Todo lo que necesita saber sobre la gestion de

everything you need to know about inventory management

El inventario abarca todo, desde cajas de pajitas en el backoffice de un pequeno restaurante hasta un enorme almacen lleno de piezas de producto para un gran minorista. En cualquier caso, el inventario incluye todos los bienes adquiridos a un proveedor que una empresa planea vender eventualmente.

Llevar y administrar el inventario tiene muchos costos asociados que afectan los resultados y la productividad de una empresa. Una gestion adecuada del inventario es esencial para mantener una ventaja competitiva y minimizar los desperdicios. Lea mas adelante para aprender todo lo que hay que saber sobre la gestion de inventario.

Que es Gestion de Inventario?

La gestion de inventario es un enfoque sistematizado para ordenar, almacenar y vender tanto materias primas como productos terminados.

Es el proceso de seguimiento y organizacion de los productos en la duracion que el negocio los posee. El beneficio se genera cuando el inventario se vende a los clientes. Las

caracteristicas mas importantes de la gestion de inventario incluyen-

  • Recogida y Empaquetado Dirige a los trabajadores al almacen correcto para recoger articulos y empaquetarlos
  • Envio Las facturas, hojas de embalaje y otros aspectos relacionados con el envio de inventario
  • Gestion de ubicaciones de almacen Colocar articulos en el almacen correcto para minimizar el desperdicio
  • de
  • pedidos de recepcion Administra los pedidos entrantes para dirigirlos al centro logistico adecuado
  • Seguimiento de inventario Un total en tiempo real del estado del inventario de cada producto
  • Herramientas de informes Genera datos de inventario para obtener informacion que pueda mejorar los procesos de toma
  • de decisiones Seguimiento de codigos de barras Administra los datos de entrada de codigos de barras y coordina con

Por que es importante la gestion de inventario?

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Dado que el inventario es un activo que se documenta en un balance con fines fiscales, la gestion adecuada del inventario es fundamental para reducir los gastos.

Las organizaciones deben contar fisicamente sus bienes internos para calcular el numero de existencias disponibles, o deben utilizar un sistema de software que pueda documentar de manera confiable todos los datos relacionados con el inventario.

El seguimiento del inventario no solo es una buena practica comercial, sino que tambien esta obligado a cumplir con las normas de la SEC y la Ley Sarbanes-Oxley para las empresas publicas. Como parte de un esfuerzo por cumplir con estos estandares, las empresas deben comprender y tener registros de todos sus procesos de cadena de suministro.

Las empresas que pierden la pista del inventario estan perdiendo dinero. No comprender cuanto producto esta disponible puede provocar procesos de flujo de trabajo en exceso, subpedidos e ineficientes.

Tambien es esencial gestionar el inventario para predecir las ventas y beneficios futuros. Las empresas que tienen un proceso de pedido eficiente utilizan sus datos historicos de ventas e inventario para estimar cuanto comprar en el futuro y cuanto venderan.

Hay muchos costos asociados con llevar inventario que afectan las ganancias, especialmente para las pequenas empresas. En los Estados Unidos, los fabricantes, minoristas y mayoristas tienen 1,9 billones en costos de inventario. Los expertos afirman que el 90% del inventario de una empresa esta almacenado, mientras que solo el 10% esta en camino para ser vendido. Una gestion adecuada del inventario puede ayudar a aliviar muchos de estos costos de transporte.

Un sistema eficaz de gestion de inventario tambien mejora la satisfaccion del cliente porque hay una certeza de lo que esta disponible para vender y lo que no lo esta.

La compania sabra exactamente cuando viene el proximo conjunto de suministros y no tendra que preocuparse de que un cliente necesite un producto que no esta en la tienda. La compania estara preparada y sabra que productos estan bajos en stock. A continuacion, pueden ajustar sus estrategias de ventas y marketing en consecuencia.

Que es un Sistema de Gestion de Inventarios?

Desde una contabilidad de papel tradicional hasta hojas de calculo, existe una gran variedad de tacticas y tecnologias utilizadas por las pequenas y grandes empresas para gestionar el inventario. Sin embargo, un sistema de gestion de inventario suele ser un tipo de software que cuenta y realiza un seguimiento de productos y materias primas.

