Que sont les horaires des employes?
L'horaire des employes est un outil qui permet aux gestionnaires de planifier et de suivre les quarts de travail des employes. Il peut etre utilise pour creer une variete d'horaires, y compris a temps plein, a temps partiel et sur appel. Les horaires des employes peuvent etre crees manuellement ou avec un logiciel de planification.
Le moyen le plus simple de rediger de bons horaires pour les employes
Pour commencer
L'etablissement d'un horaire de travail parfait n'est pas un jeu d'enfant. Sans calendrier, il n'y aurait pas de repartition appropriee des taches entre les employes, les gestionnaires ne seraient pas en mesure de suivre qui fait quoi, les taches ne seraient pas achevees a temps, les couts de main-d'oeuvre ne pourraient pas etre controles et les ressources humaines seraient soit laissees en jachere et gaspillees, soit surchargees de travail et epuisees.
Aucun de ces resultats n'est favorable a une organisation et a ses perspectives commerciales. De plus, le simple fait d'avoir un horaire d'employe ne suffit pas. Il doit etre bien fait pour trouver un equilibre raisonnable entre les exigences des employes et de l'organisation. Ameliorez l'horaire des employes, augmentez les chances de reussite de l'entreprise.
Problemes rencontres par les gestionnaires
Imaginez ceci- un directeur de restaurant passe des heures a essayer de rediger les horaires des employes pour la semaine a venir. Il ecrit. Annulation. Il ecrit encore. Cependant, le calendrier ideal reste insaisissable. Soit il omet de s'accommoder du temps libre hebdomadaire de certains employes, soit il accorde trop de pauses a certains autres. Tout ce decoupage et ce changement d'horaire a la main fatiguent le manager. Puis finalement, apres une longue lutte, quand il est capable d'obtenir un minimum de controle sur le calendrier, de nouveaux problemes debilitants se glissent.
Deux des employes appellent pour dire qu'ils auraient des travaux familiaux urgents a effectuer au milieu de la semaine et qu'ils ne seraient pas en mesure de se presenter au bureau pendant une journee. Ils doivent donc etre remplaces ces jours-la par d'autres employes, qui devront ensuite beneficier de conges compensatoires plus tard.
Pour ajouter aux malheurs du manager, le jour ou les deux employes avaient demande un conge est egalement celui ou la finale d'un grand evenement sportif est programmee. L'evenement sera projete au restaurant et la demande devrait augmenter. Le manager cherchait a aborder la journee avec un effectif complet, et voici deux employes qui demandent un conge. Tout manager devant faire face a de tels problemes serait a bout de souffle. Cependant, il existe des moyens plus simples de creer des horaires pour les employes qui satisferaient toutes les parties prenantes.
Merites des horaires des employes
Un horaire precise les jours de la semaine que les employes sont censes travailler ainsi que le nombre d'heures qu'ils doivent travailler chaque jour. Le calendrier precise egalement en termes clairs les taches que les employes doivent accomplir dans le temps imparti. Cela garantit que tout le monde sait quand les autres travaillent ou partent en conge, ce qui permet a chacun de planifier ses programmes a l'avance. Par consequent, un chef d'equipe qui sait a l'avance que certains des membres cles de son equipe ne seront pas disponibles pour les prochains jours peut vouloir effectuer quelques taches tres sensibles avant que ces employes ne partent en conge. Prioriser les taches les plus urgentes et les terminer rapidement rendrait l'organisation plus efficace et garantirait que les delais sont toujours respectes.
Une idee precise de la quantite et de la nature du travail a effectuer permettrait egalement aux employes de mieux gerer leur equilibre entre vie professionnelle et vie privee. Par exemple, si un employe sait au debut de la semaine qu'il aura un jour de conge le jeudi, il peut planifier un long trajet en voiture avec sa femme qui, par coincidence, avait egalement demande un conge de son travail le jeudi. Un employe qui peut concilier vie professionnelle et vie privee est un employe satisfait. Il se presenterait au bureau chaque matin, pouvait gerer son niveau de stress et serait engage envers son organisation.
