realistas y alcanzables para que sean eficaces.

Ademas, cuando se cumplen eficazmente los KPI, es mas facil obtener apoyo para las iniciativas de BPM en el futuro.

5. Tecnologia La transformacion

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digital puede ser intimidante con tanta tecnologia avanzada que abarca desde la automatizacion de procesos roboticos hasta plataformas de bajo codigo. BPM debe mantenerse concentrado en el proceso de negocio de extremo a extremo en lugar de hiperfijacion en mejoras tecnologicas.

3 Principales beneficios de la gestion de procesos empresariales

Sin proporcionar a las empresas grandes beneficios, BPM no seria una empresa realista o apropiada. Los 3 principales beneficios de la gestion de procesos de negocio que las empresas pueden esperar experimentar incluyen-

1. Adaptabilidad

BPM no es un evento unico en el que se realizan actividades de conjunto y luego una empresa vuelve al negocio como de costumbre. Con el fin de mantenerse competitivos en un mercado global cada vez mas expandido, las empresas deben mejorar los procesos de negocio de manera consistente.

Tanto si se enfrenta a un cambio en las reglas de negocio internas como en las regulaciones externas, una empresa debe ser capaz de adaptar sus procesos de negocio de forma rapida y eficaz. La mejora de los procesos puede incluso generar nuevas oportunidades, incluyendo una base de clientes ampliada y nuevos socios comerciales.

Alternativamente, los procesos comerciales obsoletos pueden tener consecuencias financieras masivas, danos a la reputacion de la marca e incluso el cierre de negocios.

2. Eficiencia

Un objetivo principal de BPM es aumentar la eficiencia de los procesos de negocio. Hay muchas razones por las que un proceso de negocio puede ser ineficiente, desde una colaboracion deficiente entre departamentos hasta una falla en la implementacion adecuada de las soluciones de automatizacion de procesos.

BPM anima a las empresas a evaluar exhaustivamente donde se pueden mejorar sus procesos de negocio y luego tomar las medidas necesarias para hacerlo.

3. Eficacia

Una vez que BPM hace que los procesos de negocio sean mas eficientes, el siguiente reto es hacerlos mas efectivos. Una mayor efectividad de los procesos de negocio permite a las empresas tomar mejores decisiones y proporciona una mejor experiencia al cliente.

Una parte crucial para hacer que los procesos de negocio sean mas efectivos es asegurarse de que las reglas y los objetivos de negocio coinciden con la estrategia establecida de BPM. La mejora continua de los procesos aumenta los beneficios de los resultados finales y permite a las empresas mantener una ventaja competitiva.

5 Clear Cut Ejemplos de Gestion de Procesos de

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Negocio La gestion de procesos empresariales incluye una amplia variedad de actividades y procedimientos establecidos. Con tantas cosas sucediendo simultaneamente, es util analizar ejemplos de BPM del mundo real.

5 ejemplos de BPM exitosos clasificados por tipo de proceso de negocio incluyen- Gestion de procesos

1. Administracion de proveedores Una gestion

inadecuada de proveedores puede tener muchas consecuencias importantes para el negocio, incluidas las materias primas demasiado caras. La gestion adecuada de proveedores busca localizar y contratar proveedores asequibles, consistentes y confiables.

Una solucion BPM para problemas de administracion de proveedores se logra utilizando una estrategia de gestion de riesgos de proveedor. Una estrategia de gestion de riesgos de proveedores ayudaria a las empresas a crear contratos con empresas que se ajusten a sus reglas y objetivos de negocio.

2. Estrategia

empresarial La mejora de los procesos empresariales debe influir positivamente en todos los aspectos de una empresa. Usar BPM para optimizar una estrategia de negocio es una excelente manera de asegurarse de que todos los procesos de negocio se analizan y mejoran continuamente.

