11 Outils Un bon logiciel de communication d'entreprise ne peut pas vivre sans communication

La prise de notes, les reunions en personne et les appels telephoniques etaient les meilleurs outils de communication en milieu de travail disponibles avant l'ere numerique. Les secretaires ont appris l'abreviation ou utilisaient des enregistreurs pour se souvenir de l'information, les membres de l'equipe de vente se sont rendus dans differentes regions du pays pour parler avec les clients, et toutes les communications ecrites ont ete effectuees avec une machine a ecrire. Bien que les entreprises aient survecu et prosperent, il etait parfois difficile et fastidieux d'achever les taches.

De nos jours, il existe des solutions logicielles optimisees et des applications de communication qui facilitent la collaboration dans une petite entreprise.

Les clients peuvent recevoir des alertes sur une commande mise a jour, les employes peuvent partager des documents sans jamais parler en personne, passer des appels audio-video et les dirigeants d'unites commerciales peuvent stocker et partager des documents d'entreprise avec les membres de leur equipe. Ces outils de communication interne ont rationalise les processus metiers, optimise les efforts de collaborationet reduit au minimum les goulots d'etranglement qui reduisent la productivite.

11 Elements cruciaux du logiciel de communication d'entreprise Une communication

efficace est le ciment qui maintient une organisation ensemble. Une entreprise qui valorise et standardise de puissantes competences en communication peut constituer une main-d'oeuvre competente et productive, ameliorer les relations avec les clients et employer des gestionnaires efficaces.

A l'ere numerique, la communication ne se limite pas a des reunions en personne et a des appels telephoniques longs. Pour accroitre l'efficacite et la productivite des employes, les organisations ont mis en place des systemes logiciels de communication optimises.

Ces solutions optimisent les communications internes et externes, rationalisent les processus metiers, accelerent les temps de reponse et augmentent les revenus. Voici les 11 meilleurs outils de communication d'entreprise utilises par les organisations prosperes

1. Logiciel Intranet social

De nombreuses organisations ont eu du mal a faire face a des goulots d'etranglement de communication similaires, y compris l'exces de paperasse, les documents manquants ou la difficulte de mettre a jour les employes sur les nouvelles politiques/procedures.

Un portail centralise qui permet aux employes d'acceder a des informations pertinentes constitue une excellente solution a ces problemes. Le logiciel Intranet social minimise les boites de reception des e-mails inondees et optimise la communication des employes en telechargeant tous les documents dans un seul lieu de travail numerique facilement accessible.

2. Les outils de

collaboration des systemes de messagerie permettent aux membres de l'equipe de travailler plus efficacement a la realisation d'un processus metier. Il permet aux utilisateurs de partager des idees, de transmettre des messages d'avant en arriere et de telecharger des documents importants qui peuvent etre facilement recuperes.

Si les employes ont de la difficulte a trouver des chaines de messagerie specifiques ou s'ils se plaignent de ne pas recevoir de message important, les organisations devraient envisager de mettre en place un systeme de messagerie optimise. Ceci est particulierement utile lorsque les travailleurs sont eloignes, hors site ou dans un autre bureau.

3. Gestion des

taches Le logiciel de gestion des taches optimise la communication en equipe en permettant aux employes et aux chefs d'equipe de suivre et de gerer l'avancement des taches. Etant donne que les details d'un projet peuvent etre source de confusion ou de temps, un outil de gestion des taches devrait etre utilise pour informer chacun de ce qu'il devrait faire.Le

logiciel de gestion de projet aide les employes a atteindre leurs KPI en definissant des dates d'echeance, en utilisant des listes de controle et en envoyant des alertes si un article est manquant. La direction peut egalement suivre la productivite des employes pour s'assurer que tout le monde est tenu responsable.

4. Logiciel de suivi des problemes

Les entreprises qui eprouvent des difficultes avec les taux de retention des clients ou les requetes manquantes des clients peuvent beneficier de l'utilisation d'un logiciel de suivi des problemes. Cet outil permet de suivre et de gerer les requetes des clients pour s'assurer que les reponses sont correctes et opportunes.

Une fois qu'une requete est saisie, un ticket est emis au client, attribue a un employe particulier et supprime de la vue une fois termine. Les utilisateurs peuvent egalement ouvrir le ticket et consulter les entrees ulterieurement si necessaire. La direction peut suivre la progression de ces requetes pour s'assurer que les employes sont productifs et que le service client est optimise.

5. Blogs et videos

Parce que l'oeil humain est forme a reagir beaucoup plus rapidement aux images que le texte seul, les organisations ont profite de l'utilisation de blogs et de videos internes pour transmettre un message. Un

mauvais moral de la main-d'oeuvre, un taux de roulement eleve et un ennui frequent peuvent obliger la direction a utiliser des videos/blogs pour enseigner du materiel de formation ou d'autres renseignements precieux. Cela peut accroitre l'engagement et le moral des travailleurs, ce qui se traduit par un environnement plus productif.

