11 Strumenti Un buon software di comunicazione aziendale non puo vivere senza una comunicazione aziendale

Prendere appunti, riunioni di persona e telefonate erano i migliori strumenti di comunicazione sul posto di lavoro disponibili prima dell'era digitale. I segretari hanno imparato stenografia o usato registratori per ricordare le informazioni, i membri del team di vendita hanno volato in diverse aree del paese per parlare con i clienti, e tutte le comunicazioni scritte sono state eseguite con una macchina da scrivere. Sebbene le aziende sopravvissero e prosperassero, a volte era difficile e dispendioso in termini di tempo per completare le attivita.

Al giorno d'oggi sono disponibili soluzioni software ottimizzate e applicazioni di comunicazione che rendono molto piu facile la collaborazione in una piccola azienda.

I clienti possono ricevere avvisi su un ordine aggiornato, i lavoratori possono condividere documenti senza parlare di persona, e possibile effettuare chiamate audio-video e i dirigenti delle unita aziendali possono archiviare e condividere documenti aziendali con i membri del team. Questi strumenti di comunicazione interna hanno semplificato i processi aziendali, ottimizzato gli sforzi di collaborazionee ridotto al minimo i colli di bottiglia che eliminano la produttivita.

11 Elementi cruciali del software di comunicazione aziendale

efficace comunicazione aziendale e la colla che tiene insieme un'organizzazione. Un'azienda che valorizza e standardizza le potenti capacita di comunicazione puo costruire una forza lavoro competente e produttiva, migliorare le relazioni con i clienti e impiegare manager efficaci.

Nell' era digitale, la comunicazione non e solo composta da riunioni di persona e lunghe telefonate. Per aumentare l'efficienza e la produttivita dei dipendenti, le organizzazioni hanno implementato sistemi software di comunicazione ottimizzati.

Queste soluzioni ottimizzano le comunicazioni interne ed esterne, semplificano i processi aziendali, accelerano i tempi di risposta e aumentano i ricavi. Ecco i migliori 11 strumenti di comunicazione aziendale impiegati da organizzazioni di successi-

1. Social Intranet Software

Molte organizzazioni hanno lottato con colli di bottiglia di comunicazione simili, tra cui documenti in eccesso, documenti mancanti o difficolta ad aggiornare i dipendenti su nuove politiche/procedure.

Un portale centralizzato che consente ai dipendenti di accedere alle informazioni pertinenti e un'ottima soluzione a questi problemi. Il software social intranet riduce al minimo le caselle di posta elettronica allagate e ottimizza la comunicazione dei dipendenti caricando tutti i documenti in un unico ambiente di lavoro digitale facilmente accessibile.

2. Gli strumenti di Messaging Systems

Collaboration consentono ai membri del team di lavorare in modo piu efficiente per completare un processo aziendale. Consente agli utenti di condividere idee, inviare messaggi avanti e indietro e caricare documenti importanti che possono essere facilmente recuperati.

Se i dipendenti hanno difficolta a trovare catene di posta elettronica specifiche o si lamentano di non ricevere un messaggio importante, le organizzazioni dovrebbero prendere in considerazione l'implementazione di un sistema di messaggistica ottimizzato. Cio risulta particolarmente utile quando i lavoratori sono remoti, fuori sede o in un'altra sede.

3. Gestione delle

attivita software di gestione delle attivita ottimizza la comunicazione del team consentendo ai dipendenti e ai team leader di monitorare e gestire lo stato di avanzamento delle attivita. Poiche i dettagli di un progetto possono essere confusi o dispendiosi in termini di tempo, uno strumento di gestione delle attivita dovrebbe essere utilizzato per informare tutti di cio che dovrebbero fare.Il

software di gestione dei progetti aiuta i dipendenti a raggiungere gli indicatori KPI impostando le date di scadenza, utilizzando liste di controllo e inviando avvisi in caso di mancanza di un elemento. La gestione puo anche tenere traccia della produttivita dei dipendenti per assicurarsi che tutti siano ritenuti responsabili.

4.

Le organizzazioni software di monitoraggio dei problemi che lottano con i tassi di fidelizzazione dei clienti o le query mancanti dei clienti possono trarre vantaggio dall'utilizzo di software di monitoraggio dei problemi Questo strumento tiene traccia e gestisce le query dei clienti per garantire che le risposte siano tempestive e corrette.

Una volta inserita una query, un ticket viene emesso al cliente, assegnato a un determinato dipendente ed eliminato dalla vista al completamento. Gli utenti possono anche aprire il ticket e visualizzare eventuali ingressi in un secondo momento, se necessario. La gestione puo tenere traccia dello stato di avanzamento di queste query per garantire la produttivita dei lavoratori e l'ottimizzazione del servizio clienti.

5. Blog e video

Poiche l'occhio umano e addestrato a rispondere molto piu velocemente alle immagini rispetto al solo testo, le organizzazioni hanno beneficiato dell'utilizzo di blog e video interni per trasmettere un messaggio.

Bassa morale della forza lavoro, un alto tasso di fatturato e una noia frequente possono richiedere la gestione per utilizzare video/blog per insegnare materiali di formazione o altre informazioni preziose. Cio puo aumentare il coinvolgimento dei lavoratori e il morale, il che si traduce in un ambiente piu produttivo.

