Tout ce que vous devez savoir sur les horloges de temps des

everything you need to know about employee time clocks

L' une des responsabilites les plus importantes d'une petite entreprise est de payer ses employes avec exactitude et a temps.

Par le passe, l'execution de la paie etait un processus meticuleux qui exigeait que le personnel des RH fasse le suivi des feuilles de temps des employes, calcule les heures supplementaires ou convertisse les minutes en heures.

Un temps et des ressources precieux ont ete consacres pour veiller a ce que les lois soient respectees et que les travailleurs soient payes correctement.
Bien que certains continuent d'utiliser des methodes traditionnelles pour suivre les heures et effectuer la paie, d'autres ont adopte une approche plus moderne. Les

systemes de frequentation du temps permettent aux travailleurs de saisir et de gerer leurs propres heures, ce qui elimine le fardeau de l'employeur.

En rationalisant le processus d'assiduite, les entreprises ont economise de l'argent, augmente leur productivite et mieux se conformer aux lois du travail.
Voici tout ce qu'il faut savoir sur les horloges horaires des employes et sur la facon dont les organisations peuvent les utiliser a leur avantage.

Qu'est-ce qu'un employe Time Clock?

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Un systeme d'horloge des employes est un dispositif qui enregistre les heures de debut et de fin des employes horaires sur le lieu de travail. Selon le type de logiciel de suivi du temps, les travailleurs peuvent utiliser une application de chronometrage ou une console sur le site de travail.

Les donnees de perforation sont automatiquement integrees a un logiciel de paie utilise par le personnel des RH pour payer les heures travaillees. Le but du logiciel de chronometrage est de suivre et de documenter electroniquement la presence afin de maintenir l'exactitude de la paie.

Il existe cinq types d'horloges, dont-

1. Horloges de cartes de poincon
Les employes inserent une carte papier dans une machine a l'arrivee et a la sortie du travail. La machine estampe la date et l'heure sur la carte pour indiquer une heure de debut et de fin.
En raison de leur simplicite, ces horloges sont le plus souvent mises en oeuvre par des petites entreprises qui n'emploient pas de travailleurs distants.

2. Horloge numerique
Avec une horloge numerique, au lieu d'injecter une carte perforatrice, les travailleurs balayent une carte avec une bande magnetique a travers une machine. La machine suit automatiquement la date et l'heure de poinconnage pour une utilisation ulterieure par le personnel de paie.

Un pave tactile electronique est un autre type d'horloge numerique qui n'oblige pas les employes a tenir une carte. Au lieu de cela, les travailleurs mettent un code personnel dans une machine qui enregistre automatiquement les donnees perforees.

3. Time Station Software Le logiciel
Time Station permet aux travailleurs d'entrer et de sortir par l'intermediaire d'un ordinateur. Les employes utilisent un ordinateur specifique pour tous les punch-ins.

Ou les entreprises peuvent integrer le logiciel a un ordinateur personnel pour permettre aux employes d'entrer l'heure a leur poste de travail individuel.L'

un des avantages du logiciel de station de temps est que les donnees temporelles peuvent etre integrees a un logiciel de paie, ce qui facilite l'execution de la paie plus tard.

4. Horloges d'empreintes digitalesLes
horloges biometriques identifient une personne a travers des traits humains individuels tels qu'une empreinte digitale.

Les employes mettent leur doigt sur un scanner qui identifie la personne en faisant correspondre le bout du doigt a une image prestockee dans une base de donnees. S'il y a une correspondance precise, la machine d'horloge de temps fait un son de remerciement discernable.Les

horloges biometriques d'empreintes digitales empechent les coups de poing ou la fraude, car une empreinte digitale est impossible a dupliquer.

Un autre avantage est que les employes n'ont plus a se soucier de se souvenir d'un code ou d'oublier accidentellement leur carte de frappe a la maison. Il est difficile d'oublier une partie du corps!

5. Horloges de poinconnage
a main Une horloge de poincon a main est une autre forme de systeme d'authentification biometrique. Au lieu d'une empreinte digitale, ces types d'horloges utilisent la paume d'une main pour authentifier l'identite du travailleur.

Un analyseur fait correspondre une partie de la paume a une image de base de donnees prestockee pour verifier le collaborateur. Comme les horloges d'empreintes digitales, ces types d'appareils sont egalement utiles pour prevenir le poinconnage des copains et la fraude.

Pourquoi les horloges temporelles sont-elles importantes?

Les travailleurs qui utilisent un dispositif de chronometrage ont une representation precise du moment ou leur journee commence et se termine.

Les employeurs sauront exactement quand un membre de l'equipe doit prendre un dejeuner ou une pause, et quand il est cense revenir. Cela garantit que les membres de l'equipe ne sont pas invites a travailler plus qu'ils ne sont censes le faire.