Un horaire sert egalement de precompte pour les gestionnaires, qui peuvent prendre d'autres dispositions lorsque les travailleurs prennent conge ou ne se presentent pas a la suite d'une maladie soudaine ou d'une urgence familiale. Un gestionnaire habile serait capable de jongler avec les travailleurs autour des quarts de travail pour s'assurer qu'ils ont tous leur temps libre et que le spectacle continue. Une
bonne planification des employes contribue a reduire les couts de main-d'oeuvre. Les couts de main-d'oeuvre constituent la plupart des depenses d'une entreprise. Dans le cas d'un restaurant, les couts de main-d'oeuvre representent generalement jusqu'a 35% du chiffre d'affaires.
Cependant, un restaurant peut ne pas avoir besoin d'autant d'employes les jours ouvrables plus calmes ou, disons, entre le dejeuner et le diner. Pendant ces periodes de faible trafic, le restaurant peut facilement fonctionner avec une equipe plus reduite, et se debrouiller en formant son personnel de maniere polyvalente. De plus, lorsque les affaires sont lentes, le restaurant peut egalement affecter du personnel a des quarts de travail separes ou embaucher des employes a temps partiel.
Pendant les heures de pointe, en revanche, les employes qui etaient sur le banc pendant les periodes de faible trafic doivent etre ramenes. Le restaurant peut faire des affaires rapides pendant le dejeuner et le diner, le vendredi soir, lors de festivals ou lors de somptueuses fetes privees. Les employes doivent donc etre planifies en tenant compte de ces exigences.
Conseils pour creer les meilleurs horaires
Les taux de rotation des restaurants sont deja eleves, ce qui a plusieurs consequences negatives pour un restaurant, notamment une perte de temps et d'argent. La
prise en compte des preferences du personnel dans les horaires hebdomadaires contribuerait grandement a accroitre la satisfaction des employes et a reduire les taux de roulement. Par exemple, un employe peut se sentir chez lui pendant les fins de semaine les plus occupees ou preferer un quart de travail du matin parce qu'il doit suivre des cours le soir.
En outre, les proprietaires de restaurants peuvent s'assurer que les employes sont en mesure de gagner un montant raisonnable en pourboires en les programmant sur des quarts de travail de six a huit heures. Cette marge de revenus supplementaires permettrait aux employes de prendre en charge leurs frais de transport et constitue un autre moyen d'accroitre la satisfaction des employes.
Cependant, un manager doit se premunir contre les changements frequents de quarts de travail des employes. Trop de rotations de quarts de travail ne permettraient pas aux employes de s'adapter a un rythme et leur nuirait physiquement et psychologiquement. Des changements imprevisibles signifieraient egalement que les employes ne seraient pas en mesure de planifier leurs activites et leurs engagements en dehors du bureau.
Lorsque vous travaillez avec des personnes qui ont des exigences et des contraintes diverses, des changements d'horaire peuvent devoir se produire meme a la onzieme heure, et les employes peuvent appeler pour echanger leurs quarts de travail avec leurs collegues juste avant que l'horaire ne soit finalise.
Un bon manager essaie d'integrer autant que possible les demandes de conges des employes, ce qui leur donne une certaine marge de manoeuvre, bien que dans les limites des regles et reglements de l'organisation. Cela contribue a augmenter la productivite des employes. Les
gestionnaires qui redigent des horaires manuellement ou meme a l'aide d'un tableur de base ont forcement froid aux pieds lorsque les demandes des employes de derniere minute commencent a affluer. La reponse a cela reside dans des solutions logicielles intelligentes de planification des employes qui permettent une gestion du personnel en temps reel et aident a fournir des horaires bien a l'avance.
Ou les feuilles de calcul sont insuffisantes
Les inconvenients de la planification manuelle avaient deja ete abordes. Le probleme avec les feuilles de calcul rudimentaires comme Microsoft Excel et Google Sheets est que les presentations n'incluent que les donnees que l'utilisateur choisit tout en omettant d'autres informations pertinentes. Par consequent, il n'est pas possible de brosser un tableau complet des activites de l'entreprise. Cela rend la prise de decision difficile.
De plus, meme lorsqu'elles sont protegees par des mots de passe, les feuilles de calcul sont vulnerables a la mauvaise gestion des informations, a la corruption des donnees et au piratage
La creation des horaires des employes sur une feuille de calcul demande egalement beaucoup d'efforts manuels et prend beaucoup de temps au manager.
