Comment reduire les couts de main-d'oeuvre?
1. Passez en revue vos couts de main-d'oeuvre actuels. 2. Recherchez des moyens de reduire les pertes de temps et d'ameliorer la productivite. 3. Offrez des incitations aux employes pour les encourager a etre plus productifs. 4. Investissez dans des technologies economes en main-d'oeuvre pour automatiser les taches et les processus. 5. Externalisez ou sous-traitez certaines taches ou certains services pour economiser sur les couts de main-d'oeuvre.
Comment reduire les couts de main-d'oeuvre de 3 a 5% sans jamais utiliser a nouveau une feuille de calcul Excel
Que sont les couts de main-d'oeuvre?
Les couts de main-d'oeuvre constituent la plus grosse depense monetaire pour les entreprises. Pour un restaurant, il represente generalement 30 a 35% du chiffre d'affaires total.
Toutefois, etant donne que les taux de salaire minimum varient considerablement, le montant depense en main-d'oeuvre par les organisations d'un Etat americain peut ne pas etre le meme que celui depense dans un Etat voisin. En outre, selon le type de service, certains restaurants peuvent finir par utiliser jusqu'a 50% de leurs revenus pour payer les salaires des employes.
Une etude menee en 2019 par la societe de logiciels Harri a souligne que 45% des exploitants de restaurants ont vu leurs couts de main-d'oeuvre augmenter de 3 a 9%. Selon un rapport de BDO, le cout moyen de la main-d'oeuvre dans les restaurants a augmente a 31,2% au deuxieme trimestre (deuxieme trimestre) de 2019, contre 31,2% a la meme periode l'annee precedente.
Les restaurants cherchent souvent a maintenir les depenses de main-d'oeuvre entre 20 et 30% de leurs revenus. Pour mieux comprendre l'impact de la main-d'oeuvre sur la rentabilite d'une entreprise, definissons d'abord le cout de la main-d'oeuvre.
Les salaires des employes, les heures supplementaires, les salaires horaires, les incitations et les primes, l'assurance maladie, les charges sociales, les jours de conge payes, les depenses de fournitures, les indemnites de transport public, les frais de repas, les frais de formation, etc. sont tous inclus dans les couts de main-d'oeuvre d'un restaurant. Les couts de main-d'oeuvre sont calcules sur une base annuelle, mensuelle ou hebdomadaire.
Le cout moyen de la main-d'oeuvre varie en fonction du type de restaurant. En effet, les couts de main-d'oeuvre (et les couts alimentaires) varient en fonction de la composition des ventes de produits, de la qualite des aliments et des services, des heures d'ouverture et des prix. Par consequent, les depenses de main-d'oeuvre dans les restaurants a service complet et les restaurants de luxe sont plus elevees que dans les restaurants de restauration rapide.
Selon un article paru dans Chron, les etablissements de restauration rapide sont en mesure de plafonner leurs depenses de main-d'oeuvre a 25%, alors que les restaurants avec service a table depensent generalement 35 a 40% en main-d'oeuvre. Un restaurant gastronomique depenserait beaucoup plus en main-d'oeuvre qu'un steakhouse vendant des plats comme des pommes de terre au four et des steaks qui sont relativement faciles a preparer. En effet, le restaurant gastronomique sert plus de plats et prepare davantage de plats sur place.
Le cout de la main-d'oeuvre peut etre variable ou fixe. Les couts de main-d'oeuvre fixes sont de simples depenses pour le personnel salarie et permanent comme les cuisiniers, les serveurs, les gestionnaires et les hotes. Les paiements verses aux travailleurs temporaires sont appeles couts salariaux variables. Par exemple, des serveurs et des cuisiniers supplementaires peuvent etre amenes pour gerer les operations d'un restaurant un vendredi soir charge, pendant la periode des fetes ou a l'occasion d'une fete privee somptueuse.
Comment calculer les couts de main-d'oeuvre
Lors de l'analyse des couts d'exploitation totaux d'un restaurant, ses couts de main-d'oeuvre constituent une mesure importante a examiner. Le cout total des marchandises vendues (COGS) et les depenses de main-d'oeuvre donnent une idee precise du cout de revient d'un restaurant. Il s'agit d'un indicateur essentiel que les investisseurs et la direction utilisent pour evaluer l'efficacite et la sante financiere d'une entreprise de restauration. Selon les experts, le cout principal d'un restaurant ne devrait pas depasser 60% de ses ventes totales.
