Una discussione sulla comunicazione aziendale Le comunicazioni aziendali

Una corretta comunicazione e il ponte tra perplessita e comprensione. Mentre un buon comunicatore costruisce comprensione, un comunicatore povero semina confusione nel destinatario.


I dati e le competenze non hanno alcun significato reale senza una persona o un sistema intricato per costruire e condividere le conoscenze nel modo piu efficiente. Proprio come le persone hanno bisogno di buone capacita di comunicazione per navigare nella vita, le organizzazioni richiedono tecnologie e tecniche di comunicazione aziendale per garantire il successo.

Poiche ogni processo aziendale richiede un lavoro tra due o piu individui, le aziende hanno la responsabilita di assicurarsi che le best practice di comunicazione siano standardizzate. Continua a leggere per una panoramica completa della comunicazione aziendale e dei vantaggi per l'ambiente di lavoro.

Che cos'e la comunicazione aziendale?

La comunicazione aziendale e come le informazioni vengono condivise tra le parti interessate all'interno e all'esterno di un'organizzazione. Utilizzando una comunicazione corretta, dipendenti e manager possono collaborare per raggiungere gli obiettivi chiave. Lo scopo della comunicazione aziendale e quello di semplificare i processi, ottimizzare le best practice organizzative e ridurre al minimo gli errori.

Ogni singola attivita e attivita all'interno di un'organizzazione dipende dalla comunicazione in un modo o nell'altro. Poiche la maggior parte delle attivita richiede che i membri del team collaborino, un'organizzazione deve instillare e supportare buone pratiche di comunicazione.

Un ambiente aziendale in grado di supportare una comunicazione corretta e piu efficiente, consente di risparmiare denaro e ha una qualita superiore del risultato. Viceversa, un'azienda che promuove metodi di comunicazione scadenti provoca la caduta dei sistemi di base. Tende anche ad essere una diminuzione del morale dei dipendenti e un aumento dei problemi di relazione con i clienti.

L'importanza della comunicazione nelle imprese

Se le informazioni sono condivise da clienti o dipendenti, e necessario mettere in atto best practice per garantire i migliori risultati. Cio e particolarmente applicabile quando un dipendente deve condividere cattive notizie con un cliente o un manager.

Come spiacevoli circostanze vengono presentate puo determinare come viene gestita una situazione. Anche le notizie positive devono essere trasmesse correttamente o il destinatario non sapra come utilizzare le informazioni fornite a lui/lei.

Tra le ragioni piu importanti per una comunicazione efficace include-

  • La necessita di presentare scelte e nuove idee ai vari stakeholder
  • La capacita di ottimizzare la comunicazione scritta per trasmettere informazioni importanti
  • Fornisce le prove e le conferme necessarie per ottimizzare processo decisionale
  • Assiste nella generazione di contratti o accordi che meglio servono l'interesse di entrambe le parti
  • Assicura che il processo di ordinazione sia accurato, semplificato e soddisfatto tempestivamente
  • Utile nella promozione di strategie di vendita e marketing efficaci
  • Ottimizza le riunioni e garantisce Tutti comprendono le informazioni trasmesse in tali riunioni
  • Assicura che i nuovi dipendenti siano adeguatamente formati e informati sulle esigenze dei loro ruoli
Senza pratiche di comunicazione aziendale efficaci, e quasi impossibile per un'organizzazione raggiungere obiettivi chiave. Ad esempio, una societa non puo raggiungere gli obiettivi di vendita annuali se le strategie di vendita non comunicano in modo efficace i vantaggi di un prodotto/servizio al cliente.

Una campagna di marketing non attirera nuovi clienti se il messaggio e un annuncio non chiaro e conciso. In sintesi, la comunicazione e essenziale per ogni business unit interna e per ogni stakeholder esterno che e coinvolto nell'organizzazione.

I vantaggi della comunicazione aziendale

Sebbene la comunicazione aziendale costruttiva sia importante per garantire il successo di un'azienda, offre anche diversi vantaggi che possono contribuire a fornire un vantaggio competitivo. Questi includono...

1. Ottimizza il coinvolgimento dei dipendenti

Quando il team di leadership utilizza potenti tecniche di comunicazione per aiutare i dipendenti a sapere cosa devono fare e come gli esperti hanno valutato che il coinvolgimento dei dipendenti aumenta drasticamente.