Un logiciel de planification, une solution miracle
Les logiciels dedies et les applications mobiles sont donc une panacee pour resoudre la plupart des problemes de planification auxquels les gestionnaires peuvent etre confrontes. Le logiciel de planification utilise une technologie de pointe pour attribuer les quarts de travail et les taches aux employes. Il s'agit d'un processus nettement plus rapide que les approches manuelles. Il elimine egalement les erreurs involontaires telles que la planification d'un employe pour deux quarts de travail en une seule journee. Lorsqu'un manager utilise des methodes manuelles primitives et doit preparer des horaires pour un grand nombre d'employes, les erreurs sont frequentes.
Bien que la decision concernant qui doit travailler quel quart de travail soit toujours effectuee manuellement, un logiciel intelligent garantit que la prise de poste reelle est largement automatisee, et il est possible pour les gestionnaires de generer automatiquement des quarts de travail s'ils souhaitent placer un nombre donne de travailleurs sur des quarts de travail specifiques pendant une certaine duree heure. La fonction de planification automatique d'une application de planification des employes rappelle les horaires precedents et tient compte des heures supplementaires et des demandes de conges du personnel, ce qui permet aux gestionnaires de gerer tres facilement les conges des employes. La planification automatique est donc une grande aubaine pour les gestionnaires, qui peuvent economiser beaucoup d'efforts et de temps, et les soucis d'adieu.
Grace au logiciel de planification du personnel, il est possible de rationaliser tous les messages et de tenir tous les membres de l'organisation, ou qu'ils se trouvent, au courant de toutes les informations pertinentes. Les responsables peuvent compter sur une source d'informations unique et consolidee, ce qui reduit leur charge de travail et leur permet de se concentrer sur les principales operations de l'entreprise. Les
solutions de planification permettent aux gestionnaires de disposer de la bande passante necessaire pour repondre rapidement et en toute confiance aux demandes d'echange de postes et de conges des employes, meme s'ils arrivent tres tard dans la journee. Le logiciel identifierait immediatement les employes susceptibles de remplacer les personnes ayant besoin de conge et aiderait les gestionnaires et le personnel a prendre d'autres dispositions. Les
applications de planification garantissent que les gestionnaires n'ont pas a perdre de temps a reviser et a reexaminer les horaires en permanence. De plus, l'ensemble de l'exercice de changement de poste est totalement dematerialise et donc sans tracas.
Les applications de planification du personnel, accessibles depuis Apple Play, Google Play ou le site Web du fournisseur de l'application, permettent aux responsables de preparer et de modifier les horaires en deplacement, ou qu'ils soient et a tout moment de la journee. Les employes peuvent verifier les horaires de leurs quarts de travail des que les horaires sont publies, peu importe ou ils se trouvent ou ce qu'ils font. La technologie moderne met donc les horaires a portee de main des employeurs et des employes, qui n'ont qu'a jeter un coup d'oeil sur leur smartphone ou leur tablette pour consulter les horaires.
Les gestionnaires n'ont pas besoin de preparer a nouveau les horaires a chaque fois, mais de gagner du temps en organisant simplement les quarts de travail en creneaux horaires Lorsque les quarts de travail sont mis a jour et que les demandes sont traitees, les employes sont avertis par le biais de notifications push.
Une entreprise peut facilement prevoir le nombre de travailleurs dont elle aura besoin a l'avenir en integrant un logiciel de planification du personnel aux systemes de point de vente et aux solutions de prevision des ventes/de la demande. Cet arrangement garantit que l'entreprise ne manque pas de personnel pour gerer les evenements ou les periodes de forte affluence, ni trop de personnel pour les periodes d'accalmie ou de ralentissement de la circulation.
En outre, le logiciel de planification des employes aide a ameliorer la communication au sein de l'equipe- les horaires sont partages avec les employes des qu'ils sont crees, des notifications push alertant instantanement les employes lorsque les managers modifient les horaires et les employes sont informes de leurs demandes sont pris en compte.
Le fait que les employes puissent deposer des demandes de conge ou d'echange de postes simplement en cliquant sur quelques boutons de leur telephone portable contribue a rendre la communication entre les employes et les employeurs transparente, et donne egalement aux employes un sentiment d'autonomisation. L'absenteisme diminue egalement. Les employes sont impregnes de satisfaction au travail, ce que l'argent ne peut pas acheter. Les employeurs sont egalement satisfaits car la gestion des ressources humaines est considerablement facilitee.
