Comment cloner un systeme de planification des employes eprouve dont vos managers adoreront se passer

Qu'est-ce que la planification des employes?

Employee Scheduling organise et controle la charge de travail d'une organisation. Les horaires des employes sont comme une feuille de route pour les organisations- ils tracent un chemin clair pour les employes et les employeurs pour rester au fait du travail a effectuer et definissent le calendrier dans lequel cela doit etre fait. Il rationalise efficacement le temps des employes tout en repondant a leurs besoins professionnels, en maintenant une communication claire et en optimisant les couts de main-d'oeuvre. En bref, la planification des employes aide a etablir des horaires pour le personnel en organisant et en controlant la charge de travail sur une periode de 24 heures via la division des equipes.

Cependant, la creation d'un horaire pour les employes est un defi. Dans de nombreuses entreprises, comme l'hotellerie, la restauration, la sante, le commerce de detail et l'informatique, la planification des employes horaires est un processus complet et exhaustif. De nombreux facteurs doivent etre pris en compte, tels que la gestion du nombre d'heures que les employes peuvent travailler, s'assurer qu'ils beneficient de suffisamment de pauses et d'heures de repas, et la prise en compte de la hierarchie. La creation d'horaires horaires pour les employes, en particulier, est une tache fastidieuse pour un proprietaire d'entreprise. Un calendrier inefficace peut avoir des effets devastateurs sur vos employes et, en fin de compte, sur les resultats de votre entreprise. Il est essentiel que, lorsque vous etablissez votre calendrier, celui que vous finalisez represente ce que vous appelez le meilleur scenario possible et vous donne la flexibilite d'ajouter ou de supprimer du personnel en fonction de la bonne ou de la mauvaise marche des affaires.

Etant donne qu'un responsable des ressources humaines consacre de nombreuses heures par semaine a la creation d'horaires et au suivi des couts de main-d'oeuvre, il est important d'optimiser l'horaire des employes tout en veillant a ce que le temps consacre a celui-ci soit minimal. C'est la cle de la reussite des operations commerciales.

On peut globalement decomposer le processus de planification des employes en 8 etapes-

1. Identifier les ressources
2. Reconnaitre la demande
3. Exigence relative au quart de travail
4. Comprendre les preferences des employes
5. Prise en compte des horaires passes
6. Creation d'un plan de sauvegarde
7. Respect de la legislation du travail
8.


Planification L'ajout d'un logiciel de planification a une entreprise permet d'automatiser et de rationaliser le processus. En prenant en compte les calendriers passes, en identifiant les ressources disponibles et en reconnaissant la demande, une solution logicielle de planification cree un calendrier efficace qui contribue a augmenter la productivite et la satisfaction au travail.

Pourquoi la planification des horaires des employes est-elle importante pour une entreprise?

Une nouvelle etude de Paychex (fournisseur de solutions logicielles integrees de gestion du capital humain) et de Future Workplace (une societe membre d'Executive Networks) met en evidence l'impact negatif que des horaires de travail imprevisibles peuvent avoir sur les employes a temps plein et a temps partiel. Selon l'etude, trois personnes interrogees sur dix ont declare avoir des horaires de travail erratiques. La situation s'est aggravee dans le monde post-pandemique, ou il y a eu une grave crise de personnel. Le rapport suggere que les horaires irreguliers peuvent avoir des consequences negatives pour les employes- 44% ont declare avoir des difficultes a respecter leurs engagements personnels en matiere d'horaire, 39% ont declare se sentir epuises, 30% ont declare avoir des difficultes financieres et se sentir deconnectes de leur famille et de leurs amis, et 24% ont reconnu avoir ete incapable de prendre soin de sa sante mentale.

Quel que soit le domaine de l'entreprise, un calendrier juste et fonctionnel constitue le coeur de l'entreprise. Il permet de suivre le temps des employes et de l'utiliser de la meilleure facon possible. Voici certains des objectifs importants qu'atteint la planification efficace des horaires des employes-

1. Maximiser l'efficacite du lieu de travail- une planification efficace maximise la productivite des employes en veillant a ce que la charge de travail de chaque travailleur soit divisee egalement Ainsi, les employes sont moins susceptibles de s'epuiser ou de demissionner en raison d'un environnement de travail defavorable ou d'une pression excessive inutile. La planification est importante pour maximiser l'efficacite des efforts des travailleurs et ameliorer l'efficacite globale de l'entreprise.

