Comprendre la gestion des ordres d'achat et comment optimiser la

understanding purchase order management and how to optimize

L' application de politiques efficaces de gestion des stocks est essentielle pour maintenir l'efficacite, la productivite et la rentabilite. Les entreprises qui ont des inefficacites dans toute la chaine d'approvisionnement ont tendance a eprouver plus de difficulte a satisfaire leurs clients et a executer leurs commandes.

Les processus constructifs de bons de commande sont un element necessaire de la gestion des stocks. Sans un ensemble de strategies pour guider chaque etape de l'operation de commande, l'ensemble du systeme peut s'effondrer. Par consequent, l'organisation egarera ses ressources, gaspillera de l'argent et perdra son avantage concurrentiel.

Il y a plusieurs techniques et conseils a suivre qui aident a organiser les activites du BP. Voici un apercu complet des etapes necessaires a la gestion des bons de commande sur l'ensemble du reseau logistique.

Qu'est-ce que la gestion des bons de commande?

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La gestion des bons de commande est un processus d'approvisionnement interne mis en oeuvre par les entreprises pour s'assurer que chaque achat est requis, comptabilise et augmente pour les couts. Le but est de s'assurer que les travailleurs suivent toutes les politiques et procedures avant d'executer un bon de commande.

Le processus d'achat fait reference a toute transaction associee a l'obtention de biens et au paiement de factures. Le processus de demande d'achat commence lorsque l'acheteur potentiel a identifie le produit qu'il souhaite et se termine lorsque la facture finale est payee.

Les etapes de traitement des bons de

  • commande les plus courantes incluent la creation d'une commande Une commande fournisseur est creee par l'equipe d'approvisionnement ou le personnel administratif
  • Flux d'approbation Les ordres d'achat sont ensuite envoyes a une autorite d'approbation dans le cas ou il y aurait sont des ajustements
  • Expedition du bon de commande Le bon de commande est envoye a un fournisseur specifique par courrier electronique, par telecopieur ou par papier
  • Contrat de cecite Un contrat est juridiquement contraignant des que le fournisseur accepte le bon de commande. Le contrat comprend les details de l'acheteur, le numero de commande, la date d'expedition,
  • la tarification et plus encore Livraison des marchandises L'equipe de gestion du fournisseur envoie le produit au gestionnaire d'entrepot qui verifie la qualite de l'article. En cas de probleme, la direction de la chaine d'approvisionnement avisera le fournisseur
  • Correspondance tridimensionnelle. L'equipe de gestion de l'entrepot effectuera alors un rapprochement tripartite pour verifier la facture et s'assurer que tout est facture correctement
  • Fermeture du bon de commande Si aucun autre ecart n'existe, la facture est envoyee a le service des comptes crediteurs de l'entreprise
Il est essentiel de mettre en place un processus de bon de commande efficace pour rationaliser la gestion des stocks et organiser tous les aspects de la chaine d'approvisionnement. Un processus d'achat mal execute peut entrainer des trop-payes, des marchandises endommagees, des pertes de temps et des inefficacites.

Meilleures pratiques pour optimiser la gestion des bons de commande La

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mise en oeuvre d'un workflow dans le cadre de la gestion des bons de commande aidera a surveiller les couts et a resoudre les problemes qui surviennent. Il facilitera l'affectation adequate des ressources et renforcera l'efficacite dans tous les domaines du reseau logistique.

Voici les meilleures pratiques pour optimiser le processus de commande d'achat-

1. Passer enrevue le processus de commande actuel
Evaluez la facon dont les commandes fournisseur sont actuellement traitees et les types de problemes qui surviennent generalement de la creation a la cloture et tout ce qui se passe entre les deux.

Parlez a tous les participants au processus d'approvisionnement de l'entrepot pour voir quels goulets d'etranglement existent. Demandez a ces intervenants comment ils s'attaqueraient a ces problemes, car ils sont mieux outilles pour obtenir des reponses.

2. Ecrivez des lignes directrices facilement accessibles
Lorsque les travailleurs connaissent les politiques et procedures exactes pour executer un bon de commande, tout fonctionnera de maniere plus efficace et coherente.