De plus, la planification automatisee du personnel garantit que les organisations respectent la legislation du travail locale. Ils permettent egalement aux entreprises d'eviter les erreurs humaines, notamment en allouant aux employes plus d'heures de travail que necessaire, ce qui peut entrainer de la fatigue chez les employes et meme mettre leur vie en danger.
Enfin et surtout, plusieurs plateformes de planification des employes offrent la possibilite de libre-service aux employes. Grace a cette fonctionnalite, les employes peuvent gerer eux-memes leurs quarts de travail et peuvent examiner leurs horaires, echanger des quarts de travail avec des collegues et egalement reclamer un quart de travail inoccupe. C'est une fonctionnalite tres utile qui donne aux employes un sentiment de controle sur leur vie professionnelle. Les gestionnaires ont egalement a y gagner car ils peuvent desormais externaliser des taches simples et banales. En plus de la generation automatique de quarts de travail, la fonction en libre-service permet aux gestionnaires de respirer facilement.
La meilleure solution de planification
Le programme Zip Schedules, riche en fonctionnalites, disponible sur l'App Store Hubworks, ainsi que sur Google Play et Apple Play, est peut-etre le meilleur logiciel de planification des employes du marche.
Zip Schedules fournit un systeme auto-implemente. Des fonctionnalites telles que l'integration simplifiee, l'application mobile gratuite et une interface simple rendent le logiciel facile a utiliser. Les horaires favoris peuvent egalement etre stockes sous forme de modeles afin que de nouveaux horaires puissent etre crees facilement et rapidement. Vous pouvez meme modifier l'itineraire d'une semaine precedente pour en generer un nouveau afin de vous adapter aux changements. Les quarts de travail peuvent etre places dans des creneaux horaires pour les employes, ce qui evite de devoir preparer des horaires a partir de zero a chaque fois. Cela permet aux responsables d'economiser beaucoup de temps et d'efforts.
Zip Schedules contribue a rendre la communication au sein de l'equipe et egalement entre les responsables et les employes transparente et fluide. A l'aide du systeme de messagerie interne de Zip Schedules, les responsables peuvent informer instantanement les employes des actualites et des evenements lies a l'organisation.
Les horaires sont envoyes aux employes des leur publication, et les responsables peuvent agir rapidement en fonction des demandes de conge des employes ou de leur acceptation des quarts de travail proposes par leurs collegues. Les gestionnaires peuvent avoir une idee complete de la disponibilite des employes, de leurs demandes de temps libre et d'echange de quart de travail, ainsi que du moment ou un quart de travail est ouvert a l'aide du logiciel Zip Schedules.
Toutes ces informations essentielles sont facilement disponibles et peuvent etre consultees par les employes et les employeurs simplement en jetant un coup d'oeil sur leur telephone. L'application Zip Schedules permet aux employes qui ont besoin de conges d'identifier rapidement leurs collegues pour les remplacer. Un responsable exploitant une application mobile Zip Schedules est capable d'accepter ou de refuser les demandes des employes a tout moment, n'importe ou, en quelques secondes, simplement en cliquant sur un bouton. Il s'agit d'un progres important si l'on considere que le traitement des demandes des employes dans le passe etait un processus de longue haleine.
Zip Schedules facilite donc le processus regulier de preparation et de modification des horaires. Mais pas seulement cela, cela rend l'ecriture des horaires encore plus intelligente. Il dispose d'un moteur de prevision integre qui vous permet de prevoir vos ventes et vos transactions, et de planifier votre personnel en consequence afin d'eviter le sous-effectif ou le sureffectif. Les previsions quotidiennes sont generees sur la base des donnees de ventes historiques.
Zip Schedules est propose au prix de 19 dollars par mois et par site pour les organisations de 1 a 20 employes et de 39 dollars par mois par site pour les organisations de 21 a 50 employes. Il existe egalement une edition personnalisee pour les entreprises de plus de 50 employes. Les trois niveaux fournissent une application mobile gratuite et une assistance gratuite. Certaines solutions de planification des employes avec des plans gratuits robustes sont egalement disponibles sur le marche. Il s'agit notamment de HomeBase, 7Shifts, SocialSchedules, FindMyShift et Sling. Ils sont particulierement utiles pour les petites entreprises et les startups qui ne veulent pas depenser trop en technologie et qui ne veulent que les fonctionnalites dont elles ne peuvent pas se passer.
