Tutto quello che c'e da sapere sugli orologi del tempo dei

everything you need to know about employee time clocks

Una delle responsabilita piu importanti che una piccola impresa ha e quello di pagare i propri dipendenti in modo accurato e puntuale.

In passato, l'esecuzione del ciclo paghe era un processo meticoloso che richiedeva al personale HR di tenere traccia delle schede attivita dei dipendenti, calcolare le ore di straordinario o convertire i minuti in ore.

Sono stati impiegati tempo prezioso e risorse per assicurarsi che le leggi venissero rispettate e che i lavoratori venissero pagati correttamente.
Sebbene alcuni continuino ad impiegare metodi tradizionali per tenere traccia delle ore e condurre il libro paga, altri hanno adottato un approccio piu moderno.

I sistemi di presenze consentono ai lavoratori di inserire e gestire le proprie ore, eliminando il carico del datore di lavoro.

Snellendo il processo di partecipazione, le aziende hanno risparmiato denaro, aumentato la produttivita e migliorato il rispetto delle leggi sul lavoro.
Ecco tutto quello che c'e da sapere sugli orologi orari dei dipendenti e su come le organizzazioni possono utilizzarli a proprio vantaggio.

Che cos'e un orologio a tempo dipendente?

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Un sistema di clock dipendente e un dispositivo che registra gli orari di inizio e di fine per i dipendenti orari sul posto di lavoro. A seconda del tipo di software di tracciamento dell'ora, i lavoratori possono accedere a un'app per l'orologio dell'ora o a una console in cantiere.

I dati di punch-in vengono integrati automaticamente con un sistema software per le retribuzioni utilizzato dal personale delle risorse umane per pagare i dipendenti per le ore lavorate. Lo scopo del software di clock del tempo e quello di monitorare elettronicamente e documentare le presenze per mantenere l'accuratezza del libro paga.

Ci sono cinque diversi tipi di orologi temporali, tra cui-

1. Punch Card Orologi
I dipendenti inseriscono una carta in una macchina all'arrivo e all'uscita del lavoro. La macchina timbra la data e l'ora sulla scheda per indicare l'ora di inizio e di fine.
Grazie alla loro semplicita, questi orologi sono piu frequentemente implementati da piccole imprese che non impiegano lavoratori remoti.

2. Orologio digitale
Con un orologio digitale, invece di iniettare una scheda perforata, i lavoratori strisciano una carta con una striscia magnetica attraverso una macchina. La macchina traccia automaticamente la data e l'ora di punch-in per un uso successivo da parte del personale del libro paga.

Un touchpad elettronico e un altro tipo di orologio digitale che non richiede ai dipendenti di tenere premuto una scheda. Invece, i lavoratori inseriscono un codice personale in una macchina che salva automaticamente i dati di punch-in.

3. Il software Time Station Software
Time Station consente ai lavoratori di guardare e uscire attraverso un computer. I dipendenti utilizzano un computer specifico per tutti i punch-in. In

alternativa, le aziende possono integrare il software con un personal computer per consentire ai dipendenti di inserire l'orario nelle loro singole postazioni di lavoro.

Un vantaggio per il software della stazione temporale e che i dati temporali possono essere integrati con un sistema software del libro paga, rendendo piu facile condurre il libro paga in un secondo momento.

4. Orologi per impronte digitali Gli orologi
biometrici identificano una persona attraverso singoli tratti umani come un'impronta digitale.

I dipendenti mettono il dito su uno scanner che identifichi la persona facendo corrispondere la punta del dito a un'immagine pre-memorizzata in un database. Se c'e una corrispondenza accurata, la macchina dell'orologio del tempo fa un suono di ringraziamento distinguibile.Gli

orologi biometrici di impronte digitali impediscono pugni o frodi del compagno perche un'impronta digitale e impossibile da duplicare.

Un altro vantaggio e che i dipendenti non devono piu preoccuparsi di ricordare un codice o di dimenticare accidentalmente la loro carta perforata a casa. E difficile dimenticare una parte del corpo!

5. Mano Punch Clocks
Un orologio pugno mano e un'altra forma di un sistema di autenticazione biometrica. Invece di un'impronta digitale, questi tipi di orologi usano il palmo di una mano per autenticare l'identita del lavoratore.

Uno scanner abbina una parte del palmo a un'immagine di database pre-memorizzata per verificare il lavoratore. Come gli orologi per impronte digitali, questi tipi di dispositivi sono anche utili per prevenire pugni e frodi.

Perche gli orologi temporali sono importanti?

I lavoratori che utilizzano un dispositivo di cronometraggio hanno una rappresentazione accurata di quando la loro giornata inizia e finisce.