Una estrategia empresarial eficaz no es un procedimiento unico. Para que una empresa y sus procesos sean eficientes y productivos, las estrategias empresariales deben actualizarse constantemente.

3. Gestion de

Contratos La gestion de contratos es ampliamente considerada como un proceso empresarial desafiante, pero afortunadamente hay soluciones BPM disponibles. Una solucion BPM para la gestion de contratos es la implementacion de un flujo de trabajo automatizado para la creacion de contratos.

Las soluciones de gestion de flujos de trabajo, como un flujo de trabajo automatizado para la creacion de contratos, minimizan la probabilidad de errores humanos y permiten una referencia perfecta.

4. Aprobacion de compra

Hay muchas soluciones BPM disponibles para ayudar con el proceso de aprobacion de compra de una empresa. De hecho, las soluciones de gestion del flujo de trabajo que benefician al proceso de gestion de contratos de procesos tambien son utiles para la aprobacion de compras, proporcionando contratos de proveedores optimos que son facilmente referenciables.

El modelado de procesos se puede utilizar para designar reglas comerciales especificas con respecto a las compras y evitar gastos no fiables. La automatizacion del proceso de entrada de datos se puede utilizar para evitar cualquier error humano que pueda resultar en costosos errores de enrutamiento o contabilidad inexacta.

5. El

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fraude en el procesamiento de facturas y los errores humanos son importantes ineficiencias de proceso que pueden producirse durante el procesamiento de facturas. El software BPM ayuda a las empresas con la automatizacion del flujo de trabajo para evitar fraudes, disminuir los retrasos en los envios y minimizar los errores humanos.

Por que cada empresa debe utilizar el software

BPM de gestion de procesos empresariales no solo adopta la transformacion digital, sino que tambien aumenta la innovacion. Las herramientas de BPM contenidas en el software de administracion de procesos empresariales pueden disminuir los errores costosos significativamente.

No es de extranar que muchas empresas opten por invertir en software BPM. 4 beneficios principales del software BPM incluyen-

1. Gestion de Riesgos

La transparencia proporcionada por el software BPM disminuye la probabilidad de errores costosos. La automatizacion de procesos minimiza significativamente los errores a medida que se estandarizan los procesos de negocio.

En lugar de dedicar tiempo a los desastres de gestion de riesgos, las empresas pueden centrarse en mejorar aun mas sus procesos y operaciones de negocio.

2. Las herramientas de control operacional

BPM monitorean y miden constantemente los procesos de negocio con el fin de otorgar a las empresas el mas alto nivel de control posible. Las ayudas visuales como paneles y graficos de datos presentan informacion sobre puntos de datos complejos en un formato de facil acceso.

3. Agilidad

Con las tendencias cambiantes del mercado y las demandas de prevision de ventas, la agilidad es esencial. Las empresas no solo pueden utilizar las herramientas BPM incorporadas en el software de gestion para abordar estas variaciones, sino que tambien pueden mirar hacia el futuro para asegurar una ventaja competitiva.La

administracion optimizada de riesgos, el control operativo y la agilidad llevan a las empresas al siguiente nivel, creando oportunidades de desarrollo y expansion. El software BPM ofrece oportunidades de escalado que crecen junto a un negocio.

4. Colaboracion

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Implementar y mantener canales de comunicacion puede ser extremadamente dificil para las empresas de lograr. El software BPM establece una plataforma centralizada para mensajes, uso compartido de archivos y notificaciones a la que todos pueden acceder.

La colaboracion se mejora enormemente con el canal de comunicacion universal que proporciona el software BPM.

Conclusion

  • Las cinco etapas principales de BPM son modelado, implementacion, control, monitoreo y refinamiento.
  • La automatizacion de procesos empresariales y la gestion de la fuerza de trabajo son componentes importantes de BPM.
  • Los principales beneficios de BPM incluyen adaptabilidad, eficiencia y eficacia. Estos beneficios se incrementan aun mas al invertir e implementar software BPM.

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