Los sistemas de gestion de calidad hacen un seguimiento de todas las existencias al tiempo que proporcionan informacion que identifica que productos se venden mejor que otros. Por lo general, tambien incluyen un sistema de notificacion que alerta a la gestion cuando el stock es bajo.

Con el auge del comercio electronico y el globalismo, la gestion de inventarios ha supervisado nuevos obstaculos que requieren soluciones de alta tecnologia. Un sistema de gestion eficaz puede hacer frente a estos desafios garantizando que los productos esten en el lugar correcto y en el momento correcto.

Tipos de sistemas de gestion de inventario

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Los tipos mas comunes de soluciones de gestion de inventario incluyen-

1. Inventario completo vs recuento ciclico
Un recuento completo del inventario se realiza normalmente anualmente y de acuerdo con una auditoria financiera. Cuando se cierra la empresa, un equipo de inventario contara todos los articulos del almacen. Debido a que todo el inventario se cuenta a la vez, este proceso es oportuno y extenso.

El recuento ciclico se utiliza para contar un segmento de inventario con frecuencia. Por ejemplo, un minorista puede contar un conjunto de productos un miercoles, otro conjunto de articulos el jueves, etc.

Si el almacen es mas grande, los articulos con mayor valor se pueden contar con mas frecuencia que otros. Los recuentos de inventario mas pequenos y regulares ayudan a las empresas a tener una vision mas completa de sus existencias.

Siempre hay un potencial de error humano en el inventario o en el recuento ciclico. Los datos de inventario poco fiables causan dificultades para todo el negocio, por lo que es mejor utilizar un sistema de software que sea mas preciso en su proceso de conteo.

2. Recuento manualde
inventario Un sistema de inventario manual se actualiza y controla sin el uso de un sistema tecnico. Los contadores pueden usar un libro mayor para realizar un recuento manual o pueden usar una hoja de calculo.

Las pequenas empresas a veces encuentran que un enfoque manual sea mas eficiente porque no tienen tanto stock de que preocuparse.

Un recuento manual se puede llevar a cabo internamente o el propietario puede contratar a un proveedor externo para que lo complete por el/ella. Las pequenas empresas suelen cerrar uno o dos dias al ano para realizar una comprobacion manual de inventario.

Cada paso de este proceso tiene el potencial de error humano. Los trabajadores pueden contar los articulos en el almacen incorrectamente o los datos pueden ser incorrectamente introducidos. Desafortunadamente, una pieza de stock mal contada puede afectar a otras partes del recuento manual. En muchos casos, las empresas han tenido que rehacer todo su recuento de inventario debido a un pequeno error que se cometio.

Por ultimo, los datos basados en manuales no siempre se traducen en informacion util que proporciona una vision completa del inventario, la oferta y la demanda de los clientes.

3. Sistema de codigo de barras
Este sistema utiliza un lector para escanear un codigo de barras que se adjunta a cada producto o paquete. Los trabajadores pueden usar un lector de codigos de barras, lo que permite que el proceso se acelere drasticamente.

Una ventaja del sistema de codigos de barras es que el recuento se realiza en tiempo real porque los datos de entrada se cargan inmediatamente en una base de datos. Si ya se ha escaneado un elemento, el trabajador recibira una alerta.

Debido a que hay menos posibilidades de error humano, la administracion tiene mas confianza en la toma de decisiones para comprar y vender mas o menos inventario.

4. Etiquetas de identificacion de radiofrecuencia
Un RFID utiliza ondas de radio para leer y capturar datos almacenados en una etiqueta adjunta a un producto.
Hay dos tipos de RFID- activo y pasivo.

Los sistemas activos emplean escaneres de etiquetas que se encuentran en toda la instalacion de almacenamiento. Las actualizaciones en tiempo real de los recuentos de existencias y su ubicacion se entregan al proveedor o a un mostrador de inventario interno.

Un sistema pasivo solo se puede leer cuando alguien enciende el escaner. Ambos tipos de procesos documentan automaticamente el inventario en una base de datos cuando se lee una etiqueta. Los sistemas pasivos simplemente requieren que el trabajador gire manualmente el lector sobre si mismo.