I datori di lavoro sapranno esattamente quando un membro del team e dovuto per il pranzo o una pausa, e quando lui/lei dovrebbe tornare. Cio garantisce che ai membri del team non venga chiesto di lavorare piu di quanto dovrebbero.

Un efficace sistema software di tempo assicura anche che tutti stanno lavorando quando dovrebbero essere. I manager possono utilizzare i dati di punch-in come prova per affrontare coloro che sono costantemente in ritardo o che prendono pranzi eccessivamente lunghi. Cio contribuira a massimizzare la produttivita e i livelli di efficienza nel tempo.

I dati di Clock-in vengono integrati automaticamente con un sistema software che rende molto piu semplice per gli impiegati HR condurre il libro paga. L'integrazione delle retribuzioni rende piu facile rispettare le leggi sul lavoro perche ci sono dati che dimostrano che i dipendenti lavorano il numero corretto di ore e vengono pagati di conseguenza.

Come sono vantaggiosi gli orologi del tempo?

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Gli orologi a tempo offrono diversi vantaggi alle aziende, tra cui-

1. Risparmia tempo e denaro

  • Raccoglie automaticamente i dati ed esegue calcoli - Poiche i dati di punch-in vengono raccolti e calcolati automaticamente, il personale HR spende meno tempo per verificare le ore e ordinare le schede attivita.
  • Fornisce meno spazio per gli errori umani - La conversione manuale di minuti in ore e la stima degli straordinari e un processo meticoloso che e facile da calcolare male.
I calcoli imprecisi costano alle aziende fino al 7% dei costi complessivi delle retribuzioni. Cio si traduce anche in un ulteriore lavoro per modificare l'errore in uno stipendio successivo.

Il software di clock del tempo elimina le opportunita di errore umano e consente di risparmiare denaro eseguendo automaticamente tutti i calcoli necessari.

Riduce al minimo le frodi
I dipendenti non possono piu chiedere a un amico di guardare per loro quando utilizzano un dispositivo orologio a tempo. Alcuni software di cronometraggio si integrano con il GPS per assicurarsi che i lavoratori siano dove devono essere quando si punzonano.

Cio consentira anche di risparmiare denaro assicurando che le aziende stanno pagando esattamente cio che devono alla persona corretta.

Rende piu facile tenere traccia dei costi della manodopera
Le aziende possono vedere quali dipendenti lavorano il maggior numero di ore e quali aree di manodopera sono le piu costose.

Il software di clock del tempo mostra anche chi sta utilizzando piu straordinari per completare il lavoro e come questi costi si accumulano e si confrontano con gli standard del settore.

Le aziende possono prendere decisioni piu informate su se assumere piu lavoratori o affrontare un dipendente che e meno produttivo di quanto lui/lei dovrebbe essere.

2. Aumenta la produttivita e il tempo di coinvolgimento dei dipendenti

migliorano anche i livelli di produttivita e di efficienza, massimizzando al contempo il morale dei dipendenti Ci sono diversi motivi per questo, ad esempio-

  • i datori di lavoro hanno accesso immediato ai dati del ciclo paghe - I dispositivi di cronometraggio consentono alle aziende di accedere istantaneamente a dati e report che dimostrano ritardi ripetuti o assenze eccessive.

    Rimanendo informati, e piu facile affrontare i problemi di presenza e aumentare la produttivita.
I manager possono prevenire l'assenteismo
  • Assenteismo provoca interruzioni costanti nel flusso delle operazioni quotidiane. Gli orologi a tempo rendono piu facile per i datori di lavoro monitorare i lavoratori che tendono a chiamare regolarmente. I datori di lavoro possono lavorare con questi individui per prevenire e ridurre al minimo le assenze future.
Gli

orologi temporali aiutano a migliorare la cultura aziendale
  • Quando c'e un flusso di dipendenti che annullano il lavoro, si presuppone che la gestione sia lassista. Il personale prendera il loro lavoro meno seriamente e non si preoccupera di chiamare in malattia.

    Gli orologi a tempo rendono piu facile affrontare i problemi di presenza e diminuire l'assenteismo, contribuendo a migliorare il morale. Cio ridurra i problemi di presenza e migliorera i livelli di produttivita.

Quali sono le regole dell'orologio del tempo dei dipendenti?

Il Fair Labor Standards Act (FLSA) autorizza una serie di regole per le ore dei dipendenti, gli straordinari e le retribuzioni. Ecco i regolamenti e le regole importanti da seguire-

1. Tempo di tracciamento
L'FLSA consente ai datori di lavoro di tenere traccia del tempo in qualsiasi modo desiderano, purche i record siano accurati. Le opzioni includono-

  • Clocking biometrico - Qualsiasi metodo che utilizza uno scanner biometrico per tenere traccia dei dati di punch-in di ogni operatore
  • di
  • prossimita Clocking - Un sistema che utilizza vari metodi come schede perforate o badge ID per gestire il tempo dei dipendenti
  • PC Clocking - I dipendenti possono utilizzare il software per registrare il loro tempo su un personal computer
  • SMS Clocking - Questo fornisce un modo per guardare attraverso la messaggistica di testo
2. Arrotondamento
Il FLSA consente ai datori di lavoro di arrotondare il numero di minuti dei dipendenti anziche registrare il numero esatto di minuti lavorati.

