Les problemes associes a la saisie manuelle des donnees et a la procedure de resolution des problemes de saisie

problems associated with manual data entry and how to solve

Problemes communs de saisie

manuelle des donnees La saisie manuelle des donnees est a la fois un processus chronophage et sujette aux erreurs humaines qui entraine de nombreuses entreprises des couts de main-d'oeuvre excessifs et une perte de productivite. Les defis communs a la saisie manuelle des donnees sont les suivants-

1. Controle de la qualite- Les erreurs d'entree peuvent resulter d'une grande variete de problemes, allant de l'ecriture manuscrite illisible aux techniques de formation inappropriees des employes. Les erreurs de saisie de donnees peuvent entrainer des consequences financieres considerables pour votre entreprise.

Meme le moment ou une erreur est detectee dans le processus de donnees peut faire une difference financiere significative. Des etudes de cas ont revele que meme si la verification de l'exactitude des donnees a mesure qu'elles sont saisies coute environ 1$ aux entreprises, il en coute aux entreprises environ 10$ pour corriger les donnees lorsqu'elles sont sous forme de lots.

Les couts de controle de la qualite peuvent atteindre 100$ ou plus pour chaque enregistrement si les erreurs de saisie ne sont pas corrigees. Investir dans des solutions de controle de la qualite vaut bien le gain de temps et de couts lies a la correction des erreurs d'entree.

Que votre entreprise decide d'externaliser le traitement des donnees ou d'inclure des controles internes tout au long du processus de donnees, les donnees saisies doivent etre toujours exactes et de haute qualite.

2. Gestion du temps- La saisie des donnees est un processus d'affaires fastidieux et menial que beaucoup d'employes n'aiment pas fortement. La saisie manuelle des donnees necessite un temps precieux qui pourrait autrement etre consacre a des taches plus urgentes ou plus engageantes.

La gestion du temps est encore plus compliquee lorsqu'il y a des pics dans le volume de saisie des donnees. L'ouverture d'un nouvel emplacement ou l'annonce d'une vente pourrait entrainer une augmentation de la charge de travail, ce qui aurait pour effet d'augmenter le niveau de stress des employes et d'augmenter le potentiel d'erreur humaine.

3. Rendement- La saisie manuelle des donnees se situe generalement entre 10 000 et 15 000 frappes par heure. Si le delai d'execution est inferieur a ce repere apres avoir tenu compte de variations telles que le texte exceptionnellement dense, il peut y avoir des problemes avec votre processus de saisie.

4. Mise en forme- leformatagenon organise et non normalise peut creer un desastre de donnees pour votre entreprise. Meme une legere erreur dans le processus de saisie peut annuler la mise en forme d'un document.

5. Experience des employes- A moins que les employes ne soient des professionnels dedies a la saisie de donnees embauches specifiquement pour ce role, ils ne beneficieront probablement pas d'une saisie etendue de donnees. Lorsque les taux de satisfaction et d'engagement des employes diminuent, les membres du personnel sont plus enclins a l'erreur humaine.

Lorsque l'experience des employes est constamment affectee negativement, les taux de roulement des employes augmentent. Le cout financier de l'integration et de la formation d'un nouvel employe est eleve, et les consequences sur l'environnement de travail et la culture de l'entreprise sont incommensurables.

Conseils pour ameliorer la saisie manuelle des donnees

Une fois que les professionnels de l'entreprise comprennent adequatement les defis lies a la saisie des donnees, des solutions peuvent etre mises en oeuvre et Voici quelques conseils sur les pratiques exemplaires pour ameliorer le processus de saisie manuelle des donnees-

1. Externalisation de la saisie de donnees- De nombreuses entreprises choisissent d'externaliser leurs donnees a une societe tierce. L'analyse des couts de main-d'oeuvre peut aider votre entreprise a determiner si la decision d'investir dans des services de saisie de donnees est adaptee a vos besoins specifiques.

Les entreprises qui se concentrent principalement sur la saisie de donnees fournissent une expertise et un controle de la qualite qui peuvent ne pas etre realistes a attendre de la part de vos employes. On a constate que l'externalisation augmentait la qualite du travail tout en reduisant les couts operationnels de 30 a 60%.

Si vous ne choisissez pas d'externaliser la saisie des donnees de votre entreprise, assurez-vous d'embaucher suffisamment de personnel qualifie pour le processus de saisie manuelle des donnees. L'embauche de candidats en fonction de leurs ensembles de competences lies a la saisie de donnees et de leur experience anterieure peut contribuer a reduire le nombre de formation et de perfectionnement requis.

2. Investir dans des solutions logicielles- les logiciels de gestion des documents et de gestion des donnees offrent une grande variete d'outils et de processus automatises qui reduisent les delais d'execution et les erreurs d'entree. Les systemes peuvent rapidement identifier et modifier les sources d'inexactitude des donnees afin d'eviter les depenses accumulees inutilement.Les

logiciels de capture de donnees, y compris la reconnaissance optique de caracteres (OCR) et la reconnaissance intelligente de caracteres (ICR), peuvent aider a reduire les charges de travail de saisie de donnees jusqu'a 50%. Les outils, y compris l'exploration de donnees, etendent encore davantage les avantages offerts par les logiciels de gestion de donnees.

Meme si votre entreprise investit dans des solutions logicielles, il y a toujours un risque d'erreurs d'entree. Pour eviter les erreurs, mettez regulierement a jour les systemes logiciels ou achetez des logiciels qui ont integre des mises a jour en temps reel.

Conclusion La saisie

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manuelle des donnees est un processus d'entreprise qui prend du temps et qui est sujet aux erreurs. Les

  • problemes de controle de la qualite proviennent de diverses sources, allant de l'ecriture manuscrite a la formation inadequate des employes. L'externalisation du traitement des donnees ou la mise en oeuvre de controles internes peuvent reduire considerablement les problemes lies au controle de la qualite. L'externalisation aux services de saisie de donnees peut reduire les couts operationnels de 30 a 60% tout en ameliorant la qualite du travail.
  • La gestion du temps est amelioree grace a une saisie appropriee des donnees, en particulier lorsqu'il y a des pics soudains dans les donnees.
  • L' experience globale des employes est amelioree lorsque des taches subalternes, telles que la saisie de donnees, sont externalisees ou automatisees. L'experience negative des employes peut avoir un impact negatif sur les finances, la culture d'entreprise et l'environnement de travail de votre entreprise.
  • Les
  • logiciels de gestion des documents et de gestion des donnees reduisent a la fois le temps d'execution des charges de travail et les erreurs Les logiciels de capture de donnees tels que l'OCR et l'ICR peuvent reduire les charges de travail jusqu'a 50%. Assurez-vous de mettre a jour regulierement les systemes ou d'acheter des logiciels avec des mises a jour integrees en temps reel.