Utilizacion de una plantilla de Excel para administrar programas mensuales de empleados

utilizing an excel template to manage monthly employee schedules

Como Gestionar Programas de Empleados

La gestion de las programaciones de los empleados puede ser un proceso complicado y lento. No solo necesita realizar un seguimiento de la disponibilidad de los empleados, sino que tambien debe crear un horario de trabajo adecuado a las necesidades especificas de su negocio.La

programacion adecuada de los empleados tiene impactos significativos en los niveles de productividad, asi como en los resultados de su negocio. Las investigaciones han demostrado que la programacion estable de los empleados aumenta la productividad en un 5% y las ventas medias aumentan en un 7%.

Tanto los costos de mano de obra innecesarios como las multas por violacion de mano de obra pueden resultar de errores en la programacion Ademas, el exceso de personal y la falta de personal afectan negativamente tanto a la experiencia del empleado como al cliente.

El exceso de personal puede disminuir los niveles de productividad de los empleados y dar lugar a miembros del personal desmotivados. La falta de personal puede dar lugar a experiencias negativas de los clientes y a agotamiento de los empleados.

Cuando los horarios de trabajo semanales de los empleados se proporcionan a los miembros del personal con mucha antelacion, los empleados pueden prepararse mejor para sus proximos turnos. Los horarios de trabajo proporcionados demasiado tarde pueden dar lugar a que los empleados no puedan hacer su turno y, con el tiempo, pueden incluso motivar a los miembros del personal a renunciar.

Las tasas de rotacion de los empleados aumentan cuando el horario de trabajo de los empleados no es realista o justo para sus trabajadores. La moral y las tasas de satisfaccion de los empleados se ven afectadas negativamente, lo que puede causar danos importantes a los resultados de su negocio y a toda la cultura de la empresa.

La programacion de los empleados requiere fuertes habilidades de gestion del tiempo y adaptabilidad. No importa lo bien pensado que sea un horario semanal, los empleados todavia estan obligados a llamar enfermos o tener emergencias personales inesperadas que les hacen perder un turno o llegar tarde.

Un cambio imprevisto de turno de empleado puede requerir que reorganice completamente el horario de trabajo semanal. Antes de la creacion de plantillas de programacion o programas de software, un administrador tendria que usar un lapiz y un papel para reajustar el horario, que era una tarea menial y lenta.

Microsoft Excel proporciona a los usuarios una plantilla de programacion que se puede actualizar con solo unos clics. Cuando se cambia un turno de empleado, los miembros del personal pueden ver la programacion de trabajo de Excel actualizada desde cualquier lugar con acceso a Internet.

Como desarrollar una programacion de empleados en Excel El software de programacion de

empleados es una gran herramienta para agilizar el proceso de programacion, pero solo si sabe como usarlo correctamente. Si no esta seguro de como acceder a las plantillas de planificacion de Excel, puede seguir los siguientes pasos-

1. Abra el programa Microsoft Excel desde el escritorio.

2. Seleccione la opcion de la ficha Archivo y seleccione Nuevo.


3. En Plantillas, haga clic en la opcion Programaciones.


4. Abra el archivo Programaciones profesionales.


5. Elija la plantilla de programacion adecuada para las necesidades de su empresa y de sus empleados.


6. Introduzca todos los nombres de los empleados en la columna que se encuentra en el extremo izquierdo, si quedan filas adicionales, utilice el boton derecho del raton para eliminar filas. Para agregar mas celdas, utilice el boton derecho del raton para insertar filas. Este proceso se puede utilizar en cualquier lugar que desee agregar o eliminar filas o columnas.


7. Copie y pegue la fila de nombre de empleado para todos los dias de la semana para los que cree una programacion.


8. Reemplace la informacion precargada con la informacion de su empresa y marque cada turno de empleado con una X.


9. Despues de personalizar completamente la plantilla de planificacion original, seleccione la opcion Guardar como en el menu desplegable Archivo. Cuando asigne un nombre a la agenda de empleados, recuerde incluir fechas para evitar cualquier malentendido.

Muchas empresas imprimiran copias en papel del horario de trabajo para que los empleados se lleven a casa con ellos, o para que publiquen en sus salas de descanso. Si su negocio es mas ecologico, puede elegir enviar por correo electronico a los empleados su copia del horario de trabajo.

Una ventaja de crear programaciones de trabajo en Microsoft Excell es que las actualizaciones se pueden anotar y compartir facilmente con todo el personal. Una ventaja adicional es que los empleados no necesitan comparar copias impresas de los horarios de trabajo para asegurarse de que tienen la version mas reciente.

Conclusion

  • Crear una programacion de turnos de empleados en Microsoft Excel es una manera facil de optimizar el proceso de programacion.
  • La programacion de los empleados, si se hace correctamente, puede aumentar las ventas de una empresa en un 7% y aumentar la productividad en un 5%.
  • La programacion inadecuada puede dar lugar a violaciones de la ley laboral y costos laborales innecesarios. Ademas, las tasas de rotacion, moral y satisfaccion de los empleados se ven afectados.
  • Si bien el exceso de personal disminuye la productividad, la falta de personal puede ser desastrosa para la experiencia del cliente.
  • Microsoft Excel ofrece varias plantillas de programacion de trabajo para que el creador de horarios elija en funcion de las necesidades especificas de los empleados y de la empresa.
  • Los miembros del personal pueden ver los cambios de programacion a traves de una descarga rapida de plantillas desde cualquier lugar con acceso a Internet.
  • Editar una hoja de calculo de Excel es simple, los programadores pueden eliminar o agregar filas con solo unos clics.
  • Los creadores de horarios pueden decidir si desean imprimir copias impresas de su horario de trabajo o enviarlas por correo electronico directamente a los miembros del personal.