Le aziende possono misurare il tempo con incrementi di 10 minuti e quindi arrotondare verso l'alto o verso il basso a seconda di quanto il numero e vicino all'incremento registrato.

Ad esempio, se una persona lavorava 7 ore e 58 minuti, il 58 arrotonderebbe a 60. Cio significa che il dipendente ha lavorato per un totale di 8 ore.

3. Il regolamento di 7 minuti
La maggior parte delle aziende tiene traccia del tempo in intervalli da 10 a 15 minuti. Per incrementi di 15 minuti, 7 minuti e il limite per arrotondare verso il basso. Per 8 o piu minuti, il datore di lavoro sarebbe arrotondato.

Ad esempio, se si lavora 4 ore e 6 minuti, il datore di lavoro puo arrotondare fino a 4 ore lavorate. Se si lavora 4 ore e 12 minuti, il datore di lavoro puo arrotondare fino a 4 ore e 15 minuti lavorati.

Perche le regole dell'orologio del tempo dei dipendenti sono importanti?

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L' implementazione di regole di cronometraggio efficaci e essenziale per il rispetto delle leggi e dei regolamenti statali e federali. L'utilizzo di un orologio a tempo ridurra al minimo la possibilita di infrangere una di queste regole.

I dipendenti non esenti sono coloro che lavorano secondo un programma orario. Le aziende sono tenute a tenere traccia delle loro ore e delle pause e a compensarle per eventuali ore straordinari lavorate.

Poiche i dipendenti non esenti lavorano diverse ore, l'utilizzo di un dispositivo di misurazione dell'ora aiuta a gestire il loro tempo in modo accurato.

Verificare se lo stato ha emanato leggi di pianificazione predittiva che impongono alle aziende di notificare in anticipo eventuali modifiche nelle pianificazioni ai dipendenti non esenti.

E inoltre essenziale garantire che sia presente un buon sistema di cronometraggio, poiche le modifiche alla pianificazione possono rendere piu difficile tenere traccia manualmente del tempo.

I dipendenti oraria non esenti hanno diritto a pagare in determinati stati se sono a guardia. Essere su chiamata significa che un dipendente e disponibile per il lavoro e sta aspettando che il datore di lavoro lo contatti per entrare.

In alcuni stati, questi lavoratori a chiamata sono compensati anche se non sono chiamati in lavoro. Puo essere difficile per il personale HR monitorare il tempo dei dipendenti di chiamata che non sono effettivamente in cantiere.

L' implementazione di un sistema di clock a tempo aiuta a rispettare qualsiasi normativa statale perche i lavoratori di chiamata possono semplicemente gestire il proprio tempo attraverso il proprio telefono cellulare o personal computer.

Le norme FLSA impongono che i lavoratori non esenti abbiano diritto a retribuzioni straordinarie equivalenti o superiori a 1 e a volte la loro retribuzione normale se lavorano piu di 40 ore settimanali.

Le aziende sono responsabili di garantire che i dipendenti non esenti che lavorano gli straordinari siano pagati in modo accurato. L'utilizzo di un orologio a tempo per gestire le ore straordinarie togliera la pressione del personale HR e impedira di violare qualsiasi legge sul lavoro.

Come gestire l'orario e la frequenza dei dipendenti

Ecco le best practice per la gestione dell'orario e della frequenza dei dipendenti sul posto di lavoro-

1. Ricerca Problemi assenteismo
Determinare quali problemi di assenteismo esistono, perche esistono, e le soluzioni migliori per risolvere eventuali problemi ricorrenti.

Adottare un approccio olistico che esamina i dati storici punch-in, le aree problematiche specifiche e i dipartimenti che hanno i piu alti livelli di assenteismo.

2. Strategize per Diminuire Assenteismo
Una volta che la causa principale dell'assenteismo e ricercata e analizzata, attuare strategie per combattere il problema. Ecco le migliori pratiche-


  • AgireDisciplinare Action - Incaricare il dipartimento Risorse Umane di monitorare l'assenteismo e di adottare misure disciplinari, ove necessario.


  • Richiedi verifica della malattia - Dopo 2 giorni, richiedere ai lavoratori di mostrare una nota del medico per verificare la malattia. Cio impedira ai dipendenti di chiamare malati a meno che non vi sia un motivo approvato dal medico per farlo.


