Pourquoi le suivi du temps est important dans la gestion de

Importance du suivi du temps

Un bref apercu de la gestionde
projet La gestion de projet est un processus qui vise a gerer un ensemble d'activites avec une date de debut et de fin precises pour atteindre un objectif defini.

La gestion de projet porte principalement sur quatre points d'interet, aussi connus sous le nom de quatre piliers de la gestion de projet- la portee, le calendrier, le cout et la qualite.

Suivi du temps dans la gestion de projet
Le suivi du temps est un aspect de la gestion de projet qui porte sur la planification.

Lorsque vous effectuez le suivi du temps dans la gestion de projet, il est important que les gestionnaires de projet identifient deux types de mesures de temps- l'

  • attribution de temps planifiee. Il s'agit de l'estimation du temps qu'une activite de projet particuliere prendra.

  • Temps reel passe. Il s'agit des depenses reelles ou en temps reel consacrees a la realisation d'une activite de projet.
Voici les etapes du suivi du temps dans la gestion du projet-

  • Definissez les phases du projet. Ce sont les principaux segments ou etapes du projet.

  • Identifiez les taches pour chaque etape. L'identification des taches donnera une idee detaillee des activites specifiques a entreprendre pour mener a bien une phase de projet. Plus tard, des ressources seront affectees a chacune de ces taches.

  • Estimez la duree d'une tache. Il s'agit du temps prevu ou prevu pour terminer une tache. Typiquement mesure en heures-homme ou jours-homme.

  • Enregistrez les heures de taches reelles. Au cours du projet, le temps reel utilise pour terminer une tache est enregistre.

  • Controle. Cela implique la reaffectation des taches, le melange des sequences de taches ou meme l'annulation pure et simple de taches. Ces ajustements sont effectues au cours d'un projet en cours afin de respecter les engagements pris dans le calendrier du projet

L'importance du suivi du temps
Le mot cle pour les gestionnaires de projet est le controle. L'une des nombreuses choses qu'un gestionnaire de projet doit controler dans un projet est le temps. Ce qui doit etre controle doit d'abord etre mesure; par consequent, les gestionnaires de projet doivent faire le suivi du temps.

Par definition, chaque projet est une activite finie. Ce qui signifie qu'il a une date de debut specifique et une date de fin specifique. Cela contraste avec les activites operationnelles qui se prolongent indefiniment tant que l'entreprise existe. En raison de la nature limitee des projets, il est important de s'assurer que les projets sont termines au plus tard a la date de fin prevue.

Voici les raisons pour lesquelles le suivi du temps est important-

  • il faut etablir un calendrier realiste pour le projet afin de s'assurer que le temps prevu est suffisant. Ce calendrier realiste est base sur l'agregat de la duree estimee de chaque tache dans le cadre du projet. Un calendrier realiste permet d'eviter des dates de fin de projet irrealistes.
  • Le suivi du temps reel passe par rapport au temps prevu donnera une retroaction en temps reel sur l'etat du calendrier du projet. Le temps de suivi donnera au gestionnaire de projet une tete haute si le projet est sur la bonne voie ou si le calendrier commence a glisser et que la date de fin de la phase ou meme la date de fin du projet risque de ne pas etre realise. Cela permettra les ajustements necessaires pour remettre le projet sur la bonne voie.
  • Le suivi du temps reel consacre aux taches du projet sera utile pour les projets futurs. Lorsque vous planifiez de nouveaux projets, sachant le temps reel qu'une tache a pris pour un projet precedent, vous creerez un calendrier planifie plus precis si le nouveau projet implique la meme tache.

5 Strategies de suivi du temps pour la gestion des projets

5 time tracking strategies for managing projects 1602861047 9118

1. Le calendrier de haut niveau
Au debut du projet, surtout avant toute planification, le projet se sent amorphe ou incertain. Les intervenants du projet ont des preoccupations au sujet des echeances, des activites et de la reussite generale du projet.

Un calendrier de haut niveau peut donner forme au projet et apaiser les preoccupations des parties prenantes en fournissant une vision plus claire des taches, des produits livrables et des calendriers du projet.

Commencez par definir les principales phases du projet et definir les taches de chaque phase. Pour chacune de ces taches, estimer combien de temps il faudra une tache a accomplir (en heures-homme ou en jours-homme).

Lorsque les estimations de temps au niveau de la tache sont additionnees, la duree prevue du projet - par exemple 100 heures-homme ou 12,5 jours-homme - sera visible. Les taches peuvent ensuite etre mappees dans un calendrier en tenant compte des jours feries et des week-ends, creant ainsi une chronologie de haut niveau.

