Una guida al software di monitoraggio del tempo e monitoraggio del

a guide to time tracking and time tracking software

La tecnologia ha alterato il modo in cui le aziende gestiscono i propri lavoratori e monitorano le prestazioni. Grazie alle nuove funzionalita, le soluzioni software offrono un modo per la gestione di approfondire i dati raccolti e ottenere informazioni utili che migliorano il processo decisionale in tutta l'organizzazione.

Una di queste tecnologie e il software di monitoraggio del tempo, che comprende tutti i vari meccanismi di cronometraggio utilizzati per ritenere i lavoratori responsabili e seguire le leggi del lavoro.

Sia le grandi che le piccole imprese stanno implementando app e sistemi software per il monitoraggio del tempo per semplificare tutte le attivita aziendali e ridurre l'assenteismo.

Ecco una panoramica del cronometraggio e di come l'utilizzo di strumenti di monitoraggio ottimizzati puo trarre vantaggio sia alle piccole che alle grandi imprese.

Che cos'e il Time Tracking?

Il monitoraggio del tempo si riferisce al modo in cui un'organizzazione tiene traccia delle ore di lavoro dei suoi dipendenti e assicura che siano pagati in modo accurato e puntuale. Si tratta di un termine generale che di solito comprende la gestione del tempo, la partecipazione, il tempo libero pagato, la programmazione e le ore fatturabili.
Il monitoraggio del tempo e suddiviso in tre categorie distinte -

  • Entrata temporale - Il metodo utilizzato dai lavoratori per immettere i loro dati punch-in
  • Approvazioni - politiche HR di approvazione delle voci di tempo, ore lavorate e tempo fatturabile
  • Reporting- Un riepilogo dei dati della traccia del tempo utilizzato per incoraggiare il tempo presenze e risoluzione dell'assenteismo
Molte organizzazioni utilizzano sistemi software di gestione del timemanagement per eseguire processi di inserimento orario, approvazione e reporting. L'inserimento dell'ora include i timestamp o il monitoraggio degli orari di inizio dei lavoratori, degli orari di fine e delle pause pranzo o delle vacanze.

L' approvazione delle risorse umane per tutte le operazioni semplici e essenziale per mantenere la responsabilita e garantire pagamenti accurati. Si fa anche in modo che tutte le leggi sul lavoro stabilite dal governo statale o federale sono rispettate. Le soluzioni di Business Intelligence possono aiutare a generare report che consentono alla gestione di vedere quali aree di inserimento temporale devono essere migliorate.

Perche il monitoraggio del tempo e importante?

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Ecco alcuni dei motivi per cui il monitoraggio del tempo e importante per qualsiasi organizzazione-

1. Paga con precisione per ore lavorate
I dipendenti vogliono un sistema che garantisca che vengano pagati in modo accurato per le ore lavorate. Utilizzando un software di monitoraggio del tempo, i lavoratori possono sentirsi sicuri che i loro stipendi trasmettano correttamente i loro dati punch-in.

Le aziende che utilizzano uno strumento di monitoraggio del tempo possono sapere esattamente quanto denaro e dovuto e a chi. Non devono preoccuparsi di pagare troppo o di lavoratori e appaltatori poco pagati. Pagamento accurato per utente al mese evita potenziali sanzioni assicurando che tutte le leggi e i regolamenti sul lavoro siano rispettati.

2. Imposta obiettivi Gli
approfondimenti ottenuti da una soluzione di monitoraggio del tempo possono aiutare i lavoratori a gestire il proprio tempo in modo piu efficace. Queste informazioni dettagliate possono essere utilizzate per aumentare la produttivita e trovare modi piu ottimizzati per completare le attivita.

Alcuni software di tracciamento sono eccellenti per il monitoraggio dei tempi di progetto e per far sapere ai lavoratori quanto sono efficienti lavorano. I dipendenti possono anche utilizzare questi dati temporali per vedere quali lavoratori non sono produttivi e chi utilizza il loro tempo con saggezza.

3.
I membri del team dimonitoraggio spesepossono utilizzare una soluzione di monitoraggio del tempo per vedere come viene speso il denaro e cercare opportunita di risparmio sui costi. La direzione puo monitorare i budget di progetto e rimettere in risalto le attivita per garantire che l'azienda beneficia finanziariamente di tutte le sue attivita e flussi di lavoro.

