Qu'est-ce que la planification des employes d'entreprise?
La planification des employes est le processus d'organisation et de controle de la charge de travail d'une organisation. Il rationalise efficacement le temps des employes tout en repondant a leurs besoins professionnels, en maintenant une communication claire et en optimisant les couts de main-d'oeuvre. En termes simples- la planification des employes aide a etablir des horaires pour le personnel en organisant et en controlant la charge de travail sur une periode de 24 heures grace a la division des quarts
5 facons d'ameliorer la planification des employes d'entreprise
L'importance de la planification des employes d'affaires
Quel que soit le domaine dans lequel une entreprise exerce ses activites, un calendrier juste et fonctionnel constitue le coeur d'une entreprise. Cela permet de suivre le temps des employes et de l'utiliser de la meilleure facon possible. Certains des objectifs importants que le meilleur horaire des employes atteint sont les suivants-
1. Automatise le processus de planification
De nombreuses etudes menees au fil des ans ont examine le fait que les gestionnaires et l'equipe des ressources humaines consacrent jusqu'a 12 heures a etablir un calendrier chaque semaine. La mise en oeuvre d'un logiciel de planification automatise le processus et soulage la pression des responsables.
2. Assiste dans les taches RH essentielles
L'ajout d'une solution de planification des employes est un ajout precieux. Il aide les gestionnaires a reconnaitre le delai pendant lequel les employes sont disponibles et aide a la planification basee sur les competences.
3. Suit et gere les informations
des employes La plupart des solutions de planification new age s'integrent a d'autres applications pour suivre la disponibilite des employes, leur statut actuel et leurs competences. Le fait de negliger l'un de ces elements peut entrainer une crise d'horaire.
4. Maximise l'efficacite du lieu de travail
Une planification efficace garantit une repartition uniforme de la charge de travail. Cela, a son tour, minimise l'epuisement professionnel des employes et cree un environnement plus productif. Souvent, les meilleurs employes se retractent pour ne pas donner le meilleur d'eux-memes ou demissionnent en raison d'un environnement de travail peu propice. Les applications de planification optimisent le processus et augmentent la productivite.
5.
Les nouveaux developpements technologiques ont permis de garantir que les solutions de planification sont basees sur le cloud, ou du moins offrent un acces en ligne. Les employes peuvent acceder a l'horaire de n'importe ou. Meme si un calendrier est frequemment mis a jour, chaque utilisateur est au courant des modifications. Il reduit le manque de quarts de travail, les remplacements sont faciles a trouver. Il aide de nombreux secteurs ayant des employes a temps partiel, comme le commerce de detail, l'hotellerie, etc. Il est egalement benefique pour les petites entreprises.
6. Ameliore l'engagement
des employes Lorsque les employes sont satisfaits et conscients des taches qu'ils doivent accomplir, cela garantit automatiquement un plus grand engagement. Avec la plupart des applications de planification, il est possible de reserver un calendrier dans un calendrier Google, ce qui est un processus facile et entraine egalement plus d'engagement.
7. Augmentation des benefices
Outre de nombreux couts divers, une planification efficace necessite de deleguer une personne de l'equipe des ressources humaines pour le travail. Cependant, une application de planification permet aux responsables des ressources humaines de minimiser le temps et les efforts necessaires a la planification sur des feuilles Excel et leur permet de se concentrer sur d'autres taches. La plupart des nouveaux concepteurs d'horaires dotes d'une technologie recente, sur la base d'analyses, peuvent predire les exigences a l'avance et creer des calendriers en consequence. La planification automatique permet de creer une structure. De plus, une entreprise structuree est toujours une activite en pleine croissance.
8. Aide a respecter les obligations legales ou les lois du travail
La plupart des Etats americains ont mis en place des directives reglementaires. Il limite le nombre d'heures de travail par utilisateur et par mois. Il prend egalement en compte le fait que les employes ne sont pas obliges de travailler selon des quarts de travail qui ne leur conviennent pas. Ces directives exigent egalement que les employeurs avisent leur personnel avec un delai de preavis stipule avant de programmer des quarts de travail. Il existe egalement des lignes directrices pour definir les heures supplementaires et d'autres questions.
L'impact d'une mauvaise planification des employes d'entreprise
L'objectif principal de toute entreprise est d'etre rentable. Une mauvaise planification des employes peut affecter les performances financieres d'une entreprise. Quinyx, une solution de gestion des effectifs, a recemment mene une etude intitulee The Cost of Poor Scheduling- Lessons from 300 operations executives.