6. Funzionalita analitica

Una funzionalita di analisi e sentiment viene utilizzata per valutare il comportamento degli utenti e ottimizzare la comunicazione interna. Se la gestione non e certa della produttivita dei dipendenti o il personale ha difficolta a tracciare i dati, uno strumento di analisi puo aiutarti a risolvenirli.


I dati vengono raccolti da varie fonti e caricati in una posizione centralizzata facilmente accessibile. Gli utenti possono generare report che analizzano vari set di dati e individuare le inefficienze di comunicazione.

7. Forum di discussione

Per costruire e aumentare le conoscenze sul posto di lavoro, e necessario che i dipendenti possano condividere informazioni e competenze. Un forum di discussione puo aiutare a risolvere domande senza risposta dei dipendenti e query di gestione.

Un forum consente una conversazione aperta su una varieta di argomenti rilevanti per le operazioni quotidiane o le procedure HR. Archivia inoltre informazioni importanti e buone idee; quali gestori possono utilizzare per standardizzare le migliori pratiche.

8. Spaces

Organizzazioni possono designare singoli spazi per monitorare e distribuire un insieme di contenuti. I membri dello spazio possono condividere dati, creare nuovi centri di discussione e inviare notifiche ai membri della comunita.

Si tratta di una piattaforma di comunicazione particolarmente utile per le singole unita aziendali che potrebbero non voler condividere informazioni esterne con un'altra unita. Ad esempio, un reparto Risorse umane puo utilizzare uno spazio per notificare ai membri del team i compleanni, gli anniversari di lavoro o una modifica dei benefici per i dipendenti.

9. Notifiche

Uno dei colli di bottiglia piu grandi nella comunicazione e che i dipendenti non ricevono aggiornamenti o avvisi relativi a una modifica dei dati. Cio puo ridurre la produttivita, confondere, danneggiare il morale dei dipendenti e causare problemi di gestione.

Se il personale non legge o risponde alle e-mail critiche o se il team di leadership e incerto se un messaggio e stato ricevuto dai subordinati, un sistema di notifica potrebbe essere la risposta. Un altro vantaggio consiste nel fatto che i lavoratori non dovranno preoccuparsi di perdere informazioni esterne importanti, come un'e-mail dei clienti o potenziali lead di vendita.

10. Profili di lavoro

I dipendenti dovrebbero costruire relazioni di lavoro con i loro colleghi per ottimizzare la comunicazione aziendale sul posto di lavoro. Se i membri del team non sono a conoscenza dei vari dipendenti in ogni business unit e dei relativi ruoli, l'utilizzo di un profilo dipendente puo fornire il contesto necessario.

Un profilo riassume il ruolo di ciascun lavoratore, visualizza una foto, indica a chi si riferisce e mostra se tale persona e disponibile per parlare. Questo puo aiutare i dipendenti a sapere chi lavora dove, cosa fanno tutti e a chi contattare per una particolare preoccupazione.

11. Flussi di lavoro

Uno strumento di flusso di lavoro organizza e gestisce le persone e le attivita coinvolte in un processo aziendale, dall'inizio alla fine. Fornisce un modo sistemizzato per gestire un progetto e garantire che ogni persona ad esso assegnata completa la sua parte.

I supervisori vengono avvisati quando un progetto e terminato, il che aiuta a ritenere responsabili tutti i soggetti coinvolti. I dipendenti vengono inoltre avvisati quando e il momento di completare la loro parte, che mantiene tutti organizzati. Questo strumento e utile quando i progetti completati sono spesso mancanti elementi o se i flussi di lavoro impiegano troppo tempo per il completamento.

Key Takeaways

In conclusione, ecco i migliori strumenti software di comunicazione utilizzati per ottimizzare la comunicazione aziendale- Il

• software Intranet sociale mette tutti i dati in una posizione sicura in modo che tutti possano accedervi. Un sistema di messaggistica ottimizza la collaborazione consentendo ai lavoratori di condividere informazioni e parlare avanti e indietro senza utilizzare la posta elettronica. Gli strumenti di gestione delle attivita tengono traccia e gestiscono un'attivita dall'inizio alla fine.
• Il software di monitoraggio dei problemi gestisce le richieste dei clienti per garantire che le risposte siano tempestive e corrette. Blog e video possono aiutare a trasmettere informazioni ai lavoratori in modo comprensibile. Le funzionalita di analisi utilizzano report e gestione dei dati per valutare insiemi specifici di informazioni.
• I forum di discussione sono un tipo di software di comunicazione del team che consente a tutti di ricevere risposte a domande o condividere competenze, ottimizzando la gestione della conoscenza. Gli strumenti di comunicazione aziendale come Spaces sono utili per le singole unita aziendali che desiderano condividere informazioni all'interno del proprio reparto. Le notifiche inviano avvisi a dipendenti e manager quando c'e un cambiamento, e-mail o un nuovo input nel sistema.
• I profili dei lavoratori visualizzano informazioni su ciascun dipendente di un'organizzazione in modo che tutti possano creare relazioni e contattare gli altri al momento giusto. Il software di gestione dei flussi di lavoro organizza e sistemizza un intero flusso di lavoro dall'inizio alla fine, che aiuta a semplificare i processi aziendali e a rendere tutti responsabili.