Comment s'assurer que vos projets technologiques respectent les delais et le budget

Pourquoi avez-vous besoin de la bonne approche pour vos projets technologiques

Commencons par une etude de cas.

En 1999, McDonald's, un acteur deja geant de l'industrie de la restauration rapide, etait ambitieux. Elle a essaye de transformer la gestion de ses activites mondiales grace a une solution informatique innovante. Le conglomerat alimentaire a essaye de creer un reseau mondial en temps reel pour relier ses magasins au siege social.

Innover etait un projet d'un milliard de dollars visant a relier 31 000 magasins dans 121 pays au siege social par Intranet. Il collecterait des informations en temps reel sur chaque magasin, puis les transmettrait aux dirigeants du siege afin de leur permettre de gerer et d'exploiter leurs magasins de maniere efficace et coherente a chaque instant. Le projet a debute en 1999 et avait un plan quinquennal. Malheureusement, a la fin de 2002, McDonald's a annule Innovate et a perdu l'argent qu'ils avaient deja depense pour le projet; entre 100 et 200 entrepreneurs et employes de McDonald's travaillant sur le projet ont ete licencies ou reaffectes.

Ou est-ce que ca s'est mal passe? Comme la plupart des projets qui ont echoue, meme celui-ci presentait de multiples points faibles.

Portee du projet- L'entreprise n'a pas pris le temps de se demander si ses objectifs etaient realisables. Des annees de recherche sur ce mega-projet ont montre que suffisamment de precautions n'ont pas ete prises lors de son analyse. Par exemple, la mise en place d'un reseau mondial en temps reel etait impossible car les differents pays disposaient d'infrastructures informatiques differentes. En outre, l'entreprise aurait du definir plus soigneusement la portee du projet afin d'identifier sa viabilite.

Chef de projet competent- Un chef de projet inexperimente peut entrainer la chute d'un projet de grande envergure comme celui-ci. Si le projet avait un gestionnaire competent, ils auraient dit aux dirigeants que le projet Innovate etait impossible, ce qui illustrait la necessite d'en examiner la faisabilite de maniere approfondie.

Collaborer avec les parties prenantes- L'equipe du projet doit avoir recueilli suffisamment d'informations aupres des gerants de magasins du monde entier pour identifier la faisabilite du projet et determiner sa portee. Si l'equipe avait demande si elle pouvait ou non relever les defis actuels grace a cette solution, elle aurait decouvert les failles des le depart.

Comprehension globale de l'objectif- Les dirigeants ont compris l'importance du projet Innovate pour ameliorer les operations quotidiennes, mais ils n'ont pas compris qu'il devait etre gere par des personnes possedant une expertise en haute technologie. Ils avaient egalement des attentes irrealistes quant a la rapidite avec laquelle le projet produirait des resultats, perdant ainsi de l'argent.

Plus de deux decennies se sont ecoulees et, dans l'intervalle, les technologies de l'information et de la communication sont devenues un besoin essentiel des organisations pour s'assurer qu'elles disposent de systemes et de pratiques adequats leur permettant de comprendre leur propre entreprise, leur permettant de surveiller les performances de les individus et les branches et la surveillance continue du systemequi contribuent a une gestion efficace des processus.


Plusieurs articles de presse faisant etat d'enormes investissements realises par les entreprises dans les systemes d'automatisation des processus, les investissements dans les systemes d'applications d'entreprise et l'architecture des systemes d'information, ainsi que d'autres fonctionnalites critiques de ce type ont fait la une Les plus performants ont adopte une approche critique et analytique au stade de la planification. McDonald's a ete a l'avant-garde de certaines de ces innovations. Mais malheureusement, ceux qui ont echoue ont manque d'approche ou de structure. Et de tels cas ont egalement ete nombreux.

Comment s'assurer que vos projets technologiques respectent les delais et le budget impartis

Le rapport CHAOS 2015 du Standish Group a revele que, sur les 50 000 projets a l'etude, seulement 3% repondaient aux trois criteres dans les delais, dans les limites du budget et avec des resultats satisfaisants. Le taux de reussite etait encore plus faible pour les grands projets- les projets de taille moyenne ont echoue a 91%, les grands projets a 94%.

D'autres etudes menees par des societes de conseil en gestion telles que McKinsey & Company, Gallup et PMI ont revele des taux de reussite catastrophiques pour les projets technologiques. Par exemple, une enquete menee par McKinsey a revele que 17% des projets technologiques se deroulent si mal qu'ils menacent l'existence de l'entreprise. De meme, un sondage Gallup a revele que seulement 2,5% des entreprises realisent 100% de leurs projets.

