Cosa sono gli orari dei dipendenti?
Una pianificazione dei dipendenti e uno strumento che consente ai manager di pianificare e tenere traccia dei turni dei dipendenti. Puo essere utilizzato per creare una varieta di programmi, tra cui a tempo pieno, part-time e di guardia. Gli orari dei dipendenti possono essere creati manualmente o con un software di pianificazione.
Il modo piu semplice per scrivere ottimi orari per i dipendenti
Guida introduttiva
Creare un programma di lavoro perfetto non e un gioco da ragazzi. Senza un programma, non ci sarebbe un'adeguata assegnazione dei posti di lavoro ai dipendenti, i dirigenti non sarebbero in grado di tenere traccia di chi sta facendo cosa, le attivita non verrebbero completate in tempo, i costi del lavoro non possono essere controllati e le risorse umane sarebbero lasciate incolte e sprecate o oberate di lavoro e bruciate.
Nessuno di questi risultati e favorevole per un'organizzazione e le sue prospettive di business. Inoltre, avere semplicemente un programma per i dipendenti non e sufficiente. Deve essere ben fatto per trovare un ragionevole equilibrio tra le esigenze sia dei dipendenti che dell'organizzazione. Migliore la pianificazione dei dipendenti, migliori le possibilita per l'azienda di avere successo.
Problemi affrontati dai manager
Immagina questo- un direttore di un ristorante trascorre ore cercando di scrivere gli orari dei dipendenti per la settimana successiva. Scrive. Annulla. Scrive ancora. Tuttavia, il programma ideale rimane sfuggente. O non riesce ad accogliere il tempo libero settimanale di alcuni dipendenti o da ad altri troppe pause. Tutto questo tagliare e cambiare il programma a mano rende il manager stanco. Poi finalmente, dopo una lunga lotta, quando e in grado di ottenere un minimo di controllo sul programma, alcuni nuovi problemi debilitanti si insinuano.
Due dipendenti chiamano per dire che avrebbero un lavoro familiare urgente da svolgere a meta settimana e non sarebbero in grado di presentarsi in ufficio per un giorno. Pertanto, devono essere sostituiti in quei giorni con altri dipendenti, ai quali dovrebbero poi essere concessi congedi compensativi qualche tempo dopo.
Oltre ai guai del manager, il giorno in cui i due dipendenti avevano richiesto il tempo libero, e anche il momento in cui e prevista la finale di un grande evento sportivo. L'evento sara proiettato al ristorante e la domanda dovrebbe aumentare. Il manager stava cercando di affrontare la giornata con un numero completo di dipendenti, e qui ci sono due dipendenti che chiedono un congedo. Qualsiasi manager che debba affrontare tali problemi sarebbe alla fine del suo ingegno. Tuttavia, ci sono modi piu semplici per creare orari dei dipendenti che renderebbero felici tutte le parti interessate.
Meriti degli orari dei dipendenti
Un programma specifica in quali giorni della settimana i dipendenti dovrebbero lavorare e anche il numero di ore che devono lavorare ogni giorno. Il programma specifica inoltre senza mezzi termini le mansioni che i dipendenti devono completare nel tempo assegnato. Cio garantisce che tutti sappiano quando gli altri stanno lavorando o vanno in congedo, e cosi tutti possono pianificare i propri programmi in anticipo. Pertanto, un team leader che sa in anticipo che alcuni dei suoi membri chiave del team non sarebbero disponibili per i prossimi due giorni potrebbe voler completare alcune attivita altamente sensibili prima che quei dipendenti vadano in congedo. Dare priorita ai lavori piu urgenti e completarli rapidamente renderebbe l'organizzazione efficiente e garantirebbe che le scadenze siano sempre rispettate.
Un'idea chiara della quantita e della natura del lavoro da svolgere consentirebbe inoltre ai dipendenti di gestire meglio il loro equilibrio tra lavoro e vita privata. Ad esempio, se un dipendente sa all'inizio della settimana che avrebbe avuto un giorno libero giovedi, puo tranquillamente pianificare un lungo viaggio con sua moglie, che, per coincidenza, aveva chiesto un congedo dal suo lavoro anche giovedi. Un dipendente in grado di bilanciare lavoro e vita e un dipendente soddisfatto. Si riferiva in ufficio fresco ogni mattina, puo gestire i suoi livelli di stress e si sarebbe impegnato nella sua organizzazione.
