Toda la informacion sobre los sistemas de informacion

Sin un contexto mas amplio, big data es simplemente una lista compilada de numeros. En el mundo basado en datos, las organizaciones pueden recopilar tanta informacion como quieran, pero sin un sistema para extraer significado de ella, los datos carecen de sentido.

Los datos se convierten en informacion valiosa cuando hay un contexto inteligible detras de el, y el conocimiento de ese contexto se genera a traves de la experiencia, el analisis y la informatica.

Las empresas utilizan un sistema de informacion para recopilar y codificar datos que se analizan y extraen para mejorar el conocimiento operacional. Debido a que el conocimiento es poder, las empresas pueden utilizar conocimientos basados en sistemas de informacion para mejorar la toma de decisiones y optimizar los procesos de negocio.

Lea en adelante para obtener una vision general completa de los sistemas de informacion y como funcionan para optimizar los procesos internos y agilizar la cadena de suministro.

Que son los sistemas de informacion?

Los sistemas de informacion son los sistemas particulares de inteligencia empresarial utilizados por diversos participantes para alcanzar el objetivo de la empresa.

Mientras que otra terminologia empresarial se refiere a las necesidades de los consumidores, los sistemas de informacion giran en torno a la optimizacion de los procesos internos y al aumento de la eficiencia. Debido a que un sistema de informacion simplifica las actividades y mejora la productividad internamente, tambien hay un aumento externo en la satisfaccion de los clientes y la lealtad a la marca.

Un sistema de informacion esta representado por una combinacion de tres factores, o un triangulo del sistema de gestion de datos. Estos tres componentes deben interactuar entre si para lograr un objetivo empresarial-

1. Personas

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Las personas involucradas en un sistema de informacion suelen incluir una combinacion de empleados, administracion y partes interesadas involucradas. Estas personas pueden colaborar para finalizar una tarea o pueden formar parte de una red que contribuye indirectamente a completar un proceso de negocio.

La mayoria de las personas involucradas interactuan de una manera u otra con el sistema de tecnologia de la informacion que se utiliza para aumentar la eficiencia operacional.

2. Procesos de

negocio Los procesos de negocio incluyen una serie de pasos realizados por un grupo de partes interesadas para completar una tarea. Se requieren diferentes unidades de negocio para cumplir un conjunto de objetivos y completar proyectos que contribuyan al mayor bien de la organizacion.

Por ejemplo, Recursos Humanos se encarga de contratar personas calificadas que coincidan con roles especificos en la organizacion. Estos empleados contratados utilizan su talento para mejorar la empresa y ayudarla a cumplir sus objetivos.

3. Tecnologia de la

informacion La tecnologia de la informacion involucra todos los sistemas de inteligencia empresarial, hardware u otro software de analisis empleado para ayudar a completar un proceso de negocio.

La finalidad de la utilizacion de la tecnologia de la informacion es maximizar la eficiencia y mejorar la calidad de los productos y/o servicios. Para ilustrar, muchos empleados de recursos humanos utilizan software de contabilidad y/o relojes de tiempo para realizar un seguimiento preciso de las horas de los empleados y completar la nomina.

La historia de los sistemas de informacion

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A principios del siglo XIX en Paris, el inventor Joseph Marie Charles Jacquard presento la primera tarjeta de perforacion al mundo.

La invencion de Jacquard contenia filas de agujeros que un trabajador podia encadenar e insertar en un telar para que ya no tuviera que recordar un patron. Si se ajustaba el orden de las tarjetas de perforacion, el patron tambien se ajustaria. Por primera vez en la historia, la informacion fue automatizada y organizada para dictar como los trabajadores podian operar un telar.

En 1911, las tarjetas de perforacion fueron lo suficientemente desarrolladas como para ser utilizadas por diferentes industrias para rastrear y almacenar datos, como el registro de peso. Cuando las computadoras surgieron a mediados del siglo XX, las tarjetas de perforacion fueron reemplazadas finalmente por cintas o discos, lo que incremento la velocidad y la calidad del seguimiento y almacenamiento de informacion.