6. Fonctionnalite

6 analytics feature 1610402544 8607

d' analyse Une fonction d'analyse et de sentiment est utilisee pour evaluer le comportement des utilisateurs et optimiser la communication interne. Si la direction n'est pas certaine de la productivite des employes ou si les employes eprouvent des difficultes a suivre les donnees, un outil d'analyse peut vous aider a y remedier.


Les donnees sont collectees par diverses sources et telechargees dans un emplacement centralise facilement accessible. Les utilisateurs peuvent generer des rapports qui analysent divers ensembles de donnees et decelent les inefficacites de communication.

7. Forums

de discussion Pour developper et accroitre les connaissances en milieu de travail, il faut que les employes puissent partager de l'information et de l'expertise. Un forum de discussion peut aider a repondre aux questions des employes et aux questions de la direction sans reponse.

Un forum permet une conversation ouverte sur une variete de sujets pertinents aux operations quotidiennes ou aux procedures RH. Il archive egalement des informations importantes et de bonnes idees, que la direction peut utiliser pour normaliser les pratiques exemplaires.

8. Espaces Les

organisations peuvent designer des espaces individuels pour surveiller et diffuser un ensemble de contenu. Les membres de l'espace peuvent partager des donnees, creer de nouveaux centres de discussion et envoyer des notifications aux membres de la communaute.

Il s'agit d'une plate-forme de communication particulierement utile pour les unites commerciales individuelles qui peuvent ne pas vouloir partager des informations externes avec une autre unite. Par exemple, un service RH peut utiliser un espace pour informer les membres de l'equipe des anniversaires, des anniversaires de travail ou d'un changement dans les avantages sociaux des employes.

9. Notifications L'

un des principaux goulots d' etranglement de communication est que les employes ne recoivent pas de mises a jour ou d'alertes concernant un changement de donnees. Cela peut diminuer la productivite, confondre, nuire au moral des employes et causer des problemes a la direction.

Si les membres du personnel ne lisent pas ou ne repondent pas aux courriels critiques ou si l'equipe de direction n'est pas certaine de savoir si un message a ete recu par des subordonnes, un systeme de notification peut etre la reponse. Un autre avantage est que les travailleurs n'auront pas a se soucier de manquer des informations externes importantes, telles qu'un e-mail client ou un prospect commercial potentiel.

10. Profils des travailleurs

Les employes doivent etablir des relations de travail avec leurs collegues afin d'optimiser la communication commerciale en milieu de travail. Si les membres de l'equipe ignorent les differents employes de chaque unite operationnelle et leurs roles, l'utilisation d'un profil d'employe peut fournir le contexte necessaire.

Un profil resume le role de chaque collaborateur, affiche une photo, indique a qui il releve et indique si cette personne est disponible pour parler. Cela peut aider les employes a savoir qui travaille ou ils travaillent, ce que tout le monde fait et a qui s'interesser a une preoccupation particuliere.

11. Workflows

11 workflows 1610402544 4781

Un outil de workflow organise et gere les personnes et les taches impliquees dans un processus metier, du debut a la fin. Il fournit un moyen systemise de gerer un projet et de s'assurer que chaque personne qui lui est assignee remplit sa part. Les

superviseurs sont alertes lorsqu'un projet est termine, ce qui aide a tenir toutes les parties concernees responsables. Les employes sont egalement avises quand il est temps de remplir leur part, ce qui permet a tout le monde de s'organiser. Cet outil est utile lorsque des projets termines manquent frequemment des elements ou si les workflows prennent trop de temps.

Principaux points a retenir

En conclusion, voici les meilleurs outils logiciels de communication utilises pour optimiser la communication d'affaires- Le

  • logiciel intranet social met toutes les donnees dans un endroit sur pour que tout le monde puisse y acceder. Un systeme de messagerie optimise la collaboration en permettant aux travailleurs de partager des informations et de parler d'avant en arriere sans utiliser de courrier electronique. Les outils de gestion des taches assurent le suivi et la gestion d'une tache du debut a la fin.
  • Le logiciel de suivi des problemes gere les requetes des clients pour s'assurer que les reponses sont correctes et opportunes. Les blogs et les videos peuvent aider a transmettre l'information aux travailleurs de maniere comprehensible. Les fonctionnalites d'analyse utilisent les rapports et la gestion des donnees pour evaluer des ensembles d'informations specifiques.
  • Les forums de discussion sont un type de logiciel de communication d'equipe qui permet a chacun de recevoir des reponses a des questions ou de partager son expertise, ce qui optimise la gestion des connaissances. Les outils de communication d'entreprise tels que Spaces sont utiles pour les unites operationnelles individuelles qui souhaitent partager des informations au sein de leur departement. Les notifications envoient des alertes aux employes et aux gestionnaires lorsqu'il y a un changement, un e-mail ou une nouvelle entree dans le systeme.
  • Les profils de travailleurs affichent des informations sur chaque employe d'une organisation afin que chacun puisse etablir des relations et contacter d'autres personnes au bon moment. Le logiciel de gestion des flux de travail organise et systematise un flux de travail complet du debut a la fin, ce qui permet de rationaliser les processus metiers et de tenir tout le monde responsable.

Must-Read Content

PLANIFIER UNE DÉMO