Un programma serve anche come pronostico per i dirigenti, che possono prendere accordi alternativi quando i lavoratori prendono un congedo o non si presentano a causa di una malattia improvvisa o di un'emergenza in famiglia. Un abile manager sarebbe in grado di destreggiarsi tra i lavoratori intorno ai turni per assicurarsi che tutti abbiano il loro tempo libero eppure lo spettacolo continua.
La pianificazione dei dipendenti eseguita bene aiuta a ridurre i costi del lavoro. I costi del lavoro costituiscono la maggior parte delle spese di un'azienda. Nel caso di un ristorante, il costo del lavoro e in genere fino al 35% delle entrate.
Tuttavia, un ristorante potrebbe non richiedere tanti dipendenti nei giorni lavorativi piu tranquilli o diciamo tra l'ora di pranzo e la cena. Durante questi periodi di traffico lento, il ristorante puo facilmente operare con un equipaggio piu piccolo e accontentarsi di incrociare il proprio personale. Inoltre, quando gli affari sono lenti, il ristorante puo anche assegnare personale a turni divisi o assumere dipendenti part-time.
Nelle ore di punta, invece, i dipendenti che sono stati messi in panchina durante i periodi di traffico lento devono essere riportati indietro. Il ristorante puo fare affari veloci durante il pranzo e la cena, il venerdi sera, ai festival o durante l'organizzazione di sontuose feste private. I dipendenti, pertanto, devono essere programmati tenendo presenti questi requisiti.
Suggerimenti per creare i migliori orari
I tassi di turnover dei ristoranti sono gia elevati e questo ha diverse conseguenze negative per un ristorante, tra cui la perdita di tempo e denaro.
Adattare il piu possibile le preferenze del personale negli orari settimanali farebbe molto per aumentare la soddisfazione dei dipendenti e abbassare i tassi di turnover. Ad esempio, un dipendente puo sentirsi a casa a lavorare nei fine settimana piu affollati o puo preferire un turno mattutino perche deve frequentare le lezioni la sera.
Inoltre, i proprietari di ristoranti possono garantire che i dipendenti siano in grado di guadagnare un importo ragionevole in mance programmando turni da sei a otto ore. Questo margine di reddito supplementare consentirebbe ai dipendenti di occuparsi dei loro costi di pendolarismo ed e un altro modo in cui e possibile aumentare la soddisfazione dei dipendenti.
Tuttavia, un manager deve evitare di cambiare frequentemente i turni dei dipendenti. Troppe rotazioni di turni non consentirebbero ai dipendenti di stabilirsi in un ritmo e li danneggerebbero fisicamente e psicologicamente. Turni imprevedibili significherebbero anche che i dipendenti non sarebbero in grado di pianificare le loro attivita e gli impegni al di fuori dell'ufficio.
Quando si lavora con persone che hanno esigenze e compulsioni diverse, potrebbe essere necessario apportare modifiche al programma anche all'undicesima ora e i dipendenti possono chiamare per scambiare i loro turni con i colleghi appena prima che il programma sia finalizzato.
Un buon manager cerca di incorporare il piu possibile le richieste di ferie dei dipendenti, consentendo ai dipendenti un po 'di spazio per i gomiti anche se entro i limiti delle norme e dei regolamenti dell'organizzazione. In questo modo si contribuisce ad aumentare la produttivita dei dipendenti.
I manager che scrivono programmi manualmente o anche con l'aiuto di un software di base per fogli di calcolo sono destinati ad avere freddo quando le richieste dei dipendenti dell'ultimo minuto iniziano a fluire. La risposta a questa domanda risiede nelle soluzioni software intelligenti per la pianificazione dei dipendenti che consentono la gestione del personale in tempo reale e aiutano a fornire orari con largo anticipo.
Dove i fogli di calcolo non sono sufficienti
Gli aspetti demeriti della pianificazione manuale erano gia stati toccati. Il problema con fogli di calcolo rudimentali come Microsoft Excel e Fogli Google e che le presentazioni includono solo i dati che l'utente sceglie lasciando fuori altre informazioni pertinenti. Di conseguenza, non e possibile ottenere un quadro completo delle operazioni aziendali. Questo rende difficile il processo decisionale.
Inoltre, anche se protetti da password, i fogli di calcolo sono vulnerabili alla cattiva gestione delle informazioni, alla corruzione dei dati e all'hacking.
La creazione di pianificazioni dei dipendenti su un foglio di calcolo richiede anche molto impegno manuale e richiede molto tempo del manager.
