Come assicurarti che i tuoi progetti tecnologici rispettino i tempi e il budget

Perche devi avere l'approccio giusto per i tuoi progetti tecnologici

Iniziamo con un caso di studio.

Nel 1999, McDonald's, un attore gia gigante nel settore dei fast food, era ambizioso. Ha cercato di portare la trasformazione nella gestione del proprio business globale con una soluzione IT innovativa. Il conglomerato alimentare ha cercato di creare una rete globale in tempo reale per collegare i suoi negozi con la sede centrale.

Innovate era un progetto da 1 miliardo di dollari per collegare 31.000 negozi in 121 paesi alla sede centrale tramite Intranet. Raccoglierebbe informazioni in tempo reale da ogni negozio e poi le consegnerebbe ai dirigenti della sede centrale per consentire loro di gestire e gestire i loro negozi in modo efficace e coerente momento per momento. Il progetto e iniziato nel 1999 e aveva un piano quinquennale. Sfortunatamente, alla fine del 2002, McDonald's ha cancellato Innovate e ha perso i soldi che avevano gia speso per il progetto; tra 100 e 200 appaltatori e dipendenti McDonald's che lavoravano al progetto sono stati licenziati o riassegnati.

Dove e andato storto? Come la maggior parte dei progetti falliti, anche questo presentava molteplici punti deboli.

Scopo del progetto- La societa non si e presa il tempo di valutare se i suoi obiettivi fossero possibili. Anni di ricerca su questo mega progetto hanno dimostrato che non sono state prese sufficienti precauzioni durante la sua analisi. Ad esempio, la creazione di una rete globale in tempo reale era impossibile perche i singoli paesi avevano infrastrutture IT diverse. Inoltre, la societa avrebbe dovuto definire con maggiore attenzione l'ambito del progetto per identificarne la fattibilita.

Project manager competente- Un project manager inesperto puo essere la rovina di un progetto su larga scala come questo. Se il progetto avesse avuto un manager competente, avrebbero detto ai dirigenti che il progetto Innovate era impossibile, illustrando la necessita di esaminarne a fondo la fattibilita.

Collaborazione con le parti interessate- il team di progetto dovrebbe aver raccolto informazioni sufficienti dai responsabili dei negozi a livello globale per identificare la fattibilita del progetto e determinarne l'ambito. Se il team avesse chiesto se fosse possibile affrontare le sfide attuali attraverso questa soluzione, all'inizio avrebbero scoperto le scappatoie.

Comprensione complessiva dell'obiettivo- I dirigenti hanno compreso l'importanza del progetto Innovate per migliorare le operazioni quotidiane, ma non hanno capito che doveva essere gestito da persone con competenze ad alta tecnologia. Avevano anche aspettative irrealistiche sulla rapidita con cui il progetto avrebbe prodotto risultati, alla fine perdendo denaro.

Sono passati piu di due decenni e, nel frattempo, le tecnologie dell'informazione e della comunicazione sono diventate un'esigenza essenziale delle organizzazioni per garantire che abbiano sistemi e pratiche adeguati che possano consentire loro di comprendere la propria attivita, consentendo loro di monitorare le prestazioni di individui e filiali e monitoraggio continuo del sistematutto cio aiuta a una gestione efficace dei processi.


Diverse notizie su enormi investimenti da parte delle organizzazioni in sistemi di automazione dei processi, investimenti in sistemi applicativi aziendali e architettura di sistemi informativi e altre funzionalita cosi critiche hanno fatto notizia. Quelli di successo hanno avuto un approccio critico e analitico in fase di pianificazione. E McDonald's e stato in prima linea in alcune di queste innovazioni. Ma sfortunatamente, quelli che hanno fallito hanno avuto una mancanza di approccio o di struttura. E anche questi casi sono stati molti.

Come garantire che i tuoi progetti tecnologici siano puntuali e rispettino il budget

Il CHAOS Report 2015 del Gruppo Standish ha rilevato che, dei 50.000 progetti in esame, solo il 3% ha soddisfatto tutti e tre i criteri in tempo, nel budget e con risultati soddisfacenti. Il tasso di successo e stato ancora piu basso per i grandi progetti- i progetti di medie dimensioni hanno fallito al 91%, i grandi progetti al 94%.

Altri studi condotti da societa di consulenza gestionale come McKinsey & Company, Gallup e PMI hanno riscontrato percentuali di successo di progetti tecnologici abissali. Ad esempio, un sondaggio condotto da McKinsey ha rilevato che il 17% dei progetti tecnologici va cosi male da minacciare l'esistenza dell'azienda. Allo stesso modo, un sondaggio Gallup ha rilevato che solo il 2,5% delle aziende completa il 100% dei propri progetti.