Estos sistemas MIS se utilizaron para la contabilidad, especialmente durante la ultima mitad del siglo XX, cuando los sistemas informaticos se volvieron mas pequenos y menos costosos. Con el

tiempo, los sistemas informaticos se actualizaron lo suficiente para que las diferentes unidades de negocio de una empresa pudieran comunicarse entre si.

A finales del siglo XX, tanto las pequenas como las grandes empresas podian permitirse la tecnologia de la informacion y conectar redes utilizando Internet. Los mecanismos de proteccion establecidos para mejorar la seguridad de la informacion tambien se hicieron mas complejos durante este tiempo.

Para entender esta compleja evolucion del sistema de informacion en la segunda mitad del siglo XX, es mas sencillo dividirlo en 5 epocas separadas, entre las que se incluyen- Sistemas de

First Era (mediados de 1960 - mediados de 1970) A principios de

la decada de 1960, los sistemas de informacion solo eran empleados por los departamentos de gestion o contabilidad. Los equipos de tercera generacion, como el IBM 360, fueron los principales sistemas tecnologicos empleados por estas unidades de negocio. En esta era tambien se desarrollaron redes Ethernet, o tecnologia utilizada para conectar dispositivos en una red de area local cableada/area amplia.

Second Era (mediados de 1970 a mediados de 1980)

Otros departamentos ademas de la gestion comenzaron a beneficiarse del uso de sistemas de tecnologia MIS. La mayoria de las organizaciones utilizan comites u otras iniciativas para determinar quien utilizaria los sistemas de informacion y cuando. Las computadoras personales (PC) y las computadoras de gama media fueron los principales sistemas tecnologicos utilizados durante este tiempo.

Tercera Era (mediados de 1980 a finales de 1990)

Durante este periodo, los sistemas de informacion comenzaron a ser menos centralizados, permitiendo que varios departamentos tuvieran sus sistemas tecnologicos. Se crearon puestos de Oficial Jefe de Informacion con el proposito especifico de gestionar diferentes sistemas de informacion. Internet llego a ser durante este tiempo, junto con la interconexion.

Cuarta Era (finales de 1990 a 2020)

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Aunque los sistemas de informacion siguen estando correlacionados con la gestion, los sistemas son mas ampliamente utilizados por diferentes empleados y partes interesadas involucradas. Los trabajadores pueden acceder a los datos a traves de varias plataformas y los sistemas estan integrados con otros sistemas. Los sistemas tecnologicos incluyen plataformas de inteligencia empresarial, tabletas, telefonos o plataformas de redes sociales.

Quinta Era (2020-el Futuro)

Debido a la computacion en nube, la mayoria de los trabajadores tienen herramientas en diferentes plataformas para tomar mejores decisiones. Dado que los sistemas de informacion son mucho mas accesibles y abiertos, es dificil saber quien crea y quien consume informacion. La rapidez y precision de los sistemas de informacion seguiran desarrollandose y mejorando a medida que avanza el tiempo, difuminando aun mas la linea entre el consumidor y el creador.

La importancia de los sistemas de informacion

Debido a que los sistemas de informacion se han desarrollado con el tiempo, tanto las pequenas como las grandes empresas los utilizan para completar procesos manuales. Por ejemplo, los empleados ahora pueden acceder a un panel para ver su progreso hacia la consecucion de los objetivos empresariales. La administracion puede utilizar el panel para realizar un seguimiento de la eficiencia de los trabajadores y garantizar que las tareas se completen a tiempo.