Le calcul des couts de main-d'oeuvre dans les restaurants est, en fait, une premiere etape importante dans l'elaboration d'un plan d'affaires. Cela peut etre fait en additionnant tous les salaires des employes, les primes, les incitations, les indemnites, les assurances, etc. Cependant, tous les employes ne travaillent pas le meme nombre d'heures. Une autre option consiste a calculer les depenses de main-d'oeuvre totales par heures travaillees. Il est possible pour les proprietaires d'entreprise de mesurer avec precision les couts de main-d'oeuvre a l'aide des donnees generees par les systemes de point de vente (POS) et de faire des previsions en consequence.
Les couts de main-d'oeuvre des restaurants peuvent etre calcules de deux manieres generales, a savoir en pourcentage des ventes totales des restaurants et en pourcentage des couts d'exploitation totaux des restaurants.
Pour obtenir le cout de la main-d'oeuvre en pourcentage des ventes totales des restaurants, vous devez diviser le cout de la main-d'oeuvre par le revenu annuel total gagne. Ce dernier fait essentiellement reference au resultat net de l'entreprise, ou a ses benefices avant la perception des impots ou d'autres deductions. Il peut etre calcule a partir des donnees du point de vente. Ensuite, le chiffre est multiplie par 100 pour obtenir un pourcentage.
Pour calculer le cout de la main-d'oeuvre en pourcentage des couts d'exploitation totaux d'un restaurant, mesurez les depenses de main-d'oeuvre pour chaque dollar depense en loyer, marketing, nourriture, boissons, etc. Pour obtenir un pourcentage, vous devez multiplier ce chiffre par 100.
Une fois le pourcentage du cout de la main-d'oeuvre calcule, l'etape suivante consiste a rechercher des moyens de reduire les couts de main-d'oeuvre. Les couts de main-d'oeuvre ont souvent pese lourdement sur les marges beneficiaires extremement faibles des restaurants. Avec la modification des taux de salaire minimum et la diminution du bassin de main-d'oeuvre, la question s'est compliquee.
Les restaurants doivent depenser davantage pour recruter, former et fideliser leur personnel en raison du marche du travail restreint. Sept restaurants sur dix connaissent regulierement des penuries de personnel, a souligne l'enquete State of Full Service Restaurants de 2019. Certaines entreprises ont pu attenuer l'impact en mettant en oeuvre des technologies telles que la commande en ligne et les bornes libre-service.
En fin de compte, le licenciement massif et aveugle d'employes n'est pas la meilleure reponse a la hausse des couts de main-d'oeuvre. C'est inhumain. Deuxiemement, cela peut affecter le service client et, par consequent, les ventes. Par consequent, les restaurants doivent concevoir des moyens creatifs pour reduire les couts de main-d'oeuvre.
Importance des couts de main-d'oeuvre pour un restaurant
Les couts gonfles ont tendance a compenser et a attenuer les benefices d'une activite dynamique. Comment une organisation peut-elle reduire ses couts? Pour commencer, les quarts de travail qui peuvent etre geres efficacement par, disons, cinq travailleurs, n'ont pas besoin de sept ou huit travailleurs. Si moins d'employes peuvent effectuer un travail efficacement et le terminer dans les delais impartis, pourquoi auriez-vous besoin de plus de main d'oeuvre?
La plus grande erreur que commettent souvent de nombreuses organisations est d'employer plus de personnel que necessaire. Ces travailleurs excedentaires n'ajoutent aucune valeur perceptible a l'entreprise et depenser de l'argent pour eux n'est rien de moins qu'un gaspillage de ressources.
En outre, au lieu de les enchainer dans une entreprise ou leur main-d'oeuvre est redondante, ces travailleurs devraient etre liberes pour offrir leur travail la ou le besoin se fait sentir. Il peut egalement s'agir de taches reaffectees au sein de la meme organisation si cela est possible.
En consequence, un restaurant a la recherche de bussers et de lave-vaisselle peut recycler et reemployer certains des serveurs supplementaires qu'il a embauches. L'emploi d'une main-d'oeuvre excedentaire empeche egalement l'organisation de tirer le meilleur parti de ses employes pour justifier leurs salaires.