Le circostanze possono variare, ma le ragioni del fallimento tendono a ruotare attorno a due soli fattori- tempo e denaro. Questi fattori possono creare o distruggere qualsiasi progetto. Spesso e un dilemma per le aziende fornire fondi extra o ritardare un progetto fino a quando il budget non migliora. Se si pompano fondi extra, ci saranno superamenti dei costi. Se rimandi il progetto, potresti non rispettare la scadenza. Cosa fai?

I risultati della ricerca possono essere crudi, ma c'e speranza se viene adottato un approccio adeguato. Ecco le basi-

Definire l"ambito e l"obiettivo del progetto- Cio comporta la pianificazione del progetto per determinare e documentare un elenco di obiettivi specifici del progetto, attivita, risultati, costi e scadenze. Questa dichiarazione di ambito o termini di riferimento spiega i confini del progetto e stabilisce le responsabilita di ciascun membro del team. Stabilisce inoltre procedure per la verifica e l'approvazione dei lavori dopo il completamento del progetto. Un obiettivo chiaro consente a tutti di sapere cosa dovrebbero fare e li aiuta a sapere quando hanno finito. Inoltre, questa documentazione aiuta il team di progetto a rimanere concentrato e fornisce linee guida per prendere decisioni sulle richieste di modifica durante il progetto.

Comunicare e collaborare- la comunicazione e il lubrificante che mantiene un progetto senza intoppi. Aiuta a risolvere eventuali interruzioni indesiderate e conflitti interni e garantisce che tutti trovino la migliore soluzione possibile per il progetto. Per evitare problemi di comunicazione e garantire che tutti siano sulla stessa pagina, e necessario tenere frequenti riunioni sullo stato con il team e le parti interessate su traguardi importanti, rischi anticipati, tempi di consegna stimati e budget aggiornato. Se gli obiettivi del tuo progetto sono ambigui o non comunicati correttamente, il risultato sara un disallineamento e un fallimento agli occhi degli stakeholder.


Valutare i rischi- La gestione del rischio consiste nell'esaminare gli obiettivi del progetto e capire come affrontare i rischi per tali obiettivi fin dall'inizio. Un rischio e un evento futuro che puo accadere o meno, ma se si verifica, avra un impatto sugli obiettivi del progetto. Pertanto, mentre i project manager o coloro che hanno il compito di supervisionare un progetto possono considerare i rischi esclusivamente come minacce, potrebbero essere un'opportunita positiva o una minaccia negativa.

Il modo migliore per gestire la pianificazione del tuo progetto

Un programma di progetto e un calendario che dimostra che sei seriamente intenzionato a completare il tuo progetto in tempo. Organizza risorse, attivita e scadenze in una sequenza ideale per garantire il completamento del progetto entro la scadenza. Creato durante la fase di pianificazione, un programma di progetto efficiente include-

• In primo luogo, il lavoro deve essere completato per creare i risultati finali che cerchi.

• I costi associati a ciascun elemento di quel lavoro.

• Quali membri del team saranno responsabili di ogni passaggio lungo il percorso.

La tempistica in un programma di progetto e fondamentale per il successo del progetto. Le attivita e le risorse devono essere programmate per essere completate in tempo e consegnate quando promesso. Ovviamente, non tutte le attivita inizieranno o finiranno contemporaneamente; alcune cose devono essere considerate quando si crea una sequenza temporale. Innanzitutto, stabilisci la tempistica del progetto identificando le date di inizio e fine di ogni risultato finale o milestone. Puoi farlo analizzando progetti simili completati in passato. Imparando dall'esperienza precedente, puoi anticipare i potenziali ostacoli che possono sorgere durante questo progetto e creare tempistiche realistiche.

Supponiamo che la tua azienda sia nuova in un particolare settore o servizio. In tal caso, potresti avere difficolta a determinare tempistiche realistiche per ogni attivita perche non c'e alcuna esperienza su cui fare affidamento per il confronto. In questo caso, potresti voler assumere qualcuno con piu esperienza per aiutarti a creare il programma. Dopo aver creato la sequenza temporale, assicurati che ogni attivita abbia almeno una data di inizio e una data di fine. E quindi possibile iniziare ad assegnare risorse, costi, dipendenze e membri del team responsabili del completamento di ogni attivita.