Se ci sono team di comunicazione all'interno di un'organizzazione, dovrebbero costantemente lavorare con i leader per sviluppare tattiche di comunicazione efficaci per questo motivo. I dipendenti impegnati tendono a funzionare meglio e a mantenere l'occupazione per un lasso di tempo piu lungo.

2. Riduce al minimo le e-mail Gli strumenti software

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moderni possono contenere grandi quantita di dati in un'unica posizione, che consente a tutti di accedere alle informazioni di cui hanno bisogno quando lo desiderano. Questo aiuta a ridurre al minimo le comunicazioni avanti e indietro attraverso le e-mail, che possono inondare le caselle di posta e causare confusione.

Altre applicazioni software consentono ai lavoratori di comunicare attraverso un sistema di chat, che memorizza la conversazione nel caso in cui debba essere accessibile in un secondo momento. Questo semplifica la comunicazione e impedisce la duplicazione dei dati che portano a processi decisionali imprecisi e scadenti.

3. Aumenta la produttivita dei lavoratori

Poiche la maggior parte delle organizzazioni raccoglie grandi quantita di dati, spesso puo risultare difficile per i dipendenti trovare le risposte di cui hanno bisogno. Un sistema di gestione della conoscenza o un sistema di automazione dell'ufficio puo aiutare a ottimizzare la produttivita dei lavoratori garantendo a tutti l'accesso ai dati pertinenti. I lavoratori possono quindi condividere le conoscenze e concentrarsi sulla risoluzione dei problemi, il che porta ad un aumento della produttivita.

4. Migliora la comunicazione incrociata tra Business Unit

Senza un database o un sistema di dashboard centralizzato che collega i reparti, puo essere difficile per i dipendenti di diverse business unit comunicare in modo efficace.

Un set ottimizzato di strumenti software puo integrare database di diversi reparti e fornire visualizzazioni personalizzate delle stesse informazioni. Cio consente a tutti di collaborare per completare le attivita e semplificare i flussi di lavoro.

5. Migliora la comunicazione con i lavoratori remoti o fuori sede

La maggior parte dei sistemi software consente l'accesso remoto dei lavoratori da qualsiasi postazione. Il software Time clock fornisce un modo per i lavoratori di guardare dentro e fuori senza mai essere in ufficio. Poiche il lavoro remoto sta aumentando a causa di COVID-19, un'organizzazione deve utilizzare questi strumenti per garantire che tutti possano comunicare correttamente.

6. Riduce al minimo il fatturato dei lavoratori

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Poiche l'assunzione di ogni dipendente e costosa e noiosa, mantenere bassi tassi di fatturato e essenziale per risparmiare tempo, denaro e risorse.

Sebbene sia fondamentale informare i dipendenti utilizzando strumenti software di comunicazione efficaci, e anche indispensabile non avere sovraccarichi di informazioni. Le aziende devono caricare e condividere solo i dati piu pertinenti e applicabili per evitare il disimpegno, la frustrazione e un alto tasso di fatturato.

I tipi di

Business Communication Business Unit utilizzano tecnologie, strumenti e metodi diversi per ottimizzare la comunicazione internamente e tra altre unita.

Inoltre, i requisiti per la condivisione delle informazioni possono variare a seconda di chi sono il trasportatore e il destinatario.

Anche se potrebbe non essere fuori dall'ordinario camminare verso la scrivania di un collega per trasmettere un messaggio, non e cosi tipico avvicinarsi a un manager in questo modo. Per comprendere meglio la complessita della comunicazione con la gestione dei dipendenti, e essenziale conoscere i 4 tipi e il loro funzionamento.

1. Comunicazione interna verso l'alto

Si riferisce alle informazioni condivise da un subordinato a un membro del team di gestione o da un altro lavoratore con anzianita superiore.

I leader devono garantire che le informazioni fluiscano facilmente verso l'alto, in modo da avere una comprensione completa delle operazioni. I metodi di comunicazione possono includere moduli, report o feedback forniti dal subordinato al gestore.

2. Comunicazione interna verso il basso

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Si tratta di informazioni che passano da un manager o da un leader aziendale a un subordinato. In genere, la comunicazione interna verso il basso coinvolge e-mail, telefonate e/o comandi verbali.

E fondamentale che i leader aziendali siano accurati quando trasmettono informazioni a un subordinato. Cio impedira confusione ed errori prima che si verifichino, garantendo nel contempo le migliori pratiche per aiutare tutti a completare le attivita.