Par consequent, les procedures d'embauche et de gestion de la main-d'oeuvre doivent etre optimisees, et meme une reduction de 3 a 5% des couts de main-d'oeuvre apporterait des avantages substantiels a l'organisation.
Le controle des couts de main-d'oeuvre est essentiel pour utiliser efficacement la main-d'oeuvre dans le processus de fabrication, obtenir un rendement maximal avec un minimum de ressources et obtenir une meilleure qualite de production avec le moins de temps et d'efforts investis par les travailleurs.
Un restaurant qui n'offre pas de graisse supplementaire sous forme de personnel excedentaire offrirait toujours aux employes suffisamment pour faire. Les serveurs, par exemple, auraient un nombre suffisant de tables a gerer et un nombre suffisant de pourboires a gagner. Un taux eleve de rotation des tables et un faible ratio personnel/table rendraient les employes heureux et les encourageraient a rester. Compte tenu des depenses enormes liees a l'identification, a l'entretien, a l'embauche, a l'integration et a la formation des candidats, une organisation a beaucoup a gagner en fidelisant ses employes.
De plus, lorsque les travailleurs savent que l'entreprise est stricte en matiere de controle des couts de main-d'oeuvre, ils reflechissent avant de perdre du temps et des materiaux ou de faire des heures supplementaires inutiles. Il existe des outils intelligents permettant aux entreprises de detecter les contrevenants aux regles, et le fait de savoir qu'ils sont surveilles empecherait les employes d'etre inefficaces et donnerait a l'entreprise un avantage concurrentiel.
Les processus impliques dans le controle des couts de main-d'oeuvre fournissent des informations precieuses sur des aspects tels que la disponibilite de la main-d'oeuvre, l'utilisation de la main-d'oeuvre, l'efficacite et l'absenteisme. Ces donnees decisionnelles peuvent ensuite etre utilisees par les organisations pour mieux planifier.
Pourquoi les feuilles de calcul Excel ne suffisent pas a gerer la main-d'oeuvre
Lorsque vous utilisez Microsoft Excel pour planifier les employes, les couts salariaux ne sont pas toujours evidents. Une feuille de calcul Excel demande que les salaires horaires soient regulierement mis a jour manuellement. Cela prend du temps et est source d'erreurs. En effet, la vulnerabilite aux erreurs humaines est un serieux inconvenient des feuilles de calcul Excel et a un impact sur toutes les operations effectuees a l'aide d'Excel.
En outre, il est difficile de determiner si les calendriers etablis dans Excel respectent le budget. Il est egalement impossible de calculer les couts de main-d'oeuvre par rapport au chiffre d'affaires prevu.
Les horaires Excel ne sont pas en mesure d'afficher automatiquement la disponibilite de la main-d'oeuvre et les donnees doivent etre saisies manuellement, ce qui ouvre de nouveau la porte a des erreurs et a une surveillance. De meme, les absences des employes ne sont pas toujours perceptibles. Les absences, comme la disponibilite, ne sont pas affichees par defaut. Les absences doivent egalement etre saisies manuellement en premier. Un logiciel de gestion des effectifs, quant a lui, centralise toutes les informations pertinentes sur les employes en un seul endroit, et les donnees sont mises a jour automatiquement et peuvent etre consultees en temps reel.
Il est difficile pour les membres de l'equipe de collaborer sur un projet a l'aide d'Excel, car cela ne fonctionne que sur une seule machine pour une seule personne. Lorsque plusieurs employes travaillent sur le meme horaire, par exemple sur un terminal partage, il est difficile d'identifier quel membre de l'equipe a apporte les modifications.
Les donnees des feuilles de calcul peuvent etre reparties sur plusieurs postes de travail, dossiers, bureaux ou sites. Meme si vous etes capable de localiser des fichiers, trouver la logique des formules d'une cellule Excel a une autre est un processus extremement long.
Selon une etude de Ventana, les utilisateurs d'Excel passent de 12 a 18 heures par mois a modifier, consolider, mettre a jour et corriger des feuilles de calcul. Les feuilles de calcul Excel qui ne sont pas connectees peuvent generer des donnees isolees, en particulier si elles sont envoyees par e-mail.