Software di pianificazione a Silver Bullet
Il software dedicato e le app mobili sono, quindi, una panacea per la maggior parte dei problemi di pianificazione che i manager potrebbero dover affrontare. Il software di pianificazione utilizza una tecnologia all'avanguardia per l'assegnazione di turni e doveri ai dipendenti. Si tratta di un processo molto piu veloce rispetto agli approcci manuali. Elimina anche errori indesiderati come la pianificazione di un dipendente per due turni in un solo giorno. Quando un manager utilizza metodi manuali primitivi e deve preparare programmi per un gran numero di dipendenti, gli errori sono comuni.
Nonostante la decisione su chi debba lavorare, quale turno venga ancora effettuato manualmente, il software intelligente garantisce che l'effettivo processo di turni sia in gran parte automatizzato, ed e possibile per i dirigenti generare automaticamente turni se vogliono collocare un determinato numero di lavoratori su turni specifici per una certa durata di tempo. La funzione di pianificazione automatica di un'app di pianificazione dei dipendenti richiama i programmi e gli account precedenti per le richieste di straordinari e permessi del personale, rendendo estremamente facile per i manager gestire il tempo libero dei lavoratori. La pianificazione automatica e, quindi, un grande vantaggio per i manager, che possono risparmiare molto tempo e fatica e dire addio alle preoccupazioni.
Grazie al software di pianificazione del personale e possibile semplificare tutti i messaggi e tenere tutti all'interno dell'organizzazione, ovunque si trovino, al corrente di tutte le informazioni rilevanti. I manager possono contare su un'unica fonte di informazioni consolidata, che riduce al minimo il carico di lavoro e consente loro di concentrarsi sulle operazioni aziendali chiave.
Le soluzioni di pianificazione consentono ai manager la larghezza di banda di rispondere con sicurezza e rapidita alle richieste di swap e di ferie da parte dei dipendenti, anche se arrivano molto tardi nel corso della giornata. Il software identificherebbe immediatamente i dipendenti che possono sostituire le persone che necessitano di tempo libero e aiuterebbe i dirigenti e il personale a prendere accordi alternativi.
Le app di pianificazione assicurano che i manager non debbano perdere tempo a rivedere e rivedere continuamente le pianificazioni. Inoltre, l'intero esercizio di turni e completamente privo di supporti cartacei e quindi senza problemi.
Le app di pianificazione del personale, a cui e possibile accedere da Apple Play, Google Play o dal sito Web del fornitore dell'app, consentono ai manager di preparare e modificare i programmi in movimento da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento della giornata. I dipendenti possono controllare gli orari dei turni non appena gli orari vengono rilasciati, indipendentemente da dove si trovino o cosa stiano facendo. La tecnologia moderna, quindi, mette gli orari a portata di mano sia dei datori di lavoro che dei dipendenti, che hanno solo bisogno di dare un'occhiata ai loro smartphone o tablet per visualizzare gli orari.
I manager non devono preparare di nuovo gli orari ogni volta, ma risparmiare tempo semplicemente organizzando i turni nelle fasce orarie del personale. Quando i turni vengono aggiornati e le richieste vengono soddisfatte, i dipendenti vengono avvisati tramite notifiche push.
Un'azienda puo facilmente prevedere quanti lavoratori avrebbe bisogno in futuro integrando il software di pianificazione del personale con sistemi di punti vendita e soluzioni di previsione delle vendite/domanda. Questa disposizione garantisce che l'azienda non sia a corto di personale per gestire eventi o periodi ad alto traffico, ne troppo sovraccarico di personale per periodi di pausa o giorni a traffico lento. Il
software di pianificazione dei dipendenti, inoltre, aiuta a migliorare la comunicazione all'interno del team con gli orari condivisi con i dipendenti non appena vengono effettuati, notifiche push che avvisano immediatamente i dipendenti quando i manager modificano i programmi e i dipendenti vengono avvisati quando le loro richieste a cui si risponde.
Il fatto che i dipendenti possano presentare richieste di time off o shift swap semplicemente facendo clic su alcuni pulsanti sui loro cellulari aiuta a rendere trasparente la comunicazione tra dipendenti e datori di lavoro, e da anche ai dipendenti un senso di empowerment. Anche l'assenteismo si riduce. I dipendenti sono infusi dalla soddisfazione sul lavoro, che e qualcosa che il denaro non puo comprare. Anche i datori di lavoro sono contenti perche la gestione delle risorse umane e notevolmente fluida.