Les circonstances peuvent varier, mais les raisons de l'echec ont tendance a ne dependre que de deux facteurs- le temps et l'argent. Ces facteurs peuvent faire ou defaire n'importe quel projet. C'est souvent un dilemme pour les entreprises de fournir des fonds supplementaires ou de retarder un projet jusqu'a ce que le budget s'ameliore. Si vous injectez des fonds supplementaires, il y aura des depassements de couts. Si vous retardez le projet, vous risquez de ne pas respecter la date limite. Qu'est-ce que tu fais?

Les resultats de la recherche peuvent etre decevants, mais il y a de l'espoir si une approche appropriee est adoptee. Voici les bases-

Definir la portee et l'objectif du projet- Cela implique la planification du projet afin de determiner et de documenter une liste d'objectifs, de taches, de livrables, de couts et d'echeances specifiques du projet. Cet enonce de portee ou cahier des charges explique les limites du projet et etablit les responsabilites de chaque membre de l'equipe. Il met egalement en place des procedures de verification et d'approbation des travaux apres l'achevement du projet. Un objectif clair permet a chacun de savoir ce qu'il est cense faire et de savoir quand il a termine. En outre, cette documentation aide l'equipe du projet a rester concentree et fournit des directives pour prendre des decisions concernant les demandes de modification pendant le projet.

Communiquer et collaborer- La communication est le lubrifiant qui assure le bon deroulement d'un projet. Cela permet d'aplanir les perturbations indesirables et les conflits internes et de garantir que chacun trouve la meilleure solution possible pour le projet. Pour eviter les problemes de communication et vous assurer que tout le monde est sur la meme longueur d'onde, vous devez organiser des reunions d'etape frequentes avec votre equipe et les parties prenantes au sujet des etapes importantes, des risques anticipes, des delais de livraison estimes et du budget actualise. Si les objectifs de votre projet sont ambigus ou mal communiques, il en resultera un desalignement et un echec aux yeux des parties prenantes.


Evaluer les risques- La gestion des risques consiste a examiner les objectifs de votre projet et a determiner comment aborder les risques lies a ces objectifs des le debut. Un risque est un evenement futur qui peut se produire ou ne pas se produire, mais s'il se produit, il aura un impact sur les objectifs de votre projet. Alors que les chefs de projet ou les personnes chargees de superviser un projet peuvent considerer les risques exclusivement comme des menaces, ils peuvent etre une opportunite positive ou une menace negative.

La meilleure facon de gerer le calendrier de votre projet

Un calendrier de projet est un calendrier qui montre que vous voulez vraiment terminer votre projet a temps. Il organise les ressources, les taches et les dates d'echeance dans un ordre ideal pour garantir l'achevement du projet dans les delais impartis. Cree pendant la phase de planification, un calendrier de projet efficace comprend-

• Tout d'abord, le travail doit etre termine pour creer les livrables que vous recherchez.

• Les couts associes a chaque element de ce travail.

• Quels membres de l'equipe seront responsables de chaque etape du processus.

La chronologie d'un calendrier de projet est essentielle a la reussite du projet. Les taches et les ressources doivent etre planifiees pour etre achevees a temps et livrees comme promis. Bien entendu, toutes les taches ne commencent ou ne se terminent pas en meme temps; certains elements doivent etre pris en compte lors de la creation d'une chronologie. Tout d'abord, etablissez le calendrier du projet en identifiant les dates de debut et de fin de chaque livrable ou etape. Vous pouvez le faire en analysant des projets similaires realises dans le passe. En tirant les lecons de votre experience anterieure, vous pouvez anticiper les obstacles potentiels qui peuvent survenir au cours de ce projet et creer des calendriers realistes.

Supposons que votre entreprise soit nouvelle dans un secteur ou un service en particulier. Dans ce cas, vous pouvez avoir de la difficulte a determiner des delais realistes pour chaque tache, car il n'y a aucune experience sur laquelle vous pouvez vous fier pour la comparaison. Dans ce cas, vous pouvez engager une personne plus experimentee pour vous aider a creer le calendrier. Une fois que vous avez cree la chronologie, assurez-vous que chaque tache comporte au moins une date de debut et une date de fin. Vous pouvez ensuite commencer a affecter les ressources, les couts, les dependances et les membres de l'equipe responsables de l'execution de chaque tache.