Les feuilles de calcul Excel ne sont pas mises a jour en temps reel et chaque modification necessite une intervention humaine. Par consequent, la disponibilite de la main-d'oeuvre, les absences, les chiffres de vente et d'autres parametres peuvent changer sans que le proprietaire de l'entreprise en soit immediatement informe. Cela empeche les proprietaires d'entreprise de calculer rapidement les variations des couts de main-d'oeuvre et de proceder aux ajustements necessaires, tels que la mise a jour des horaires du personnel ou la modification des procedures d'embauche L'utilisation de feuilles de calcul ralentit donc la prise de decision.
Pour les utilisateurs de feuilles de calcul, il est extremement fastidieux d'extraire des informations de differents services, puis de consolider et de synthetiser les donnees afin qu'ils puissent fournir des informations exploitables.
Comment reduire les couts de main-d'oeuvre a l'aide d'un logiciel
Sur la base de parametres commerciaux et de ressources humaines etablis, un chef d'entreprise peut utiliser un logiciel pour prevoir les demandes de personnel et prevoir les besoins de personnel ideaux.
En consequence, un restaurant utilisant un logiciel de prevision de la demande/des ventes est capable de generer des donnees decisionnelles sur la base desquelles les besoins en main-d'oeuvre peuvent etre determines et les horaires des employes decides. Les periodes de forte frequentation de la clientele, telles que l'heure du diner ou les jours de festival, justifieraient un plus grand nombre d'employes pour gerer un quart de travail, tandis que les periodes d'accalmie ou de ralentissement de la circulation, comme la periode entre le dejeuner et le diner, et les journees hivernales difficiles peuvent permettre aux restaurants de se contenter d'un nombre minimal de employes. De cette facon, les couts de main-d'oeuvre peuvent etre optimises. A cet egard, le logiciel de gestion des effectifs doit fonctionner en tandem avec un logiciel de prevision de la demande/des ventes.
Les proprietaires d'entreprise utilisant un logiciel de planification du personnel n'ont pas a s'inquieter de la sous-dotation ou du surpersonnel et peuvent traiter les demandes de changement de temps de derniere minute sans avoir a passer des nuits blanches.
Les employes, quant a eux, peuvent verifier et accepter les horaires a leur guise, et informer les superviseurs et les collegues de leurs demandes d'echange de quart et de leur non-disponibilite bien a l'avance.
Ces processus conviviaux contribuent a la satisfaction des employes, ce qui se traduit par une meilleure retention des employes et des economies sur les frais de recrutement et d'integration.
Chaque entreprise, quelle que soit sa taille, doit surveiller les heures consacrees par ses employes. Le logiciel de feuille de temps peut aider les proprietaires d'entreprise a suivre les projets et la paie tout en tenant compte des vacances, des conges de maladie, des heures supplementaires et des evenements imprevus similaires. Lorsque vous essayez d'economiser de l'argent, la consolidation de toutes ces donnees en un seul endroit facilite grandement la correction des erreurs et la prise de decisions. Les
solutions de gestion des effectifs (WFM) permettent egalement de rationaliser la facilite des heures supplementaires pour les employes. Si un employe approche des heures supplementaires non autorisees, le systeme WFM alertera a la fois l'entreprise et l'employe.
Selon la legislation du travail des Etats-Unis, les travailleurs qui ont droit a une compensation pour heures supplementaires doivent etre payes au moins 1,5 fois leur taux de remuneration habituel s'ils travaillent plus de 40 heures par semaine de travail, ou une duree fixe et regulierement recurrente de 168 heures ou sept periodes de 24 heures consecutives.
Comme il est evident, le salaire des heures supplementaires augmenterait considerablement le cout de la main-d'oeuvre de l'organisation, et une fois qu'un employe fait des heures supplementaires, le non-paiement du salaire des heures supplementaires entrainerait de lourdes amendes de la part des autorites du travail. Ainsi, les heures supplementaires des employes peuvent prendre une organisation entre un endroit difficile et difficile, et donc, elle doit etre geree et utilisee intelligemment lorsque cela est absolument necessaire. Contrairement aux entreprises qui utilisent des logiciels intelligents, celles qui s'appuient uniquement sur des feuilles de calcul ne peuvent pas eviter les heures supplementaires inutiles des employes.