Pianificazioni di progetto efficienti vengono create, monitorate e gestite con il software di pianificazione dei progetti o le app di task manager. Questi strumenti hanno funzionalita che consentono ai manager di monitorare lo stato di avanzamento di attivita, risorse e costi in tempo reale. Possono assegnare lavoro, collegare attivita dipendenti e consentire a un utente di visualizzare dashboard di informazioni sullo stato di avanzamento.

Ad esempio, la Zip Checklist della suite di Hubworks rende facile per i manager assegnare compiti ai membri del team utilizzando la sua app di task manager avanzata. Semplifica il processo di gestione delle attivita dall'inizio alla fine e consente ai membri di visualizzare informazioni in tempo reale su qualsiasi elenco di attivita condiviso. Di conseguenza, rende piu facile per le persone monitorare le proprie prestazioni lavorative, seguire le attivita scadute e ottenere informazioni sullo stato di avanzamento del progetto. Inoltre, quando un programma di progetto e adeguatamente sviluppato, delinea chiaramente le misure che e necessario intraprendere in un determinato momento per garantire che un progetto rispetti la sua scadenza.

Il modo migliore per gestire il budget del tuo progetto

Un budget di progetto e un numero importante per un grande lavoro. Include il denaro necessario per completare tutte le attivita, le attivita e le forniture relative a un grande progetto. E un numero a cui tutti i partecipanti, comprese le parti interessate, accettano di attenersi mentre completano i risultati del progetto. Un budget di progetto e anche un documento che delinea come utilizzare il denaro. I manager possono monitorare e controllare meglio i costi identificando come il team spendera denaro per attivita e attivita. Prima di iniziare un progetto, e essenziale disporre di un budget approvato in quanto vi e poco o nessun margine per aumentare il budget del progetto a meno che i requisiti non cambino.

Nel mondo della gestione dei progetti attento al budget, gli sforamenti di budget sono sempre stati una cartina di tornasole per il successo o il fallimento del progetto. Nel 2020, la pandemia di COVID-19 ha reso il rispetto del budget una sfida, ma le aziende e i project manager che hanno gestito con prudenza le proprie risorse finanziarie in mezzo a un'enorme incertezza alla fine hanno avuto successo.

In questa nuova normalita, qual e il trucco per gestire i budget di progetto in modo efficiente quando l'incertezza incombe? Un paio di cose possono aiutare-

Stima il costo del tuo progetto- Il budget complessivo per un progetto puo essere stimato in due modi- dall'alto verso il basso e dal basso verso l'alto. Il metodo top-down imposta una somma totale per il budget del progetto e la suddivide in attivita e attivita. Il metodo bottom-up stima i costi per ogni attivita di progetto e li aggiunge per trovare il budget totale del progetto. Quindi, scegli una tecnica di stima per ogni attivita. E possibile utilizzare lo stesso metodo per ogni attivita del progetto o metodi diversi in base al tipo di attivita che si desidera definire nel budget. Se utilizzi uno strumento di gestione dei progetti, crea una colonna di budget per registrare la tua stima per ogni attivita o attivita.

Conoscere la posta in gioco- La maggior parte delle volte, le aspettative degli stakeholder possono essere chiare come il fango, spesso portando a obiettivi non completamente definiti. Conoscere la posta in gioco ti aiuta a capire cosa ci si aspetta dal progetto. In questo modo, puoi assicurarti che tutto sia definito dalle aspettative degli stakeholder, incluso il budget.

Traccia e monitora il budget del progetto- Per monitorare e gestire il budget del tuo progetto, crea un tracker del budget nel tuo sistema di gestione del progetto. Nonostante l'importanza del monitoraggio regolare del budget, molti project manager (47%) non hanno KPI a portata di mano. Il cinquanta per cento spende piu di un giorno aggregando manualmente i dati per ottenere le loro informazioni. La misurazione dei costi effettivi rispetto ai costi stimati ti dara un'idea precoce di problemi come la spesa eccessiva, dandoti spazio sufficiente per cambiare rotta senza interruzioni.

Sii flessibile e lascia spazio agli imprevisti- considera il vento e il tempo quando decidi una linea d'azione. Quando succede qualcosa di inaspettato, ricevi il contributo di tutte le parti interessate coinvolte. E ricordati sempre di costruire un piano di emergenza. Questo passaggio e essenziale per evitare di rimanere coinvolti in un pasticcio di budget, come hanno fatto molte aziende durante la pandemia. Considerare tutti i fattori, incluso il prezzo delle forniture, delle risorse, della manodopera e del finanziamento.