300 responsables des operations mondiales ont participe pour partager leurs points de vue sur les defis et les priorites qui sont necessaires pour gerer une main-d'oeuvre qui ne travaille pas a partir d'un bureau. Il a constate que les entreprises ne disposant pas de logiciel de gestion des horaires etaient confrontees a des defis operationnels majeurs pendant la pandemie
Les entreprises qui n'ont pas de gestion des effectifs basee sur l'IA ont perdu jusqu'a 15% de chiffre d'affaires et ont depense plus de 25% en couts La plupart des horaires manuels comportaient en moyenne 3 a 8 violations du droit du travail par semaine, ce qui entrainait de lourdes amendes.
La consequence d'une mauvaise planification des employes est souvent le chaos dans les operations. Cela entraine un stress inutile au travail chez les membres de l'equipe, une faible productivite et une augmentation de l'absenteisme. Les employes aux prises avec un horaire mediocre doivent souvent remplacer d'autres collegues a court terme. Cela devient l'une des principales causes des conflits de personnel, entrainant un taux d'attrition eleve dans les entreprises. Il n'
existe peut-etre pas de moyen definitif de decider qu'une entreprise subit des pertes en raison d'une mauvaise planification, mais cela affecte certainement les entreprises de maniere importante. Si le cout des heures supplementaires par utilisateur est pris en compte, d'autres facteurs, tels que les economies realisees en ne payant pas pour les taches non effectuees, ou meme en reduisant le taux d'attrition, peuvent aider une entreprise a renverser sa rentabilite a long terme.
Vous êtes en train de jongler avec trop de projets et vous n'avez pas assez de temps pour les réaliser.
Vous avez essayé de hiérarchiser votre charge de travail et de vous assurer d'avoir suffisamment de temps pour tout faire, mais cela ne fonctionne tout simplement pas.
5 facons d'ameliorer la planification des employes d'entreprise
Nous vivons a l'epoque de l'economie a la demande, un phenomene qui a connu une augmentation massive pendant la pandemie. De nombreux professionnels qualifies ont choisi de partir en solo au lieu de faire face a la pression des emplois a temps plein, de gerer le temps de bureau, les presences, etc. Tout le monde veut avoir un equilibre sain entre vie professionnelle et vie privee et eviter l'epuisement professionnel. Un calendrier permet d'eliminer ces problemes. Ici, en cinq etapes, nous expliquons comment etablir un calendrier efficace.
1. Utilisez
un logiciel de planification Grace aux solutions logicielles de planification, les employeurs peuvent etre attentifs aux preferences des employes tout en ayant un horaire fiable qui n'affecte pas le travail. La plupart des solutions proposent des modeles integres et permettent d'eviter les conflits de planification. Une bonne application de planification des employes ou un bon logiciel de planification (la plupart d'entre eux sont fournis avec une version d'essai gratuite) cree egalement des calendriers pour plusieurs sites, equipes ou projets. Le logiciel de planification offre des avantages tels que-
- suivi GPS
- Mises a jour en temps reel
- Fonctions de communication
- Planification basee sur l'emplacement
- Reglement des travaux
- Options de facturation
Traditionnellement, cela a pu fonctionner pour faire des horaires de derniere minute. Cependant, en prevision d'un travail imprevu, les employes sont souvent plus stresses. Cela conduit a un environnement moins productif. Les horaires anticipes reduisent l'imprevisibilite et un environnement de travail meilleur et equilibre. Cependant, il est logique de toujours avoir un bassin d'employes qui comprennent que des changements de derniere minute sont toujours possibles.
3. Soyez attentionne envers les employes
Un emploi du temps efficace est toujours celui qui permet de repondre aux besoins de chacun. Comprendre les priorites d'un employe peut tres bien fonctionner a long terme pour une entreprise. Pour comprendre les besoins d'un employe, le meilleur moyen est de comprendre ses priorites et ses engagements avant de l'integrer. Quelqu'un peut encore etudier et donc preferer un quart de travail l'apres-midi. Ou bien, quelqu'un peut aimer une seance d'entrainement en debut de soiree et preferer terminer ses engagements de travail tot dans la journee. Si vous etes une organisation qui ne craint pas de travailler en equipe, il est toujours preferable d'etre attentionne envers les employes et de faire des efforts pour que leur journee apres le travail soit gratuite.