Como resultado de la utilizacion de sistemas de informacion en el lugar de trabajo, la eficiencia y la productividad han mejorado, junto con la calidad de los productos. Los sistemas de informacion tambien son importantes porque,

1. Optimizar los sistemas de

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informacion de comunicacion pueden optimizar y mejorar la eficiencia de la recopilacion y distribucion de datos. Esto permite que tanto los gerentes como los trabajadores se comuniquen rapidamente para completar las tareas de la empresa.

Por ejemplo, la administracion puede dar a los trabajadores acceso a documentos almacenados en la nube u otra base de datos. Los empleados pueden comunicarse introduciendo nueva informacion que el sistema rastrea y actualiza automaticamente.

2. Mejore la gestion operativa y simplifique la toma de decisiones

Debido a que los sistemas de informacion proporcionan los datos mas actualizados y precisos, los propietarios y gerentes pueden mejorar la toma de decisiones operacionales. Los lideres empresariales pueden utilizar un IS para mejorar el servicio al cliente, optimizar los procesos internos y ofrecer una ventaja competitiva en forma de ventaja de precio.

Los datos de ventas y marketing proporcionan informacion sobre los patrones de compra de los clientes y las tendencias del mercado, lo que proporciona la informacion necesaria para realizar una campana de marketing personalizada o mejorar las estrategias de ventas.

3. Mejorar el mantenimiento de registros

Un sistema de informacion almacena todos los datos necesarios de la empresa para cumplir con las leyes fiscales y laborales, como los registros financieros, de ventas y nominas.

Las empresas exitosas explotan las capacidades de registro de su sistema de informacion organizando y presentando correctamente los datos historicos para que esten disponibles cuando sea necesario. Los sistemas de informacion tambien generan pistas de auditoria, que permiten a la administracion acceder rapidamente a una antigua transaccion del cliente o a las aportaciones de los empleados.

Beneficios del uso de sistemas de informacion

Dado que los sistemas de informacion simplifican las actividades empresariales y aumentan el acceso a la informacion, las organizaciones pueden optimizar la toma de decisiones y mejorar la gestion operacional. Como consecuencia, las empresas pueden aumentar su ventaja competitiva y dirigirse a nuevos clientes para generar mas beneficios.

Otras ventajas principales del uso de los sistemas de informacion incluyen-

1. Informacion personalizada

Cada sistema de inteligencia empresarial proporciona los datos que un usuario especifico necesita para realizar una accion concreta. Por ejemplo, un panel indica al gerente de ventas como se esta desempenando cada miembro del equipo mientras utiliza el mismo conjunto de datos para indicar a cada miembro del equipo cuantos clientes potenciales necesita contactar para cumplir un KPI.

2. Formatos personalizados Los sistemas de informacion

modernos personalizan los formatos para cada usuario, facilitando a todos el acceso y la comprension de los datos. Por ejemplo, los paneles utilizan un grafico de barras para mostrar los datos de ventas a los gerentes para que puedan conocer la productividad de cada semana.

Basandose en el mismo conjunto de datos, un miembro del equipo de ventas puede ver un grafico circular para ver su contribucion individual a los datos totales de ventas. La personalizacion de formatos permite a todos completar sus trabajos de manera oportuna.

3. Datos en tiempo real

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Cuando un usuario introduce una nueva variable, un sistema de informacion actualiza automaticamente y envia notificaciones a cualquier persona autorizada. Los empleados ya no tienen que enviar correos electronicos a otros departamentos notificandoles un cambio, y la administracion no tiene que preocuparse por datos duplicados o entradas obsoletas.

Como resultado de tener datos disponibles en tiempo real, la toma de decisiones en toda la organizacion mejora.

4. Flexibilidad Los sistemas de

informacion son adaptables y se pueden reprogramar facilmente para adaptarse a los nuevos requisitos del negocio.

Debido a que las partes individuales del sistema tecnologico normalmente se pueden actualizar si hay una necesidad, las empresas no tienen que comprar un sistema completamente nuevo cada vez que hay un nuevo requisito. Como resultado, la organizacion puede ahorrar dinero, tiempo y recursos en la administracion de todos sus datos.