Avec l'aide des solutions WFM, les demandes de conges de longue duree, telles que celles traitees par la Family and Medical Leave Act (FMLA), peuvent etre facilement suivies. Les
solutions de gestion des effectifs avec tableaux de bord fournissent aux gestionnaires une visibilite en temps reel sur la ponctualite du personnel et les donnees de planification, leur permettant de resoudre les problemes avant qu'ils ne deviennent serieux. Le
logiciel WFM peut egalement generer des rapports bases sur des parametres importants pour montrer comment les employes progressent au fil du temps. En consequence, les employes les plus performants peuvent etre programmes pour gerer les quarts de travail critiques et charges afin que l'entreprise fonctionne efficacement sans avoir a employer de main-d'oeuvre excedentaire. Cela garantirait alors que les couts de main-d'oeuvre peuvent etre maintenus a un niveau gerable.
Les employeurs peuvent gerer les demandes liees aux quarts de travail ouverts ou organiser le remplacement des employes presque instantanement grace au logiciel WFM qui fonctionne sans probleme sur les appareils mobiles. Les solutions WFM donnent une idee precise des employes disponibles pour travailler afin que les travailleurs temporaires n'aient pas a etre amenes au cas ou un employe se presenterait pour cause de maladie. Cela permet aux organisations d'eviter de depenser de l'argent pour des travailleurs externes et donc de controler les couts de main-d'oeuvre.
Points cles a prendre en compte lors de l'achat d'un logiciel WFM
1. Convivialite- une solution de gestion des effectifs doit etre simple. Les fonctionnalites conviviales fondamentales telles que les notifications automatiques, le flux de travail integre et la gestion des taches d'un appareil mobile a un ordinateur de bureau doivent etre prises en compte. Parmi les autres fonctionnalites qui ameliorent la convivialite et rendent l'experience des employes coherente et satisfaisante, citons le glisser-deposer, les quarts de travail stockes et les cadres de copie.
2. Securite des donnees au niveau de l'entreprise- toute entreprise s'inquieterait de confier a un nouveau systeme des donnees confidentielles et precieuses relatives aux employes. Par consequent, la securite des donnees au niveau de l'entreprise est un element cle lors de la selection des systemes WFM.
3. Rapports et analyses integres- il s'agit d'une fonctionnalite que tout systeme WFM performant devrait avoir. Il aide les entreprises a determiner ce qui est reellement efficace et quels sont les domaines a ameliorer. Un systeme WFM integrant des fonctionnalites de reporting et d'analyse peut fournir des informations exploitables sur divers sujets tels que la dotation en personnel et la paie specifiques a l'emplacement, et suggerer des moyens de reduire les couts de main-d'oeuvre.
4. Application mobile- Les appareils mobiles font desormais partie integrante de notre vie. Les solutions de gestion des effectifs accessibles via des applications mobiles facilitent la gestion des operations commerciales. En consequence, les besoins futurs en main-d'oeuvre peuvent etre estimes et les horaires correspondants peuvent etre etablis en quelques clics sur l'ecran tactile du mobile. L'absence d'application mobile logicielle WFM peut avoir un impact negatif important sur l'engagement des employes.
5. Flexibilite- une planification appropriee a l'aide d'un logiciel de gestion des effectifs peut aider les entreprises a favoriser la flexibilite du lieu de travail et permettre aux employes de trouver un bon equilibre entre vie professionnelle et vie privee. Les employes plus heureux sont plus efficaces et plus attaches a l'organisation. Une organisation qui peut ameliorer la satisfaction de ses employes n'a pas besoin de chercher des remplacants et peut economiser des sommes considerables sur les couts de main-d'oeuvre.
6. Prevision de la demande- Les solutions de planification du personnel peuvent aider a adapter les travailleurs aux besoins des clients. La technologie permet aux entreprises d'anticiper la demande des consommateurs et de creer des rotations parfaites. La demande de main-d'oeuvre pour des sites et des taches specifiques peut egalement etre predite.
7. Controle des absences- la planification du personnel en ligne automatise la tache de gestion des absences des employes. C'est une bien meilleure approche que de devoir traiter des formulaires de demande physiques et des processus manuels fastidieux. En gerant facilement les absences des employes, l'organisation peut prendre de meilleures decisions plus rapidement sur les moyens de reduire les couts de main-d'oeuvre.
