Come clonare un collaudato sistema di pianificazione dei dipendenti senza cui i tuoi manager adoreranno

Cos'e la pianificazione dei dipendenti?

Employee Scheduling organizza e controlla il carico di lavoro di un'organizzazione. Le pianificazioni dei dipendenti sono come una tabella di marcia per le organizzazioni- tracciano un percorso chiaro per dipendenti e datori di lavoro per rimanere aggiornati sul lavoro che deve essere completato e definendo la tempistica in cui deve essere svolto. Semplifica efficacemente il tempo dei dipendenti soddisfacendo le loro esigenze professionali, mantenendo una comunicazione chiara e ottimizzando i costi di manodopera. In breve, la pianificazione dei dipendenti aiuta a creare pianificazioni per il personale organizzando e controllando il carico di lavoro su un periodo di 24 ore attraverso la divisione a turni.

Tuttavia, creare un programma per i dipendenti e una sfida. In molte aziende, come l'ospitalita, la ristorazione, la sanita, la vendita al dettaglio e l'IT, la pianificazione per i dipendenti orari e un processo ampio ed esaustivo. E necessario tenere conto di molti fattori, come la gestione del numero di ore in cui i dipendenti possono lavorare, garantire pause e ore di pranzo sufficienti e considerare la gerarchia. La creazione di programmi orari dei dipendenti, in particolare, e un compito gravoso per un imprenditore. Un programma inefficace puo avere effetti devastanti sui tuoi dipendenti e, in definitiva, sui profitti della tua azienda. E fondamentale che, quando inizi la tua pianificazione, quello che finalizzi rappresenti quello che chiami lo scenario migliore possibile e ti dia la flessibilita di aggiungere o rimuovere personale a seconda di come stanno andando bene o male gli affari.

Poiche un responsabile delle risorse umane dedica molte ore settimanali alla creazione di programmi e al monitoraggio dei costi di manodopera, e importante ottimizzare la pianificazione dei dipendenti assicurando al contempo che il tempo impiegato sia minimo. E la chiave per costruire un'operazione commerciale di successo.

Si puo ampiamente suddividere il processo di pianificazione dei dipendenti in 8 fasi-

1. Identificazione delle risorse
2. Riconoscere la domanda
3. Requisito del
turno dell'elenco Comprendere le preferenze dei dipendenti
5. Prendere conoscenza delle pianificazioni passate
6. Creazione di un piano di riserva
7. Conformita alle leggi sul lavoro
8. Pianificazione


L'aggiunta di software di pianificazione a un'azienda aiuta ad automatizzare e semplificare il processo. Tenendo conto delle pianificazioni passate, identificando le risorse disponibili e riconoscendo la domanda, una soluzione software di pianificazione crea una pianificazione efficace che aiuta ad aumentare la produttivita e la soddisfazione del lavoro.

Perche la pianificazione dei dipendenti e importante per un'azienda?

Una nuova ricerca di Paychex (un fornitore di soluzioni software integrate per la gestione del capitale umano) e Future Workplace (una societa membro di Executive Networks) evidenzia l'impatto negativo che orari di lavoro imprevedibili possono causare sui dipendenti a tempo pieno e part-time. Tre intervistati su dieci hanno riferito di avere orari di lavoro irregolari, secondo lo studio. Si e aggravata nel mondo post-pandemia, dove c'e stata una grave crisi del personale. Il rapporto suggerisce che gli orari irregolari possono avere conseguenze negative per i dipendenti- il 44% ha riferito di avere difficolta negli impegni di pianificazione personale, il 39% ha dichiarato di sentirsi esausto, il 30% ha riferito di essere stato disconnesso dalla famiglia e dagli amici e il 24% ha riconosciuto di esserlo incapace di prendersi cura della salute mentale.

Indipendentemente dal dominio dell'azienda, un programma equo e funzionale costituisce il fulcro di un'azienda. Aiuta a tenere traccia del tempo dei dipendenti e a utilizzarlo nel miglior modo possibile. Alcuni degli obiettivi importanti che una pianificazione efficace dei dipendenti soddisfa includono-

1. Massimizzare l'efficienza sul posto di lavoro- una pianificazione efficace massimizza la produttivita dei dipendenti garantendo che il carico di lavoro di ciascun lavoratore sia diviso equamente. Pertanto, i dipendenti hanno meno probabilita di esaurirsi o dimettersi a causa di un ambiente di lavoro avverso o di lavorare sotto inutili pressioni elevate. La programmazione e importante per massimizzare l'efficacia degli sforzi dei lavoratori e migliorare l'efficienza complessiva dell'azienda.