Les calendriers de projet efficaces sont crees, suivis et geres a l'aide d'un logiciel de planification de projet ou d'applications de gestion de Ces outils disposent de fonctionnalites qui permettent aux responsables de suivre la progression des taches, des ressources et des couts en temps reel. Ils peuvent attribuer des taches, lier des taches dependantes et permettre a un utilisateur d'afficher des tableaux de bord contenant des informations sur la progression.

Par exemple, la liste de controle Zip de la suite Hubworks permet aux responsables d'attribuer facilement des taches aux membres de l'equipe a l'aide de son application de gestion des taches avancee. Il simplifie le processus de gestion des taches du debut a la fin et permet aux membres d'afficher des informations en temps reel sur n'importe quelle liste de taches partagee. Par consequent, il est plus facile pour les personnes de suivre leurs performances au travail, de suivre les taches en retard et d'obtenir des informations sur l'avancement du projet. En outre, lorsqu'un calendrier de projet est correctement elabore, il decrit clairement les etapes a suivre a un moment donne pour s'assurer qu'un projet respecte son echeance.

La meilleure facon de gerer le budget de votre projet

Le budget d'un projet est un chiffre important pour un gros travail. Il comprend l'argent necessaire pour mener a bien toutes les taches, activites et fournitures liees a un grand projet. C'est un chiffre que tous les participants, y compris les parties prenantes, acceptent de respecter lorsqu'ils realisent les livrables du projet. Un budget de projet est egalement un document qui decrit comment utiliser l'argent. Les responsables peuvent mieux suivre et controler les couts en identifiant la maniere dont l'equipe depensera de l'argent pour les taches et les activites. Avant de lancer un projet, il est essentiel d'avoir un budget approuve car il est peu ou pas possible d'augmenter le budget du projet a moins que les exigences ne changent.

Dans le monde de la gestion de projet soucieux du budget, les depassements budgetaires ont toujours ete un test decisif pour la reussite ou l'echec d'un projet. En 2020, la pandemie de COVID-19 a rendu difficile le respect du budget, mais les entreprises et les chefs de projet qui ont gere prudemment leurs ressources financieres dans un contexte d'incertitude enorme ont finalement reussi.

Dans cette nouvelle normalite, quelle est l'astuce pour gerer efficacement les budgets des projets lorsque l'incertitude est grande? Quelques elements peuvent vous aider-

Estimez le cout de votre projet- Le budget global d'un projet peut etre estime de deux manieres- de haut en bas et de bas en haut. La methode descendante definit une somme totale pour le budget du projet et le decompose en taches et activites. La methode ascendante estime les couts pour chaque tache du projet et les ajoute pour trouver le budget total du projet. Ensuite, choisissez une technique d'estimation pour chaque tache. Vous pouvez utiliser la meme methode pour chaque tache de projet ou differentes methodes en fonction du type de taches que vous budgetisez. Si vous utilisez un outil de gestion de projet, creez une colonne de budget pour enregistrer votre estimation pour chaque tache ou activite.

Connaitre l'enjeu- La plupart du temps, les attentes des parties prenantes peuvent etre aussi claires que de la boue, ce qui conduit souvent a des objectifs mal definis. Connaitre l'enjeu permet de comprendre ce que l'on attend du projet. De cette facon, vous pouvez vous assurer que tout est defini par les attentes des parties prenantes, y compris le budget.

Suivez et surveillez le budget du projet- Pour suivre et gerer le budget de votre projet, creez un outil de suivi budgetaire dans votre systeme de gestion de projet. Malgre l'importance du suivi du budget ordinaire, de nombreux chefs de projet (47%) n'ont pas d'indicateurs cles de performance a portee de main. Cinquante pour cent passent plus d'une journee a agreger manuellement des donnees pour obtenir leurs informations. La mesure des couts reels par rapport aux couts estimes vous donnera un apercu des problemes tels que les depenses excessives des le debut, ce qui vous donnera suffisamment de marge pour changer de cap sans interruption.

Faites preuve de flexibilite et laissez de la place aux imprevus- Tenez compte du vent et de la meteo lorsque vous decidez de la marche a suivre. Lorsque quelque chose d'inattendu se produit, demandez l'avis de toutes les parties prenantes impliquees. Et n'oubliez pas de toujours elaborer un plan d'urgence. Cette etape est essentielle pour eviter de se retrouver dans un petrin budgetaire, comme l'ont fait de nombreuses entreprises pendant la pandemie. Tenez compte de tous les facteurs, y compris le prix des fournitures, des ressources, de la main-d'oeuvre et du financement.


