Perche il rilevamento del tempo e importante nella gestione dei progetti

why time tracking is important in project management

Importanza del tempo Tracciamento

Un breve sguardo alla gestione dei progetti
Gestione dei progetti e un processo che riguarda la gestione di un insieme di attivita con una data di inizio e di fine specifica per raggiungere un obiettivo definito.

La gestione del progetto si occupa principalmente di quattro punti focali, noti anche come i quattro pilastri della gestione del progetto- portata, pianificazione, costo e qualita.

Tracciamento del
tempo in Gestione progetti Tracciamento tempo e un aspetto della gestione del progetto che riguarda la pianificazione.

Quando si esegue il monitoraggio del tempo nella gestione dei progetti, e importante che i project manager identifichino due tipi di misure temporali-

  • assegnazione del tempo pianificato. Questa e la stima di quanto tempo impieghera una particolare attivita di progetto.

  • Tempo reale speso. Si tratta dell'effettivo o in tempo reale speso per completare un'attivita di progetto.
Ecco i passaggi per il monitoraggio del tempo nella gestione del progetto-

  • Definire le fasi del progetto. Questi sono i principali segmenti o fasi del progetto.

  • Identificare le attivita per ogni fase. L'identificazione delle attivita dara un'idea dettagliata di quali attivita specifiche devono essere fatte per completare una fase di progetto. Successivamente, le risorse verranno assegnate a ciascuna di queste attivita.

  • Stima quanto tempo impieghera un'attivita. Si tratta della quantita di tempo pianificata o prevista per completare un'attivita. Tipicamente misurato in ore uomo o giorni uomo.

  • Registra le ore effettive delle attivita Durante il corso del progetto, viene registrato il tempo effettivo utilizzato per completare un'attivita.

  • Controllo. Implica la riassegnazione delle attivita, la riproduzione casuale delle sequenze di attivita o addirittura l'annullamento delle attivita. Questi aggiustamenti vengono effettuati durante un progetto in corso al fine di soddisfare gli impegni di pianificazione del progetto

L'importanza del monitoraggio del tempo
La parola chiave per i project manager e il controllo'. Una delle molte cose che un project manager deve controllare in un progetto e il tempo. Cio che deve essere controllato deve prima essere misurato; quindi i project manager devono fare il monitoraggio del tempo.

Per definizione, ogni progetto e un'attivita finita. Significato che ha una data di inizio specifica e una data di fine specifica. Cio e in contrasto con le attivita operative che vanno avanti a tempo indeterminato fino a quando l'attivita e in atto. A causa della natura finita dei progetti, e importante assicurarsi che i progetti vengano completati entro o prima della data di fine programmata.

Ecco i motivi per cui il monitoraggio del tempo e importante-

  • deve essere creato un periodo di tempo realistico per il progetto al fine di garantire che sia previsto un budget adeguato per esso. Questo lasso di tempo realistico si basa sull'aggregato della durata stimata di ogni attivita all'interno del progetto. Un intervallo di tempo realistico evita le date di fine progetto irrealistiche.
Il
  • monitoraggio del tempo effettivo speso rispetto al tempo pianificato fornira un feedback in tempo reale sullo stato della pianificazione del progetto. Il tempo di tracciamento dara al project manager un avvertimento se il progetto e in pista o se il programma sta iniziando a scorrere e la data di fine fase o anche la data di fine progetto e in pericolo di non essere realizzato. Cio consentira la necessaria regolazione per riportare il progetto in pista.
  • Il monitoraggio del tempo effettivo dedicato alle attivita del progetto sara utile per i progetti futuri. Quando si esegue la pianificazione di nuovi progetti, conoscendo il tempo effettivo impiegato da un'attivita per un progetto precedente, verra creata una cronologia pianificata piu accurata se il nuovo progetto prevede la stessa attivita.

5 Strategie di tracciamento del tempo per la gestione dei progetti

5 time tracking strategies for managing projects 1602861047 9118

Timeline di alto livello
All'inizio del progetto, soprattutto prima che sia stata eseguita una pianificazione, il progetto si sente amorfo o insicuro. Le parti interessate del progetto hanno preoccupazioni circa le scadenze del progetto, le attivita e il successo generale del progetto.

Una cronologia di alto livello puo dare forma al progetto e dissipare le preoccupazioni delle parti interessate fornendo una visione piu chiara delle attivita del progetto, dei risultati finali e delle pianificazioni.

Iniziare definendo le fasi principali del progetto e definendo i compiti sotto ogni fase. Per ciascuna di queste attivita stimare il tempo necessario per completare un'attivita (in ore uomo o giorni uomo).