2. Assicurati che i dipendenti non perdano i loro turni- i sistemi di pianificazione aiutano gli imprenditori e i dipendenti a rimanere piu regolamentati. Le app di pianificazione basate su cloud consentono loro di mantenere facilmente le pianificazioni accessibili a tutti in tempo reale, aggiornare la disponibilita dei singoli turni, monitorare chi ha la prossima pausa e vedere chi copre un altro dipendente, ecc., In qualsiasi momento. I dipendenti part-time che lavorano nei settori della ristorazione, della vendita al dettaglio e dell'ospitalita che lavorano in orari diversi o solo in determinati giorni possono trovarlo il piu accomodante.

3. Migliorare il coinvolgimento dei dipendenti- se ci sono dipendenti in eccesso o se l'azienda ha personale a corto di personale, anche questo con orari mal gestiti; il coinvolgimento dei dipendenti diminuisce e il dipendente scontento e piu probabile che lasci l'organizzazione. Tuttavia, una delinquenza di programmazione grande o piccola puo causare il disimpegno dei dipendenti, l'aumento dei costi operativi e influire sull'immagine del marchio. Una pianificazione efficace definisce la soddisfazione dei dipendenti, calcola accuratamente il personale richiesto, mantiene i dipendenti soddisfatti del loro orario di lavoro e aiuta a ridurre i costi operativi.

4. Incorporare un ambiente flessibile- consenti ai dipendenti di selezionare i propri turni dando loro la flessibilita di andare e venire a loro piacimento dalle fasce orarie disponibili. Un ambiente di lavoro flessibile riduce le preoccupazioni relative agli orari in continua evoluzione e ti fara risparmiare tempo e rendera tutti piu felici. Quando utilizzi il giusto software di pianificazione, la rotazione dei tuoi dipendenti verra gestita automaticamente, il che significa che verranno offerti solo gli slot disponibili che corrispondono al loro orario di lavoro preferito.

5. Aumentare i profitti- sebbene la maggior parte delle aziende comprenda l'importanza del personale, non e sempre facile programmare i dipendenti. Un efficace sistema di pianificazione consente ai manager di semplificare il processo e delegare le attivita, consentendo loro di concentrarsi su altri aspetti della propria attivita. Un'app di pianificazione puo aiutare a ridurre il caos in situazioni ad alta richiesta e creare un programma efficace personalizzabile per soddisfare le esigenze di ogni dipendente. Oltre a creare un programma efficace, la maggior parte delle tecnologie piu recenti dispone di funzionalita di analisi dei dati che consentono ai datori di lavoro di prevedere le esigenze in anticipo e creare pianificazioni efficaci con un piano in atto, con conseguente ambiente di lavoro migliore e profitti vertiginosi.

6. Aiuto nel rispetto del diritto del lavoro- i datori di lavoro devono aderire a numerose normative sul posto di lavoro imposte dal governo degli Stati Uniti per garantire che i dipendenti siano trattati in modo equo. Ad esempio, ci sono linee guida molto rigide su quanto tempo un dipendente puo lavorare in un giorno e quando un datore di lavoro deve informare i dipendenti sul loro programma di turni. Questi regolamenti richiedono inoltre ai datori di lavoro di informare in anticipo il proprio personale per apportare modifiche agli orari dei dipendenti. Inoltre, ci sono anche regolamenti riguardanti gli straordinari e quando i dipendenti hanno diritto a ferie per periodi di riposo durante i loro turni. Queste severe leggi sul lavoro hanno reso piu facile la conformita con le app di pianificazione dei turni.

Gli effetti negativi di una programmazione inefficace dei dipendenti.

L'obiettivo finale di qualsiasi azienda e quello di essere redditizi. Una programmazione scadente, tuttavia, puo essere dannosa per la performance finanziaria di un'azienda. In uno studio dello scorso anno- The Cost of Poor Scheduling- Lessons from 300 Operations Executives, condotto da Quinyx (un fornitore di strumenti di gestione della forza lavoro), sono stati intervistati 300 dirigenti delle operazioni globali. Hanno condiviso approfondimenti sulle loro priorita e sulle sfide nella gestione di una forza lavoro a corto di tempo che non lavora dalla scrivania di un ufficio.