Un systeme logiciel de temps efficace garantit egalement que tout le monde travaille quand il est cense l'etre. Les gestionnaires peuvent utiliser les donnees poincon-in comme preuve pour confronter ceux qui sont constamment en retard ou qui prennent des dejeuners excessivement longs. Cela aidera a maximiser les niveaux de productivite et d'efficacite au fil du temps.

Les donnees d'horloge sont automatiquement integrees a un systeme logiciel, ce qui rend beaucoup plus facile pour les commis RH d'effectuer la paie. L'integration de la paie facilite le respect des lois du travail, car il existe des donnees prouvant que les employes travaillent le nombre correct d'heures et qu'ils sont payes en consequence.

Comment les horloges temporelles sont-elles benefiques?

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Les horloges horaires offrent plusieurs avantages aux entreprises, notamment-

1. Gagnez du temps et de l'argent

  • Collecte automatiquement des donnees et effectue des calculs - Etant donne que les donnees perforees sont automatiquement collectees et calculees, le personnel RH passe moins de temps a verifier les heures et a trier les feuilles de temps.
  • Offre moins d'espace pour les erreurs humaines - La conversion manuelle des minutes en heures et l'estimation des heures supplementaires est un processus meticuleux facile a calculer a tort.
Les calculs inexacts coutent aux entreprises jusqu'a 7% de leurs couts salariaux globaux. Il en resulte egalement plus de travail pour modifier l'erreur lors d'un cheque de paie ulterieur.Le

logiciel de chronometrage elimine les occasions d'erreur humaine et economise de l'argent en effectuant tous les calculs necessaires automatiquement.

Reduit la fraude
Les employes ne peuvent plus demander a un ami de l'utiliser lorsqu'ils utilisent un appareil d'horloge. Certains logiciels de chronometrage s'integrent au GPS pour s'assurer que les travailleurs sont la ou ils doivent se trouver lors de leur poinconnage.

Cela permettra egalement d'economiser de l'argent en veillant a ce que les entreprises paient exactement ce qu'elles doivent a la bonne personne.

Facilite le suivi des couts de main-d'oeuvreLes
entreprises peuvent voir quels employes travaillent le plus grand nombre d'heures et quels secteurs de main-d'oeuvre sont les plus chers.Le

logiciel de chronometrage montre egalement qui utilise le plus d'heures supplementaires pour terminer le travail et comment ces couts s'accumulent et se comparent aux normes de l'industrie.

Les entreprises peuvent prendre des decisions plus eclairees quant a l'embauche d'un plus grand nombre de travailleurs ou a l'affrontement d'un employe moins productif qu'il ne devrait l'etre.

2. Augmente la productivite et l'engagement des employesLes

horloges de temps ameliorent egalement la productivite et l'efficacite tout en maximisant le moral des employes. Les

  • employeurs ont un acces immediat aux donnees sur la paie - Les appareils de comptabilisation du temps donnent aux entreprises un acces instantane aux donnees et aux rapports qui demontrent des retards repetes ou des absences excessives.

    En restant informe, il est plus facile de resoudre les problemes d'assiduite et d'augmenter la productivite.
Les gestionnaires peuvent prevenir l'absenteisme
  • L'absenteisme provoque des interruptions constantes dans le flux des operations quotidiennes. Les horloges horaires permettent aux employeurs de suivre plus facilement les travailleurs qui ont tendance a faire appel regulierement. Les employeurs peuvent travailler avec ces personnes pour prevenir et reduire au minimum les absences futures.
Les

horloges horaires aident a ameliorer la culture de l'entreprise
  • Lorsqu'il y a un flux d'employes qui annulent le travail, on suppose que la direction est laxiste. Le personnel prendra son travail moins au serieux et ne se souciera pas d'appeler des malades.

    Les horloges horaires facilitent la prise en compte des problemes d'assiduite et reduisent l'absenteisme, ce qui contribue a ameliorer le moral. Cela reduira les problemes d'assiduite tout en ameliorant les niveaux de productivite.

Quelles sont les regles d'horloge des employes?

La Fair Labor Standards Act (FLSA) autorise un ensemble de regles pour les heures de travail, les heures supplementaires et la remuneration des employes. Voici les reglements et regles importants a suivre-

1. Temps de suivi
La LSF permet aux employeurs de suivre le temps comme ils le souhaitent, a condition que les dossiers soient exacts. Les options comprennent-

  • Clocking biometrique - Toute methode qui utilise un scanner biometrique pour suivre les donnees de poinconnage de chaque travailleur Clocking de
  • proximite - Un systeme qui utilise diverses methodes telles que les cartes de poinconnage ou les badges d'identification pour gerer le temps des employes
  • PC Clocking - Les employes peuvent utiliser un logiciel pour enregistrer leur heure sur un ordinateur personnel
  • SMS Clocking - Cela fournit un moyen d'horloge a travers la messagerie texte
2. Arrondi
La LSF permet aux employeurs d'arrondir le nombre de minutes d'employes plutot que d'enregistrer le nombre exact de minutes travaillees.

