Gestion des swaps de postes et elaboration d'une politique

managing shift swaps and how to develop a policy

Les inconvenients de l'echange de postes de travail

71% des gestionnaires indiquent qu'ils recoivent systematiquement des demandes de leurs employes pour apporter des modifications a l' horaire de travail . Sans surprise, 70% des gestionnaires consacrent des heures de travail supplementaires a ces questions administratives, y compris l'approbation des demandes de swap et des reaffectations de postes.

L' echange de postes de travail est une partie inevitable de tout processus de planification des employes, parfois meme les meilleurs employes ont besoin d'apporter des modifications a leur horaire de travail. Les professionnels des affaires ont des opinions et des arguments differents pour expliquer pourquoi les employes ont besoin d'un echange de postes de travail et si l'approbation du gestionnaire est necessaire.

Les consequences de l'echange de postes de travail qui ne necessitent pas l'approbation du gestionnaire peuvent comprendre-

1. Couts de main-d'oeuvre- Un horaire de travail soigneusement concu est base sur le budget d'une entreprise et tient compte des differents taux horaires ou salaires des differents employes. Lorsque les employes echangent des quarts de travail, ils ne pensent pas souvent aux couts de main-d'oeuvre supplementaires que votre entreprise peut engager.

Si un poste de travail est couvert par un membre du personnel remunere plus que le travailleur prevu initialement, les couts de main-d'oeuvre peuvent s'additionner rapidement et involontairement. Si un echange de postes de travail entraine un employe qui effectue des heures supplementaires inattendues, il se peut que la direction se debrouille pour equilibrer le budget de main-d'oeuvre de votre entreprise.

2. Experience des employes- Savoir quelles fonctions sont attendues d'eux a chaque quart de travail et avoir un horaire uniforme sont deux caracteristiques importantes de l'experience positive des employes. Les employes ont besoin de stabilite et un echange excessif de postes de travail peut rapidement entrainer une baisse dangereuse du moral, de la satisfaction et de la productivite globale des employes.

Sans l'approbation du gestionnaire des demandes de swap, les employes peuvent se sentir pousse a echanger des quarts de travail qui autrement ne voudraient pas prendre. S'il n'est pas coche, l'echange de postes de travail se transforme en un cauchemar de la planification des employes et de la gestion des effectifs.

3. Problemes de dotation- Le calendrier des employes avec une horloge est un acte d'equilibre delicat qui vise a eviter a la fois le sureffectif et la sous-dotation. Bien que le surpersonnel diminue la motivation des employes et augmente les couts de main-d'oeuvre pour votre entreprise, le manque de personnel laisse les employes se sentir trop stresses et les clients sans surveillance.

Lorsque les demandes de swap deviennent trop accablantes ou deroutantes, les employes peuvent avoir recours a des quarts de travail manquants ou a des appels malades. Les employes qui ont ete planifies ensemble a des fins de formation ou en raison de leur compatibilite ne recevront pas les memes avantages que ceux qu'ils auraient en suivant l'horaire de travail initial.

4. Mauvesses de communication- Les changements de quart de travail peuvent rapidement devenir deroutants et stressants, surtout si l'approbation du gestionnaire n'est pas requise. Des conflits peuvent survenir entre les employes si un employe presume a tort qu'un autre collegue couvre son quart de travail et qu'aucun employe ne se presente.Les

erreurs de communication concernant les changements de postes sont difficiles du point de vue de la gestion de l'effectif. Un quart de travail non couvert peut laisser la direction difficilement comprendre quel employe doit rendre des comptes ou faire preuve de discipline.

Comment elaborer une politique d'echange de postes de travail La

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creation et le maintien d'une politique d'echange de postes de travail necessitent un examen et une planification attentif. Comme tout processus de gestion de l'effectif, les changements de postes devraient etre normalises et reevalues de facon coherente pour en assurer l'efficacite.

Une excellente politique d'echange de postes de travail peut comprendre-

  1. Etablir un systeme- Les employes doivent comprendre les politiques de votre entreprise en matiere d'echange de postes de travail. Gerez les echanges de postes en determinant et en appliquant des regles qui couvrent l'approbation des gestionnaires et la responsabilite des employes pour tout quart de travail manque.

    Les politiques d'echange de postes de travail doivent etre communiquees clairement et frequemment aux employes. Si un employe ne peut pas gerer l'echange de postes sans creer de problemes de planification d'employes, ses privileges d'echange de postes doivent etre reevalues.

    Assurez-vous que vos politiques relatives a l'echange de postes de travail sont conformes aux lois du travail. Certains Etats exigent que les employeurs fournissent un certain preavis avant les quarts de travail.


  2. Privileges d'echangede postes de travail- l'echange de postes de travail est un privilege et les employes doivent comprendre et respecter cela. Il se peut que les employes ne tiennent pas compte du temps et des efforts qu'ils consacrent au processus de planification des employes et qu'ils peuvent facilement abuser des echanges de postes, intentionnellement ou involontairement.Les

    employes qui ne tiennent pas compte des autres employes ou de votre entreprise lorsqu'ils effectuent des quarts de travail devraient voir leurs privileges limites ou revoques. De plus, les employes qui risquent de ne pas avoir acces a des heures supplementaires peuvent ne pas obtenir l'approbation du gestionnaire pour echanger leurs quarts de travail.

    Pour eviter toute perception de favoritisme ou de conflit futur sur le lieu de travail, communiquez aux travailleurs comment le changement de poste affecte le processus d'etablissement des horaires. Lorsque les employes sont conscients des consequences que les changements de quarts de travail peuvent entrainer pour votre entreprise, ils seront probablement plus attentifs et attentifs.


  3. Approbation du gestionnaire- Meme si le fait de permettre aux employes d'echanger des postes sans l'approbation du gestionnaire peut sembler etre une initiative qui permet de gagner du temps, s'il n'est pas fait correctement, cela peut finir par couter plus de temps et d'argent a votre entreprise. Exiger l'approbation du gestionnaire est le moyen le plus simple et le plus efficace d'eviter les problemes d'echange de postes de travail.

    Lorsque les employes savent qu'ils doivent recevoir l'approbation du gestionnaire pour les swaps de poste, ils sont beaucoup moins susceptibles de demander des changements de quart de derniere minute. De plus, l'approbation des gestionnaires peut reduire les erreurs de communication liees a l'echange de postes de travail entre les employes tout en favorisant la responsabilisation.

    L' approbation du gestionnaire attenue le risque de couts de main-d'oeuvre excessifs et de divers problemes de responsabilite. Chaque fois qu'un gestionnaire approuve des changements de quarts, il doit s'assurer d'en informer les autres et de mettre a jour l'horaire de travail de l'employe central.

  4. Logiciel de planification- Les meilleurs logiciels de planification des employes veilleront a ce que chaque quart de travail soit couvert de maniere optimale. En prenant automatiquement en compte les couts de main-d'oeuvre et les conflits de temps de planification, le logiciel de planification evite les problemes d'echange de postes avant meme qu'ils ne se produisent. Lorsque les demandes de swap sont verifiees pour la premiere fois par un logiciel de planification, les gestionnaires peuvent garder le controle du processus de planification des employes.