Informazioni sulle regole dell'orologio orario per i dipendenti orari

understanding time clock rules for hourly employees

Dipendenti esenti rispetto a dipendenti non esenti

Definizione di dipendenti esenti e non
esenti I dipendenti esenti sono dipendenti retribuiti che ricevono un importo fisso che non dipende dal numero di ore di lavoro trascorse.

I dipendenti esenti occupano in genere posizioni di livello superiore nelle organizzazioni a cui appartengono. Il personale di vendita esterno, i professionisti e gli amministratori sono in genere dipendenti esenti.

Quali sono esenti da esattamente i dipendenti esenti? Ecco la lista dei candidati-

  • Salario minimo
  • Norme di lavoro straordinario

I dipendenti non esenti vengono pagati a seconda delle ore totali che hanno trascorso al lavoro. A differenza dei dipendenti esenti, i dipendenti non esenti retribuiti sono coperti dal Fair Labor Standards Act (FLSA).

Fattori che determinano se un dipendente non e esente
Di seguito sono riportati i fattori da prendere in considerazione per determinare se un dipendente e esente o non esente-

  • Tipo di lavoro Livello di

  • retribuzione

  • Responsabilita e mansioni mansioni
Gli stati specifici potrebbero avere criteri aggiuntivi per determinare lo status non esente.

Differenze tra dipendenti esenti e non esenti I dipendenti
  • non esenti hanno diritto alla retribuzione del lavoro straordinario mentre i dipendenti esenti non lo sono. Secondo la legge federale, i dipendenti non esenti devono essere pagati straordinari ad una tariffa di 1,5 volte la retribuzione normale se lavorano piu di 40 ore alla settimana. Gli stati specifici potrebbero avere requisiti supplementari di lavoro straordinario
  • Esenzione di lavoro in genere i dipendenti lavorano piu di 40 ore alla settimana. Al posto dell'obbligo di soddisfare un certo numero di ore, vengono generalmente valutati in base al fatto che soddisfino gli indicatori chiave di prestazione (KPI) associati al loro ruolo nell'azienda.
  • I dipendenti non esenti devono essere pagati il salario minimo federale attraverso uno stipendio o un salario orario. I dipendenti esenti devono essere pagati un reddito minimo sotto forma di stipendio. Ad esempio, $455 a settimana o $23.660 all'anno.

Similarita tra dipendenti esenti e non esenti
  • Entrambi i tipi di dipendenti sono in genere sottoposti a monitoraggio del tempo, ma con una differenza importante. I dipendenti non esenti richiedono un monitoraggio dell'orario piu preciso, monitorando e registrando ogni ora e minuto in modo che le ore straordinarie possano essere calcolate con precisione. I dipendenti esenti hanno un monitoraggio meno rigoroso; fondamentalmente, i datori di lavoro vogliono solo assicurarsi che hanno clocked in per il lavoro per il giorno.
  • Sia i dipendenti esenti che non esenti vengono tassati utilizzando la stessa fascia di imposta. Sia che la retribuzione sia uno stipendio o orario, e tutto considerato reddito e si applicano le opportune fasce fiscali.
  • Le leggi che proteggono i lavoratori sono applicabili sia ai dipendenti esenti che non esenti. Queste sarebbero leggi sul lavoro minorile, leggi sulla sicurezza sul posto di lavoro, congedi medici, leggi sulle pari opportunita, e altri. I legislatori non delineano tra lavoratori esenti e non esenti quando creano queste leggi.
  • In gran parte, le indennita di disoccupazione si applicano sia ai lavoratori non esenti che ai lavoratori esenti. I dettagli possono variare da stato a stato.

Quali sono le regole dell'orologio orario per i dipendenti orari?

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Le leggi e i regolamenti salariali federali, statali e locali significano che deve essere mantenuta una registrazione accurata e aggiornata delle ore applicabili ai dipendenti non esenti.

Diamo un'occhiata alle regole dell'orologio e alle best practice utilizzate per i dipendenti orari.

Sistemi basati su software di orario e presenze
L'alternativa a non utilizzare un sistema automatizzato di orario e presenze e quella di andare con la carta perforata tradizionale o con il sistema di giornale di bordo ancora piu vecchio.

Queste sono soluzioni piu economiche, certamente ma cosa succede se il giornale di bordo o le carte da gioco si perdono o danneggiano? Inoltre, i dipendenti non lo considereranno un vantaggio se un'azienda utilizza ancora queste soluzioni antiquate di orologio a tempo.