Lo studio mostra che le aziende piu colpite dalla pandemia di Covid non hanno utilizzato software di gestione o pianificazione della forza lavoro. Le aziende senza una gestione della forza lavoro basata sull'intelligenza artificiale hanno perso il 15% dei loro guadagni e hanno speso il 25% in piu solo sui costi salariali. Inoltre, hanno commesso da tre a otto infrazioni al diritto del lavoro a settimana, con conseguenti multe ingenti a causa della loro dipendenza dai metodi di pianificazione manuale.

Un'altra ricerca recente- Call to Duty- Just-in-Time Scheduling in a Restaurant Chain, di Masoud Kamalahmadi dell'Universita di Miami, Qiuping Yu del Georgia Institute of Technology e Yong-Pin Zhou dell'Universita di Washington, ha esaminato 1,5 milioni di transazioni da 25 ristoranti nel 2016 a esaminare l'impatto che le pianificazioni di lavoro imprevedibili hanno sulle attivita di vendita dei server e sui ricavi dei ristoranti.

La ricerca rivela che fornire ai dipendenti un preavviso di un paio di giorni (programmazione a breve termine) non influisce sugli sforzi di vendita. Tuttavia, modificare l'orario dei dipendenti durante il turno (pianificazione in tempo reale) facendoli rimanere piu a lungo influisce negativamente sulle entrate. Secondo l'analisi, i server hanno ridotto lo sforzo speso per l'upselling e il cross-selling di voci di menu aggiuntive quando i loro programmi sono stati modificati senza preavviso.
I ricercatori hanno scoperto che ridurre al minimo le pianificazioni in tempo reale ha contribuito a creare programmi di lavoro prevedibili e a migliorare la produttivita, aumentando i profitti fino all'1%.


Un orario scadente dei dipendenti porta spesso a caos nelle operazioni, scarsa produttivita, stress non necessario sul posto di lavoro e aumento dell'assenteismo. Costringe i dipendenti a compilare con breve preavviso i colleghi che non si presentano nemmeno quando sono programmati per lavorare. Questa e una delle ragioni principali dei conflitti tra il personale, che a loro volta aumentano il tasso di turnover dei dipendenti. Non esiste un modo definitivo per capire se un'azienda subisce perdite a causa della scarsa programmazione dei dipendenti, ma sicuramente influisce sul business.

Come si puo utilizzare un algoritmo di pianificazione dei dipendenti per rendere efficiente

La maggior parte degli orari dei dipendenti sono progettati per riflettere le attivita che i dipendenti devono svolgere durante ogni turno, specialmente in aziende come ristoranti, assistenza sanitaria, trasporti, call center, produzione e protezione o servizi di sicurezza.

Secondo la domanda del profilo individuale, alcuni dipendenti devono essere assegnati a turni fissi. Ad esempio, nei centri di produzione e nei call center, ai dipendenti potrebbe essere richiesto di lavorare tre turni- turni mattutini, serali e notturni. Lo stesso vale per gli infermieri, ma potrebbero esserci solo turni diurni e notturni nei lavori di protezione o trasporto. Vari vincoli da considerare durante la stesura della programmazione includono requisiti demografici, sanitari e legali.

I sistemi automatizzati di pianificazione del personale svolgono il loro lavoro in modo efficiente curando ogni minimo dettaglio. Hanno abbastanza spazio di backup dati i vincoli dinamici come una malattia improvvisa, congedi non pianificati o un'emergenza familiare con dipendenti che hanno competenze molto specifiche, cambiamenti nella natura o nell'urgenza delle attivita da parte dei sistemi informativi di gestione, soddisfazione dei dipendenti e le loro competenze da soddisfare il lavoro assegnato nel tempo stabilito per una migliore produttivita aziendale. Consente alle aziende di gestire in modo piu accurato e abile la propria forza lavoro.

L'utilizzo di algoritmi di pianificazione dei dipendenti puo offrire al tuo team la flessibilita necessaria e far funzionare la tua azienda senza problemi. Gli algoritmi di pianificazione ottimizzano l'efficienza dei dipendenti e fanno parte della creazione di un ambiente di lavoro migliore. Per qualsiasi azienda, e fondamentale individuare l'enorme esigenza di automazione e il suo uso pervasivo.


