Descripcion de la gestion de ordenes de compra y como optimizar La

understanding purchase order management and how to optimize

La aplicacion de politicas eficaces de gestion de inventario es esencial para mantener la eficiencia, la productividad y la rentabilidad. Las empresas que tienen ineficiencias en toda la cadena de suministro tienden a tener mas dificultades para satisfacer a sus clientes y completar pedidos.

Los procesos constructivos de ordenes de compra son un componente necesario de la gestion de existencias. Sin un conjunto de politicas que guien cada paso de la operacion de la orden de compra, todo el sistema puede desmoronarse. Como resultado, la organizacion perdera recursos, desperdiciara dinero y se vera perdiendo su ventaja competitiva.

Hay varias tecnicas y consejos a seguir que ayudan a organizar las actividades de las ordenes de compra. A continuacion se ofrece una vision general completa de los pasos necesarios para gestionar las ordenes de compra en toda la red logistica.

Que es la gestion de ordenes de compra?

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La gestion de ordenes de compra es un proceso de adquisicion interno implementado por las empresas para asegurarse de que cada compra es necesaria, contabilizada y aumentada para los costos. El proposito es garantizar que los trabajadores sigan todas las politicas y procedimientos antes de cumplir una orden de compra.

El proceso de compra se refiere a cualquier transaccion asociada con la obtencion de bienes y el pago de facturas. El proceso de solicitud de compra comienza cuando el comprador potencial ha identificado el producto que desea y finaliza cuando se paga la factura final.

Los pasos mas comunes de procesamiento de PO incluyen-

  • Creacion de Pedidos Un pedido es creado por el equipo de compras o el personal administrativo
  • Flujo de Aprobacion Las ordenes de compra se envian a una autoridad de firma en caso de que haya son ajustes
  • Envio de PO La orden de compra se envia a un proveedor especifico a traves de correo electronico, fax o contrato cegador en papel
  • Un contrato es legalmente vinculante una vez que el proveedor acepta el pedido de compra. En el contrato se incluyen los detalles del comprador, el numero de orden de compra, la fecha de envio, los precios y mas
  • Entrega de mercancias El equipo de gestion del proveedor envia el producto al gerente de almacen que comprueba la calidad del articulo. Si hay algun problema, la administracion de la cadena de suministro notificara al proveedor
  • Coincidencia de tres vias. El equipo de gestion del almacen realizara la conciliacion de tres vias para verificar la factura y asegurarse de que todo se factura correctamente
  • Cierre de PO Si no existen mas discrepancias, la factura se envia a el departamento de cuentas por pagar de la empresa La
implementacion de un proceso eficaz de ordenes de compra es esencial para racionalizar la gestion del inventario y organizar todas las areas de la cadena de suministro. Un proceso de compra mal ejecutado puede provocar pagos en exceso, danos en bienes, perdida de tiempo e ineficiencias.

Practicas recomendadas para optimizar la gestion de ordenes de compra La

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implementacion de un flujo de trabajo como parte de la gestion de ordenes de compra ayudara a supervisar los costos y solucionar los problemas que surjan. Facilitara la asignacion adecuada de recursos e impulsara la eficiencia en todas las areas de la red logistica.

Estas son las mejores practicas para optimizar el proceso de pedido de compra-

1. Revisar el Proceso de Pedido Actual
Evaluar la forma en que se manejan actualmente los pedidos de compra y los tipos de problemas que suelen surgir desde la creacion hasta el cierre y todo lo que hay entre ellos.

Hable con todos los participantes en el proceso de adquisicion en todo el almacen para ver que cuellos de botella existen. Pregunte a estas partes interesadas como abordarian estas areas problematicas, ya que estan mejor equipados para tener respuestas.

2. Escribir directrices de facil acceso
Cuando los trabajadores conocen las politicas y procedimientos exactos para cumplir una orden de compra, todo funcionara de manera mas eficiente y coherente.

