Come ridurre i costi del lavoro?
1. Rivedi il tuo attuale costo del lavoro. 2. Cerca modi per ridurre gli sprechi di tempo e migliorare la produttivita. 3. Offri incentivi ai dipendenti per incoraggiarli a essere piu produttivi. 4. Investire in tecnologie per il risparmio di manodopera per automatizzare attivita e processi. 5. Esternalizzare o contrattare determinati compiti o servizi per risparmiare sui costi di manodopera.
Come ridurre il costo del lavoro del 3-5% senza mai piu utilizzare un foglio di calcolo Excel
Cosa sono i costi del lavoro?
Il costo del lavoro costituisce la maggiore spesa in dollari per le imprese. Per un ristorante, in genere rappresenta il 30-35% delle entrate totali.
Tuttavia, con i tassi salariali minimi che variano notevolmente, l'importo speso per il lavoro dalle organizzazioni in uno stato degli Stati Uniti potrebbe non essere lo stesso speso in uno stato vicino. Inoltre, in base al tipo di servizio, alcuni ristoranti potrebbero finire per utilizzare fino al 50% dei loro ricavi per pagare i salari dei dipendenti.
Una ricerca del 2019 della societa di software Harri ha sottolineato che il 45% degli operatori di ristorazione ha registrato un aumento del 3-9% del costo del lavoro. Secondo un rapporto BDO, il costo medio del lavoro nei ristoranti e aumentato al 31,2% nel secondo trimestre del 2019, dal 31,2% dello stesso periodo dell'anno precedente.
I ristoranti spesso cercano di mantenere le spese per la manodopera entro il 20-30% dei loro ricavi. Per comprendere meglio il modo in cui il lavoro influisce sulla redditivita di un'azienda, definiamo innanzitutto il costo del lavoro.
Salari salariati dei dipendenti, straordinari, salari orari, incentivi e bonus, assicurazione sanitaria, tasse sui salari, giorni di ferie retribuiti, spese per forniture, indennita per i trasporti pubblici, spese per i pasti, costi di formazione e cosi via sono tutti inclusi nel costo del lavoro di un ristorante. I costi del lavoro sono calcolati su base annuale, mensile o settimanale.
Il costo medio della manodopera varia a seconda del tipo di ristorante. Questo perche i costi del lavoro (e dei costi alimentari) variano a seconda del mix di vendita di prodotti, della qualita del cibo e del servizio, degli orari di apertura e dei prezzi. Pertanto, le spese di manodopera nei ristoranti a servizio completo e di lusso sono superiori a quelle dei fast food.
Secondo un articolo di Chron, gli stabilimenti di fast food sono in grado di limitare le loro spese di manodopera al 25%, ma i ristoranti con servizio al tavolo in genere spendono il 35-40% in manodopera. Un ristorante raffinato spenderebbe molto di piu in manodopera rispetto a una steakhouse che vende piatti come patate al forno e bistecche che sono relativamente facili da preparare. Questo perche il raffinato ristorante serve piu articoli e prepara piu articoli in casa.
Il costo del lavoro potrebbe essere variabile o fisso. I costi fissi del lavoro sono semplici spese per il personale stipendiato e permanente come cuochi, server, manager e host. I pagamenti erogati ai lavoratori temporanei sono indicati come costi variabili del lavoro. Ad esempio, potrebbe essere necessario portare camerieri e cuochi extra per gestire le operazioni in un ristorante in un venerdi sera affollato, durante le festivita natalizie o in occasione di una sontuosa festa privata.
Come calcolare il costo del lavoro
Quando si analizzano i costi operativi totali di un ristorante, i suoi costi di manodopera sono una metrica significativa da esaminare. Il costo totale dei beni venduti (COGS) e le spese per la manodopera forniscono un'idea chiara del costo principale di un ristorante. Questa e una metrica critica che gli investitori e il management utilizzano per valutare l'efficienza e la salute finanziaria di un'azienda di servizi di ristorazione. Secondo gli esperti, il costo principale di un ristorante non dovrebbe superare il 60% delle sue vendite totali.