Quando vengono sommate le stime di tempo a livello di attivita, la durata pianificata del progetto, ad esempio 100 ore uomo o 12,5 giorni uomo, sara visibile. Le attivita possono quindi essere mappate in un calendario tenendo conto delle festivita e dei fine settimana, creando in modo efficace una cronologia di alto livello.

La cronologia di alto livello sara in grado di fornire agli stakeholder del progetto una data di inizio e di fine realistica per il progetto.

2. Struttura suddivisione
del lavoro La struttura di suddivisione del lavoro o la struttura di suddivisione del lavoro contiene informazioni sui risultati finali del progetto a livello di task, il tempo stimato per eseguire tali risultati finali, l'utente assegnato per eseguire l'attivita e il momento in cui l'attivita deve essere eseguita. Ad esempio-

  • Task- Installare l'apparecchio di illuminazione principale nella dispensa
  • Assegnato a- Gary da A&R Costruzione
  • Durata pianificata- 2 ore
  • Data inizio pianificata- 6 marzo
  • Data fine pianificata- 7 marzo




e in genere in un foglio di calcolo o software di gestione dei progetti. Vengono identificate le attivita che dipendono l'una dall'altra. Anche i compiti piu importanti sono contrassegnati.

In un progetto in corso, alla struttura di suddivisione del lavoro vengono aggiunte altre tre informazioni molto importanti- Durata effettiva, Data inizio effettiva e Data fine effettiva. Con questi in atto, un project manager sara in grado di valutare se il progetto e puntuale, in anticipo o in ritardo.

3. Glistakeholder Communication
Project Manager possono essere responsabili per il progetto, ma non lo possiedono. Gli stakeholder fanno.

La comunicazione degli stakeholder e importante per i project manager facendo il monitoraggio del tempo perche devono assicurarsi di aver tenuto conto delle aspettative degli stakeholder nel piano di progetto.

Una tempistica di alto livello ben eseguita e struttura di ripartizione del lavoro e inutile se manca risultati chiave che le parti interessate cercheranno entro la fine del progetto.

E quindi incombente per i project manager coinvolgere e comunicare continuamente con gli stakeholder sia durante le fasi di pianificazione che di attuazione del progetto.

4. Gestione delle modifiche
Non e insolito per un project manager ricevere un nuovo requisito durante un progetto in corso. Quando si verifica una tale situazione, e un errore per un project manager accettare semplicemente il nuovo requisito e continuare con il progetto corrente con la pianificazione esistente.

Qui e importante per noi notare i quattro pilastri della gestione del progetto sono correlati. Tutto cio che influira sull'ambito influenzera anche il costo, la qualita e, per scopi di tracciamento del tempo, la pianificazione.

La risposta corretta a un nuovo requisito e quella di avere un processo di gestione delle modifiche. Cio significa che qualsiasi modifica di un pilastro sporgente - nel caso di un nuovo requisito, questo sarebbe il pilastro di ambito - significa adeguamenti corrispondenti agli altri pilastri. Molto semplicemente un'aggiunta all'ambito significhera un adeguamento alla timeline del progetto.

Il piano di progetto ad alto livello e il WBS devono essere rivisti per soddisfare il nuovo requisito.

5. Meet with Scopo
Meeting sono essenziali per le attivita di progetto che dovrebbero prendere il meno tempo possibile dalle attivita principali del progetto.

Le riunioni dovrebbero essere condotte con la struttura di ripartizione del lavoro al centro. Per ogni risorsa del progetto, le domande dovrebbero essere- quale lavoro hai svolto oggi? Quale lavoro farai dopo? C'e qualcosa che ti impedisce di fare il tuo lavoro e di soddisfare il programma di attivita pianificato?

L' obiettivo della riunione dovrebbe essere-

  • assicurarsi che tali attivita vengano eseguite nei tempi previsti

  • Per gestire eventuali blocchi di attivita

  • Attivare contingenze per gestire attivita ritardate

  • Per gestire eventuali altri problemi da membri del progetto.
Un incontro giornaliero di quindici minuti e l'ideale, dopodiche tutti dovrebbero tornare a svolgere i propri compiti di progetto.

Takeaway chiave

Ecco i punti principali di questo articolo- Il

  • monitoraggio del tempo e un aspetto della gestione del progetto che riguarda la pianificazione del progetto.

  • Il monitoraggio del tempo e importante perche crea un intervallo di tempo realistico per il progetto, fornisce un feedback in tempo reale sullo stato di un progetto e aiuta a creare stime di tempo piu accurate per i progetti futuri.

  • Le strategie di tracciamento del tempo includono la creazione di un piano di progetto di alto livello, la creazione di una struttura di ripartizione del lavoro a livello di task, la comunicazione degli stakeholder durante il processo di pianificazione, l'adozione di un processo di gestione del cambiamento per proteggere il programma e riunioni produttive basate sul lavoro struttura di ripartizione.