Una guia para el seguimiento del tiempo y el software de seguimiento del

a guide to time tracking and time tracking software

La tecnologia ha alterado la forma en que las empresas gestionan a sus trabajadores y realizan un seguimiento del rendimiento. Con nuevas capacidades, las soluciones de software proporcionan una manera de que la administracion profundice en los datos recopilados y obtenga informacion procesable que mejore la toma de decisiones en toda la organizacion.

Una de estas tecnologias es el software de seguimiento del tiempo, que abarca todos los diversos mecanismos de cronometraje utilizados para responsabilizar a los trabajadores y cumplir las leyes laborales.

Tanto las grandes como las pequenas empresas estan implementando aplicaciones de seguimiento de tiempo y sistemas de software para optimizar todas sus actividades empresariales y disminuir el ausentismo.A

continuacion se presenta una descripcion general de la cronograma y como utilizar herramientas de seguimiento optimizadas puede beneficiar tanto a las pequenas como a las grandes empresas.

Que es el seguimiento de tiempo?

El seguimiento de tiempo se refiere a la forma en que una organizacion realiza un seguimiento de las horas de trabajo de sus empleados y se asegura de que se les paga con precision y puntualmente. Es un termino general que generalmente abarca la administracion del tiempo, la asistencia, el tiempo libre pagado, la programacion y las horas facturables.
El seguimiento de tiempo se divide en tres categorias diferencias-

  • Entrada de tiempo- El metodo que utilizan los trabajadores para introducir sus aprobaciones de datos de perforacion-
  • Politicas de recursos humanos de aprobacion de entradas de tiempo, horas trabajadas y tiempo facturable
  • Reporting- Un resumen de los datos de seguimiento de tiempo utilizados para fomentar el tiempo asistencia y resolucion del ausentismo
Muchas organizaciones utilizan sistemas de software de gestion de tiempo para llevar a cabo procesos de introduccion de tiempo, aprobacion y generacion de informes. La entrada de tiempo incluye marcas de tiempo, o seguimiento de las horas de inicio, las horas de finalizacion y las pausas para el almuerzo o las vacaciones de los trabajadores.

La aprobacion de RRHH para todas las entradas de tiempo simples es esencial para mantener la rendicion de cuentas y garantizar pagos precisos. Tambien garantiza que se cumplan todas las leyes laborales establecidas por el gobierno estatal o federal. Las soluciones de inteligencia empresarial pueden ayudar a generar informes que permitan a la administracion ver que areas de entrada de tiempo necesitan mejorar.

Por que es importante el seguimiento del tiempo?

why is time tracking important 1604698126 7025

Estas son algunas de las razones por las que el seguimiento del tiempo es importante para cualquier organizacion-

1. Pagar con precision por horas trabajadas
Los empleados quieren un sistema que garantice que se les paga con precision por las horas trabajadas. Al utilizar software de seguimiento de tiempo, los trabajadores pueden sentirse seguros de que sus cheques transmiten adecuadamente sus datos de perforacion.

Las empresas que utilizan una herramienta de seguimiento de tiempo pueden saber exactamente cuanto dinero se debe y a quien. No tienen que preocuparse por pagar de mas o menos a los trabajadores y contratistas. El pago preciso por usuario y mes evita posibles sanciones al garantizar que se cumplan todas las leyes y regulaciones laborales.

2. Definir metas
Insights obtenidas de una solucion de seguimiento del tiempo puede ayudar a los trabajadores a administrar su tiempo de manera mas eficaz. Estos conocimientos se pueden utilizar para aumentar la productividad y encontrar formas mas optimizadas de completar tareas.

Algunos programas de seguimiento son excelentes para el seguimiento del tiempo del proyecto y para que los trabajadores sepan lo eficiente que estan trabajando. Los empleados tambien pueden utilizar estos datos de tiempo para ver que trabajadores no estan siendo productivos y quien esta utilizando su tiempo sabiamente.

3.
Los miembros del equipo deseguimiento de gastospueden utilizar una solucion de seguimiento de tiempo para ver como se gasta el dinero y buscar oportunidades de ahorro de costos. La administracion puede supervisar los presupuestos de los proyectos y volver a enfatizar las tareas para garantizar que el negocio se beneficie financieramente de todas sus actividades y flujos de trabajo.