4.
La plupart des entreprises ne sont pas ouvertes a ce que les employes changent de poste avec d'autres employes parce qu'ils craignent la confusion et le chaos. Mais la plupart des logiciels de planification sont livres avec un tableau d'echange en ligne. Les applications de planification facilitent l'echange de quarts de travail tout en excluant toute confusion de derniere minute. Les commissions commerciales en ligne sont vraiment utiles pour les entreprises qui ont des horaires a temps partiel et des travailleurs de courte duree.
5. Avoir une politique de conge et un plan de gestion des absences Il
est toujours bon d'avoir un ensemble de directives qui permettent aux employes de planifier a l'avance leurs conges pour des vacances ou d'autres engagements personnels pour eviter l'absenteisme de derniere minute. Mais il existe des situations d'urgence ou un employe peut prendre un conge imprevu. Dans ces moments-la, il est toujours preferable d'avoir un plan de secours pret, en particulier pour les taches cruciales.
Pourquoi la planification des employes est importante
Il n'est pas facile de creer un horaire de travail efficace. Il faut tenir compte de nombreuses variables. Dans de nombreuses entreprises, telles que l'hotellerie, la vente au detail, la sante et l'informatique, la planification des employes horaires est un processus vaste et exhaustif. Les responsables des ressources humaines doivent consacrer de nombreuses heures par semaine a l'etablissement d'un calendrier realisable. Cela consomme du temps et des ressources. L'optimisation du calendrier des activites tout en veillant a ce que le temps y soit minimal est la cle du succes des operations commerciales. La mise en oeuvre d'horloges et de logiciels de paie est utile. La planification des employes d'entreprise peut etre divisee en un processus en 8 etapes-
- Identification des ressources
- Reconnaissance de la demande
- Exigence de changement de liste
- Comprendre les preferences des employes
L'ajout d'un logiciel de planification dans le fonctionnement d'une entreprise permet d'automatiser et de rationaliser le processus. Beaucoup de ces logiciels de planification sont extremement faciles a utiliser et proposent des plans gratuits et des plans payants en fonction de vos besoins.
Comment ameliorer l'efficacite de la planification?
Independamment de la taille ou de la portee de votre entreprise, si vous n'etes pas en mesure de gerer vos employes, c'est peut-etre principalement parce que vous ne planifiez pas efficacement. La planification donne aux employes la flexibilite de gerer leur temps et de donner le meilleur resultat possible. Voici certains elements qui peuvent ameliorer l'efficacite de votre planification-
1. Utilisez un logiciel de planification des employes dote des meilleures fonctionnalites d'automatisation
Le logiciel que vous choisissez pour votre entreprise fait une enorme difference dans l'efficacite de votre entreprise. Le meilleur logiciel de planification des employes vous permet d'etablir des horaires fiables par mois, ou mieux, meme par semaine, et de disposer de fonctionnalites d'automatisation integrees. Cela augmente la ponctualite de vos employes. Avec des fonctionnalites personnalisables, le choix d'un logiciel plutot que d'une application manuelle telle que des feuilles Excel permet d'economiser du temps et de La bonne partie est que la plupart des offres actuelles sur le marche comportent des avantages supplementaires tels que des chats en direct et un service client en temps reel, qui aident les entreprises.
2. Un employe gratuit pour un meilleur rendement
Une planification efficace des employes consiste a eviter les goulots d'etranglement. L'un des moyens d'eviter un tel trafic de travail est de veiller a ce que les employes recoivent les ressources au moment ou ils ont prevu leurs heures de travail. Il permet a une entreprise de soulager les employes a temps et aide le prochain quart de travail a mieux preparer les ressources/equipements pour leur utilisation.
3. Le
logiciel de planification par emplacement vous permet generalement de suivre l'emplacement d'un employe. Dans les profils qui necessitent des emplois sur le terrain, comme les restaurants, la planification des emplacements peut aider a reduire le temps de trajet. En fait, il existe un logiciel de planification de restaurant personnalise qui aide enormement l'entreprise a mieux planifier et executer les quarts de travail.
La gestion des horaires des employés peut être un défi.
Vous devez gérer votre charge de travail et gérer les horaires de votre équipe, mais il semble que vous n'ayez jamais assez de temps pour faire quoi que ce soit.