Comprensione di Purchase Order Management e How to Optimize

understanding purchase order management and how to optimize

L' applicazione di politiche efficaci di gestione dell'inventario e essenziale per mantenere efficienza, produttivita e redditivita. Le aziende che presentano inefficienze lungo la catena di fornitura tendono ad avere maggiori difficolta a soddisfare i propri clienti e a completare gli ordini.

I processi costruttivi degli ordini di acquisto sono una componente necessaria della gestione delle scorte. Senza una serie di criteri per guidare ogni fase dell'operazione OA, l'intero sistema puo crollare. Di conseguenza, l'organizzazione manchera di smarrire le risorse, sprecare denaro, e si ritrovera a perdere il loro vantaggio competitivo.

Ci sono diverse tecniche e suggerimenti da seguire che aiutano a organizzare le attivita PO. Ecco una panoramica completa dei passaggi necessari per gestire gli ordini di acquisto attraverso la rete logistica.

Che cos'e la gestione degli ordini di acquisto?

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La gestione degli ordini di acquisto e un processo di approvvigionamento interno implementato dalle aziende per assicurarsi che ogni acquisto sia richiesto, contabilizzato e aumentato per i costi. Lo scopo e quello di garantire che i lavoratori stiano seguendo tutte le politiche e le procedure prima di evadere un ordine fornitore.

Il processo di acquisto si riferisce a qualsiasi transazione associata all'ottenimento della merce e al pagamento della fattura. Il processo di richiesta di acquisto inizia quando il potenziale acquirente ha identificato il prodotto che desidera e termina quando viene pagata la fattura finale.

Le fasi di elaborazione OA piu comuni includono-

  • Creazione dell'ordine Un ordine di acquisto viene creato dal team di approvvigionamento o dal personale amministrativo
  • Flusso di approvazione Gli ordini di acquisto vengono quindi inviati a un'autorita di approvazione nel caso in cui ci sia sono eventuali adeguamenti
  • Spedizione OA L'ordine di acquisto viene inviato a un fornitore specifico tramite e-mail, fax o carta
  • Contratto
  • accecante Un contratto e legalmente vincolante una volta che il fornitore accetta l'ordine di acquisto. Nel contratto sono inclusi i dettagli dell'acquirente, il numero di ordine d'acquisto, la data di spedizione, i prezzi e altro ancora
  • .
  • Il team di gestione del fornitore invia il prodotto al responsabile del magazzino che controlla la qualita dell'articolo. In caso di problemi, la gestione della catena di fornitura avvisera il fornitore
  • Corrispondenza a tre vie Il team di gestione del magazzino eseguira quindi l'abbinamento a tre vie per verificare la fattura e assicurarsi che tutto sia fatturato in modo appropriato
  • Chiusura OA Se non esistono ulteriori discrepanze, la fattura viene inviata a L'implementazione di un efficace processo di
ordine di acquisto e essenziale per semplificare la gestione dell'inventario e organizzare tutte le aree della catena di fornitura. Un processo di acquisto mal eseguito puo portare a pagamenti in eccesso, merci danneggiate, tempo sprecato e inefficienze.

Procedure consigliate per ottimizzare la gestione degli ordini di acquisto

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L'implementazione di un flusso di lavoro come parte della gestione degli ordini di acquisto consente di monitorare i costi e risolvere i problemi che si presentano. Sara piu facile allocare correttamente le risorse e incrementare l'efficienza in tutte le aree della rete logistica.

Ecco le migliori pratiche per ottimizzare il processo di ordine di acquisto-

1. Esaminare il processo OA corrente
Valutare il modo in cui gli ordini di acquisto sono attualmente gestiti e i tipi di problemi che in genere sorgono dalla creazione alla chiusura e tutto il resto.

Parla con tutti i partecipanti al processo di approvvigionamento in tutto il magazzino per vedere quali colli di bottiglia esistono. Chiedete a queste parti interessate come affronterebbero queste aree problematiche in quanto sono meglio attrezzate per avere risposte.

2. Scrivi linee guida facilmente accessibili
Quando i lavoratori conoscono le politiche e le procedure esatte per evadere un ordine di acquisto, tutto funzionera in modo piu efficiente e coerente.

