Workflow vs Sistemas de Gestion de Procesos de Negocio- Como se comparan?

BPMS vs WFMS- Cuales son las diferencias?

Dos sistemas de administracion que se utilizan comunmente incluyen sistemas de gestion de procesos empresariales y sistemas de gestion de flujos de trabajo. Ambos sistemas de administracion se utilizan para simplificar y optimizar los procesos de negocio y los flujos de trabajo.

Una idea erronea comun de muchos profesionales de la empresa es que estos dos tipos de sistemas de gestion son conceptos identicos e intercambiables. Aunque tanto los sistemas de gestion de procesos empresariales como los sistemas de gestion del flujo de trabajo son opciones utiles de solucion de gestion, hay diferencias significativas entre los dos enfoques que hay que tener en cuenta.

Las empresas deben centrarse en obtener una comprension mas clara de la definicion, las implicaciones y la idoneidad de los sistemas de gestion de procesos empresariales y de los sistemas de gestion del flujo de trabajo para sus necesidades y objetivos especificos. Para empezar, es util comprender las diferencias entre los flujos de trabajo y los propios procesos de negocio.

Los flujos de trabajo generalmente se encuentran en un nivel mas micro, definido como conjuntos de actividades repetibles realizadas con el fin de realizar una tarea especifica. Los procesos se encuentran en un nivel mas macro, definidos como conjuntos de actividades repetibles realizadas con el fin de lograr un objetivo especifico. Sin embargo, hay circunstancias en las que un flujo de trabajo y un proceso son identicos.La

gestion de procesos de negocio, comunmente abreviada como BPM, se define como el enfoque centrado en la mejora de los procesos de negocio. El objetivo principal de BPM es hacer que una organizacion sea mas eficiente en general.

Los sistemas de gestion de flujos de trabajo, comunmente abreviados como WFMS, se definen como una herramienta que permite a los profesionales empresariales crear y supervisar secuencias de tareas. Muchos expertos consideran WFMS como una version mas ligera de BPMS. De hecho, BPMS comunmente incluye WFMS como uno de sus componentes.

Aunque tanto WFMS como BPMS se concentran en las mismas necesidades empresariales, lo hacen de diferentes maneras. Las diferencias notables entre BPMS y WFMS que las empresas deben tener en cuenta incluyen-

1. Focus Los sistemas de gestion de procesos

empresariales y los sistemas de gestion de flujos de trabajo tienen diferentes enfoques principales. La gestion del flujo de trabajo se centra en las instrucciones y el personal, proporcionando descripciones completas de roles y organizacion de los procesos de trabajo cotidianos.La

gestion de procesos de negocio se centra en aumentar la eficiencia de los procesos de negocio dentro de toda la organizacion. BPM no se basa unicamente en la automatizacion de procesos de negocio, sino que se centra mas ampliamente en la mejora de cada proceso de negocio de manera consistente.

2. Coordinacion

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Las capacidades de coordinacion de los sistemas de gestion de procesos empresariales son mucho mas complejas que los sistemas de gestion de flujos de trabajo. Mientras que los sistemas de gestion del flujo de trabajo se utilizan con mayor frecuencia para definir pasos clave, los sistemas de administracion de procesos empresariales definen operaciones empresariales mas grandes.

Los sistemas de gestion de procesos institucionales coordinan las interacciones entre todos los recursos de la organizacion de manera integral, incluidas las interacciones que se produzcan entre recursos externos e interdepartamentales. Alternativamente, los sistemas de gestion del flujo de trabajo son los mejores para coordinar las actividades de uno a dos departamentos dentro de una misma empresa.

Dado que cada tarea generalmente tiene varios empleados involucrados, una gestion adecuada del flujo de trabajo no solo debe describir el rol de cada individuo, sino tambien la posicion en que su rol esta dentro de la tarea. Los sistemas de gestion del flujo de trabajo tambien son utiles para coordinar las interacciones entre los programas de software y los empleados.

Las historias de exito de la industria para la gestion del flujo de trabajo van desde fabricantes hasta miembros del equipo de ventas. Por ejemplo, durante la fabricacion, donde la implementacion de la automatizacion del flujo de trabajo y la automatizacion de procesos puede aumentar la eficiencia de toda la linea de produccion.

O bien, en el servicio al cliente donde las solicitudes se delegan a representantes especificos en funcion de cuestiones especificas. O incluso en ventas, donde los empleados del equipo de ventas avanzan a multiples clientes a traves de diferentes etapas del mismo proceso de ciclo de ventas.

3. Software

de gestion del flujo de trabajo de software es ideal para la organizacion de personal y documentacion. El software de flujo de trabajo ayuda no solo con el desempeno laboral de los empleados individuales, sino tambien con los niveles generales de productividad de todos los empleados del personal.

Hay muchas historias de exito en las que se utilizo software de flujo de trabajo para empresas con solo un par de departamentos que necesitaban ser organizados. En estos casos, el software de gestion del flujo de trabajo designo instrucciones claras para las tareas de los empleados, asi como las expectativas de gestion del tiempo.

Para empresas mas grandes que buscan metodos para implementar la estrategia de la empresa, coordinacion interdepartamental y mejoras consistentes en los procesos de negocio, el software BPM es una opcion solida. Las herramientas de software BPM ayudan a las empresas a modelar, analizar y optimizar los procesos de negocio al tiempo que reenvian iniciativas de transformacion digital.

Los sistemas BPM pueden incluso integrarse con otras aplicaciones como Customer Success Management. Si el presupuesto de una empresa lo permite, las capacidades de integracion y la escalabilidad del software BPM hacen que valga la pena los costos iniciales de inversion y mantenimiento incurridos.

En particular, los sistemas de flujo de trabajo son mucho mas faciles de configurar que los sistemas de gestion de procesos empresariales. Desde los costos iniciales de inversion hasta los cargos de actualizacion, el software de flujo de trabajo es una opcion mucho mas asequible para muchas organizaciones, generalmente apropiada para el presupuesto de pequenas y medianas empresas.

Las similitudes entre la gestion del flujo de trabajo y el software de gestion de procesos empresariales pueden incluir notificaciones en tiempo real y plataformas de comunicacion universales. Si no esta seguro de que sistema de software funciona mejor de acuerdo con las necesidades especificas, una empresa debe solicitar software de demostracion para probar ambos.

Los sistemas de gestion de procesos

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empresariales y los sistemas de gestion de flujos de trabajo son soluciones de gestion utiles para que las empresas las consideren.

  • Desde la automatizacion de procesos roboticos hasta el modelado de procesos, hay muchas herramientas que el software BPM y el software de gestion de flujos de trabajo proporcionan.
  • Las diferencias significativas entre BPMS y WFMS van desde los focos primarios hasta las capacidades de software.
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