Gli algoritmi di pianificazione dei dipendenti vengono utilizzati per determinare quando i dipendenti devono lavorare e per quanto tempo per una migliore produttivita. Il miglior software di pianificazione dei dipendenti analizza anche le tendenze dei clienti e i modelli di vendite stagionali. Le organizzazioni possono talvolta trarre vantaggio da questi sistemi apportando modifiche al personale in base alle loro esigenze quando si suppone che forniscano piu scelte e flessibilita. Questi sistemi stanno alterando la vita di molte industrie statunitensi del fast-food e della vendita al dettaglio riducendo il tempo dedicato ogni giorno alla programmazione dei turni e apportando modifiche al personale in modo che i datori di lavoro possano prendersi cura meglio delle esigenze dei propri dipendenti.

Come creare l'algoritmo di pianificazione dei dipendenti perfetto?

Per creare il programma migliore, piu preciso o perfetto, i manager devono prevedere la domanda, creare il modello di turni giusto e riempire il pannello dei turni con i dipendenti giusti. Ciascuno di questi passaggi puo avere i suoi punti deboli per i manager. Ma investendo nel giusto software di pianificazione dei dipendenti, la leadership organizzativa puo eliminare questi problemi e rendere questo processo piu fluido e accurato. Il software giusto prendera in considerazione fattori come il tempo o il periodo dell'anno, ma anche i manager hanno un ruolo umano. Possono identificare i predittori della domanda univoci per quella localita.

Come ogni altra cosa, anche gli algoritmi di pianificazione dei dipendenti hanno alcune limitazioni. Anche i migliori algoritmi di pianificazione dei dipendenti non possono mai prevedere con una precisione del 100%. Non importa la quantita di informazioni che ha dai dipendenti sulle loro preferenze. A volte, le informazioni fornite dai dipendenti non sono accurate. Puo indurre i manager a prendere decisioni sulla base di dati parziali. Non e un problema particolare. Abitiamo in un mondo pieno di incertezze. La soluzione, tuttavia, potrebbe essere una combinazione di tecnologia, competenze manageriali e partecipazione dei dipendenti prima, durante e dopo l'inizio di un turno.

Utilizzando il software per analizzare e prevedere la domanda e considerare le esigenze sia dei dipendenti che dei clienti, i manager hanno un onere in meno sul posto di lavoro. Una volta sviluppati i modelli di previsione della domanda, i manager possono iniziare a costruire turni. Le soluzioni software come Altametrics Scheduling e Time Clock utilizzano gli algoritmi intelligenti del software per dividere i lavoratori tra i turni, rispettando le leggi sul lavoro che stabiliscono il numero minimo e massimo di personale reperibile in momenti diversi. Inoltre, il recente sviluppo delle aste per turni consente ai lavoratori di fare offerte per i turni desiderati che vorrebbero lavorare.


Il software di pianificazione dei dipendenti automatizza la creazione, la modifica e l'assegnazione delle pianificazioni dei dipendenti. Queste soluzioni digitali possono spesso elaborare grandi quantita di dati per prevedere le esigenze di manodopera e creare pianificazioni che soddisfino gli obiettivi aziendali senza spendere di piu per l'assunzione di consulenti aggiuntivi o risorse di gestione umana.

Il vantaggio di avere un sistema di pianificazione dei dipendenti completamente automatizzato.

Un sistema di pianificazione e fondamentale per qualsiasi azienda in quanto aiuta a gestire le risorse in modo piu efficiente. Il miglior software di pianificazione dei dipendenti ha l'automazione integrata nel sistema, consentendo ai manager di generare facilmente pianificazioni affidabili per un mese o anche una settimana. Di conseguenza, aumenta la puntualita dei dipendenti.
Il software che scegli per la tua azienda puo migliorare notevolmente il funzionamento del tuo posto di lavoro. Con funzionalita personalizzabili, la scelta del software rispetto a un'applicazione manuale come i fogli di calcolo Excel consente di risparmiare tempo e denaro.

Con le soluzioni software di pianificazione dei dipendenti, i datori di lavoro possono essere attenti alle esigenze e alle preferenze dei dipendenti e, allo stesso tempo, creare orari affidabili che non influiscono negativamente sul lavoro. La maggior parte delle soluzioni offre modelli integrati e aiuta a evitare conflitti di pianificazione. Un buon software di pianificazione crea anche pianificazioni per piu sedi, team e progetti.

Quando hai bisogno di aggiornare il tuo sistema di pianificazione, vale la pena investire per assicurarti di ottenere qualcosa che possa servire la tua attivita per molto tempo. Decidi in anticipo quali funzionalita sono necessarie per utilizzare un determinato software in modo efficace.