5. Robots dealmacen Los robots
utilizan el aprendizaje automatico para escanear etiquetas sin codigos de barras adjuntos. Los robots de almacen tienen mejores sensores y capacidad de respuesta que otras formas de sistemas de recuento de inventario.

Tambien se integran con el software de gestion de almacenes para cargar todos los datos de forma rapida y precisa. Emplear un robot puede reducir drasticamente los costos de mano de obra, ya que automaticamente realizan recuentos de inventario sin necesidad de supervision humana.

Beneficios de la gestion de inventario El

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uso de un sistema de software para gestionar el inventario ofrece muchas ventajas, entre las que se incluyen-

1. Menos Potencial de Ganancias por Errores Humanos
se pierden y el tiempo se pierde si un recuento tiene que ser rehecho porque alguien cometio un error.
Muchos sistemas de software incluyen escaneo de codigos de barras que elimina la necesidad de introducir informacion manualmente. Al realizar un recuento correcto la primera vez, las empresas pueden reducir drasticamente sus costos de almacen y aumentar las ganancias.

2. Adaptable a situaciones cambiantes
Debido a que siempre hay temporadas ocupadas y lentas, la gestion de inventario nunca sera exactamente la misma durante todo el ano.

Las empresas que realizan recuentos manuales tienen que confiar en sus trabajadores para adaptarse a una temporada mas ocupada, realizar recuentos precisos y no cometer errores.

Para algunos, esto puede ser una tarea casi imposible. Un sistema de software de inventario optimizado es capaz de manejar aumentos de existencias porque no requieren pausas, tiempo libre o capacitacion en gestion de inventario.

3. Aumento de la moral de los trabajadores
Las empresas se benefician mediante el uso de un sistema de software de gestion de inventario, ya que los trabajadores ya no estan obligados a realizar tantas tareas peligrosas o mundanas.

No es necesario que un vendedor suba encima de una pila de cajas para contar articulos en un estante superior, ni nadie tiene que pasar horas contando particulas de ropa. Un sistema de software de inventario puede completar muchos de estos proyectos automaticamente.

El software tambien se puede integrar con telefonos moviles, lo que permite a los gerentes realizar actualizaciones en cualquier lugar. Esto ayudara a mejorar la moral de los empleados y liberar recursos para completar otras tareas importantes.

4. Mejora la satisfaccion del cliente
Un sistema de software puede aumentar la entrega del inventario mientras disminuye el potencial de error humano. Las empresas tendran una mejor capacidad para saber que articulos pedir a los proveedores, cuando pedirlos y cuanto pedir.

Como resultado, los clientes estaran encantados de poder confiar en la compania para un excelente servicio y un rapido tiempo de respuesta. Un sistema de gestion de inventario de calidad puede ser una pieza de un rompecabezas mas grande que proporciona una ventaja competitiva.

Como gestionar el inventario

Diferentes empresas emplearan varias estrategias de gestion de inventario. Incluso las empresas mas pequenas tienen que contar su inventario para seguir siendo competitivas en su industria.
Independientemente del tamano o el alcance de la empresa, las practicas recomendadas para la gestion de inventario incluyen-

Metodo ABC
Esta es una tactica de analisis de categorizacion de inventario que divide el stock en 3 categorias- articulos A, articulos B y articulos C. La categoria A es el nivel mas alto de control y mantenimiento de registros precisos, y la C es la menor.

Por lo general, los productos que generan la mayor cantidad de ingresos se colocan en la Categoria A porque hay una mayor importancia para gestionar adecuadamente este stock, ya que genera mas beneficios. Otros analisis de ventas e inventario pueden determinar cuando mover un producto a una categoria diferente.

Metodo de dos compartimentos
En el metodo de dos compartimentos, los productos se almacenan en dos areas o contenedores, dependiendo del tamano del articulo.

Cuando un contenedor se vacia, los nuevos productos se mueven a el. Cuando el inventario del segundo contenedor se ha ido, la empresa puede pedir nuevos suministros.

Cantidad de Pedido Fijo
Este es un sistema de control donde los niveles maximo y minimo de inventario se fijan en piedra.