  • Utilizza le banche a tempoliberoa pagamento - Il tempo pagato fuori dalle banche da ai lavoratori un importo assegnato di giorni per malattia, ferie o altri scopi. L'utilizzo di un tempo libero retribuito consente ai dipendenti di utilizzare la propria discrezione per effettuare richieste di time-off.


  • Ricompensa i dipendenti conformi - Implementare una politica di incentivazione del congedo per malattia in cui vengono assegnati bonus in denaro a coloro che hanno assenteismo minimo. Cio aumentera i livelli di produttivita creando al contempo una cultura aziendale che incoraggi i lavoratori a seguire le regole.


  • Incorporare un programma di benessere - Poiche c'e un legame tra malattia e assenteismo, implementare un programma di benessere potrebbe essere un'idea utile. Se finanziariamente possibile, offri un abbonamento alla palestra o fornisci un elenco di risorse ai lavoratori che incoraggiano una vita sana.

Perche un localizzatore di presenze dei dipendenti e importante

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Un efficace software di orologio e presenze dei dipendenti puo semplificare il lavoro, risparmiare denaro e promuovere il successo dell'azienda. Ecco i motivi importanti per cui un localizzatore di presenze e importante-

dimostra la capacita di risolvere i problemi di presenze
E importante assicurarsi che tutte le politiche relative al tempo di interruzione o ai giorni di malattia siano non essere abusato.

Avere un sistema di cronometraggio efficace aiutera la gestione affrontare eventuali preoccupazioni persistenti con le persone appropriate.


Consente ai datori di lavoro di accogliere i lavoratori remoti
L'utilizzo di un dispositivo di tracciamento del tempo dei dipendenti gestisce il tempo dei lavoratori remoti e impone la responsabilita senza essere eccessivamente restrittivi.

Le aziende che vogliono risparmiare denaro impiegando lavoratori remoti possono essere certi che la produttivita non ne sara influenzata.


Assicura la precisione del ciclo paghe
Un sistema di gestione delle presenze e particolarmente utile per mantenere la precisione del ciclo paghe. Impedisce accidentalmente il pagamento eccessivo o il mancato pagamento dei dipendenti orari non esenti perche le ore sono calcolate esattamente come vengono immessi.

Promuove la raccolta di dati sulla produttivita in tempo reale
Utilizzando un metodo affidabile per raccogliere le informazioni sulle presenze in tempo reale mostra chi e produttivo e chi no.

Una visione accurata dei livelli di produttivita rende piu semplice l'assunzione e la pianificazione in base alle esigenze di ogni reparto.

Nel corso del tempo, questo puo risparmiare denaro perche le aziende assumeranno e programmeranno in base a dati affidabili di produttivita piuttosto che istinto da soli.


I dispositivi di cronometraggio delle retribuzioni HR semplificano le funzionidi cronometraggio consentono al lavoratore di tenere traccia del proprio tempo, invece di affidarsi a uno o due addetti alle retribuzioni per gestire l'intera attivita.

Fornisce Prove in caso di una causa legale
dispositivi tempo raccogliere dati accurati di entrata che si rivelano utili in caso di una causa legale o di controllo da parte dell'IRS.

Queste informazioni possono essere utilizzate come prova nel caso in cui un ex dipendente cerchi di citare in giudizio per salari perduti o se lo Stato sostiene che vi sia non conformita alle normative FLSA.

Conclusione

Ecco i principali takeaway per ricordare i sistemi di gestione del tempo.

  • Scegli il sistema di gestione del tempo giusto - Decidi quale dispositivo e ottimale per le esigenze dell'azienda. Le opzioni includono l'orologio della scheda perforata, l'orologio digitale, il software della stazione temporale, l'orologio delle impronte digitali o un orologio pugno mano.
  • Ricorda i motivi per l'utilizzo degli orologi temporali - gli orologi temporali forniscono una rappresentazione accurata delle ore lavorate e gestiscono con precisione le informazioni sulle retribuzioni per il personale HR.
  • Ricercare i vantaggi - I sistemi di gestione del tempo consentono di risparmiare tempo, denaro, aumentare la produttivita e aumentare il morale sul posto di lavoro.
  • Conoscere e seguire le regole FLSA - Ricercare le regole FLSA insieme ai regolamenti statali per assicurarsi che tutte le leggi siano seguite.
  • Strategize per prevenire l'assenteismo - Attuare politiche che incoraggiano la partecipazione. Ad esempio, adottare misure disciplinari per i trasgressori ripetuti, incorporare un programma benessere o richiedere la verifica della malattia.
  • Sapere perche l'utilizzo di un sistema di cronometraggio e importante - tra gli altri vantaggi, un sistema di gestione del tempo aumenta l'accuratezza delle retribuzioni, migliora la produttivita, fornisce dati di backup e semplifica il lavoro delle risorse umane.