I problemi associati all'immissione manuale dei dati e alla modalita di risoluzione dei problemi di inserimento

problems associated with manual data entry and how to solve

Problemi comuni per l'immissione

manuale dei dati L'immissione manuale dei dati e sia un processo che richiede tempo e soggetto a errori umani che si traduce in molte aziende incorrere in eccessivi costi di manodopera e perdita di produttivita. Le sfide piu comuni per l'inserimento manuale dei dati includono-

1. Controllo qualita- gli errori di inserimento possono derivare da una vasta gamma di problemi, che vanno dalla scrittura illeggibile a tecniche di formazione improprie dei dipendenti. Gli errori di inserimento dei dati possono comportare enormi conseguenze finanziarie per la tua azienda.

Anche il punto in cui viene rilevato un errore nel processo dei dati puo fare una differenza finanziaria significativa. Studi di casi hanno scoperto che, mentre costa alle aziende un costo stimato di $1 per verificare l'accuratezza dei dati man mano che vengono inseriti, costa alle aziende un costo stimato di $10 per correggere i dati quando sono in forma batch.

I costi di controllo qualita possono salire a $100 o piu per ogni record se gli errori di immissione non vengono risolti. Investire in soluzioni per il controllo della qualita vale il risparmio di tempo e costi dovuti alla correzione degli errori di immissione.

Sia che la tua azienda decida di esternalizzare l'elaborazione dei dati o includa controlli interni durante tutto il processo, i dati inseriti devono essere costantemente accurati e di alta qualita.

2. Gestione del tempo- l'inserimento dei dati e un processo aziendale laborioso e umile che molti dipendenti non amano fortemente. L'immissione manuale dei dati richiede tempo prezioso per i dipendenti, altrimenti potrebbe essere speso per attivita piu urgenti o coinvolgenti.

La gestione del tempo e ancora piu complicata quando ci sono picchi nel volume di immissione dati. L'apertura di una nuova sede o l'annuncio di una vendita potrebbe causare l'intensificazione del carico di lavoro, con conseguente aumento dei livelli di stress dei dipendenti e aumento del potenziale di errore umano.

3. Turnaround- l'immissione manuale dei dati cade generalmente tra 10.000-15.000 pressioni di tasti all'ora. Se il tempo di consegna e inferiore a questo benchmark dopo aver contabilizzato le variazioni come il testo insolitamente denso, potrebbero esserci problemi con il processo di inserimento.

4. Formattazione- la formattazionenon organizzata e non standardizzata puo creare un disastro dei dati per la tua azienda. Anche un leggero errore nel processo di immissione puo eliminare la formattazione di un documento.

5. Esperienza deidipendenti- a meno che i dipendenti non siano professionisti dedicati all'immissione dei dati assunti appositamente per il ruolo, probabilmente non potranno godere di un'ampia immissione di dati. Quando i tassi di soddisfazione e coinvolgimento dei dipendenti diminuiscono, i membri dello staff sono piu inclini all'errore umano.

Quando l'esperienza dei dipendenti e costantemente influenzata negativamente, i tassi di fatturato dei dipendenti aumentano. Il costo finanziario dell'inserimento e della formazione di un nuovo dipendente e elevato e le conseguenze per l'ambiente di lavoro e la cultura aziendale sono incommensurabili.

Suggerimenti per migliorare l'immissione manuale dei dati

Una volta che i professionisti aziendali comprendono adeguatamente le sfide relative all'immissione dei dati, e possibile implementare e gestire le soluzioni. Suggerimenti per migliorare il processo di inserimento manuale dei dati includono-

1. Inserimento dati in outsourcing- molte aziende scelgono di esternalizzare i propri dati a una societa di terze parti. L'analisi dei costi di manodopera puo aiutare l'azienda a determinare se la decisione di investire in servizi di inserimento dati e adatta alle specifiche esigenze aziendali.

Le aziende che si concentrano principalmente sull'inserimento dei dati forniscono competenze e controlli di qualita che potrebbero non essere realistici aspettarsi dai membri del personale. E stato riscontrato che l'outsourcing aumenta la qualita del lavoro riducendo al contempo i costi operativi del 30 -60%.

Se non si sceglie di esternalizzare l'immissione dei dati della propria azienda, assicurarsi di assumere un numero sufficiente di membri del personale qualificato per il processo di inserimento manuale dei dati. Assumere candidati in base alle proprie competenze correlate all'inserimento dei dati e all'esperienza precedente puo contribuire a ridurre la quantita di formazione e sviluppo richiesti.

2. Investire in soluzioni software- il software per la gestione dei documenti e la gestione dei dati offre un'ampia gamma di strumenti e processi automatizzati che riducono i tempi di consegna e gli errori di immissione. I sistemi possono identificare e modificare rapidamente le fonti di imprecisioni dei dati per evitare spese inutilmente accumulate.

Il software di acquisizione dati, che include il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e il riconoscimento intelligente dei caratteri (ICR), consente di ridurre i carichi di lavoro per l'immissione dei dati fino al 50%. Gli strumenti, tra cui il data mining, estendono ulteriormente i vantaggi offerti dal software di gestione dei dati.

Anche se la vostra azienda investe in soluzioni software, vi e ancora la possibilita di errori di ingresso. Per evitare errori, aggiorna regolarmente i sistemi software o acquista software che ha integrato aggiornamenti in tempo reale.

Conclusione Immissione

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manuale dei dati e un processo aziendale dispendioso in termini di tempo e soggetto a errori. I

  • problemi di controllo della qualita derivano da varie fonti, che vanno dalla scrittura confusa alla formazione inadeguata dei dipendenti. L'esternalizzazione dell'elaborazione dei dati o l'implementazione di controlli interni possono ridurre notevolmente i problemi legati al controllo della qualita. L'esternalizzazione dei servizi di data entry puo ridurre i costi operativi del 30 -60%, aumentando al contempo la qualita del lavoro.
  • La gestione del tempo e migliorata con una corretta immissione dei dati, soprattutto quando ci sono picchi improvvisi nei dati.
  • L' esperienza complessiva dei dipendenti e migliorata quando le attivita umili, come l'inserimento dei dati, vengono esternalizzate o automatizzate. L'esperienza negativa dei dipendenti puo influire negativamente sui dati finanziari, sulla cultura aziendale e sull'ambiente di lavoro della tua azienda.
  • Il
  • software per la gestione dei documenti e la gestione dei dati riduce sia i tempi di inversione dei carichi di lavoro che gli errori Il software di acquisizione dati come OCR e ICR puo ridurre i carichi di lavoro fino al 50%. Assicurati di aggiornare regolarmente i sistemi o di acquistare software con aggiornamenti integrati in tempo reale.