Si hay un segmento de trabajadores que no esta cumpliendo los objetivos, las empresas pueden considerar volver a asignar trabajo o trabajar con empleados improductivos para asegurarse de que realicen mejoras. Todas estas acciones ayudaran a ahorrar dinero y recursos valiosos al tiempo que aumentan la ventaja competitiva de la organizacion.

4.
Los dispositivos de seguimiento del tiempo de facturacion y generacion de informesson formas eficientes de optimizar los procesos de RRHH, implementar la administracion de tareas y realizar informes precisos. Un sistema automatizado ahorra tiempo al hacer que ciertos recursos no se pierdan verificando horas y calculando el pago de horas extra.

Un proyecto de seguimiento de tiempo tiene capacidades de integracion de seguimiento de tiempo basadas en dispositivos moviles, por lo que los trabajadores pueden usar una aplicacion de seguimiento de tiempo para perforar los datos de tiempo ellos mismos. Esto impone a los empleados la carga de administrar su tiempo y realizar un seguimiento de los proyectos, permitiendo que el departamento de recursos humanos se centre en otras tareas.

Como contribuye el seguimiento del

how time tracking contributes to productivity 1604698126 7442

tiempo a la productividad El seguimiento del tiempo no se trata solo de registrar horas y enviar cheques de pago cada dos semanas. Las soluciones de software pueden recopilar una gran cantidad de datos valiosos que generan conocimientos procesables. La administracion puede utilizar estos conocimientos para aumentar la productividad, la eficiencia y maximizar el talento de los trabajadores.

Estas son las formas en que una solucion de gestion del tiempo permite a los empleadores gestionar proyectos y aumentar la productividad en el lugar de trabajo-

1. Lagestion de datos de seguimiento de carga
de trabajo permite a la administracion ver la capacidad de sus trabajadores. Es competente en el seguimiento de la gestion de proyectos, muestra quien esta completando tareas y quien necesita mas proyectos, quien esta cerca del agotamiento y quien necesita mas ayuda para cumplir los objetivos.

Esto permite la asignacion eficiente de recursos y el apoyo en tiempo real de la administracion, lo que contribuye a un lugar de trabajo mas productivo.

2. Buscar ineficienciasEl
seguimiento del tiempo ayuda a identificar los obstaculos a la productividad de los trabajadores. Puede mostrar cualquier cosa, desde reuniones semanales que consumen mucho tiempo hasta flujos de trabajo ineficientes hasta estilos de administracion laxos. Las empresas pueden utilizar estos conocimientos para disminuir o reevaluar los procesos que contribuyen a la ineficiencia en todo el lugar de trabajo.

3. Enfoque en cuestiones importantes
El seguimiento preciso del tiempo permite a las organizaciones centrarse en sus prioridades y asignar los recursos de forma adecuada. Ayuda a la administracion a evaluar si estan priorizando los procesos mas importantes o tomando demasiado tiempo preocuparse por los inestimables procesos.

Al ver como cada trabajador prioriza su tiempo, las empresas pueden asegurarse de que todo el mundo esta contribuyendo a un entorno productivo.

4. La
productividad dePerspectivas Automaticasaumentara como resultado de utilizar una solucion automatica de seguimiento del tiempo que genera informes y optimiza las tareas de RRHH.

La mayoria del software de cronometraje proporciona a los usuarios una forma de realizar un seguimiento de todos los proyectos y actividades empresariales, registrar horas y generar partes de horas, ver la actividad de un equipo en un unico panel y crear informes con imagenes potentes que cuentan una historia.

Que es el software de seguimiento del tiempo?

what is time tracking software 1604698126 2485

El software de seguimiento de tiempo puede referirse a diferentes caracteristicas y sistemas. Las categorias de seguimiento de tiempo mas utilizadas y mas utilizadas incluyen-

1. Rastreador de
tiempo Una aplicacion que presenta el seguimiento de tiempo como enfoque principal se conoce como un rastreador de tiempo. Los trabajadores lo usan para marcar dentro y fuera, rastrear sus horas semanales y, a veces, solicitar tiempo libre. Pueden realizar estas acciones a traves de su computadora portatil, telefono movil o, a veces, un cronometro. Tambien cuenta con capacidades de analisis de datos e informes para que la administracion pueda analizar los datos de tiempo recopilados.

2. parte dehoras
Un parte de horas es un sistema de cronometraje en linea que se integra con los sistemas de nomina para proporcionar al equipo de recursos humanos datos de hora precisos por semana o por mes. Normalmente se puede acceder desde un escritorio o telefono movil y tiene capacidades de integracion basadas en la nube.