Tipos de sistemas de informacion

Dado que los requisitos de informacion pueden variar en cada departamento, se emplean diferentes sistemas de informacion para las unidades de negocio. Por ejemplo, la administracion intermedia requiere informacion confidencial y detallada para realizar un seguimiento de las acciones de cada empleado, mientras que los trabajadores regulares necesitan sistemas que les ayuden a cumplir sus objetivos.

Como resultado, la mayoria de las empresas tienen varios sistemas de informacion diferentes que funcionan simultaneamente. Estos incluyen...

1. Es ejecutiva

Esta IS es utilizada principalmente por altos directivos para mejorar la toma de decisiones operativas. Los sistemas de informacion ejecutiva contienen datos de inventario, cifras financieras proyectadas adquiridas a partir de las expectativas de nuevos servicios/productos, informacion economica y de mercado, y mucho mas.

Se utiliza para recopilar, analizar y presentar los datos internos y externos mas valiosos necesarios para operar y construir una ventaja competitiva.

2.

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Gestion IS Los sistemas de informacion de gestion (MIS) manejan las fuentes de datos operacionales internas. Normalmente recopilan y resumen datos de transacciones que se pueden convertir en informes para la administracion. Estos tipos de sistemas generan datos descriptivos en tiempo real para que las partes interesadas puedan realizar un seguimiento de los KPI, tomar medidas y resolver cuellos de botella.

3. Sistema de apoyo a la toma de decisiones

Este sistema de informacion ayuda a los empleados a tomar una decision cuando surge una situacion particular. Contiene metodologias y herramientas utilizadas para recopilar datos relacionados y evaluar las opciones alternativas para que el usuario pueda tomar la mejor decision.

Un sistema de soporte para la toma de decisiones normalmente utiliza varias hojas de calculo y otras herramientas para generar modelos que ayuden a los empleados cuando se enfrentan a un problema complejo.

4. Sistema de Gestion del Conocimiento

Un sistema de gestion del conocimiento contiene materiales de capacitacion, nuevos conocimientos y experiencia de usuario relacionada a la que acceden los empleados. Su proposito es ayudar a una empresa a generar e incrementar el acceso a los datos para que otros puedan colaborar en un proyecto o compartir datos con otro trabajador.

Un ejemplo de sistema de gestion del conocimiento puede incluir nuevos videos de capacitacion o datos sobre politicas y procedimientos de la empresa.

5. Sistema de Procesamiento de Transacciones

Un sistema de procesamiento de transacciones se utiliza para generar y completar procesos tediosos de forma rapida y fiable. Por ejemplo, las empresas tienden a tener sistemas de informacion de facturacion que generan facturas para clientes o sistemas de contabilidad que utilizan calculos preprogramados para realizar nominas y pagar impuestos.

Al reemplazar los procesos manuales por un sistema de procesamiento de transacciones, las organizaciones pueden aumentar la eficiencia y garantizar la precision.

6. Sistema de automatizacion de oficinas

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Un sistema de automatizacion de oficinas se utiliza para optimizar la eficiencia de los trabajadores que tienen que procesar transacciones o datos. Por ejemplo, Microsoft Office XP es empleado por muchas empresas para ayudar a los usuarios a realizar diferentes tareas de oficina o necesidades informaticas.

Muchos de estos sistemas de automatizacion permiten a los trabajadores remotos acceder a los datos de la empresa desde sus portatiles para que no tengan que entrar en la oficina. Esto permite a las organizaciones ampliar sus capacidades operativas para que no esten restringidas a funcionar desde una sola ubicacion.

Practicas recomendadas para construir un sistema de informacion

Aunque los sistemas de informacion ayudan a aumentar la productividad y la eficiencia en el lugar de trabajo al optimizar los procesos internos, algunos desafios se presentan al implementarlo. Administrar varios origenes de datos en una empresa puede ser complicado, especialmente si varios sistemas funcionan independientemente unos de otros y contienen informacion duplicada.