Il calcolo del costo del lavoro nei ristoranti e, infatti, un importante passo iniziale nello sviluppo di un business plan. Puo essere fatto sommando tutti i salari, i bonus, gli incentivi, le indennita, l'assicurazione e cosi via dei dipendenti. Tuttavia, non tutti i dipendenti lavorano lo stesso numero di ore. Un'altra opzione e calcolare la spesa totale del lavoro per ore lavorate. E possibile per gli imprenditori misurare accuratamente i costi del lavoro con l'aiuto dei dati generati dai sistemi POS (Point of Sale) e fare previsioni di conseguenza. Il
costo del lavoro dei ristoranti puo essere calcolato in due modi generali, vale a dire, come percentuale delle vendite totali dei ristoranti e come percentuale dei costi operativi totali dei ristoranti.
Per ottenere il costo del lavoro come percentuale delle vendite totali dei ristoranti, e necessario dividere il costo del lavoro per le entrate totali annue guadagnate. Quest'ultimo si riferisce essenzialmente alla linea di fondo della societa, o ai suoi guadagni prima della riscossione delle imposte o di altre detrazioni. Puo essere calcolato utilizzando i dati POS. Successivamente, la cifra viene moltiplicata per 100 per ottenere una percentuale.
Per calcolare il costo del lavoro come percentuale dei costi operativi totali di un ristorante, misurare la spesa per manodopera per ogni dollaro speso per affitto, marketing, cibo, bevande e cosi via. Per arrivare a una percentuale, devi moltiplicare questa cifra per 100.
Una volta calcolata la percentuale del costo del lavoro, il passo successivo e cercare modi per ridurre i costi del lavoro. Il costo del lavoro ha spesso pesato pesantemente sui margini di profitto sottilissimi dei ristoranti. Con la modifica dei salari minimi e la diminuzione del bacino di lavoro, la questione e diventata piu complicata.
I ristoranti devono spendere di piu per reclutare, formare e trattenere il personale a causa del mercato del lavoro ristretto. Sette ristoranti su dieci registrano una carenza di personale regolare, ha sottolineato il sondaggio State of Full Service Restaurants del 2019. Alcune aziende sono state in grado di mitigare l'impatto implementando tecnologie come gli ordini online e i chioschi self-service.
Alla fine della giornata, il licenziamento indiscriminato e su larga scala dei dipendenti non e la risposta migliore al costo del lavoro in aumento. E disumano. In secondo luogo, puo influire sul servizio clienti e, di conseguenza, sulle vendite. Di conseguenza, i ristoranti devono escogitare modi creativi per ridurre i costi del lavoro.
Importanza del costo del lavoro per un ristorante
I costi gonfiati tendono a compensare e attenuare gli utili derivanti da un'attivita vivace. In che modo un'organizzazione puo ridurre i costi? Per cominciare, i turni che possono essere gestiti in modo efficace, diciamo, da cinque lavoratori, non devono avere sette o otto lavoratori. Se un numero inferiore di dipendenti puo svolgere un lavoro in modo efficiente e completarlo bene entro la scadenza, perche mai avresti bisogno di mani extra?
L'errore piu grande che molte organizzazioni spesso commettono e quello di impiegare piu persone del necessario. Questi lavoratori in eccedenza non aggiungono alcun valore percettibile all'azienda e spendere soldi per loro non e altro che uno spreco di risorse.
Inoltre, invece di tenerli incatenati in un'azienda in cui il loro lavoro e in esubero, questi lavoratori dovrebbero essere liberati per offrire il loro lavoro dove c'e bisogno. In alternativa, possono essere riassegnati compiti all'interno della stessa organizzazione se esiste una possibilita per questo.
Di conseguenza, un ristorante in cerca di bussers e lavastoviglie puo riqualificare e riutilizzare alcuni dei server extra che aveva assunto. L'impiego di manodopera in eccesso impedisce inoltre all'organizzazione di estrarre il meglio dai propri dipendenti per giustificare i loro salari.
Pertanto, le procedure di assunzione e gestione del lavoro devono essere ottimizzate e anche una riduzione del 3-5% dei costi del lavoro offrirebbe vantaggi sostanziali all'organizzazione.