Permite a las empresas recopilar datos de perforacion desde cualquier ubicacion, ya sea en la oficina o en casa. Al igual que las herramientas de seguimiento de tiempo, existen funcionalidades de generacion de informes y analisis de datos que proporcionan a la administracion una vision mas detallada de sus datos de tiempo de entrada recopilados.

3. Gestion de proyectos
Muchos rastreadores de tiempo estan conectados a bases de datos de gestion de proyectos porque completar estos proyectos a tiempo es de suma importancia para el resultado final. Debido a que el software de gestion de proyectos se puede integrar con las soluciones de seguimiento de tiempo, la gestion de proyectos todavia se considera una categoria de seguimiento de tiempo.
El seguimiento de tiempo es capaz de

  • -Seguimiento de tiempo- Su funcionalidad principal recopila datos punch-in y documenta esta informacion en un parte de horas. Esto es utilizado por los empleados de recursos humanos para facturar a los clientes por proyectos o pagar a los empleados a tiempo.
  • parte de
  • horas en linea- un parte de horas sirve como un rastreador de asistencia que tambien rastrea el ausentismo, las vacaciones pagadas/no pagadas y las solicitudes de tiempo libre.
  • Gestion de proyectos- algunas soluciones de seguimiento de tiempo proporcionan herramientas de gestion de proyectos como el establecimiento de plazos para las tareas y el seguimiento de las horas trabajadas en una actividad.
  • Facturacion- esta funcion es esencial si algunos trabajadores por hora o clientes facturan por hora. Esto realiza un seguimiento de todas las horas trabajadas y permite a los usuarios automatizar la facturacion y establecer tarifas especificas. Convierte minutos en horas y calcula los salarios, teniendo en cuenta las leyes laborales y los impuestos.
  • Alertas- La mayoria del software de seguimiento de tiempo alertas a la administracion y a los trabajadores en sus aplicaciones de seguimiento cuando hay una actualizacion o si se pierden un golpe. Tambien proporciona notificaciones para tareas pendientes o discrepancias en los datos de tiempo.
  • Administracion de usuarios- los usuarios pueden crear grupos y administrar personas por departamento o equipo. La administracion puede asignar tareas a cualquier grupo individual y luego generar informes para ver su progreso hacia el logro de ciertos objetivos.
  • Informes y datos- Los usuarios de Analytics pueden ver una gama de datos y generar informes relacionados con actividades empresariales especificas. Proporciona una forma de profundizar en los datos y obtener informacion sobre por que sucedio algo.

Por que las empresas deben utilizar el software de seguimiento de tiempo

why businesses should use time tracking software 1604698127 3198

Las grandes y pequenas empresas pueden beneficiarse de la implementacion de un sistema de software de seguimiento de tiempo. Las razones para comprar una solucion de software incluyen-

1.
El seguimientoaumenta el tiempo de produccionpermite a los trabajadores registrar su progreso hacia el logro de los objetivos y cumplir sus horas requeridas.

Los empleados pueden utilizar estas capacidades para evitar perder tiempo y seguir siendo responsables de las tareas descritas en sus descripciones de puestos.

Los gerentes pueden analizar los riesgos y beneficios de asignar proyectos y evaluar si el tiempo necesario para completarlos vale la pena. Se puede seguir centrando la atencion en eliminar las ineficiencias y actividades que repercuten negativamente en los ingresos.

2. Aumente la responsabilidad
Las soluciones de seguimiento del tiempo garantizan la rendicion de cuentas y permiten que la administracion recompense a los empleados que trabajan arduamente y supervise a los

Permite al equipo de liderazgo seguir el progreso de las diferentes tareas y mantenerse al tanto de aquellos que no estan terminando su trabajo a tiempo.

Esto aumentara la productividad de todos y mejorara la cultura de la empresa, al tiempo que mejorara la moral de los trabajadores. Aquellos que trabajan se sentiran apreciados por su trabajo y los que son improductivos sentiran presion para seguir mejorando.

3.
Las solucionesMejoreTransparency Software proporcionan transparencia sobre quien esta completando que, cuanto tiempo se tarda en completarlo y por que.

Esto proporciona una forma de reevaluar las tareas requeridas de cada trabajador y asignar recursos para aumentar la eficiencia y la productividad. La administracion puede programar mas empleados cuando sea necesario y reducir los costos de mano de obra quitando a los trabajadores por hora de la programacion cuando no son necesarios.