3. Comunicazione Laterale Interna

Questo tipo di comunicazione avviene tra dipendenti regolari nell'organizzazione. I meccanismi di condivisione delle informazioni includono e-mail, ingressi/caricamenti di database, telefonate, sistemi di messaggistica software o discussioni di persona.

Poiche questo tipo di comunicazione avviene piu frequentemente, e necessario utilizzare tecnologie e strumenti efficaci per condividere le informazioni. Buone tecniche e strumenti di comunicazione laterale interna determinano una maggiore produttivita dei dipendenti, una maggiore fiducia in se stessi tra i lavoratorie un tasso di fatturato inferiore.

4. Comunicazione

esterna La comunicazione esterna e qualsiasi tipo di corrispondenza tra un lavoratore/responsabile interno e un cliente o fornitore esterno. Anche se questo tipo di comunicazione avviene meno frequentemente di tutte le altre, e comunque molto importante.

I clienti non sempre dispongono di tutte le informazioni privilegiate necessarie per comprendere appieno un problema o una situazione. I rappresentanti delle vendite e del servizio clienti dovrebbero essere adeguatamente addestrati per comunicare con i clienti senza sovraccaricarli con informazioni non necessarie. Tecniche di comunicazione esterne scarse possono causare una perdita di clienti e ricavi.

Esempi di comunicazione efficace per le imprese

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con prestazioni scadenti dovrebbero prima cercare i loro metodi di comunicazione per individuare inefficienze e colli di bottiglia prima di correre a creare un nuovo prodotto/servizio.

Allo stesso tempo, aziende consolidate ed efficaci possono trarre vantaggio anche dall'ottimizzazione e dall'aggiornamento delle tecnologie di comunicazione.

Sebbene queste organizzazioni possano avere successo, l'implementazione dei sistemi appropriati per semplificare la collaborazione puo portare a ulteriori opportunita di crescita. In che modo le aziende di successo hanno ottimizzato i sistemi di collaborazione? Ecco i primi esempi - La
comunicazione

1. Utilizzato una guida utente intuitiva

Questo e spesso indicato come documento di comunicazione tecnica che viene utilizzato per insegnare a un utente come utilizzare un sistema.

Assicurarsi di includere solo le informazioni pertinenti e applicabili, fornendo istruzioni chiare per coloro che dispongono delle capacita tecniche minime. Avere un manuale facile da usare consente ai dipendenti di fare riferimento e trovare le informazioni di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno.

2. Ha agito in base

al feedback dei clienti L'organizzazione deve impiegare un lavoratore specifico per aggregare e leggere qualsiasi feedback per individuare le aree problematiche.

Se sono stati presentati diversi reclami simili, l'azienda deve trovare modi per risolvere il problema. Inoltre, comunicare questi risultati ai clienti e ringraziarli per il loro contributo puo migliorare notevolmente le relazioni con i clienti e ottimizzare il marchio.

3. Utilizzato un'agenda per le riunioni

La maggior parte dei dipendenti non riesce a ricordare tutto cio che ascoltano in una riunione. L'utilizzo di un ordine del giorno con brevi riassunti per ogni punto puo contribuire a trasmettere lo scopo e gli elementi principali dell'incontro. Un'agenda puo anche preparare i dipendenti a portare tutti i materiali e le conoscenze pertinenti prima di ascoltare i dirigenti.

4. Sapeva come scusarsi

Ogni azienda ha commesso un errore in un punto o nell'altro, ma ammetterlo e piu difficile. Coprire un problema, mentire o manipolare le informazioni puo distruggere la fiducia dei clienti e rovinare la reputazione.

Se un manager si aspetta che un subordinato scriva una nota di scuse per un grosso errore, il cliente sara probabilmente piu turbato. Le lettere di scuse aziendali possono essere uno strumento utile per trasmettere un problema, un errore o un'area di preoccupazione. Aiuta a ricostruire la fiducia e garantire che i clienti sappiano che il proprietario prende seriamente la situazione.

5. Autenticita mantenuta

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Anche se e importante essere professionali quando corrisponde a clienti e dipendenti, e anche utile essere autentici. Usare l'umorismo leggero o un'analogia creativa puo aiutare a trasmettere un punto e diffondere una situazione tesa.