2. Assurez-vous que les employes ne manquent pas leurs quarts de travail- les systemes de planification aident les proprietaires d'entreprise et les employes a rester plus reglementes Les applications de planification basees sur le cloud leur permettent de garder facilement les horaires accessibles a tous en temps reel, de mettre a jour la disponibilite des equipes individuelles, de surveiller qui a le prochain conge et de voir qui couvre un autre employe, etc., a tout moment. Les employes a temps partiel travaillant dans les secteurs de la restauration, de la vente au detail et de l'hotellerie qui travaillent a des heures differentes ou seulement certains jours peuvent trouver cela le plus accommodant.

3. Ameliorer l'engagement des employes- qu'il y ait des employes excedentaires ou que l'entreprise manque de personnel, cela aussi avec des horaires mal geres; l'engagement des employes diminue et l'employe mecontent est le plus susceptible de quitter l'organisation. Cependant, un leger ou un leger retard de planification peut entrainer le desengagement des employes, la flambee des couts d'exploitation et affecter votre image de marque. Une planification efficace definit la satisfaction des employes, calcule avec precision le personnel requis, permet a vos employes de rester satisfaits de leurs heures de travail et contribue a reduire vos couts d'exploitation.

4. Integrez un environnement flexible- laissez les employes selectionner leurs quarts de travail en leur donnant la flexibilite d'aller et venir a leur guise parmi les creneaux horaires disponibles. Un environnement de travail flexible reduit les inquietudes liees a l'evolution constante des horaires, vous fera gagner du temps et rendra tout le monde plus heureux. Lorsque vous utilisez le bon logiciel de planification, la rotation de vos employes sera automatiquement geree, ce qui signifie qu'ils ne se verront proposer que des creneaux horaires disponibles correspondant a leurs heures de travail preferees.

5. Augmenter les profits- Bien que la plupart des entreprises comprennent l'importance de la dotation en personnel, il n'est pas toujours facile de planifier les employes. Un systeme de planification efficace permet aux responsables de rationaliser le processus et de deleguer des taches tout en leur permettant de se concentrer sur d'autres aspects de leur activite. Une application de planification peut aider a reduire le chaos dans les situations de forte demande et a creer un calendrier efficace personnalisable pour repondre aux besoins de chaque employe. En plus de creer un calendrier efficace, la plupart des nouvelles technologies disposent de fonctionnalites d'analyse de donnees qui permettent aux employeurs de prevoir les besoins a l'avance et de creer des horaires efficaces avec un plan en place, ce qui se traduit par un meilleur environnement de travail et une hausse des benefices.

6. Aide au respect du droit du travail- les employeurs doivent respecter de nombreuses reglementations sur le lieu de travail imposees par le gouvernement des Etats-Unis pour garantir que les employes sont traites equitablement. Par exemple, il existe des directives tres strictes concernant la duree pendant laquelle un employe peut travailler par jour et le moment ou un employeur doit informer les employes a propos de leur horaire de travail. Ces reglements obligent egalement les employeurs a informer leur personnel a l'avance pour apporter des modifications aux horaires des employes. En outre, il existe egalement des reglementations concernant les heures supplementaires et les periodes pendant lesquelles les employes ont droit a des periodes de repos pendant leurs quarts de travail. Ces lois du travail strictes ont facilite la mise en conformite avec les applications de planification des quarts de travail.

Les effets negatifs d'une planification inefficace des employes.

L'objectif ultime de toute entreprise est d'etre rentable. Une mauvaise planification peut toutefois nuire a la performance financiere d'une entreprise. Dans une etude de l'annee derniere intitulee The Cost of Poor Scheduling- Lessons from 300 Operations Executives, menee par Quinyx (un fournisseur d'outils de gestion des effectifs), 300 responsables des operations mondiales ont ete interroges. Ils ont partage leurs points de vue sur leurs priorites et les defis lies a la gestion d'une main-d'oeuvre a court de temps qui ne travaille pas depuis un bureau.