4. Programacion mejorada
El sistema de honor no es practico porque siempre hay uno o dos trabajadores que intentan romper las reglas.
Las empresas mas grandes no pueden confiar en el sistema de honor para rastrear las horas, ya que hay demasiados trabajadores y muy pocos recursos para responsabilizar a todos.

Una solucion optimizada de seguimiento del tiempo permite a la administracion ajustar los horarios y monitorear el ausentismo para garantizar una mayor productividad en todo el lugar de trabajo.

5.
Las empresasmejoradas de la moralveran un aumento en la moral cuando se establezcan politicas de cronometraje y se estandarizan en toda la organizacion.

El mejor software de seguimiento de tiempo permite a los trabajadores administrar su propio tiempo y sentirse mas seguros de que se les paga con precision por su tiempo dedicado y horas trabajadas. La administracion puede supervisar la productividad y mejorar los flujos de trabajo para acomodar a los trabajadores y aumentar los resultados.

Otras ventajas del software de seguimiento del tiempo

other benefits of time tracking software 1604698127 6909

Si se implementa correctamente, una solucion de seguimiento del tiempo no sofocara la creatividad del equipo ni hara que los trabajadores se sientan microgestionados. Al mismo tiempo, las empresas pueden mejorar la rendicion de cuentas y la productividad mediante el seguimiento de la eficiencia de su plantilla. Otros beneficios incluyen- realizar

  • unseguimiento de contratistas y trabajadores remotos. La administracion puede vigilar a los contratistas y asegurarse de que los recursos no se gasten sin un retorno de la inversion.
  • Ver el estado del proceso en un vistazo- El software de seguimiento de tiempo permite a los usuarios ver el estado de las diferentes tareas y marcadores de rendimiento de forma rapida y sencilla.
  • Tiempo de seguimiento con diferentes dispositivos- el tiempo se puede rastrear mediante un telefono movil, portatil o computadora del lugar de trabajo.
  • Comparar proyectos a lo largo del tiempo- los usuarios pueden comparar y contrastar los elementos de diferentes proyectos para ver cuan eficientes son.
  • Aumentar las tasas- Los datos de tiempo pueden mostrar las tasas de descargo para el personal y los contratistas. Las empresas pueden utilizar esta informacion para evaluar si estan cobrando lo suficiente.
  • Manage Scope Creep- Scope creep se refiere a clientes que creen que quieren un servicio y terminan queriendo mas con el tiempo. Esto aumenta la carga de trabajo e interfiere con el flujo de las operaciones diarias. La administracion puede utilizar software de seguimiento de tiempo para gestionar la filtracion del alcance antes de que ocurra y trabajar con el cliente y los trabajadores para reducir cualquier ineficiencia o mala comunicacion.
  • Cumplimientode las normas- la funcionalidad automatizada de una solucion de software garantiza que todos los pagos sean precisos y se cumplan todas las leyes laborales. Esto ayudara a las empresas a cumplir con el gobierno estatal o federal.

Conclusion

En conclusion, aqui estan las claves para recordar acerca del software de seguimiento de tiempo- el

  • seguimiento de tiempo abarca la entrada de tiempo, aprobaciones y informes.
  • El
  • seguimiento del tiempo ayuda a pagar a los empleados con precision las horas trabajadas, establecer objetivos mensurables, aumentar la rentabilidad y agilizar la generacion de informes y la facturacion.
  • El
  • seguimiento de tiempo aumenta la productividad al administrar la carga de trabajo, detectar ineficiencias, centrarse en problemas importantes y obtener informacion valiosa y automatica.
  • El software de seguimiento de tiempo incluye rastreadores de tiempo, partes de horas y administracion de proyectos. Otras funciones incluyen alertas, administracion de proyectos, administracion de usuarios e informes y analisis.
  • Las empresas deben usar una solucion de seguimiento de tiempo porque aumenta y mejora la rendicion de cuentas, la transparencia, la programacion y la moral.
  • Los
  • mejores beneficios del software incluyen la capacidad de realizar un seguimiento de los contratistas, ver el estado de los procesos de un vistazo, utilizar diferentes dispositivos, comparar proyectos a lo largo del tiempo, elevar tasas, gestionar el alcance de la filtracion y cumplir con las leyes laborales.