Se c'e un segmento di lavoratori che non soddisfano gli obiettivi, le aziende possono prendere in considerazione la possibilita di riassegnare il lavoro o lavorare con dipendenti improduttivi per garantire che apportino miglioramenti. Tutte queste azioni contribuiranno a risparmiare denaro e risorse preziose, aumentando al contempo il vantaggio competitivo dell'organizzazione.

4.
I dispositivi di monitoraggio dei tempi di reporting semplificati e fatturazionesono modi efficienti per semplificare i processi HR, implementare la gestione delle attivita e condurre report accurati. Un sistema automatizzato consente di risparmiare tempo facendo in modo che alcune risorse non vengano sprecate verificando ore e calcolando la retribuzione degli straordinari.

Un progetto di monitoraggio del tempo dispone di funzionalita di integrazione del tempo basate su dispositivi mobili, in modo che i lavoratori possano utilizzare un'app di monitoraggio del tempo per punch-in dati di tempo stessi. Questo da l'onere ai dipendenti di gestire il loro tempo e tenere traccia dei progetti, consentendo al dipartimento delle risorse umane di concentrarsi su altre attivita.

Il modo in cui il monitoraggio del

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tempo contribuisce al monitoraggio del tempo di produttivita non riguarda solo la registrazione delle ore e l'invio di assegni paga ogni due settimane. Le soluzioni software possono raccogliere una pletora di dati preziosi che generano informazioni utili. La gestione puo utilizzare queste informazioni per aumentare la produttivita, l'efficienza e massimizzare il talento dei lavoratori.

Ecco i modi in cui una soluzione di gestione del tempo consente ai datori di lavoro di gestire i progetti e aumentare la produttivita sul posto di lavoro-

1. Gestisci i dati punch-in del monitoraggio dei carichi
di lavoro consentono alla gestione di visualizzare la capacita dei lavoratori. E esperto nel monitoraggio della gestione del progetto, mostra chi sta completando le attivita e chi ha bisogno di piu progetti, chi e vicino al burnout e chi ha bisogno di ulteriore assistenza per raggiungere gli obiettivi.

Cio consente un'allocazione efficiente delle risorse e un supporto in tempo reale da parte della gestione, che contribuisce a un ambiente di lavoro piu produttivo.

2. Trova inefficienze
Il tempo di monitoraggio aiuta a individuare gli ostacoli alla produttivita dei lavoratori. Puo mostrare qualsiasi cosa, dalle riunioni settimanali dispendiose in termini di tempo ai flussi di lavoro inefficienti agli stili di gestione lassista. Le aziende possono utilizzare queste informazioni per diminuire o rivalutare i processi che contribuiscono all'inefficienza nell'ambiente di lavoro.

3. Concentrati sui problemi importanti
Il monitoraggio accurato del tempo consente alle organizzazioni di concentrarsi sulle proprie priorita e allocare le risorse in modo appropriato. Aiuta la gestione a valutare se stanno dando priorita ai processi piu importanti o richiedono troppo tempo a preoccuparsi di quelli inestimabili.

Vedendo come ogni lavoratore da priorita al proprio tempo, le aziende possono assicurarsi che tutti contribuiscano a un ambiente produttivo.

4. Automatic Insights
Productivity aumentera grazie all'utilizzo di una soluzione di monitoraggio automatico del tempo che genera report e semplifica le attivita HR.

La maggior parte dei software di cronometraggio fornisce agli utenti un modo per tenere traccia di tutti i progetti e le attivita aziendali, registrare le ore e generare schede attivita, visualizzare l'attivita di un team sotto un unico dashboard e creare report con elementi visivi potenti che raccontano una storia.

Che cos'e il software di monitoraggio del tempo?

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Il software di monitoraggio del tempo puo riferirsi a diverse funzioni e sistemi. Le categorie di monitoraggio del tempo piu frequentemente utilizzate e migliori includono

1. Time Tracker
Un'app che presenta il monitoraggio del tempo come focus principale viene definita un tracker temporale. I lavoratori lo usano per effettuare l'orologio dentro e fuori, tenere traccia delle loro ore settimanali e, talvolta, richiedere tempo libero. Possono eseguire queste azioni attraverso il loro laptop, telefono cellulare o talvolta un cronometro. Dispone inoltre di funzionalita di analisi dei dati e reporting in modo che la gestione possa analizzare i dati relativi al tempo raccolti.

2. Scheda attivita Una schedaattivita
e un sistema di cronometraggio online che si integra con i sistemi delle retribuzioni per fornire al team HR dati precisi sull'ora su base settimanale o mensile. In genere e accessibile da un desktop o da un telefono cellulare e dispone di funzionalita di integrazione basate sul cloud.

