マネージャーがなくても気に入る実績のある従業員スケジューリングシステムのクローンを作成する方法

従業員のスケジューリングって何ですか？

従業員のスケジューリングは、組織の作業負荷を整理および制御します。従業員のスケジュールは、組織のロードマップのようなものです。従業員と雇用者が完了する必要のある作業を常に把握するための明確な道筋を描き、それを実行する必要があるタイムラインを定義します。専門的なニーズを満たし、明確なコミュニケーションを維持し、人件費を最適化しながら、従業員の時間を効果的に合理化します。要するに、従業員のスケジューリングは、シフト部門を通じて24時間にわたって作業負荷を調整および制御することにより、スタッフのスケジュールを構築するのに役立ちます。

しかし、従業員のスケジュールを作成することは困難です。ホスピタリティ、レストラン、ヘルスケア、小売、ITなどの多くの企業では、時間給の従業員のスケジューリングは広範囲かつ網羅的なプロセスです。従業員が働くことができる時間数の管理、十分な休憩と昼食時間の確保、階層の考慮など、多くの要素を考慮する必要があります。特に、時間単位の従業員スケジュールを作成することは、ビジネスオーナーにとって厄介な作業です。効果のないスケジュールは、従業員、そして最終的には会社の収益に壊滅的な影響を与える可能性があります。スケジュールを開始する際には、最終決定するものが「可能な限り最良のシナリオ」と呼ばれるシナリオを表し、ビジネスの状況に応じてスタッフを追加または削除する柔軟性を与えることが重要です。

人事マネージャーは、スケジュールの作成と人件費の追跡に毎週何時間も費やしているため、従業員のスケジュールを最適化すると同時に、それに費やす時間を最小限に抑えることが重要です。これは、成功する事業運営を構築するための鍵です。

従業員のスケジューリングのプロセスを大きく8つのステップに分解できます。

1.リソースの特定
2.需要の認識
3.上場シフト要件
4.従業員の好みを理解する
5.過去のスケジュールを把握する
6.バックアップ計画を作成する
7.労働法の遵守
8.


スケジューリングビジネスにスケジューリングソフトウェアを追加すると、プロセスの自動化と合理化に役立ちます。スケジューリングソフトウェアソリューションは、過去のスケジュールを考慮し、利用可能なリソースを特定し、需要を認識することにより、生産性と仕事の満足度を向上させる効果的なスケジュールを作成します。

従業員のスケジューリングがビジネスにとって重要なのはなぜですか？

Paychex（統合された人的資本管理ソフトウェアソリューションのプロバイダー）とFuture Workplace（Executive Networksのメンバー企業）による新しい調査では、予測不可能な勤務スケジュールがフルタイムおよびパートタイムの従業員に及ぼす悪影響が浮き彫りになっています。調査によると、10人に3人の回答者が不規則な勤務スケジュールを持っていると報告しました。深刻な人員配置の危機が発生したパンデミック後の世界では、事態はさらに悪化しています。報告書は、不規則なスケジュールが従業員に悪影響を及ぼす可能性があることを示唆しています。44％は個人的なスケジュールの約束が困難であると報告し、39％は燃え尽きたと感じ、30％は経済的苦痛と家族や友人とのつながりを感じていると報告し、24％は彼らがメンタルヘルスの面倒を見ることができない。

企業のドメインに関係なく、公正で機能的なスケジュールが企業の中核を形成します。従業員の時間を追跡し、可能な限り最善の方法で活用するのに役立ちます。効果的な従業員のスケジューリングが満たす重要な目標のいくつかは次のとおりです

。1.職場の効率を最大化-効果的なスケジューリングは、各作業者の作業負荷を均等に分割することにより、従業員の生産性を最大化します。したがって、従業員は、不利な作業環境や不必要な高圧下での作業のために燃え尽きたり辞任したりする可能性が低くなります。スケジューリングは、労働者の努力の有効性を最大化し、会社全体の効率を向上させるために重要です。

2。従業員がシフトを逃さないようにする-スケジューリングシステムは、ビジネスオーナーと従業員の規制の強化に役立ちます。クラウドベースのスケジューリングアプリを使用すると、スケジュールをリアルタイムで簡単にアクセスできるようにしたり、個々のシフトの空き状況を更新したり、次回の休暇を取っている人を監視したり、他の従業員をカバーしている人をいつでも確認したりできます。レストラン、小売、ホスピタリティ業界で働くパートタイムの従業員は、毎日の時間帯が異なるか、特定の日にのみ働くことが最も受け入れやすいと感じるかもしれません。

3。従業員のエンゲージメントの向上：過剰な従業員がいるか、会社のスタッフが不足しているかにかかわらず、スケジュールの管理が不十分であっても、従業員のエンゲージメントが低下し、不満のある従業員が組織を離れる可能性が最も高くなります。ただし、スケジュールの大小の延滞は、従業員の離脱、運用コストの高騰を引き起こし、ブランドイメージに影響を与える可能性があります。効果的なスケジューリングは、従業員の満足度を設定し、必要な人員配置を正確に計算し、従業員を労働時間に満足させ、運用コストを低く抑えるのに役立ちます。