Dopo aver parlato con il team di gestione del magazzino/fornitore, implementare una serie di linee guida rigorose da seguire. Rendili facilmente accessibili a tutti i lavoratori della supply chain in modo che tutti rimangano sempre sulla stessa pagina.

3. Offrire un database fornitore centrale
Fornire un database fornitore accessibile e approvato a tutti i lavoratori e le parti interessate che fanno parte del processo degli ordini di acquisto.

In questo modo sara piu facile completare gli ordini in tempo reale perche gli acquirenti possono guardare il database per trovare un fornitore verificato e precedentemente utilizzato con cui hanno esperienza. Sara anche aumentare l'efficienza perche i lavoratori possono scegliere un fornitore con sicurezza in modo tempestivo.

4. Processodi approvazione ragionevole Il processo
di approvazione dell'ordine di acquisto non deve essere ne troppo flessibile ne indulgente. Se troppo burocratico e ingombrante per finalizzare l'approvazione di un PO, ci sara un effetto increspato che riduce l'efficienza e la produttivita nell'intera catena di fornitura.

Se il processo di acquisto e troppo indulgente, la societa perdera denaro ordinando in eccesso, ordini imprecisi o utilizzando un fornitore costoso. Considerare la dimensione dell'ordine fornitore e il budget della societa quando si implementa una serie di criteri e procedure di approvazione OA.

5. Usa vincoli di spesaLa
gestione efficace del flusso di lavoro degli ordini di acquisto richiede la sistemizzazione dei prodotti in categorie diverse, ad esempio forniture per ufficio o materie prime.

Cio contribuira a rimanere entro un budget per ogni singola categoria. La gestione puo anche impostare limiti di spesa per determinate categorie o richiedere l'autorizzazione ausiliaria per rimanere all'interno di un budget. Cio snellira l'intero processo di ordinazione e creera meno lavoro per il team di gestione del magazzino.

6. Rendi accessibile lo stato dell'ordine di acquisto ai lavoratori
Se un lavoratore avvia un ordine di acquisto, vorra avere aggiornamenti regolari sullo stato. Consentire agli acquirenti di effettuare il check-in in qualsiasi momento per vedere lo stato dei loro ordini ridurra il numero di domande e il tempo di tentare di inserirle. La visibilita dello stato aiutera a valutare i processi del flusso di lavoro e a trovare aree inefficienti da correggere.

L' utilizzo di un software di approvvigionamento intuitivo per gestire e automatizzare i processi degli ordini di acquisto semplifica e migliora l'intero sistema di gestione dell'inventario.

Un sistema di gestione degli ordini di acquisto dispone di funzionalita che consente agli utenti di creare flussi di lavoro personalizzati per gli ordini di acquisto. Le soluzioni software in genere forniscono aggiornamenti di stato in modo che la gestione sappia esattamente cosa sta accadendo in ogni fase del processo. L'implementazione di una soluzione di gestione consente inoltre di risparmiare tempo, denaro e migliorare l'accuratezza dei dati di inventario raccolti.

Conclusione

Ecco i principali takeaway da ricordare sulla gestione degli ordini di acquisto - La

  • gestione degli ordini di acquisto assicura che ogni ordine e contabilizzato e ottimizzato per i costi.
  • Il processo di acquisto comprende la creazione dell'ordine, il flusso di approvazione, la spedizione dell'ordine di acquisto, i contratti accecanti, la consegna delle merci, l'abbinamento a tre vie e la chiusura dell'ordine di acquisto.
  • Un flusso di lavoro efficace del processo OA consente di risparmiare tempo, denaro e migliorare l'efficienza in tutta la supply chain.
  • I
  • suggerimenti per migliorare la gestione degli ordini di acquisto includono un'attenta revisione, l'incorporazione di linee guida, tra cui un database centrale dei fornitori, la creazione di un processo di approvazione ragionevole, l'utilizzo di vincoli di spesa basati sul budget e la messa a disposizione degli aggiornamenti dello stato per i lavoratori.
  • L' acquisto di una soluzione software personalizzata basata su cloud consentira inoltre di semplificare i processi del flusso di lavoro, migliorare l'accuratezza e aumentare la produttivita.