Il controllo del costo del lavoro e fondamentale per fare un uso efficiente della manodopera nel processo di produzione, ottenere la massima produzione con il minor numero di risorse e ottenere una migliore qualita della produzione con il minor tempo e impegno investiti dai lavoratori.
Un ristorante che non trasporta una ciccia extra sotto forma di personale in eccedenza offrirebbe sempre ai dipendenti abbastanza da fare. I server, ad esempio, avrebbero un numero sufficiente di tavoli da gestire e una quantita sufficiente di mance da guadagnare. Un alto tasso di turnover dei tavoli e un basso rapporto personale/tavolo renderebbero felici i dipendenti e li incoraggerebbero a rimanere. Considerando le enormi spese legate all'identificazione, al colloquio, all'assunzione, all'onboarding e alla formazione dei candidati, un'organizzazione ha molto da guadagnare mantenendo i propri dipendenti.
Inoltre, quando i lavoratori sanno che l'azienda e severa nel controllare i costi del lavoro, penserebbero prima di sprecare tempo e materiali o di fare straordinari inutili. Esistono strumenti intelligenti per le aziende per catturare i trasgressori delle regole e la consapevolezza che vengono osservati impedirebbe ai dipendenti di essere inefficienti e darebbe all'organizzazione un vantaggio competitivo.
I processi coinvolti nel controllo dei costi del lavoro forniscono informazioni preziose su aspetti come la disponibilita del lavoro, l'utilizzo del lavoro, l'efficienza e l'assenteismo. Questi dati di business intelligence possono essere utilizzati successivamente dalle organizzazioni per pianificare meglio.
Perche i fogli di calcolo Excel sono inadeguati per gestire la manodopera
Quando si utilizza Microsoft Excel per programmare i dipendenti, non e sempre evidente quali sarebbero i costi salariali. Un foglio di calcolo Excel richiede che le retribuzioni orarie vengano aggiornate manualmente su base regolare. Cio richiede molto tempo ed e soggetto a errori. In effetti, la suscettibilita agli errori umani e un grave inconveniente dei fogli di calcolo di Excel e influisce su tutte le operazioni eseguite utilizzando Excel.
Inoltre, e difficile determinare se le pianificazioni effettuate in Excel rientrano nel budget. E anche impossibile calcolare il costo del lavoro rispetto al fatturato previsto.
Le pianificazioni di Excel non sono in grado di visualizzare automaticamente la disponibilita di manodopera e i dati devono essere inseriti manualmente, il che apre nuovamente la possibilita di errori e supervisione. Allo stesso modo, le assenze dei dipendenti non sono sempre evidenti. Le assenze, come la disponibilita, non vengono visualizzate per impostazione predefinita. Anche le assenze devono essere inserite prima manualmente. Un software di gestione della forza lavoro, d'altra parte, centralizza tutte le informazioni rilevanti sui dipendenti in un unico posto e i dati vengono aggiornati automaticamente e sono accessibili in tempo reale.
E difficile per i membri del team collaborare a un progetto utilizzando Excel perche funziona solo su una macchina per una persona. Quando piu dipendenti lavorano allo stesso orario, diciamo su un terminale condiviso, e difficile identificare quale membro del team ha apportato le modifiche.
I dati del foglio di calcolo possono essere distribuiti su piu workstation, cartelle, uffici o posizioni. Anche se sei in grado di individuare i file, trovare la logica delle formule da una cella di Excel all'altra e un processo che richiede molto tempo.
Secondo una ricerca di Ventana, gli utenti di Excel trascorrono da 12 a 18 ore ogni mese per modificare, consolidare, aggiornare e correggere fogli di calcolo. I fogli di calcolo Excel che non sono collegati possono generare dati isolati, soprattutto se vengono inviati tramite e-mail.
I fogli di calcolo di Excel non si aggiornano in tempo reale e ogni modifica richiede l'intervento umano. Pertanto, la disponibilita di manodopera, le assenze, i dati di vendita e altri parametri possono cambiare senza che il proprietario dell'azienda ne sia a conoscenza immediatamente. Cio impedisce agli imprenditori di calcolare rapidamente le variazioni del costo del lavoro e di apportare le modifiche necessarie come l'aggiornamento degli orari del personale o la modifica delle procedure di assunzione. L'utilizzo di fogli di calcolo, quindi, rallenta il processo decisionale.
