Los problemas asociados con la entrada manual de datos y como resolver los problemas de entrada

problems associated with manual data entry and how to solve

Problemas de entrada de datos manuales comunes La entrada

manual de datos es un proceso que consume mucho tiempo y propenso a errores humanos que da como resultado que muchas empresas incurren en costos laborales excesivos y perdida de productividad. Entre los problemas comunes de entrada manual de datos figuran los siguientes-

1. Control de calidad- Los errores de entrada pueden ser el resultado de una amplia variedad de problemas, que van desde la escritura ilegible a tecnicas inadecuadas de capacitacion de empleados. Los errores de entrada de datos pueden tener consecuencias financieras masivas para su negocio.

Incluso el punto en el que se detecta un error en el proceso de datos puede marcar una diferencia financiera significativa. Los estudios de casos han encontrado que, aunque cuesta a las empresas un costo estimado de $1 verificar la exactitud de los datos a medida que se ingresan, cuesta a las empresas un estimado de $10 para corregir los datos cuando estan en forma de lote.

Los costos de control de calidad pueden aumentar a $100 o mas por cada registro si no se solucionan los errores de entrada. Invertir en soluciones de control de calidad vale la pena el ahorro de costes y tiempo de corregir errores de entrada.

Ya sea que su empresa decida externalizar el procesamiento de datos o incluir comprobaciones internas durante todo el proceso de datos, los datos introducidos deben ser consistentemente precisos y de alta calidad.

2. Gestion del tiempo- La entrada de datos es un proceso empresarial que consume mucho tiempo y que muchos empleados no gustan mucho. La introduccion manual de datos requiere un valioso tiempo del empleado que, de otro modo, podria dedicarse a tareas mas urgentes o atractivas.

La administracion del tiempo es aun mas complicada cuando hay picos en el volumen de entrada de datos. Abrir una nueva ubicacion o anunciar una venta podria provocar una intensificacion de la carga de trabajo, lo que lleva a un aumento de los niveles de estres de los empleados y un aumento del potencial de error humano.

3. Turnaround- la entrada manual de datos generalmente cae entre 10.000 y 15.000 pulsaciones de teclas por hora. Si el tiempo de respuesta es inferior a este punto de referencia despues de tener en cuenta variaciones como texto inusualmente denso, puede haber problemas con el proceso de entrada.

4. Formato- el formato no organizado y no estandarizado puede crear un desastre de datos para su empresa. Incluso un ligero error en el proceso de entrada puede desechar el formato de un documento.

5. Experienciade los empleados- a menos que los empleados sean profesionales dedicados a la entrada de datos contratados especificamente para el rol, es probable que no disfruten de una amplia entrada de datos. Cuando las tasas de satisfaccion y compromiso de los empleados disminuyen, los miembros del personal son mas propensos a los errores humanos.

Cuando la experiencia del empleado se ve constantemente afectada negativamente, las tasas de rotacion de los empleados aumentan. El costo financiero de la incorporacion y formacion de un nuevo empleado es elevado, y las consecuencias para el entorno laboral y la cultura de la empresa son inconmensurables.

Consejos para mejorar la entrada manual de datos

Una vez que los profesionales de la empresa comprendan adecuadamente los desafios de entrada de datos, las soluciones se pueden implementar y mantener. Los consejos de practicas recomendadas para mejorar el proceso de introduccion manual de datos incluyen-

1. Subcontratacion de datos- Muchas empresas optan por externalizar sus datos a una empresa de terceros. El analisis de los costos de mano de obra puede ayudar a su empresa a determinar si la decision de invertir en servicios de entrada de datos es adecuada para sus necesidades especificas de negocio.

Las empresas que se centran principalmente en la entrada de datos proporcionan experiencia y control de calidad que puede no ser realista esperar de los miembros de su personal. Se ha comprobado que la externalizacion aumenta la calidad del trabajo al tiempo que reduce los costos operativos entre un 30 y un 60%.

Si no elige externalizar la entrada de datos de su empresa, asegurese de contratar suficiente personal cualificado para el proceso de entrada manual de datos. La contratacion de candidatos en funcion de sus conjuntos de habilidades relacionadas con la entrada de datos y su experiencia previa puede ayudar a reducir la cantidad de capacitacion y desarrollo requeridos.

2. Invertir en soluciones de software- el software de gestion de documentos y gestion de datos ofrece una amplia variedad de herramientas y procesos automatizados que reducen el tiempo de respuesta y los errores de entrada. Los sistemas pueden identificar y modificar rapidamente las fuentes de inexactitudes de datos para evitar gastos innecesariamente acumulados.

El software de captura de datos, incluido el reconocimiento optico de caracteres (OCR) y el reconocimiento inteligente de caracteres (ICR), puede ayudar a reducir las cargas de trabajo de entrada de datos hasta en un 50%. Las herramientas, incluida la mineria de datos, amplian aun mas los beneficios que ofrece el software de gestion de datos.

Incluso si su negocio invierte en soluciones de software, todavia existe la posibilidad de errores de entrada. Para evitar errores, actualice regularmente sistemas de software o compre software que haya incorporado actualizaciones en tiempo real.

Conclusion La entrada de datos

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manual es un proceso empresarial que consume mucho tiempo y propenso a errores. Los

  • problemas de control de calidad surgen de diversas fuentes, que van desde la escritura confusa a mano hasta la formacion inadecuada de los empleados. La externalizacion del procesamiento de datos o la implementacion de controles internos pueden disminuir considerablemente los problemas con el control de calidad. La externalizacion de los servicios de entrada de datos puede reducir los costos operativos entre un 30 y un 60% a la vez que aumenta la calidad del trabajo.
  • La administracion del tiempo se mejora con la entrada de datos adecuada, especialmente cuando hay picos repentinos en los datos.
  • La experiencia general de los empleados se mejora cuando se subcontratan o automatizan tareas menuales, como la entrada de datos. La experiencia negativa de los empleados puede tener un impacto negativo en las finanzas, la cultura de la empresa y el entorno de trabajo de su empresa.
  • El
  • software de gestion de documentos y gestion de datos disminuye tanto el tiempo de entrega de la carga de trabajo como los errores de entrada. El software de captura de datos como OCR e ICR puede reducir las cargas de trabajo hasta en un 50%. Asegurese de actualizar los sistemas regularmente o comprar software con actualizaciones en tiempo real integradas.