Apres avoir parle avec l'equipe de gestion de l'entrepot/fournisseur, mettre en oeuvre un ensemble de directives strictes a suivre. Rendez ceux-ci facilement accessibles a tous les travailleurs de la chaine d'approvisionnement afin que tout le monde reste sur la meme page en tout temps.

3. Offrir une base de donnees centralesur les
fournisseurs Fournissez une base de donnees accessible et approuvee a tous les travailleurs et intervenants qui participent au processus de commande d'achat.

Cela facilitera l'execution des commandes en temps reel, car les acheteurs peuvent consulter la base de donnees pour trouver un fournisseur verifie et utilise anterieurement avec lequel ils ont de l'experience. Cela augmentera egalement l'efficacite, car les travailleurs peuvent choisir un fournisseur en toute confiance et en temps opportun.

4. Avoir un processus d'approbation raisonnable Le processus
d'approbation de commande ne devrait etre ni trop rigide ni trop indulgent. Si trop bureaucratique et lourd pour finaliser l'approbation d'un bon de commande, il y aura un effet d'entrainement qui reduira l'efficacite et la productivite dans l'ensemble de la chaine d'approvisionnement.

Si le processus de commande est trop indulgent, l'entreprise perdra de l'argent en surcommandant, en faisant des commandes inexactes ou en faisant appel a un fournisseur couteux. Tenez compte de la taille du bon de commande et du budget de la societe lors de la mise en oeuvre d'un ensemble de politiques et de procedures d'approbation de bon de commande.

5. Utiliser les contraintes de depenses
La gestion efficace du workflow des commandes d'achat necessite la systematisation des produits dans differentes categories, telles que les fournitures de bureau ou les matieres premieres.

Cela vous aidera a rester dans un budget pour chaque categorie. La direction peut egalement fixer des plafonds de depenses pour certaines categories ou exiger une autorisation auxiliaire pour respecter un budget. Cela simplifiera l'ensemble du processus de commande et creera moins de travail pour l'equipe de gestion de l'entrepot.

6. Rendre le statut de bon de commande accessible aux travailleurs
Si un collaborateur lance une commande, il voudra avoir des mises a jour regulieres de statut. Permettre aux acheteurs de s'enregistrer a tout moment pour voir l'etat de leurs commandes reduira le nombre de demandes et le temps de tenter de les traiter. La visibilite de l'etat aidera a evaluer les processus de workflow et a trouver les zones inefficaces a corriger.

L' utilisation d'un logiciel d'approvisionnement convivial pour gerer et automatiser les processus de commande permettra de rationaliser et d'ameliorer l'ensemble du systeme de gestion des stocks.

Un systeme de gestion des bons de commande possede des fonctionnalites qui permettent aux utilisateurs de creer des workflows personnalises pour les bons de commande. Les solutions logicielles fournissent generalement des mises a jour d'etat afin que la direction sache exactement ce qui se passe a chaque etape du processus. La mise en oeuvre d'une solution de gestion permettra egalement d'economiser du temps, de l'argent et d'ameliorer l'exactitude des donnees d'inventaire collectees.

Conclusion

Voici les principaux points a retenir a propos de la gestion des bons de commande - La

  • gestion des bons de commande assure que chaque commande est comptabilisee et optimisee pour les couts.
  • Le processus d'achat comprend la creation de commandes, le flux d'approbation, l'expedition de bons de commande, les contrats aveugles, la livraison de marchandises, l'appariement a trois voies et la fermeture de bons de commande.
  • Un workflow de processus de commande efficace permettra d'economiser du temps, de l'argent et d'ameliorer l'efficacite de l'ensemble de la chaine d'approvisionnement.
  • Les conseils pour ameliorer la gestion des bons de commande incluent un examen attentif, l'incorporation de lignes directrices, y compris une base de donnees centrale des fournisseurs, la creation d'un processus d'approbation raisonnable, l'utilisation de contraintes budgetaires et la mise a jour de statut a la disposition des travailleurs.
  • L' achat d'une solution logicielle personnalisee basee sur le cloud aidera egalement a rationaliser les processus de flux de travail, a ameliorer la precision et a augmenter la productivite.