Inoltre, la pianificazione automatizzata del personale garantisce che le organizzazioni rispettino le leggi locali sul lavoro. Consentono inoltre alle aziende di evitare errori umani, come assegnare ai dipendenti piu ore di lavoro del necessario, il che potrebbe portare alla stanchezza dei dipendenti e persino mettere in pericolo la loro vita.
Ultimo ma non meno importante, diverse piattaforme di pianificazione dei dipendenti offrono la possibilita di self-service per i dipendenti. Utilizzando questa funzione, i dipendenti sono in grado di gestire autonomamente i propri turni e possono esaminare i loro orari, scambiare turni con i colleghi e anche richiedere un turno non occupato. Questa e una funzione molto utile, che da ai dipendenti un senso di controllo sulla loro vita lavorativa. Anche i manager possono guadagnare perche ora possono esternalizzare compiti semplici e banali. Insieme all'auto-generazione dei turni, la funzione self-service consente ai manager di respirare facilmente.
La migliore soluzione di pianificazione
Gli Zip Schedules ricchi di funzionalita, disponibile sull'app store Hubworks e anche su Google Play e Apple Play, e forse il miglior software di pianificazione dei dipendenti sul mercato.
Zip Schedules fornisce un sistema auto-implementato. Funzionalita come l'onboarding semplificato, l'app mobile gratuita e un'interfaccia semplice rendono il software facile da usare. Le pianificazioni preferite possono anche essere archiviate come modelli in modo che le nuove pianificazioni possano essere create facilmente e rapidamente. Puoi persino modificare l'itinerario di una settimana precedente per generarne uno nuovo per adeguarti alle modifiche. I turni possono essere lasciati cadere negli slot dei dipendenti, eliminando ogni volta la necessita di preparare i programmi da zero. Cio consente ai manager di risparmiare molto tempo e fatica.
Zip Schedules aiuta a rendere trasparente e fluida la comunicazione all'interno del team e anche tra i dirigenti e i dipendenti. Con l'aiuto del sistema di messaggistica interno di Zip Schedules, i manager sono in grado di informare istantaneamente i dipendenti su notizie ed eventi relativi all'organizzazione.
Gli orari vengono inviati ai dipendenti nel momento in cui vengono pubblicati e i dirigenti possono agire rapidamente in base alle richieste di congedo dei dipendenti o alla loro accettazione dei turni offerti dai loro colleghi. I manager possono avere un'idea completa della disponibilita dei dipendenti, delle loro richieste di tempo libero e scambio di turni e quando un turno viene aperto con l'aiuto del software Zip Schedules.
Tutte queste informazioni critiche sono prontamente disponibili e possono essere visualizzate da dipendenti e datori di lavoro semplicemente dando un'occhiata ai loro telefoni. L'app Zip Schedules consente ai dipendenti, che hanno bisogno di ferie, di identificare rapidamente i colleghi per sostituirli. Un manager che gestisce un'app mobile Zip Schedules e in grado di accettare o rifiutare le richieste dei dipendenti sempre, ovunque, in pochi secondi, semplicemente facendo clic su un pulsante. Questo e un progresso significativo se si considera che la gestione delle richieste dei dipendenti nei tempi precedenti era un processo lungo e lungo.
Zip Schedules, quindi, rende estremamente semplice il regolare processo di preparazione e modifica degli orari. Tuttavia, non solo, rende ancora piu intelligente la scrittura delle pianificazioni. Ha un motore di previsione integrato che consente di prevedere le vendite e le transazioni e pianificare il personale di conseguenza per evitare la carenza di personale o l'eccesso di personale. Le previsioni giornaliere sono generate sulla base di dati storici di vendita.
Zip Schedules ha un prezzo di $19 al mese per sede per le organizzazioni con 1-20 dipendenti e $39 al mese per sede per le organizzazioni con 21-50 dipendenti. C'e anche un'edizione personalizzata per le aziende che hanno piu di 50 dipendenti. Tutti e tre i livelli forniscono un'app mobile gratuita e supporto gratuito. Sul mercato sono disponibili anche alcune soluzioni di pianificazione dei dipendenti con solidi piani gratuiti. Questi includono HomeBase, 7Shifts, SocialSchedules, FindMyShift e Sling. Questi sono particolarmente utili per le piccole imprese e le startup che non vogliono spendere troppo in tecnologia e vogliono solo quelle funzionalita di cui non possono fare a meno.