Une petite entreprise peut profiter de divers plans gratuits qui offrent des solutions de base en matiere de planification du personnel. Si une organisation a besoin de plus de fonctionnalites, elle doit migrer vers un niveau d'abonnement superieur.
Certains services facturent des frais par employe. D'autres facturent des frais par point de vente. Les services axes sur les employes sont offerts a un cout par employe de 1,50$ a 4,50$. Le prix des options d'abonnement par emplacement varie de 14$ a 199$. Les
services de suivi des candidats peuvent accompagner les solutions de planification des employes. Des services supplementaires peuvent vous couter 50$ par mois. Des services de ressources humaines supplementaires peuvent etre inclus dans le package ou peuvent etre achetes separement.
Conclusion
Une fois qu'un horaire efficace des employes est etabli, il faut s'assurer qu'il est bien mis en oeuvre et que les employes le suivent avec diligence. Cela implique une gestion efficace du temps et des taches.
Il est possible d'integrer des solutions de planification des employes avec un logiciel de suivi du temps du personnel pour s'assurer que les employes sont suffisamment productifs. Les solutions de suivi du temps aident a eviter les heures supplementaires inutiles et simplifient la gestion de la paie. Les donnees sur les heures supplementaires, l'absenteisme et les tendances de presence permettent aux employeurs de prendre des decisions plus eclairees.
Qu'est-ce donc qu'une gestion efficace du temps? Cela implique de planifier et de controler le temps consacre a des taches specifiques. L'accent est mis ici sur le travail intelligent plutot que sur le dur labeur. Une meilleure gestion du temps permet aux employes d'etre plus efficaces et d'atteindre un meilleur equilibre entre leur vie professionnelle et leur vie familiale. Un outil sophistique tel que le logiciel de suivi du temps Zip Clock, egalement disponible sur la plateforme Hubworks, facilite la gestion du temps et permet aux chefs d'equipe de mieux gerer les horaires du personnel.
Ainsi, lorsqu'un employe ne se presente pas au travail, l'ecran de gestion des equipes de Zip Clock affiche toutes les informations necessaires pour trouver immediatement un remplacant approprie. Lorsqu'un employe approche d'une violation quotidienne des heures supplementaires ou d'une pause, Zip Clock vous permet de proposer des pauses ou des pointages afin d'eviter les violations du droit du travail. D'un simple coup d'oeil au telephone, les responsables peuvent voir et surveiller en temps reel les poincons du personnel. Les gestionnaires sont egalement alertes lorsqu'un employe manque un quart de travail. En outre, le rapport de performance des employes fourni par Zip Clock permet aux responsables de suivre les performances des employes sur une periode specifiee en termes de legislation du travail et d'infractions aux horaires.
Les employes doivent egalement bien gerer les taches qui leur sont attribuees afin que l'objectif de l'etablissement des horaires soit atteint. Le logiciel Zip Checklist, qui est une autre solution technologique sophistiquee disponible sur l'App Store Hubworks, permet de preparer des listes de taches pour les gestionnaires, les superviseurs et les employes. Le logiciel garantit que les taches sont reparties de maniere uniforme. Les responsables peuvent egalement facilement repartir les taches de la liste de controle entre les employes.
Une organisation, capable de preparer regulierement des horaires de travail exceptionnels pour les employes chaque semaine, et qui peut completer cela avec un logiciel de suivi du temps et de gestion des taches, garantit que les employes sont heureux et que les gestionnaires sont detendus et confiants. Cela se traduit par un service client de qualite et des revenus sains, et c'est ce qui compte en fin de compte.
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Questions fréquemment posées
Quels sont les 4 types de planification du travail?
Les quatre types d'horaires de travail sont les suivants- 1. Programmation lineaire 2. Planification non lineaire 3. Planification basee sur les projets 4. Planification basee sur les taches
Quels sont les differents types d'horaires de travail?
Les differents types d'horaires de travail comprennent le temps plein, le temps partiel et les horaires flexibles.
Comment creer un horaire de travail pour mes employes?
Il existe de nombreuses facons de creer des horaires de travail pour les employes. L'une d'entre elles consiste a utiliser un modele d'horaire de travail. Vous pouvez le trouver en ligne ou dans certains magasins de fournitures de bureau. Une autre methode consiste a creer un horaire de travail a l'aide d'un logiciel.
Quels sont les 2 types d'horaires de travail?
Les deux types d'horaires de travail sont a temps plein et a temps partiel.