Meilleur logiciel WFM pour les restaurants
Zip Schedules est une solution logicielle de gestion des effectifs et de planification du personnel riche en fonctionnalites, accessible depuis l'App Store Hubworks ainsi que sur Apple Play et Google Play. Il s'agit probablement de la meilleure solution de ce type sur le marche.
Zip Schedules est un logiciel qui peut etre auto-implemente. Le programme est facile a utiliser grace a des fonctionnalites telles que l'integration simplifiee, une conception simple et une application mobile gratuite.
Il permet d'enregistrer les horaires favoris sous forme de modeles, ce qui permet de creer de nouveaux horaires rapidement et sans effort. Un proprietaire d'entreprise peut meme modifier l'itineraire d'une semaine precedente pour en creer un nouveau afin de s'adapter aux changements.
Les quarts de travail peuvent etre inseres dans les creneaux du personnel, eliminant ainsi la necessite de creer de nouveaux horaires a chaque fois. Cela permet d'economiser beaucoup d'efforts et de temps.
Zip Schedules rend la communication entre les membres de l'equipe, ainsi qu'entre les employes et les managers, transparente et efficace. Par exemple, les responsables peuvent utiliser le systeme de messagerie interne propose par cette solution logicielle pour partager rapidement des informations importantes avec les employes. De plus, les employes recoivent les horaires des leur liberation, et les superviseurs peuvent prendre des mesures immediates en fonction des demandes de conge ou de l'acceptation des quarts de travail proposes par des collegues.
A l'aide de Zip Schedules, les gestionnaires obtiennent une image complete de la disponibilite des employes, des echanges de quarts de travail et des demandes de conges, et sont alertes lorsqu'un quart de travail ouvre.
Toutes ces informations vitales sont facilement disponibles et peuvent etre consultees simplement en jetant un coup d'oeil sur les smartphones. Les employes qui ont besoin d'un conge peuvent utiliser l'application Zip Schedules pour trouver des collegues qui peuvent les remplacer. En un clic, un responsable utilisant l'application mobile Zip Schedules peut accepter ou refuser les demandes des employes a tout moment, de n'importe ou, en quelques secondes.
Zip Schedules simplifie le processus de preparation et de modification des horaires. Non seulement cela, mais cela rend egalement la redaction de calendrier plus intelligente. Il comprend un moteur de prediction qui permet aux proprietaires d'entreprise de prevoir les ventes et, sur la base de ce calendrier, les employes de maniere a eviter a la fois le surpersonnel et le sous-effectif.
Zip Schedules coute 19$ par site et par mois pour les entreprises de 1 a 20 employes. Les organisations comptant de 21 a 50 employes devraient payer 39 dollars par emplacement et par mois pour beneficier des services de Zip Schedules. Une version personnalisee est destinee aux entreprises de plus de 50 employes. Une assistance gratuite et une application mobile gratuite sont fournies avec les trois forfaits.
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Questions fréquemment posées
Quels sont les moyens de reduire les couts de main-d'oeuvre?
Il existe de nombreuses facons de reduire les couts de main-d'oeuvre. Certaines entreprises peuvent choisir d'automatiser certaines taches, tandis que d'autres peuvent choisir d'externaliser les taches a forte intensite de main-d'oeuvre vers d'autres pays. D'autres entreprises peuvent choisir de reduire le nombre d'employes qu'elles ont ou d'offrir moins d'avantages sociaux aux employes.
Quels sont les exemples de couts de main-d'oeuvre?
Salaires et traitements, avantages sociaux, charges sociales et depenses de bureau telles que le loyer, les services publics et les assurances.
Pourquoi est-il important de reduire les couts de main-d'oeuvre?
La reduction des couts de main-d'oeuvre est importante car elle peut contribuer a augmenter les profits, qui peuvent etre reinvestis dans l'entreprise ou distribues aux actionnaires. En outre, la reduction des couts de main-d'oeuvre peut aider une entreprise a devenir plus competitive en baissant ses prix.
Quels sont les avantages de la reduction des couts de main-d'oeuvre?
La reduction des couts de main-d'oeuvre presente de nombreux avantages, notamment une augmentation des profits, une meilleure competitivite et une meilleure satisfaction de la clientele. En outre, la reduction des couts de main-d'oeuvre peut contribuer a ameliorer le moral et la motivation des employes, ainsi qu'a reduire le roulement du personnel.