L'etude montre que les entreprises les plus touchees par la pandemie de Covid n'utilisaient pas de logiciel de gestion des effectifs ou de planification. Les entreprises sans gestion des effectifs basee sur l'IA ont perdu 15% de leurs revenus et ont depense 25% de plus pour les seuls couts salariaux. En outre, ils commettaient de trois a huit infractions au droit du travail par semaine, entrainant des amendes massives en raison de leur dependance a l'egard de methodes de planification manuelles.

Une autre etude recente, Call to Duty- Just-in-Time Scheduling in a Restaurant Chain, realisee par Masoud Kamalahmadi de l'Universite de Miami, Qiuping Yu du Georgia Institute of Technology et Yong-Pin Zhou de l'Universite de Washington, a examine 1,5 million de transactions de 25 restaurants en 2016 a examinez l'impact des horaires de travail imprevisibles sur les efforts de vente des serveurs et les revenus des restaurants.

L'etude revele que le fait de donner aux employes un preavis de quelques jours (planification a court preavis) n'affecte pas les efforts de vente. Cependant, la modification des heures des employes pendant leur quart de travail (planification en temps reel) en les obligeant a rester plus longtemps a un impact negatif sur les revenus. Selon l'analyse, les serveurs ont reduit les efforts consacres a la vente incitative et croisee d'articles de menu supplementaires lorsque leurs horaires ont ete modifies sans preavis.
Les chercheurs ont decouvert que la minimisation des horaires en temps reel permettait de creer des horaires de travail previsibles et d'ameliorer la productivite, augmentant les benefices jusqu'a 1%.


Un mauvais horaire des employes entraine souvent le chaos dans les operations, une productivite mediocre, un stress inutile sur le lieu de travail et une augmentation de l'absenteisme. Cela oblige les employes a remplacer a court terme les collegues qui ne se presentent pas, meme a l'heure prevue pour le travail. C'est l'une des principales raisons des conflits de personnel, qui a leur tour augmentent le taux de rotation des employes. Il n'existe pas de moyen definitif de savoir si une entreprise subit des pertes en raison d'un mauvais calendrier de ses employes, mais cela affecte certainement les activites.

Comment pouvez-vous utiliser un algorithme de planification des employes pour rendre

La plupart des horaires des employes sont concus pour refleter les taches que les employes doivent effectuer tout au long de chaque quart de travail, en particulier dans les entreprises telles que les restaurants, les soins de sante, les transports, les centres d'appels, la fabrication et la protection ou les services de

Selon la demande du profil individuel, certains employes doivent etre affectes a des equipes fixes. Par exemple, dans les centres de fabrication et les centres d'appels, les employes peuvent etre tenus de travailler trois equipes- le matin, le soir et la nuit. Il en va de meme pour les infirmieres, mais il peut n'y avoir que des quarts de jour et de nuit dans les emplois de protection ou de transport. Les diverses contraintes a prendre en compte lors de la redaction du calendrier incluent les exigences demographiques, sanitaires et juridiques.

Les systemes automatises de planification du personnel font leur travail efficacement en prenant soin de chaque detail. Ils disposent d'une marge de manoeuvre suffisante compte tenu des contraintes dynamiques telles qu'une maladie soudaine, des conges imprevus ou une urgence familiale avec des employes qui ont des competences tres specifiques, des changements dans la nature ou l'urgence des taches par les systemes d'information de gestion, la satisfaction des employes et leurs competences a remplir la tache assignee dans le delai imparti pour une meilleure productivite de l'entreprise. Il permet aux entreprises de gerer leurs effectifs avec plus de precision et de competence.

L'utilisation d'algorithmes de planification des employes peut donner a votre equipe la flexibilite necessaire et permettre a votre entreprise de fonctionner sans tracas. Les algorithmes de planification optimisent l'efficacite des employes et contribuent a creer un meilleur environnement de travail. Pour toute entreprise, il est essentiel de detecter les exigences ecrasantes de l'automatisation et son utilisation generalisee.


Les algorithmes de planification des employes sont utilises pour determiner quand les employes doivent travailler et pendant combien de temps pour une meilleure productivite. Le meilleur logiciel de planification des employes analyse egalement les tendances des clients et les modeles de ventes saisonnieres. Les organisations peuvent parfois tirer parti de ces systemes en apportant des modifications de personnel en fonction de leurs besoins alors qu'elles sont censees offrir plus de choix et de flexibilite. Ces systemes modifient la vie de nombreux secteurs de la restauration rapide et de la vente au detail aux Etats-Unis en reduisant le temps passe chaque jour a planifier les quarts de travail et en apportant des changements de personnel afin que les employeurs puissent mieux repondre aux besoins de leurs employes.