Le calendrier de haut niveau sera en mesure de fournir aux intervenants du projet une date de debut et de fin realiste pour le projet.

2. Structure derepartition du travail La structure
de repartition du travail ou WBS contient de l'information sur les livrables du projet au niveau de la tache, le temps prevu pour executer ces produits livrables, les personnes qui sont affectees a la tache et le moment ou la tache doit etre executee. Par exemple-

  • Tache- Installer le luminaire principal dans le garde-manger
  • Affecte a- Gary from A&R Construction
  • Duree prevue- 2 heures
  • Date de debut prevue- 6 mars
  • Date de fin prevue- 7 mars




est generalement dans une feuille de calcul ou un logiciel de gestion de projet. Les taches qui dependent les unes des autres sont identifiees. Les taches les plus importantes sont egalement marquees.

Dans le cadre d'un projet en cours, trois autres elements d'information tres importants sont ajoutes au WBS- Duree reelle, Date de debut reelle et Date de fin reelle. Une fois ces mesures en place, un gestionnaire de projet sera en mesure d'evaluer si le projet est a temps, en avance sur le calendrier ou en retard.

3. Communication avec les intervenants
Les gestionnaires de projet peuvent etre responsables du projet, mais ils ne le sont pas. Les parties prenantes le font.

La communication avec les intervenants est importante pour les gestionnaires de projet qui effectuent le suivi du temps, car ils doivent s'assurer qu'ils tiennent compte des attentes des intervenants dans le plan de projet.

Un calendrier et une structure de repartition du travail de haut niveau bien executes sont inutiles s'il manque des principaux produits livrables que les intervenants rechercheront d'ici la fin du projet.

Il incombe donc aux gestionnaires de projet de faire participer et de communiquer continuellement avec les parties prenantes aux etapes de la planification et de la mise en oeuvre du projet.

4. Gestion du changement
Il n'est pas rare qu'un gestionnaire de projet recoive une nouvelle exigence au cours d'un projet en cours. Lorsqu'une telle situation se produit, c'est une erreur pour un gestionnaire de projet de simplement accepter la nouvelle exigence et de poursuivre le projet actuel avec le calendrier existant.

Ici, il est important pour nous de noter que les quatre piliers de la gestion de projet sont lies. Tout ce qui aura une incidence sur la portee aura egalement une incidence sur le cout, la qualite et, a des fins de suivi du temps, sur le calendrier.

La bonne reponse a une nouvelle exigence est d'avoir un processus de gestion du changement. Cela signifie que toute modification apportee a un pilier projete - dans le cas d'une nouvelle exigence, ce serait le pilier du champ d'application - signifie des ajustements correspondants aux autres piliers. Tres simplement, un ajout a la portee signifiera un ajustement du calendrier du projet.

Le plan de projet de haut niveau et le WBS doivent etre revises pour tenir compte de la nouvelle exigence.

5. Rencontrer les objectifs
Les reunions sont essentielles pour les activites de projet qui devraient prendre le moins de temps possible pour les taches de base du projet.

Les reunions devraient etre organisees avec la structure de repartition du travail au centre. Pour chaque ressource de projet, les questions doivent etre les suivantes- Quel travail avez-vous fait aujourd'hui? Quel travail allez-vous faire ensuite? Y a-t-il quelque chose qui vous empeche de faire votre travail et de respecter le calendrier des taches planifiees?

L' objectif de la reunion devrait etre-

  • s'assurer que ces taches sont effectuees dans les delais
  • prevus
  • Pour traiter les bloqueurs de taches

  • Activer les imprevus pour traiter les taches retardees

  • Pour traiter d'autres problemes de membres du projet.
Une reunion quotidienne de 15 minutes est ideale, apres quoi tout le monde devrait reprendre ses taches de projet.

Principaux points a retenir

Voici les principaux points de cet article- Le

  • suivi du temps est un aspect de la gestion du projet qui concerne le calendrier du projet.

  • Le suivi du temps est important car il cree un calendrier realiste pour le projet, il donne une retroaction en temps reel sur l'etat d'un projet et il aide a creer des estimations de temps plus precises pour les projets futurs.

  • Les strategies de suivi du temps comprennent la creation d'un plan de projet de haut niveau, la creation d'une structure de repartition du travail au niveau des taches, la communication avec les intervenants pendant le processus de planification, l'adoption d'un processus de gestion du changement pour proteger le calendrier et des reunions productives basees sur le travail structure de ventilation.

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