Per gli utenti di fogli di calcolo, e un compito estremamente noioso estrarre informazioni da vari reparti e quindi consolidare e riepilogare i dati in modo che possano fornire informazioni utili.
Come ridurre i costi della manodopera utilizzando il software
Sulla base di parametri aziendali e delle risorse umane stabiliti, un manager aziendale puo utilizzare un software per prevedere le richieste di personale e prevedere le esigenze di personale ideali.
Di conseguenza, un ristorante che utilizza un software di previsione della domanda/vendita e in grado di generare dati di business intelligence sulla base dei quali e possibile accertare le esigenze di manodopera e decidere gli orari dei dipendenti. Periodi di elevato afflusso di clienti come l"ora di cena, o giorni di festival garantirebbero che piu dipendenti siano programmati per gestire un turno, mentre periodi di calma o periodi di traffico lento come il periodo tra il pranzo e la cena, e le rigide giornate invernali possono consentire ai ristoranti di accontentarsi di un numero minimo di dipendenti. In questo modo, i costi del lavoro possono essere ottimizzati. A questo proposito, il software di gestione della forza lavoro deve funzionare in tandem con il software di previsione della domanda/delle vendite.
Gli imprenditori che utilizzano il software di pianificazione del personale non devono preoccuparsi di carenza di personale o eccesso di personale e possono gestire le richieste di cambio di timeoff/turni dell'ultimo minuto senza ottenere notti insonni.
I dipendenti, d'altra parte, possono controllare e accettare gli orari a loro piacimento, nonche informare i supervisori e i colleghi delle loro richieste di scambio di turni e della loro indisponibilita con largo anticipo.
Questi processi amichevoli aumentano la soddisfazione dei dipendenti, portando a una maggiore fidelizzazione dei dipendenti e risparmiando nuovi costi di reclutamento e onboarding.
Ogni azienda, indipendentemente dalle sue dimensioni, deve monitorare le ore impiegate dai propri dipendenti. Il software della scheda attivita puo aiutare gli imprenditori a tenere traccia dei progetti e delle buste paga mentre tengono conto di ferie, assenze per malattia, straordinari e simili eventi imprevisti. Quando si tenta di risparmiare denaro, il consolidamento di tutti questi dati in un'unica posizione rende molto piu facile correggere gli errori e prendere decisioni.
Le soluzioni di gestione della forza lavoro (WFM) consentono inoltre di semplificare la struttura degli straordinari per i dipendenti. Se un dipendente si avvicina a straordinari non autorizzati, il sistema WFM avvisera sia l'azienda che il dipendente.
Secondo le leggi sul lavoro degli Stati Uniti, i lavoratori che sono qualificati per il risarcimento degli straordinari devono essere pagati almeno 1,5 volte la loro normale tariffa retributiva se lavorano oltre 40 ore ogni settimana lavorativa, o una durata fissa e regolarmente ricorrente di 168 ore o sette periodi di 24 ore consecutivi.
Come e evidente, i salari straordinari aumenterebbero sostanzialmente l'onere del costo del lavoro dell'organizzazione e, una volta che un dipendente fa gli straordinari, il mancato pagamento dei salari straordinari attirerebbe pesanti multe da parte delle autorita del lavoro. Quindi gli straordinari dei dipendenti possono catturare un'organizzazione tra l'incudine e il martello, e quindi, devono essere gestiti e utilizzati in modo intelligente quando assolutamente necessario. A differenza delle aziende che utilizzano software intelligenti, coloro che si affidano esclusivamente a fogli di calcolo non possono salvarsi da inutili straordinari dei dipendenti.
Con l'aiuto delle soluzioni WFM, le richieste di ferie a lungo termine, come quelle trattate dal Family and Medical Leave Act (FMLA), possono essere monitorate facilmente.