Comment creer l'algorithme de planification parfait pour les employes?

Pour creer le meilleur calendrier, le plus precis ou le plus parfait, les responsables doivent prevoir la demande, creer le bon schema de travail et remplir ce panneau de travail avec les bons employes. Chacune de ces etapes peut avoir ses points faibles pour les gestionnaires. Mais en investissant dans le bon logiciel de planification des employes, le leadership organisationnel peut eliminer ces problemes et rendre ce processus plus fluide et plus precis. Le bon logiciel tiendra compte de facteurs tels que la meteo ou la periode de l'annee, mais les gestionnaires ont egalement un role humain. Ils peuvent identifier les predicteurs de la demande propres a cet emplacement.

Comme tout le reste, les algorithmes de planification des employes presentent egalement certaines limites. Meme les meilleurs algorithmes de planification des employes ne peuvent jamais predire avec une precision de 100%. Peu importe la quantite d'informations dont disposent les employes sur leurs preferences. Parfois, les informations fournies par les employes ne sont pas exactes. Cela peut amener les responsables a prendre des decisions basees sur des donnees partielles. Ce n'est pas un probleme particulier. Nous vivons dans un monde plein d'incertitudes. La solution pourrait toutefois etre une combinaison de technologie, d'expertise en gestion et de participation des employes avant, pendant et apres le debut d'un quart de travail.

En utilisant un logiciel pour analyser et prevoir la demande et prendre en compte les besoins des employes et des clients, les managers ont un fardeau de moins sur le lieu de travail. Une fois les modeles de prevision de la demande developpes, les gestionnaires peuvent commencer a creer des equipes. Les solutions logicielles telles qu'Altametrics Scheduling et Time Clock utilisent les algorithmes intelligents du logiciel pour repartir les travailleurs entre les quarts de travail tout en respectant les lois du travail qui fixent le nombre minimum et maximum de personnel de garde a differents moments. En outre, le developpement recent des ventes aux encheres par equipes permet aux travailleurs de soumissionner pour les quarts de travail souhaites qu'ils aimeraient travailler.


Le logiciel de planification des employes automatise la creation, la modification et l'attribution des horaires des employes. Ces solutions numeriques peuvent souvent traiter de grandes quantites de donnees pour prevoir les besoins en main-d'oeuvre et creer des calendriers qui repondent aux objectifs commerciaux sans depenser davantage pour recruter des consultants ou des ressources de gestion humaine supplementaires.

L'avantage de disposer d'un systeme de planification des employes entierement automatise.

Un systeme de planification est essentiel pour toute entreprise car il permet de gerer les ressources plus efficacement. Le meilleur logiciel de planification des employes integre l'automatisation au systeme, ce qui permet aux responsables de generer facilement des horaires fiables pour un mois, voire une semaine. Par consequent, cela augmente la ponctualite de vos employes.
Le logiciel que vous choisissez pour votre entreprise peut considerablement ameliorer le fonctionnement de votre lieu de travail. Grace aux fonctionnalites personnalisables, le choix d'un logiciel plutot qu'une application manuelle telle que des feuilles de calcul Excel permet d'economiser du temps et de

Avec les solutions logicielles de planification des horaires des employes, les employeurs peuvent etre attentifs aux besoins et aux preferences des employes et, en meme temps, creer des horaires fiables qui n'affectent pas negativement le travail. La plupart des solutions proposent des modeles integres et permettent d'eviter les conflits de planification. Un bon logiciel de planification cree egalement des calendriers pour plusieurs sites, equipes et projets.

Lorsque vous avez besoin de mettre a niveau votre systeme de planification, il vaut la peine d'investir pour vous assurer d'obtenir quelque chose qui servira votre entreprise pendant longtemps. Decidez a l'avance des fonctionnalites qui vous sont necessaires pour utiliser efficacement un logiciel particulier.

Il est important de ne pas prendre une decision hative, car toute conclusion commerciale peut avoir une incidence sur vous et votre entreprise a l'avenir en fonction de ce qui a ete choisi. Examinez toujours la situation complete avant de signer un contrat et engagez-vous pleinement a creer une plate-forme fiable avec tous les elements necessaires integres plutot que de rechercher des extensions ou des applications tierces supplementaires. La solution logicielle que vous choisissez doit etre capable d'analyser les donnees historiques avant de proposer vos modeles de planning. Un excellent service client est egalement important.