Con i sistemi di orario e presenze basati su software, i dipendenti hanno una varieta di modi di clock in e out-

  • clocking biometrico - tipicamente che coinvolge scanner di impronte digitali

  • Clocking di prossimita - attraverso schede di scorrimento o accesso, portachiavi, o ID

  • PC Clocking - i dipendenti possono accedere tramite i propri computer

  • Cellulare Clocking - clocking attraverso un'app o SMS
  • I dati possono essere archiviati in un sistema on-premise o sul cloud con integrazione a libro paga e reporting sistemi.

    Qui ci sono le caratteristiche da cercare quando si sceglie un sistema basato su software di orario e presenze-

    • Cronometraggio preciso - Fino al minuto, se non la seconda

    • facilita d'uso - Le interfacce di fronte ai dipendenti dovrebbero essere intuitive

    • Funzionalita di integrazione con altri sistemi - Tipicamente per salari e sistemi di contabilita

    • Avvisi - Cercare notifiche e-mail e SMS

    • Audit trail - Permette di registrare la cronologia

    • Facilita di personalizzazione - Un non-programmatore dovrebbe essere in grado di apportare semplici modifiche alla configurazione.
    Molto probabilmente il sistema sarebbe on-premise o basato su cloud. Un'opzione on-premise richiedera un server in loco e un pagamento una tantum. Un sistema basato su cloud non avra requisiti server e comportera un pagamento basato su abbonamento.L'

    arrotondamento e l'arrotondamento regola di 7 minuti
    significa regolare i record di tempo dei dipendenti in base a un incremento. Ad esempio, considerando un incremento di 15 minuti, se un dipendente esce alle 5-17, l'ora puo essere arrotondata per difetto a 5-15. In alternativa, se un dipendente esce alle 5-26, l'ora puo essere arrotondata per eccesso alle 5-30. Qualunque sia il piu vicino incremento di 15 minuti.

    Sebbene la FLSA consenta ai datori di lavoro di arrotondare il numero di minuti registrati, prima di attuare l'arrotondamento sarebbe opportuno verificare le leggi applicabili; se non altro per verificare che sia consentito l'incremento di tempo preferito.

    A questo proposito c'e il concetto della Regola dei 7 minuti. Questo e applicabile a incrementi di 15 minuti. In base alla regola 7 minuti se un dipendente lavora 7 minuti ma meno di 8 minuti dell'incremento di 15 minuti, il datore di lavoro puo arrotondare il tempo.

    Se il dipendente lavora per 8 minuti interi o piu dell'incremento di 15 minuti, il tempo deve essere arrotondato per eccesso. Il punto di taglio qui e di 7 minuti e 59 secondi. Il fatto che i secondi siano rilevanti dovrebbe essere considerato quando si sceglie un sistema di tracciamento del tempo.

    I manuali dei dipendenti e la prerogativa dei dipendenti non esenti
    Per i dipendenti non esenti il tempo e letteralmente denaro e anche un piccolo incremento di tempo come un secondo e importante.

    In linea con questo, e giusto prevedere che i dipendenti saranno molto interessati alle norme che disciplinano il loro tempo. Inoltre, e anche giusto prevedere che alcuni dipendenti potrebbero tentare di sfruttare il sistema di cronometraggio e di prepararsi di conseguenza.

    Nello spirito di un buon sviluppo dei dipendenti e di fare in modo che i dipendenti sappiano come il loro tempo viene monitorato e valutato, le regole dell'orologio dovrebbero essere incluse nel manuale e nei programmi di onboarding e formazione dei dipendenti. In particolare, i seguenti punti dovrebbero essere chiari-

    • modi per entrare e uscire dall'orologio.

    • Intervalli di tempo consentiti e clock out

    • Incremento utilizzato dalla societa.

    • Regola di 7 minuti, se applicabile

    • Penalita per manomissione del sistema di cronometraggio

    • Una sanzione di clock in o out per conto dei colleghi e viceversa

    • Contingenza se si dimentica di clock in o clock out.
    Ai dipendenti dovrebbe anche essere data la prerogativa di controllare i loro dati temporali registrati e sollevare eventuali problemi se necessario prima che i loro salari siano calcolati.

    Conclusione I dipendenti

    non esenti sono quei dipendenti che vengono pagati in base alle ore in cui lavorano sul lavoro.

  • I dipendenti esenti sono coloro che ottengono uno stipendio fisso indipendentemente dalle ore in cui lavorano.

  • I dipendenti non esenti sono diversi dai dipendenti esenti perche sono pagati per il lavoro straordinario per ogni ora oltre le 40 ore alla settimana che trascorrono a lavorare.

  • Entrambi i tipi di dipendenti sono soggetti alle stesse leggi fiscali e sulle prestazioni dei lavoratori.

  • Le regole del tempo per i dipendenti orari includono l'adozione di sistemi basati su software di orario e presenze, l'arrotondamento dei record orari e un adeguato orientamento dei dipendenti per quanto riguarda le regole di cronometraggio.