Le soluzioni di gestione della forza lavoro con dashboard forniscono ai manager una visibilita in tempo reale sulla puntualita del personale e sui dati di pianificazione, consentendo loro di risolvere qualsiasi problema prima che diventi serio.
Il software WFM puo anche generare report basati su parametri importanti per mostrare come i dipendenti progrediscono nel tempo. Di conseguenza, i dipendenti con le migliori prestazioni potrebbero essere programmati per gestire turni critici e occupati in modo che l'azienda funzioni in modo efficiente senza la necessita di impiegare manodopera in eccesso. Cio garantirebbe quindi che i costi del lavoro possano essere mantenuti a un livello gestibile.
I datori di lavoro possono gestire le richieste di turni aperti o organizzare sostituzioni dei dipendenti quasi istantaneamente con il software WFM che funziona senza problemi sui dispositivi mobili. Le soluzioni WFM danno un'idea chiara dei dipendenti disponibili per il lavoro in modo che i lavoratori temporanei non debbano essere portati nel caso in cui un dipendente si ammali. Cio consente alle organizzazioni di evitare di spendere soldi per lavoratori esterni e, quindi, di controllare i costi del lavoro.
Punti chiave da considerare durante l'acquisto di un software WFM
1. Facile da usare- una soluzione di gestione della forza lavoro dovrebbe essere semplice. Dovrebbero essere prese in considerazione funzionalita fondamentali di facile utilizzo come le notifiche automatiche, il flusso di lavoro integrato e la gestione dei lavori da dispositivo mobile a desktop. Altre caratteristiche che migliorano l'usabilita e rendono l'esperienza dei dipendenti coerente e soddisfacente includono drag-and-drop, turni memorizzati e framework di copia.
2. Sicurezza dei dati a livello aziendale- qualsiasi azienda sarebbe preoccupata di affidare dati riservati e preziosi relativi ai dipendenti a un nuovo sistema. Pertanto, la sicurezza dei dati a livello aziendale e una considerazione chiave nella selezione dei sistemi WFM.
3. Reporting e analisi integrati- Questa e una funzionalita che ogni sistema WFM di successo dovrebbe avere. Aiuta le aziende a determinare cosa sia veramente efficace e quali siano le aree di miglioramento. Un sistema WFM che ha funzionalita di reporting e analisi incorporate puo fornire informazioni utili su vari argomenti come il personale e le retribuzioni specifici della sede e suggerire modi per ridurre i costi del lavoro.
4. App mobile- i dispositivi mobili sono ormai una parte indispensabile della nostra vita. Le soluzioni di gestione della forza lavoro a cui e possibile accedere tramite app mobili semplificano la gestione delle operazioni aziendali. Di conseguenza, e possibile stimare i futuri requisiti di manodopera e gli orari di abbinamento possono essere effettuati solo con pochi clic del touchscreen mobile. L'assenza di un'app mobile del software WFM puo avere un impatto negativo sostanziale sul coinvolgimento dei dipendenti.
5. Flessibilita- Una corretta pianificazione con l'aiuto del software di gestione della forza lavoro puo aiutare le aziende a promuovere la flessibilita del posto di lavoro e consentire ai dipendenti di raggiungere un buon equilibrio tra lavoro e vita privata I dipendenti piu felici sono piu efficienti e legati all'organizzazione. Un'organizzazione in grado di aumentare la soddisfazione dei dipendenti non deve cercare sostituzioni dei dipendenti e puo risparmiare una notevole quantita sui costi del lavoro.
6. Previsione della domanda- le soluzioni di pianificazione del personale possono aiutare ad abbinare i lavoratori alle esigenze dei clienti. La tecnologia consente alle aziende di anticipare la domanda dei consumatori e costruire rotte perfette. E inoltre possibile prevedere la domanda di manodopera per sedi e compiti specifici.
7. Controllo delle assenze- La programmazione online del personale automatizza l'attivita di gestione delle assenze dei dipendenti. Questo e un approccio molto migliore rispetto a dover gestire moduli di richiesta fisici e processi manuali dispendiosi in termini di tempo. Gestendo facilmente le assenze dei dipendenti, l'organizzazione puo prendere decisioni migliori e piu rapide sui modi per ridurre i costi del lavoro.