Rivisita, rivedi e riallinea- il cambiamento e l'unica costante in tutti i progetti. Un progetto puo andare rapidamente fuori dai binari quando viene lasciato in esecuzione senza la gestione del budget e la riprevisione. La supervisione regolare del bilancio e essenziale per evitare che sfugga di mano. Gli sforamenti di budget sono molto piu facili da correggere nelle prime fasi di un progetto rispetto a quando diventano significativi.

Ottieni il massimo dal tuo team di progetto

La concorrenza globale si sta surriscaldando e gli ambienti operativi stanno diventando sempre piu complessi. I responsabili dei progetti tecnologici hanno la responsabilita di garantire che lo sviluppo del progetto sia in linea con la visione e la strategia dell'azienda. Per garantire il successo, i progetti devono essere allineati alla strategia aziendale. Il modo migliore per assicurarlo e avere un team di progetto forte. Se vuoi vincere la gara, trova un buon equipaggio, fai una rotta libera e resta in pista. Un team che segue alcune regole di base-

Per avere successo, e necessario disporre di un team di progetto forte che si assicuri che tutte le decisioni siano basate su informazioni apertamente condivise e che le competenze di qualsiasi membro del team non vengano messe in discussione.

Per garantire questo allineamento, e opportuno introdurre strumenti software di qualita fin dall'inizio del progetto.

E anche importante evitare di imporre una gerarchia artificiale al tuo team di progetto; ricorda che puoi muoverti piu velocemente nel tuo progetto se tutti lavorano insieme alla pari.

AI per migliorare il tuo sistema di gestione dei progetti

Non piu relegata ad applicazioni IT e tecnologiche avanzate, l'intelligenza artificiale si e fatta strada in contesti piu tradizionali. Ad esempio, gli strumenti basati sull'intelligenza artificiale possono assumere in modo efficiente le attivita amministrative per i project manager. Funzioni come la pianificazione delle riunioni, i promemoria e altre attivita amministrative che un tempo affliggevano i project manager sono ora gestite dalla tecnologia. E fanno tutto senza lamentarsi. Offre ai project manager e ai membri del team il tempo di concentrarsi su attivita di livello superiore che richiedono intelligenza umana come la pianificazione senza perdere tempo su attivita che non lo fanno.

Tre modi in cui l'IA puo aiutare i team di progetto-

1. Miglioramento della produttivita- le organizzazioni con investimenti e implementazione di intelligenza artificiale hanno registrato, in media, un miglioramento del 15% della produttivita secondo un rapporto, AI Transforming the Enterprise (KPMG). Inoltre, nel rapporto AI @Work di PMI, i responsabili di progetto all'avanguardia dell'intelligenza artificiale e di altre tecnologie segnalano spesso che l'IA ha ridotto il tempo dedicato al monitoraggio dei progressi, alla gestione della documentazione e alla pianificazione delle attivita.

2. Analisi dei dati- L'analisi dei dati, oltre a stimare costi e pianificazioni, puo aiutare i project manager a guidare i progetti attraverso decisioni difficili e ostacoli imprevisti. Invece di fare affidamento sul proprio giudizio, i manager possono utilizzare strumenti di intelligenza artificiale che elaborano i dati dei progetti precedenti e attuali per fornire approfondimenti. Il vero valore dell'intelligenza artificiale sta negli algoritmi che supportano il processo decisionale e forniscono risultati migliori.


3. Garantisce la coerenza- l'intelligenza artificiale aiuta anche a creare un ecosistema di gestione della conoscenza, che aiuta a memorizzare cio che i lavoratori sanno e possono essere utilizzati quando lasciano il lavoro o lasciano il lavoro. Inoltre, l'AI promuove la coerenza e la qualita nella gestione dei progetti centralizzando i modelli comportamentali sul posto di lavoro.

Conclusione

L'azienda richiede un approccio olistico con sincronizzazione e allineamento reali. La gestione dei progetti, in particolare, e una sfida multidimensionale. Richiede ai team di allineare i propri obiettivi, programmi ed esecuzione. I team e i leader devono coordinare e stabilire il risultato desiderato da parte loro e comprendere il risultato per l'azienda. Sono molte parti mobili. Le aziende falliscono nell'esecuzione del progetto perche trascurano una o piu di queste parti.


La posta in gioco e alta per i progetti tecnologici, poiche spesso si tratta di attivita costose. Assicurati di utilizzare gli approcci giusti per assicurarti che i tuoi progetti siano puntuali e rispettino il budget sincronizzando tutte le parti coinvolte nel tuo progetto.