Revoir, revoir et realigner- le changement est la constante de tous les projets. Un projet peut rapidement derailler lorsqu'il est laisse a fonctionner sans gestion budgetaire ni previsions supplementaires. Il est essentiel de controler regulierement le budget pour eviter qu'il ne devienne incontrolable. Les depassements de budget sont beaucoup plus faciles a corriger au debut d'un projet que lorsqu'ils deviennent importants.

Tirez le meilleur parti de votre equipe de projet

La concurrence mondiale s'intensifie et les environnements d'exploitation se complexifient. Les chefs de projet technologique sont charges de s'assurer que le developpement du projet est conforme a la vision et a la strategie de l'entreprise. Pour garantir leur succes, les projets doivent etre alignes sur la strategie commerciale. La meilleure facon de s'en assurer est de disposer d'une equipe de projet solide. Si vous voulez gagner la course, trouvez un bon equipage, tracez un cap degage et restez sur la bonne voie. Une equipe qui suit quelques regles de base-

Pour reussir, il faut avoir une equipe de projet solide qui s'assure que toutes les decisions sont basees sur des informations partagees ouvertement et que l'expertise d'un membre de l'equipe n'est pas remise en question.

Pour garantir cet alignement, il est pertinent d'introduire des outils logiciels de qualite des le debut du projet.

Il est egalement important d'eviter d'imposer une hierarchie artificielle a votre equipe de projet; n'oubliez pas que vous pouvez avancer plus rapidement dans votre projet si tout le monde travaille d'egal a egal.

L'IA pour ameliorer votre systeme de gestion de projet

N'etant plus releguee aux applications informatiques et technologiques avancees, l'intelligence artificielle s'est imposee dans des environnements plus traditionnels. Par exemple, les outils optimises par l'IA peuvent prendre en charge efficacement les taches administratives des chefs de projet. Les fonctions telles que la planification des reunions, les rappels et autres taches administratives qui pesaient autrefois sur les chefs de projet sont desormais prises en charge par la technologie. Et ils font tout cela sans se plaindre. Cela donne aux chefs de projet et aux membres de l'equipe le temps de se concentrer sur des taches de haut niveau qui necessitent une intelligence humaine, comme la planification, sans perdre de temps sur des taches qui ne le sont pas. L'

IA peut aider les equipes de projet de trois manieres-

1. Amelioration de la productivite- Les entreprises qui investissent et mettent en oeuvre l'intelligence artificielle ont constate, en moyenne, une amelioration de 15% de leur productivite selon un rapport intitule AI Transforming the Enterprise (KPMG). En outre, dans le rapport AI @Work de PMI, les chefs de projet a la fine pointe de l'intelligence artificielle et d'autres technologies signalent frequemment que l'IA a reduit le temps passe a surveiller les progres, a gerer la documentation et a planifier les activites.

2. Analyse des donnees- L'analyse des donnees, en plus d'estimer les couts et les calendriers, peut aider les chefs de projet a gerer les projets a travers des decisions difficiles et des obstacles imprevus. Au lieu de se fier a leur jugement, les gestionnaires peuvent utiliser des outils d'intelligence artificielle qui analysent les donnees des projets precedents et actuels afin de fournir des informations. La veritable valeur de l'intelligence artificielle reside dans les algorithmes qui soutiennent la prise de decision et fournissent de meilleurs resultats.


3. Garantit la coherence- l'IA contribue egalement a creer un ecosysteme de gestion des connaissances, qui permet de stocker ce que les employes savent et qui peut etre utilise lorsqu'ils quittent leur emploi ou quittent leur emploi. En outre, l'IA favorise la coherence et la qualite de la gestion de projet en centralisant les modeles comportementaux sur le lieu de travail.

Conclusion

L'entreprise a besoin d'une approche holistique avec une veritable synchronisation et un veritable alignement. La gestion de projet, en particulier, est un defi multidimensionnel. Cela necessite que les equipes alignent leurs objectifs, leurs calendriers et leur execution. Les equipes et les dirigeants doivent coordonner et etablir le resultat souhaite pour leur part et comprendre le resultat pour l'entreprise. Il y a beaucoup de pieces mobiles. Les entreprises echouent dans l'execution des projets parce qu'elles negligent un ou plusieurs de ces elements.


Les enjeux sont eleves pour les projets technologiques, car ce sont souvent des projets couteux. Assurez-vous d'utiliser les bonnes approches pour vous assurer que vos projets respectent les delais et le budget en synchronisant toutes les parties impliquees dans votre projet.