Il miglior software WFM per ristoranti
Zip Schedules e una soluzione software ricca di funzionalita per la gestione della forza lavoro e la pianificazione del personale a cui e possibile accedere dall'app store Hubworks, da Apple Play e Google Play, ed e forse la migliore soluzione di questo tipo sul mercato.
Zip Schedules e un software che puo essere auto-implementato. Il programma e facile da usare grazie a funzionalita come l'onboarding semplificato, un design semplice e un'app mobile gratuita.
Consente di salvare le pianificazioni preferite come modelli, consentendo di creare nuove pianificazioni in modo rapido e senza sforzo. Un imprenditore puo persino modificare l'itinerario di una settimana precedente per crearne uno nuovo al fine di adattarsi alle modifiche.
I turni possono essere inseriti negli slot del personale, eliminando la necessita di creare nuove pianificazioni ogni volta. In questo modo e possibile risparmiare molto tempo e fatica.
Zip Schedules rende la comunicazione tra i membri del team, cosi come quella tra dipendenti e dirigenti, trasparente ed efficiente. Ad esempio, i manager possono utilizzare il sistema di messaggistica interno offerto da questa soluzione software per condividere rapidamente notizie importanti con i dipendenti. Inoltre, i dipendenti ricevono gli orari non appena vengono rilasciati e i supervisori possono intraprendere azioni immediate in base alle richieste di congedo o all'accettazione dei turni offerti dai colleghi.
Con l'aiuto di Zip Schedules, i manager ottengono un quadro completo della disponibilita dei dipendenti, dello scambio di turni e delle richieste di ferie e vengono avvisati quando si apre un turno.
Tutte queste informazioni vitali sono facilmente disponibili e sono accessibili semplicemente guardando gli smartphone. I dipendenti che richiedono tempo libero possono utilizzare l'app Zip Schedules per trovare colleghi che possono sostituirli. Con il clic di un pulsante, un manager che utilizza l'app mobile Zip Schedules puo accettare o rifiutare le richieste dei dipendenti in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo, in pochi secondi.
Zip Schedules rende il processo di preparazione e modifica degli orari abbastanza semplice. Non solo, ma rende anche piu intelligente la scrittura delle pianificazioni. Include un motore di previsione che consente agli imprenditori di prevedere le vendite e, sulla base di tale programma, i dipendenti in modo da evitare sia l'eccesso di personale che la carenza di personale.
Zip Schedule costa $19 per sede al mese per le aziende che hanno da 1 a 20 lavoratori. Le organizzazioni con 21-50 dipendenti dovrebbero pagare $39 per sede al mese per usufruire dei servizi di Zip Schedule. Una versione personalizzata serve aziende con piu di 50 lavoratori. Il supporto gratuito e un'app mobile gratuita sono forniti con tutti e tre i piani.
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Domande frequenti
Quali sono i modi per ridurre i costi del lavoro?
Esistono molti modi per ridurre i costi del lavoro. Alcune aziende possono scegliere di automatizzare determinate attivita, mentre altre possono scegliere di esternalizzare attivita ad alta intensita di lavoro in altri paesi. Altre societa possono scegliere di ridurre il numero di dipendenti che hanno o di offrire ai dipendenti meno vantaggi.
Quali sono gli esempi di costo del lavoro?
Salari e stipendi, benefit, imposte sui salari e spese d'ufficio come affitto, utenze e assicurazioni.
Perche e importante ridurre i costi del lavoro?
La riduzione del costo del lavoro e importante perche puo aiutare ad aumentare i profitti, che possono essere reinvestiti nell'azienda o distribuiti agli azionisti. Inoltre, la riduzione del costo del lavoro puo aiutare un'azienda a diventare piu competitiva abbassando i prezzi.
Quali sono i vantaggi per ridurre il costo del lavoro?
Ci sono molti vantaggi nella riduzione dei costi del lavoro, tra cui un aumento dei profitti, una maggiore competitivita e una maggiore soddisfazione del cliente. Inoltre, la riduzione del costo del lavoro puo aiutare a migliorare il morale e la motivazione dei dipendenti, oltre a ridurre il fatturato.