Molte aziende faticano a marchiarsi come relatable ai consumatori. L'utilizzo di tattiche per le piccole imprese riducendo al minimo la comunicazione troppo professionale puo creare fiducia e rafforzare le relazioni esistenti.

Come migliorare la comunicazione aziendale

Se i dipendenti non comunicano correttamente con i clienti o l'altro, un'organizzazione ne soffrira. Sia i manager che i lavoratori devono promuovere e utilizzare tecnologie/tecniche di comunicazione adeguate per semplificare i flussi di lavoro, garantire la produttivita e ottimizzare le relazioni con i clienti. Ecco i migliori suggerimenti per migliorare la comunicazione aziendale sul posto di lavoro-

1. Utilizzare un sistema di posta elettronica di qualita

Un sistema di posta elettronica di qualita puo garantire che i messaggi giusti vengano inviati alle persone giuste riducendo al minimo le informazioni irrilevanti.

L' organizzazione deve utilizzare un filtro per la posta indesiderata in modo che i lavoratori non vengano sopraffatti dalla posta indesiderata. Cio garantira anche che vengano ricevuti messaggi importanti dalla direzione.

E inoltre essenziale formare i dipendenti a utilizzare i migliori argomenti possibili per avvisare il destinatario dell'importanza del messaggio.

2. Incoraggiare l'interazione faccia a faccia

Comunicare faccia a faccia consente ai dipendenti di interconnettersi in modo piu efficiente, poiche spesso la corrispondenza tramite e-mail o telefono puo essere fraintesa.

Spesso, scrivere una e-mail e seguire di persona per questioni importanti puo essere il metodo migliore per trasmettere un punto. Tuttavia, non utilizzare interazioni faccia a faccia per trasmettere informazioni lunghe o complicate, poiche i dettagli possono essere facilmente dimenticati nel processo.

3. Utilizzare Instant Messenger

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Email catene puo includere informazioni duplicate, indietro e forth, o informazioni obsolete. L'utilizzo di un sistema di messaggistica istantanea consente ai lavoratori di interagire immediatamente senza attendere una risposta.

Di solito gli utenti possono caricare documenti o immagini per condividere i dati di comunicazione. Le organizzazioni possono anche creare un sistema di messaggistica del servizio clienti che consente ai clienti di interagire con un rappresentante online e ricevere risposte di base alle domande.

4. Pianificazione delle riunioni La

pianificazione regolare di riunioni puo aiutare a mantenere i membri del team informati su nuovi criteri, procedure o processi che li aiutano a svolgere meglio i loro lavori. Inoltre, crea uno spazio sicuro per i membri per porre domande importanti o dare feedback che possono aiutare l'organizzazione ad eliminare le aree problematiche.

5. Avere una politica a porte aperte

Quando i lavoratori si sentono come se la gestione sia inaccessibile, il morale e la produttivita diminuiscono. La gestione dovrebbe essere amichevole, professionale e disponibile per rispondere alle preoccupazioni e rispondere alle domande.

Anche se e importante stabilire standard di comunicazione e implementare i confini tra dirigenti e lavoratori, e anche indispensabile mantenere una politica aperta che incoraggi il dialogo aperto.

Key Takeaways

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In conclusione, ecco i punti chiave da ricordare sulla comunicazione d'impresa - La

  • comunicazione aziendale e come le informazioni vengono condivise tra le parti interessate all'interno e all'esterno di un'organizzazione.
  • La comunicazione aziendale ottimizza il coinvolgimento dei dipendenti, riduce al minimo le e-mail, aumenta la produttivita dei lavoratori, migliora la comunicazione incrociata tra le business unit, migliora la comunicazione con i lavoratori esterni e riduce al minimo il fatturato dei lavoratori.
  • I quattro tipi di comunicazione aziendale includono la comunicazione verbale verso l'alto verso l'interno, la comunicazione verso il basso verso l'interno, la comunicazione laterale interna e la comunicazione esterna.
  • Esempi di comunicazione efficace tra i dipendenti includono una guida utente intuitiva, che agisce sul feedback dei clienti, un'agenda per riunioni di persona, scusarsi e essere una persona autentica
  • Le
  • migliori pratiche per migliorare la comunicazione aziendale includono l'utilizzo di un sistema di posta elettronica ottimizzato, incoraggiando il volto a , utilizzando un sistema di messaggistica istantanea, pianificando riunioni regolari e avendo una politica open door.

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