Consente alle aziende di raccogliere dati punch-in da qualsiasi luogo, sia in ufficio che a casa. Come gli strumenti di monitoraggio del tempo, esistono funzionalita di reporting e analisi dei dati che forniscono alla gestione ulteriori informazioni sui dati raccolti.

3. Gestione dei progetti
Molti rilevatori di tempo sono collegati ai database di gestione dei progetti perche completare questi progetti in tempo e di fondamentale importanza per i profitti. Poiche il software di gestione dei progetti puo integrarsi con le soluzioni di monitoraggio del tempo, la gestione dei progetti e ancora considerata una categoria di monitoraggio del tempo.
Il monitoraggio del tempo e in grado

  • di-Tempo di tracciamento- La sua funzionalita principale raccoglie dati punch-in e documenta queste informazioni in una scheda attivita. Questo viene utilizzato dagli impiegati delle risorse umane per fatturare i clienti per progetti o pagare i dipendenti in tempo.
  • Scheda attivita online- Una scheda attivita funge da rilevatore di presenze che tiene traccia anche dell'assenteismo, delle festivita pagati/non pagate e delle richieste di time-off.
  • Gestione dei progetti- alcune soluzioni di monitoraggio del tempo forniscono strumenti di gestione dei progetti, ad esempio l'impostazione delle scadenze per le attivita e il monitoraggio delle ore lavorate su un'attivita.
  • Fatturazione- Questa funzione e essenziale se alcuni lavoratori orari o clienti fatturano per ora. Questo tiene traccia di tutte le ore lavorate e consente agli utenti di automatizzare la fatturazione e impostare tariffe specifiche. Converte i minuti in ore e calcola i salari, prendendo in considerazione le leggi sul lavoro e le tasse.
  • Avvisi- La maggior parte del software di monitoraggio del tempo avverte la gestione e i lavoratori sulle loro app di monitoraggio quando c'e un aggiornamento o se perdono un punch-in. Fornisce inoltre notifiche per le attivita in sospeso o le discrepanze dei dati temporali.
  • Gestione utenti- gli utenti possono creare gruppi e gestire le persone per reparto o team. La gestione puo assegnare attivita a qualsiasi singolo gruppo e quindi generare report per vedere i loro progressi verso il raggiungimento di determinati obiettivi.
  • Reporting e dati- Gli utenti di Analytics possono visualizzare una serie di dati e generare report relativi a specifiche attivita aziendali. Fornisce un modo per eseguire il drill-down dei dati e delle informazioni sui motivi per cui e successo qualcosa.

Perche le aziende dovrebbero utilizzare il software di monitoraggio del tempo

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Sia le grandi che le piccole imprese possono trarre vantaggio dall'implementazione di un sistema software di monitoraggio del tempo. I motivi per acquistare una soluzione software include-

1. L' aumento del tempo di produzione
consente ai lavoratori di registrare i loro progressi verso il raggiungimento degli obiettivi e soddisfare le ore richieste.

I dipendenti possono utilizzare queste funzionalita per evitare di perdere tempo e rimanere responsabili dei compiti delineati nelle descrizioni delle loro mansioni.

I manager possono analizzare i rischi e i benefici derivanti dall'assegnazione dei progetti e valutare se il tempo necessario per completarli valga la pena. L'attenzione puo rimanere sulla rimozione di quelle inefficienze e attivita che hanno un impatto negativo sui ricavi.

2. Aumentare la responsabilita
Le soluzioni di monitoraggio del tempo assicurano la responsabilita e consentono alla gestione di premiare i dipendenti laboriosi e monitorare quelli a basso rendimento.

Permette al team di leadership di monitorare lo stato di avanzamento di diversi compiti e rimanere in cima a coloro che non stanno finendo il loro lavoro in tempo.

Cio aumentera la produttivita di tutti e migliorera la cultura aziendale, migliorando al contempo il morale dei lavoratori. Coloro che lavorano si sentiranno apprezzati per il loro lavoro e coloro che sono improduttivi sentiranno pressioni per continuare a migliorare.

3.
Le soluzioni SoftwareMiglioramentodella Trasparenza offrono trasparenza su chi sta completando cosa, quanto tempo ci vuole per completarlo e perche.

In questo modo e possibile rivalutare le attivita richieste di ciascun lavoratore e allocare risorse per aumentare l'efficienza e la produttivita. La gestione puo programmare un numero maggiore di dipendenti quando necessario e ridurre i costi di manodopera togliendo i lavoratori orari dalla pianificazione quando non sono necessari.