Despues de hablar con el equipo de gestion del almacen/proveedor, implemente un conjunto de directrices estrictas a seguir. Haga que estos sean facilmente accesibles para todos los trabajadores de toda la cadena de suministro para que todos permanezcan en la misma pagina en todo momento.

3. Ofrecer una base de datos de proveedores central
Proporcione una base de datos de proveedores accesible y aprobada a todos los trabajadores y partes interesadas que forman parte del proceso de pedido de compra.

Esto facilitara la finalizacion de los pedidos en tiempo real, ya que los compradores pueden consultar la base de datos para encontrar un proveedor verificado previamente utilizado con el que tengan experiencia. Tambien aumentara la eficiencia porque los trabajadores pueden elegir un proveedor con confianza en el momento oportuno.

4. Tener un proceso de aprobacion razonable
El proceso de aprobacion de pedidos de compra no debe ser demasiado inflexible ni indulgente. Si es demasiado burocratico y engorroso para finalizar la aprobacion de una orden de compra, habra un efecto ondulante que disminuira la eficiencia y la productividad en toda la cadena de suministro.

Si el proceso de la orden de compra es demasiado indulgente, la compania perdera dinero al realizar pedidos excesivos, pedidos inexactos o usar un proveedor caro. Tenga en cuenta el tamano de la orden de compra y el presupuesto de la empresa al implementar un conjunto de politicas y procedimientos de aprobacion de ordenes de compra.

5. Utilizar restricciones de gastos
La gestion eficaz del flujo de trabajo de pedidos de compra requiere la sistematizacion de los productos en diferentes categorias, como suministros de oficina o materias primas.

Esto ayudara a mantenerse dentro de un presupuesto para cada categoria. La administracion tambien puede establecer limites de gasto en ciertas categorias o requerir autorizacion auxiliar para mantenerse dentro de un presupuesto. Esto agilizara todo el proceso de pedido y creara menos trabajo para el equipo de gestion del almacen.

6. Hacer accesible el estado de la orden de compra para los trabajadores
Si un trabajador inicia una orden de compra, querra tener actualizaciones periodicas de estado en ella. Permitir que los compradores se registren en cualquier momento para ver el estado de sus pedidos reducira el numero de consultas y el tiempo que intenten hacerlos campo. La visibilidad del estado ayudara a medir los procesos de flujo de trabajo y encontrar areas ineficientes para corregir.La

utilizacion de un software de adquisicion facil de usar para gestionar y automatizar los procesos de ordenes de compra simplificara y mejorara todo el sistema de gestion de inventario.

Un sistema de gestion de ordenes de compra tiene una funcionalidad que permite a los usuarios crear flujos de trabajo personalizados para las ordenes de compra. Las soluciones de software suelen proporcionar actualizaciones de estado para que la administracion sepa exactamente lo que esta sucediendo en cada etapa del proceso. La implementacion de una solucion de gestion tambien ahorrara tiempo, dinero y mejorara la precision de los datos de inventario recopilados.

Conclusion

Aqui estan las claves para recordar acerca de la gestion de ordenes de compra- La

  • gestion de ordenes de compra asegura que cada pedido se contabiliza y optimiza para los costos.
  • El proceso de compra abarca la creacion de pedidos, el flujo de aprobacion, el envio de ordenes de compra, los contratos cegadores, la entrega de mercancias, la conciliacion de tres vias y el cierre de ordenes de compra.
  • Un flujo de trabajo eficaz del proceso de PO ahorrara tiempo, dinero y mejorara la eficiencia en toda la cadena de suministro.
  • Los
  • consejos para mejorar la gestion de pedidos de compra incluyen una revision cuidadosa, la incorporacion de directrices, incluida una base de datos central de proveedores, la creacion de un proceso de aprobacion razonable, el uso de restricciones de gastos basadas en el presupuesto y la puesta a disposicion de los trabajadores actualizaciones de estado.
  • La
  • compra de una solucion de software personalizada basada en la nube tambien ayudara a optimizar los procesos de flujo de trabajo, mejorar la precision y aumentar la productividad.