La falta de integracion puede dar lugar a un incumplimiento, una disminucion de la productividad y una mala toma de decisiones basada en datos poco fiables. Tener una comprension completa de la arquitectura y las capacidades de integracion necesarias puede ayudar a resolver muchas de estas preocupaciones. Las practicas optimas para crear un sistema de informacion que funcione incluyen-

1. Comprender los objetivos clave de la Organizacion

Para crear un sistema de informacion debidamente integrado, la organizacion debe tener una comprension clara de sus necesidades y objetivos. Conocer los objetivos financieros y los requisitos de los clientes puede ayudar a los responsables de tomar decisiones a comprender que procesos internos y externos ayudan a cumplir estos objetivos.

2. Comprender las necesidades de informacion

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Una vez que la organizacion sepa cuales son sus planes y estrategias, puede considerar que informacion se necesita para cumplir esos objetivos.

Esto se logra verificando y comprendiendo lo que cada unidad de negocio es responsable, junto con los procesos empresariales primarios necesarios para llevar a cabo esas funciones. Tambien es esencial identificar a los actores clave que deben acceder a esta informacion para desempenar sus funciones.

3. Analizar el punto de partida de la organizacion

Aunque es importante establecer objetivos futuros, la organizacion debe considerar que sistemas y datos existen actualmente. Los factores a considerar son si los puntos de contacto entre diversas redes y datos estan automatizados o no, que funciones clave existen en cada sistema y como se utiliza actualmente la informacion.

Este conocimiento puede utilizarse para producir un mapa de sistemas y datos que muestre ineficiencias, esfuerzos duplicados y otros problemas que podrian resolverse mediante la implementacion de un nuevo sistema de informacion.

4. Revision y compilacion

La organizacion debe evaluar los sistemas futuros y actuales para identificar que aspectos necesitan mejora o consolidacion. Los

aspectos clave a buscar incluyen la duplicacion de datos, los datos faltantes, los datos incoherentes, los sistemas no funcionales, los procesos manuales repetitivos y la forma en que los datos se mueven dentro y fuera de la organizacion. Esto ayudara a saber que sistema puede ayudar a llenar las lagunas que conducen a un aumento de la ineficiencia.

5. Identificar sistemas principales

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Por ultimo, el negocio debe reunir todos sus hallazgos para identificar una arquitectura de sistema de informacion que ofrezca facil acceso al usuario y alta funcionalidad.

La empresa debe considerar como planea el usuario acceder a la informacion de cada IS, como interfaces empresariales, portales o conjuntos de BI. Ademas, debe reconocer cuales son las necesidades finales del usuario y que sistema es la mejor solucion para satisfacer esos requisitos.

  • Un triangulo de la informacion incluye las personas, los sistemas tecnologicos y la ciencia de datos y los procesos empresariales utilizados para optimizar y agilizar las acciones empresariales.
  • Los sistemas de informacion son importantes porque utilizan tecnicas de aprendizaje automatico para optimizar la gestion operativa, mejorar la toma de decisiones, mejorar la comunicacion y mantener registros. Tambien adaptan la informacion, la personalizan a las necesidades del usuario, proporcionan informacion en tiempo real y son altamente adaptables.
  • Los
  • diferentes servicios de informacion incluyen sistemas de informacion ejecutivos, sistemas de informacion de gestion, sistemas de apoyo a la toma de decisiones, sistemas de gestion del conocimiento, sistemas de procesamiento de transacciones y sistemas de automatizacion de oficinas.
  • Las
  • practicas recomendadas para implementar un IS incluyen comprender los objetivos clave, reconocer las necesidades de informacion, analizar el punto de partida de la organizacion, revisar y compilar informacion e identificar sistemas basicos.