4. Pianificazione migliorata
Il sistema di onorabilita non e pratico perche ci sono sempre uno o due lavoratori che tentano di infrangere le regole.
Le aziende piu grandi non possono fare affidamento sul sistema di onore per tenere traccia delle ore in quanto ci sono troppi lavoratori e troppo poche risorse per rendere tutti responsabili.

Una soluzione ottimizzata per il monitoraggio del tempo consente alla gestione di modificare le pianificazioni e monitorare l'assenteismo per garantire una maggiore produttivita in tutto il luogo di lavoro.

5. Miglioramento Morale
Aziende vedra un aumento del morale quando le politiche di cronometraggio sono impostate e standardizzate in tutta l'organizzazione.

Il miglior software di monitoraggio del tempo consente ai lavoratori di gestire il proprio tempo e sentirsi piu sicuri di essere pagati in modo accurato per il tempo trascorso e le ore lavorate. La gestione puo monitorare la produttivita e migliorare i flussi di lavoro per soddisfare i lavoratori e aumentare i profitti.

Altri vantaggi del software di monitoraggio del tempo

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Se implementato correttamente, una soluzione di monitoraggio del tempo non soffocera la creativita del team o fara sentire i lavoratori microgestiti. Allo stesso tempo, le aziende possono migliorare la responsabilita e la produttivita monitorando l'efficienza della propria forza lavoro. Altri vantaggi includono-

  • tenere traccia di appaltatori e lavoratori remoti- la gestione puo tenere d'occhio gli appaltatori e assicurarsi che le risorse non vengano spesi senza un ritorno sull'investimento.
  • Vedere lo stato del processo in un colpo d'occhio- Il software di monitoraggio del tempo consente agli utenti di vedere lo stato di diverse attivita e indicatori di prestazioni in modo rapido e semplice.
  • Traccia il tempo utilizzando dispositivi diversi- l'ora puo essere monitorata utilizzando un telefono cellulare, un laptop o un computer sul posto di lavoro.
  • Confronta i progetti nel tempo- Gli utenti possono confrontare e contrastare gli elementi dei diversi progetti per vedere quanto sono efficienti.
  • Aumentare i tassi- I dati temporali possono mostrare le tariffe di addebito per il personale e gli appaltatori. Le aziende possono utilizzare queste informazioni per valutare se stanno addebitare un carico sufficiente.
  • Gestisci Scope Creep- Scope creep si riferisce ai clienti che credono di voler un servizio e finiscono per volere di piu nel tempo. Cio aumenta il carico di lavoro e interferisce con il flusso delle operazioni quotidiane. La gestione puo utilizzare il software di monitoraggio del tempo per gestire il creep dell'ambito prima che si verifichi e lavorare con il cliente e i lavoratori per ridurre eventuali inefficienze o errori di comunicazione.
  • Stay Compliant- La funzionalita automatizzata di una soluzione software garantisce che tutti i pagamenti siano accurati e che tutte le leggi sul lavoro siano rispettate. Questo aiutera le aziende a rimanere conformi al governo stato/federale.

Conclusione

In conclusione, ecco i principali takeaway da ricordare sul software di monitoraggio del tempo - Il

  • monitoraggio del tempo comprende l'inserimento di tempo, le approvazioni e la segnalazione.
  • Il monitoraggio del tempo aiuta a pagare i dipendenti in modo accurato per le ore lavorate, a fissare obiettivi misurabili, aumentare la redditivita e semplificare i rapporti e la fatturazione.
  • Il monitoraggio del tempo aumenta la produttivita gestendo il carico di lavoro, individuando inefficienze, concentrandosi su questioni importanti e ottenendo preziose informazioni automatiche.
  • Il software di monitoraggio del tempo include rilevatori di tempo, schede attivita e gestione dei progetti. Altre funzionalita includono avvisi, gestione dei progetti, gestione degli utenti e reporting/analytics.
  • Le aziende dovrebbero utilizzare una soluzione di monitoraggio del tempo perche aumenta e migliora la responsabilita, la trasparenza, la pianificazione e il morale.
  • I migliori vantaggi del software includono la possibilita di tenere traccia degli appaltatori, vedere lo stato dei processi in un colpo d'occhio, utilizzare dispositivi diversi, confrontare i progetti nel tempo, aumentare i tassi, gestire l'ambito di scope-creep e rimanere conforme alle leggi sul lavoro.