Cuando el stock alcanza un numero minimo fijo, la empresa puede pedir un numero fijo de nuevos articulos. Esto evita que la empresa se agote el pedido y no se quede sin inventario.

Pedido de periodo fijo
Para este proceso de inventario, los productos se ordenan segun una cierta cantidad de tiempo, como cada mes o pocas semanas.

Este sistema es optimo para pequenas empresas que no disponen de los recursos necesarios para implementar un sistema avanzado de gestion de inventario.

Inventario gestionado por
el proveedor Este sistema permite al proveedor gestionar el inventario en lugar de poner la responsabilidad en el negocio. El proveedor volvera a realizar el pedido en funcion del numero de ventas o en una hora establecida del mes.

Las cadenas de comestibles y de atencion de la salud suelen utilizar un sistema de inventario de gestion de proveedores, ya que agiliza todo el proceso.

Formulas de gestion de inventario

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Aquellos que sean nuevos en la gestion de inventario encontraran una terminologia y formulas desconocidas. Es esencial entender estas formulas para gestionar correctamente el inventario. Estos incluyen-

1. Cantidad de pedido economica
Es el numero de articulos que una empresa debe comprar a un proveedor para ayudar a minimizar los costes de transporte y ahorrar tiempo. He aqui una terminologia para entender antes de calcular un EOQ-

D = Costes de pedido
K = Cantidad vendida por ano
H = Costes de transporte

EOQ = Raiz cuadrada de (2 x D x K/H)

2. Dias Inventario pendiente
Se refiere al numero de dias que tarda el stock en convertirse en ventas. Se prefiere un DIO mas bajo porque implica que hay una mayor demanda de los clientes. Aqui esta la ecuacion para calcular el DIO-

DIO = (Coste de inventario medio/Coste de bienes vendidos) x 365

3. Re-Order Point Formula
Esta formula permite a las empresas saber cuando se debe pedir mas stock. Para realizar este calculo, siga los siguientes pasos-

  • Calcular la demanda de tiempo de entrega en dias
  • Determinar el stock de seguridad en dias
  • Agregue estos dos
RPF = Demanda de tiempo de entrega + Stock de seguridad

4. Formula de Stock de Seguridad
La compania debe tener suficiente stock a mano para cumplir los pedidos, pero no tanto como aumente los costos de transporte. Esta formula ayuda a las empresas a saber cuanto stock tener disponible antes de volver a hacer el pedido.
Realice los siguientes pasos-

  • Multiplicar el numero maximo de productos utilizados en un dia por el plazo maximo en dias
  • Multiplicar el uso medio por dia por el tiempo de entrega medio en dias
  • Encontrar la diferencia entre los dos para determinar cuanto inventario debe tener disponible antes de re-
ordenar SSF = (Uso diario maximo x Tiempo maximo en dias) (Promedio Uso diario X Promedio Plazo en dias)

Conclusion

Estos son los elementos clave para recordar acerca de la gestion de inventario-

  • Comprender el significado de la gestion de inventario La gestion de inventario incluye el pedido, el almacenamiento y la gestion de productos. Los elementos incluyen picking y embalaje, codigo de barras, envio y mucho mas.
  • La gestion eficaz de inventario es importante que la gestion de existencias ahorra dinero, tiempo y ayuda a las empresas a cumplir con las leyes y regulaciones federales y estatales.
  • Las empresas utilizan diferentes sistemas Los sistemas mas utilizados para gestionar el stock incluyen inventario completo, inventario de ciclo, recuento manual de inventario, sistema de codigo de barras, etiquetas de identificacion por radiofrecuencia y robots de almacen.
  • La gestion adecuada del inventario es beneficiosa. Los beneficios de la gestion de inventario incluyen menos potencial de error humano, adaptabilidad, un aumento en la satisfaccion del cliente y una mejora en la moral de los trabajadores.
  • Existen diferentes metodos para gestionar la seleccion de inventario entre el metodo ABC, el metodo de dos compartimentos, el metodo de calidad de pedido fijo, el proceso de pedido de periodo fijo y el inventario gestionado por el proveedor para gestionar el inventario.
  • Conozca las formulas importantes Comprender como calcular EOQ, DIO, RPF y SSF ayudara a ahorrar dinero y agilizar el proceso de pedido.