Les entreprises peuvent mesurer le temps par increments de 10 minutes, puis arrondir ou descendre en fonction de la proximite du nombre par rapport a l'increment suivi.

Par exemple, si une personne travaillait 7 heures et 58 minutes, le 58 arrondit jusqu'a 60. Cela signifie que l'employe a travaille au total 8 heures.

3. Le reglement de 7 minutes
La plupart des entreprises suivent le temps a intervalles de 10 a 15 minutes. Pour les increments de 15 minutes, 7 minutes est la coupure pour arrondir vers le bas. Pendant 8 minutes ou plus, l'employeur s'arrondit.

Par exemple, si vous travaillez 4 heures et 6 minutes, l'employeur peut arrondir a 4 heures travaillees. Si vous travaillez 4 heures et 12 minutes, l'employeur peut arrondir jusqu'a 4 heures et 15 minutes travaillees.

Pourquoi les regles d'horloge des employes sont-elles importantes?

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La mise en oeuvre de regles efficaces de comptabilisation du temps est essentielle pour se conformer aux lois et reglements des Etats et federaux. L'utilisation d'une horloge minimisera les chances de violer l'une de ces regles.Les

employes non exoneres sont ceux qui travaillent selon un horaire horaire. Les entreprises sont tenues de suivre leurs heures et leurs pauses et de les indemniser pour les heures supplementaires travaillees.

Etant donne que les employes non exemptes travaillent une variete d'heures, l'utilisation d'un dispositif de comptabilisation du temps aide a gerer leur temps avec precision.

Verifiez si l'Etat a promulgue des lois de planification predictive qui obligent les entreprises a aviser a l'avance les employes non exemptes de tout changement dans les annexes.

Il est egalement essentiel de s'assurer qu'un bon systeme de comptabilisation du temps est en place, car les changements d'horaire peuvent rendre plus difficile le suivi manuel du temps.

Les employes horaires non exoneres ont le droit de payer dans certains Etats s'ils sont de garde. Etre de garde signifie qu'un employe est disponible pour le travail et qu'il attend que l'employeur le communique avec lui pour entrer.

Dans certains Etats, ces travailleurs de garde sont remuneres meme s'ils ne sont pas appeles a travailler. Il peut etre difficile pour le personnel des RH de suivre le temps des employes de garde qui ne sont pas reellement sur le lieu de travail. La

mise en oeuvre d'un systeme d'horloge permet de se conformer a toutes les reglementations de l'Etat, car les travailleurs de garde peuvent simplement gerer leur propre temps via leur telephone mobile ou leur ordinateur personnel.Les

regles de la LSF stipulent que les travailleurs non exoneres ont droit a une remuneration des heures supplementaires equivalente ou superieure a 1 et multipliee par leur remuneration normale s'ils travaillent plus de 40 heures par semaine.

Il incombe aux entreprises de veiller a ce que les employes non exoneres qui effectuent des heures supplementaires soient payes avec exactitude. L'utilisation d'une horloge pour gerer les heures supplementaires entrainera la pression du personnel des RH et empechera toute violation des lois du travail.

Comment gerer le temps et la presence des employes

Voici les meilleures pratiques de gestion du temps et de la frequentation des employes en milieu de travail-

1. Recherche Questions relatives a l'absenteisme
Determiner quels problemes d'absenteisme existent, pourquoi ils existent et les meilleures solutions pour resoudre les problemes recurrents.

Adopter une approche holistique qui examine les donnees historiques de perforation, les secteurs a problemes particuliers et les ministeres qui ont les plus hauts niveaux d'absenteisme.

2. Strategies pour reduire l'absenteisme
Une fois que les causes profondes de l'absenteisme ont ete etudiees et analysees, adoptez des strategies pour lutter contre le probleme. Voici les meilleures pratiques-


  • Prendre des mesures disciplinaires - Demandez au departement RH de surveiller l'absenteisme et d'adopter des mesures disciplinaires si necessaire.


  • Exiger la verification de la maladie - Au bout de deux jours, exiger des travailleurs qu'ils presentent une note medicale pour verifier la maladie. Cela empechera les employes d'appeler malades a moins qu'il n'y ait une raison medicalement approuvee de le faire.