E importante non prendere una decisione affrettata, poiche qualsiasi conclusione commerciale puo influire su di te e sulla tua azienda in futuro a seconda di cio che e stato scelto. Guarda sempre il quadro completo prima di firmare qualsiasi contratto e impegnati completamente su una piattaforma affidabile con tutti gli elementi necessari integrati piuttosto che guardare estensioni o app di terze parti aggiuntive. La soluzione software scelta dovrebbe essere in grado di analizzare i dati storici prima di suggerire i modelli di pianificazione. Anche un eccellente servizio clienti e importante.

Ad esempio, Zip Schedules, una soluzione di pianificazione all-in-one per ristoranti e altre aziende del settore alimentare, viene fornita con app facili da installare per dispositivi mobili e computer. Ti consente di creare rapidamente un programma senza conflitti per i tuoi dipendenti in tempo reale, anche quando sei lontano dal ristorante. Inoltre, l'app gratuita e il sistema di messaggistica interno aiutano a comunicare con il tuo team in qualsiasi momento. Ad esempio, i dipendenti possono gestire le loro richieste di ferie; i manager possono verificare la disponibilita dei dipendenti e pianificare il numero di persone necessarie per completare attivita come prendere ordini o consegnare cibo senza dover trovare nuovi membri del personale.


Zip Schedules consente inoltre agli utenti di salvare i propri turni preferiti come modelli. Ad esempio, se hai un turno di vendite del venerdi sera ogni settimana, non devi impostarlo ogni settimana. I modelli salvati possono essere modificati in base alle esigenze del team di lavoro e di gestione, risparmiando tempo sulle attivita comuni. E facile salvare questi modelli sul tuo iPhone, iPad o altri smartphone, consentendo ai dipendenti di controllare rapidamente i propri programmi in movimento e non preoccuparsi. Il software consente inoltre ai dipendenti di negoziare i turni nei momenti di necessita. Ognuno ottiene cio che vuole! Inoltre, con i suoi strumenti di previsione, i datori di lavoro possono ridurre i costi del lavoro e monitorare i salari in modo piu efficace.

conclusione

Con tutti i vantaggi dell'implementazione di un sistema di pianificazione dei dipendenti completamente automatizzato, ti chiederai perche non l'hai fatto prima.

Orchestrare un programma di lavoro e un compito difficile e impegnativo. Tuttavia, il concetto di equilibrio tra lavoro e vita privata non e piu inverosimile e irrealizzabile. Con i governi che spingono per leggi sul lavoro che vadano a vantaggio sia dei dipendenti che dei datori di lavoro, tutti aspirano a portare una parvenza tra vita e lavoro. Ma puo essere difficile da raggiungere nella societa odierna frenetica, esigente e guidata dalla tecnologia. L'orario di lavoro, il turno e il programma- da decenni questi strumenti sono stati utilizzati per guidare e spesso dominare il lavoro e la vita sociale quotidiana.

Ora, con le app basate sull'intelligenza artificiale, il software di pianificazione e diventato uno degli aspetti piu importanti delle aziende.
I datori di lavoro dipendono sempre piu dagli orari dei turni per prevedere la quantita di lavoro necessaria e organizzare il personale per completare il lavoro in orari prestabiliti. I lavoratori, tuttavia, hanno vite e identita sfaccettate, con ruoli impegnativi al di fuori del lavorostudente, genitore, caregiver, per esempio. Un programma di lavoro inflessibile o modifiche frequenti e inaspettate rendono difficile l'adempimento di tali ruoli. La

pianificazione dei turni sul posto di lavoro, quindi, diventa particolarmente importante. Il software di pianificazione dei dipendenti tiene traccia della quantita di lavoro che deve essere svolto e organizza i lavoratori per svolgere le attivita assegnate in orari specifici. Tuttavia, poiche le persone hanno impegni diversi, orari inflessibili o che cambiano frequentemente rendono difficile adempiere agli impegni, il che potrebbe devastare la societa.

La pianificazione dei dipendenti e progettata per prevenire la programmazione eccessiva e la sottoprogrammazione. Puo aiutare i datori di lavoro a trovare un equilibrio tra le esigenze della loro organizzazione e le esigenze dei loro dipendenti. E uno strumento che consente di risparmiare tempo, denaro e inutili colpi di testa. L'implementazione di un sistema di pianificazione automatizzato puo ridurre drasticamente la quantita di documenti e la tenuta dei registri. Migliora il flusso di informazioni e la gestione degli avvisi per le necessarie modifiche del personale. Classificano il personale in base alla posizione e alla qualifica, combinando le informazioni dal punto di vista aziendale.