Una piccola azienda puo usufruire di vari piani gratuiti che offrono soluzioni di base per la pianificazione del personale. Se un'organizzazione ha bisogno di piu funzionalita, dovrebbe migrare a un livello di abbonamento piu elevato.
Alcuni servizi richiedono una commissione per dipendente. Altri applicano una tariffa per sede. I servizi basati sui dipendenti sono offerti a un costo per dipendente compreso tra $1,50 e $4,50. Il prezzo delle opzioni di abbonamento per sede varia da $14 a $199. I
servizi di monitoraggio dei candidati possono accompagnare le soluzioni di pianificazione dei dipendenti. I servizi extra potrebbero costarti $50 ogni mese. Ulteriori servizi di risorse umane possono essere inclusi nel pacchetto o possono essere acquistati separatamente.
Conclusione
Una volta stabilito un programma efficace per i dipendenti, e necessario assicurarsi che il programma sia implementato correttamente e che i dipendenti lo seguano diligentemente. Cio comporta una gestione efficace del tempo e delle attivita.
E possibile integrare le soluzioni di pianificazione dei dipendenti con il software di monitoraggio del tempo del personale per assicurarsi che i dipendenti siano adeguatamente produttivi. Le soluzioni di monitoraggio del tempo aiutano a evitare inutili straordinari e rendono la gestione delle buste paga senza attriti. I dati su ore di straordinario, assenteismo e modelli di frequenza consentono ai datori di lavoro di prendere decisioni piu forti.
Che cos'e, quindi, una gestione efficace del tempo? Implica la pianificazione e il controllo del tempo dedicato a compiti specifici. L'enfasi qui e sul lavoro intelligente invece che sul duro lavoro. Una migliore gestione del tempo consente ai dipendenti di essere piu efficienti e di raggiungere un migliore equilibrio tra lavoro e vita familiare. Uno strumento sofisticato come il software di monitoraggio del tempo Zip Clock, disponibile anche sulla piattaforma Hubworks, semplifica la gestione del tempo e consente ai team leader di gestire meglio gli orari del personale.
Di conseguenza, quando un dipendente non si presenta al lavoro, la schermata di gestione dei turni di Zip Clock mostra tutte le informazioni necessarie per trovare immediatamente un sostituto adatto. Quando un dipendente si avvicina a una violazione giornaliera degli straordinari o a una pausa, Zip Clock ti consente di proporre pause o scadenze in modo da evitare le violazioni del diritto del lavoro. Con un solo sguardo al telefono, i manager possono vedere e monitorare i tempi del personale in tempo reale. I manager vengono avvisati anche quando un dipendente perde un turno. Inoltre, il rapporto sulle prestazioni dei dipendenti fornito da Zip Clock consente ai manager di monitorare le prestazioni dei dipendenti in un periodo specificato in termini di diritto del lavoro e infrazioni di pianificazione.
I dipendenti devono gestire bene anche i compiti assegnati in modo che lo scopo di stabilire gli orari sia soddisfatto. Il software Zip Checklist, che e un'altra sofisticata soluzione tecnologica disponibile sull'app store Hubworks, consente di preparare elenchi di attivita per manager, supervisori e dipendenti. Il software garantisce che le attivita siano assegnate in modo uniforme. I manager possono anche distribuire facilmente le attivita della lista di controllo tra i dipendenti.
Un'organizzazione, che e in grado di preparare costantemente ottimi programmi per i dipendenti ogni settimana e puo integrarli con un software di monitoraggio del tempo e gestione delle attivita, garantisce che i dipendenti siano felici e che i manager siano rilassati e fiduciosi. Questo si traduce in un servizio clienti di qualita e ricavi sani, e questo e cio che conta alla fine.
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Domande frequenti
Quali sono i 4 tipi di pianificazione del lavoro?
I quattro tipi di pianificazione del lavoro sono- 1. Programmazione lineare 2. Programmazione non lineare 3. Programmazione basata su progetti 4. Pianificazione basata su attivita
Quali sono i diversi tipi di orari di lavoro?
I diversi tipi di orari di lavoro includono tempo pieno, part-time e flex-time.
Come faccio a creare un orario di lavoro per i miei dipendenti?
Esistono molti modi per creare orari di lavoro per i dipendenti. Un modo e quello di utilizzare un modello di orario di lavoro. Questo puo essere trovato online o in alcuni negozi di forniture per ufficio. Un altro modo e creare un programma di lavoro utilizzando un programma software.
Quali sono i 2 tipi di orari di lavoro?
I 2 tipi di orari di lavoro sono a tempo pieno e part-time.