  • Utiliser les conges payes-Les congespayes donnent aux travailleurs un nombre de jours alloues a des fins de maladie, de vacances ou a d'autres fins. L'utilisation d'un conge paye permet aux employes d'utiliser leur discretion pour faire des demandes de conge.


  • Employes conformes aux recompenses - Mettre en oeuvre une politique incitative pour les conges de maladie dans le cadre de laquelle des primes en especes sont accordees a ceux qui ont un absenteisme minimal. Cela augmentera les niveaux de productivite tout en creant une culture d'entreprise qui encourage les travailleurs a respecter les regles.


  • Incorporer un programme de mieux-etre - Comme il y a un lien entre la maladie et l'absenteisme, la mise en oeuvre d'un programme de mieux-etre pourrait etre une idee benefique. Si possible financierement, offrez un abonnement a un gymnase ou donnez une liste de ressources aux travailleurs qui encouragent les modes de vie sains.

Pourquoi un outil de suivi de la presence des employes compte

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Un logiciel efficace d'horloge et de presence des employes peut rationaliser le travail, economiser de l'argent et promouvoir le succes de l'entreprise. Voici les raisons importantes pour lesquelles un suivi de presence est important-

prouve la capacite de traiter les problemes de presence
Il est important de s'assurer que toutes les politiques relatives aux temps de pause ou aux jours de maladie sont ne pas etre abuse. La mise en place

d'un systeme efficace de comptabilisation du temps aidera la direction a regler toute preoccupation persistante avec les personnes appropriees.


Permet aux employeurs de prendre en charge les travailleurs a distance
L'utilisation d'un dispositif de suivi du temps des employes permet de gerer le temps des travailleurs a distance et d'appliquer la responsabilite sans etre trop restrictif.

Les entreprises qui veulent economiser de l'argent en employant des travailleurs eloignes peuvent etre assurees que la productivite ne sera pas affectee.


Assurer l'exactitude de la paie
Un systeme de gestion des presences est particulierement utile pour maintenir l'exactitude de la paie. Il empeche les employes horaires non exemptes de payer accidentellement trop ou mal payes parce que les heures sont calculees exactement telles qu'elles sont entrees.

Favorise la collecte de donnees de productivite en temps reel
L'utilisation d'une methode fiable pour recueillir des informations de presence en temps reel montre qui est productif et qui ne l'est pas.

Une vue precise des niveaux de productivite facilite l'embauche et la planification en fonction des besoins de chaque departement.

Avec le temps, cela peut economiser de l'argent parce que les entreprises embaucheront et planifieront en fonction de donnees fiables sur la productivite plutot que de l'instinct.

Rationalisation des taches liees a la paie des RH
Les dispositifs de comptabilisation du temps permettent au travailleur de suivre son propre temps au lieu de compter sur un ou deux commis a la paie pour gerer l'integralite de la tache.

Fournit Preuve in Case of a Lawsuit
Les appareils recueillent des donnees d'horloge precises qui s'averent utiles en cas de poursuite ou d'audit de l'IRS.

Cette information peut etre utilisee comme preuve dans le cas ou un ancien employe tente d'intenter une poursuite pour perte de salaire ou si l'Etat affirme qu'il n'y a pas conformite a la reglementation de la FLSA.

Conclusion

Voici les principales lecons a retenir pour se souvenir des systemes de gestion du temps.

  • Choisissez le bon systeme de gestion du temps - Decidez quel appareil est le mieux adapte aux besoins de l'entreprise. Les options incluent l'horloge de carte de poincon, l'horloge numerique, le logiciel de station horaire, l'horloge d'empreintes digitales ou une horloge de poincon a main.
  • Rappelez-vous les raisons de l'utilisation des horloges - Les horloges fournissent une representation exacte des heures travaillees tout en gerant avec precision les informations sur la paie pour le personnel des RH.
  • Rechercher les avantages - Les systemes de gestion du temps permettent d'economiser du temps, de l'argent, d'augmenter la productivite et de stimuler le moral en milieu de travail.
  • Connaitre et suivre les regles de la FLSA - Recherchez les regles de la FLSA ainsi que les reglements de l'Etat pour vous assurer que toutes les lois sont respectees.
  • Strategies pour prevenir l'absenteisme - Mettre en oeuvre des politiques qui encouragent la frequentation. Par exemple, adopter des mesures disciplinaires pour les recidivistes, incorporer un programme de mieux-etre ou exiger la verification de la maladie.
  • Sachez pourquoi l'utilisation d'un systeme de comptabilisation du temps est importante - Entre autres avantages, un systeme de gestion du temps augmente la precision de la paie, ameliore la productivite, fournit des donnees d'horloge de sauvegarde et rationalise le travail des RH.