Par exemple, Zip Schedules, une solution de planification tout-en-un pour les restaurants et autres entreprises de l'industrie alimentaire, est fournie avec des applications faciles a installer pour vos appareils mobiles et ordinateurs. Il vous permet de creer rapidement un horaire sans conflit pour vos employes en temps reel, meme lorsque vous n'etes pas au restaurant. En outre, l'application gratuite et le systeme de messagerie interne permettent de communiquer avec votre equipe a tout moment. Par exemple, les employes peuvent gerer leurs demandes de conges; les responsables peuvent verifier la disponibilite des employes et planifier le nombre de personnes necessaires pour effectuer des taches telles que la prise de commandes ou la livraison de nourriture sans avoir besoin de trouver de nouveaux membres du personnel.


Zip Schedules permet egalement aux utilisateurs d'enregistrer leurs quarts de travail preferes sous forme de modeles. Par exemple, si vous avez un quart de travail de vente le vendredi soir chaque semaine, vous n'avez pas a le configurer chaque semaine. Les modeles enregistres peuvent etre modifies en fonction des besoins de l'equipe de main-d'oeuvre et de direction, ce qui permet de gagner du temps sur les taches courantes. Il est facile d'enregistrer ces modeles sur votre iPhone, iPad ou d'autres smartphones, ce qui permet aux employes de consulter rapidement leurs horaires en deplacement sans se soucier de cela. Le logiciel permet egalement aux employes d'echanger des quarts de travail en cas de besoin. Tout le monde obtient ce qu'il veut! En outre, grace a ses outils de prevision, les employeurs peuvent reduire les couts de main-d'oeuvre et suivre les salaires plus efficacement.

Conclusion

Avec tous les avantages de la mise en oeuvre d'un systeme de planification des employes entierement automatise, vous vous demanderez pourquoi vous ne l'avez pas fait plus tot. L'

orchestration d'un horaire de travail est une tache delicate et stimulante. Pourtant, le concept de l'equilibre entre vie professionnelle et vie privee n'est plus tire par les cheveux ni irrealisable. Alors que les gouvernements font pression pour des lois du travail qui profitent a la fois aux employes et aux employeurs, tout le monde aspire a creer un semblant entre la vie personnelle et le travail. Mais cela peut etre difficile a realiser dans la societe actuelle en evolution rapide, exigeante et axee sur la technologie. Les heures de travail, le quart de travail et l'horaire- depuis des decennies, ces outils ont ete utilises pour guider et souvent dominer le travail et la vie sociale quotidienne.

Aujourd'hui, avec les applications basees sur l'IA, les logiciels de planification sont devenus l'un des aspects les plus importants des entreprises.
Les employeurs dependent de plus en plus des horaires de travail poste pour prevoir la quantite de travail necessaire et organiser le personnel pour terminer le travail a des heures precises. Les travailleurs, cependant, ont des vies et des identites multiples, avec des roles exigeants en dehors du travail/etudiant, parent, soignant, par exemple. Un horaire de travail rigide ou des changements frequents et inattendus rendent difficile l'accomplissement de tels roles. La

planification des quarts de travail sur le lieu de travail devient donc particulierement importante. Le logiciel de planification des employes suit la quantite de travail a effectuer et organise les travailleurs pour qu'ils executent les taches qui leur sont assignees a des moments specifies. Cependant, etant donne que les engagements sont varies, les horaires rigides ou changeants rendent difficile le respect des engagements, ce qui pourrait devaster la societe.

La planification des employes est concue pour eviter les surhoraires et les sous-horaires. Il peut aider les employeurs a trouver un equilibre entre les besoins de leur organisation et ceux de leurs employes. C'est un outil qui permet d'economiser du temps, de l'argent et des coups de tete inutiles. La mise en oeuvre d'un systeme de planification automatise peut reduire considerablement la quantite de paperasserie et de tenue de dossiers. Il ameliore le flux d'informations et alerte la gestion des alertes pour les ajustements de personnel necessaires. Il classe le personnel par poste et par qualification, en melangeant les informations du point de vue de l'entreprise.