Gestion de permutas de turnos y como desarrollar una politica

managing shift swaps and how to develop a policy

Los inconvenientes del intercambio de turnos

71% de los gerentes informan que reciben constantemente solicitudes de sus empleados para realizar cambios en el horario de trabajo . Como era de esperar, el 70% de los gerentes dedican horas de trabajo adicionales a estas cuestiones administrativas, incluida la aprobacion de solicitudes de permuta y reasignaciones de turnos.

El intercambio de turnos es una parte inevitable de cualquier proceso de programacion de empleados, a veces incluso los mejores empleados necesitan hacer cambios en su horario de trabajo. Los profesionales de negocios tienen diferentes opiniones y argumentos sobre por que los empleados necesitan acceso al intercambio de turnos y si se necesita la aprobacion del gerente.

Las consecuencias del intercambio de turnos que no requieren la aprobacion del gerente pueden incluir-

1. Costes de mano de obra- Un horario de trabajo cuidadosamente disenado se basa en el presupuesto de una empresa y tiene en cuenta las diferentes tarifas por hora o salarios de varios empleados. Cuando los empleados intercambian turnos, a menudo no estan pensando en los costos laborales adicionales que puede incurrir en su negocio.

Si un turno de trabajo es cubierto por un miembro del personal al que se paga mas que el trabajador originalmente programado, los costos laborales pueden sumarse rapida e involuntariamente. Si un intercambio de turnos da como resultado que un empleado trabaje horas extra inesperadas, puede dejar a la gerencia un esfuerzo para equilibrar el presupuesto laboral de su empresa.

2. Experiencia del empleado- Saber que deberes se esperan de ellos cada turno y tener un horario consistente son dos caracteristicas importantes de la experiencia positiva del empleado. Los empleados necesitan estabilidad y el intercambio excesivo de turnos puede resultar rapidamente en una peligrosa disminucion de la moral, la satisfaccion y la productividad general de los empleados.

Sin la aprobacion del gerente de las solicitudes de intercambio, los empleados pueden sentirse presionados para intercambiar turnos que de otro modo no querrian tomar. Si no se controla, el intercambio de turnos de trabajo se convierte en una pesadilla de planificacion de empleados y gestion de la fuerza de trabajo.

3. Problemas de dotacionde personal- la programacion de los empleados con un reloj de tiempo es un delicado acto de equilibrio que busca evitar tanto el exceso de personal como la falta de personal. Mientras que el exceso de personal disminuye la motivacion de los empleados y aumenta los costos laborales para su negocio, la falta de personal hace que los empleados se sientan demasiado estresados y los clientes desatendidos.

Cuando las solicitudes de intercambio se vuelven demasiado abrumadoras o confusas, los empleados pueden recurrir a turnos perdidos o llamar enfermos. Los empleados que fueron programados juntos a proposito para fines de capacitacion o debido a su compatibilidad no recibiran los mismos beneficios que tendrian al seguir el horario de trabajo original.

4. Fallas de comunicacion- los cambios de turno pueden convertirse rapidamente en confusos y estresantes, especialmente si no se requiere la aprobacion del gerente. Pueden producirse conflictos entre empleados si un empleado asume erroneamente que otro companero de trabajo esta cubriendo su turno y ninguno de los empleados aparece.

Las malas comunicaciones con respecto a los cambios de turno son dificiles desde la perspectiva de la gestion de la fuerza Un cambio descubierto puede hacer que la gerencia tenga dificultades para entender a que empleado debe rendir cuentas o disciplina.

Como desarrollar una politica de intercambio de turnos

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Crear y mantener una politica de intercambio de turnos requiere una cuidadosa consideracion y planificacion. Al igual que cualquier proceso de gestion de la fuerza de trabajo, los turnos de intercambio deben estandarizarse y reevaluarse consistentemente para su eficiencia.

Una gran politica de intercambio de turnos puede incluir-

  1. Establecer un sistema- Los empleados necesitan entender las politicas de su negocio en torno al intercambio de turnos. Gestione los intercambios de turnos mediante la determinacion y aplicacion de reglas que cubren la aprobacion del gerente y la responsabilidad de los empleados por cualquier turno de trabajo perdido.

    Las politicas de intercambio de turnos deben comunicarse a los empleados de manera clara y frecuente. Si un empleado no puede administrar el intercambio de turnos sin crear problemas de programacion de empleados, se deben volver a evaluar sus privilegios de intercambio de turnos.

    Asegurese de que sus politicas en torno a los turnos de intercambio cumplan con las leyes laborales. Algunos estados exigen a los empleadores que proporcionen una cierta cantidad de aviso antes de los turnos.


  2. Privilegios de intercambiode turnos- el intercambio de turnos es un privilegio y los empleados deben entenderlo y respetarlo. Los empleados pueden no considerar cuanto tiempo y esfuerzo se dedica al proceso de programacion de empleados y pueden abusar facilmente de los swaps de turnos, ya sea intencionalmente o no.Los

    empleados que no son considerados con otros empleados o su negocio cuando negocian turnos deben tener sus privilegios limitados o revocados. Ademas, es posible que los empleados que corren el riesgo de incumplir las horas extraordinarias no reciban la aprobacion del gerente para intercambiar sus turnos.

    Para evitar cualquier percepcion de favoritismo o conflictos futuros en el lugar de trabajo, comuniquese a los trabajadores como el intercambio de turnos afecta el proceso de programacion. Cuando los empleados son conscientes de las consecuencias que pueden tener los turnos de intercambio para su negocio, es probable que sean mas considerados y conscientes.


  3. Aprobacion del gerente- Si bien permitir a los empleados intercambiar turnos sin la aprobacion del gerente puede parecer una iniciativa que ahorra tiempo, si no se hace correctamente puede terminar costando a su negocio mas tiempo y dinero. Requerir la aprobacion del administrador es la forma mas sencilla y eficaz de evitar problemas de intercambio de turnos.

    Cuando los empleados saben que deben recibir la aprobacion del gerente para los swaps de turnos, es mucho menos probable que soliciten cambios de turno de ultimo minuto. Ademas, la aprobacion del gerente puede reducir las comunicaciones erroneas de intercambio de turnos que se desarrollan entre empleados mientras promueve la rendicion de cuentas.

    La aprobacion del gerente mitigara el riesgo de costos laborales excesivos y varios problemas de rendicion de cuentas. Cada vez que un gerente aprueba cambios de turno, debe asegurarse de informar a otros gerentes, asi como actualizar el horario central de trabajo de los empleados.

  4. Software de programacion- Los mejores programas de programacion de empleados se aseguraran de que cada turno este cubierto de manera optima. Al tener en cuenta automaticamente los costos de mano de obra y cualquier conflicto de tiempo de programacion, el software de programacion evita los problemas de intercambio de turnos antes de que ocurran. Cuando las solicitudes de intercambio se examinan por primera vez mediante el software de programacion, los gerentes pueden mantener el control del proceso de programacion de los empleados.