4。柔軟な環境を組み込む：利用可能な時間帯から好きなように出入りできる柔軟性を与えることで、従業員がシフトを選択できるようにします。柔軟な作業環境は、刻々と変化するスケジュールに関する懸念を軽減し、時間を節約し、全員を幸せにします。適切なスケジューリングソフトウェアを使用すると、従業員の回転数は自動的に管理されます。つまり、希望する労働時間に合った空き時間帯のみが提供されます。

5。利益の拡大：ほとんどの企業は人員配置の重要性を理解していますが、従業員のスケジュールを立てるのは必ずしも容易ではありません。効果的なスケジューリングシステムにより、マネージャーはプロセスを合理化し、タスクを委任しながら、ビジネスの他の側面に集中することができます。スケジューリングアプリは、需要の高い状況での混乱を減らし、各従業員のニーズに合わせてカスタマイズ可能な効果的なスケジュールを作成するのに役立ちます。効果的なスケジュールを作成することに加えて、ほとんどの新しいテクノロジーにはデータ分析機能があり、雇用主は事前にニーズを予測し、計画を立てて効果的なスケジュールを作成できるため、作業環境が改善され、利益が急増します。

6。労働法の遵守を支援する：雇用主は、従業員が公正に扱われることを保証するために、米国政府によって課された多数の職場規則を遵守する必要があります。たとえば、従業員が1日にどれくらい長く働けるか、雇用主がいつ従業員に通知しなければならないかについては、非常に厳しいガイドラインがあります。 彼らのシフトスケジュールについて。これらの規制はまた、雇用者が従業員のスケジュールを変更するために事前にスタッフに通知することを要求しています。さらに、残業や、シフト中の休憩時間帯に休暇を取る権利がある時期に関する規制もあります。これらの厳格な労働法により、シフトスケジューリングアプリへの準拠が容易になりました。

効果のない従業員スケジューリングの悪影響。

あらゆるビジネスの究極の目標は、収益を上げることです。しかし、スケジュールが不十分だと、企業の財務実績に悪影響を及ぼす可能性があります。昨年の調査：不十分なスケジューリングのコスト：Quinyx（労働力管理ツールのプロバイダー）が実施した300人のオペレーションエグゼクティブからの教訓では、300人のグローバルオペレーションエグゼクティブが投票されました。彼らは、自分の優先事項と、オフィスデスクから仕事をしない時間制限のある労働力を管理する際の課題についての洞察を共有しました。

この調査によると、Covidパンデミックの影響を最も受けた企業は、労働力管理やスケジューリングソフトウェアを使用していませんでした。AI主導の労働力管理を行っていない企業は、収益の15％を失い、給与コストだけで25％多く費やしました。さらに、彼らは週に3〜8件の労働法違反を犯し、手動のスケジューリング方法に依存しているため、巨額の罰金が科せられました。

別の最近の研究：マイアミ大学のMasoud Kamalahmadi、ジョージア工科大学のQiuping Yu、およびワシントン大学のYong-Pin ZhouによるCall to Duty：レストランチェーンでのジャストインタイムスケジューリングは、2016年に25のレストランから150万件のトランザクションを調査しました予測不可能な勤務スケジュールがサーバーの販売努力とレストランの収益に与える影響を見てください。

この調査により、従業員に数日前に通知（短期通知スケジュール）を提供しても、営業活動には影響しないことが明らかになりました。しかし、シフト中に従業員の時間を長くして変更する（リアルタイムスケジューリング）と、収益に悪影響を及ぼします。分析によると、予告なしにスケジュールが変更されたとき、「サーバーは追加のメニュー項目のアップセルとクロスセルに費やす労力を削減しました」。
研究者は、リアルタイムのスケジュールを最小限に抑えることで、予測可能な勤務スケジュールを作成し、生産性を向上させ、利益を最大1％増加させるのに役立つことを発見しました。


従業員のスケジュールが悪いと、業務の混乱、生産性の低下、不必要な職場ストレス、欠勤の増加につながることがよくあります。これにより、従業員は、予定されているときでも現れない同僚のために、急な通知で記入する必要があります。これがスタッフの対立の主な理由であり、従業員の離職率を高めます。従業員のスケジュールが不十分なために会社が損失を被るかどうかを判断する決定的な方法はありませんが、それは確かにビジネスに影響します。

従業員のスケジューリングアルゴリズムを使用して効率的な作業を行うにはどうすればよいですか

ほとんどの従業員のスケジュールは、特にレストラン、ヘルスケア、輸送、コールセンター、製造と保護、セキュリティサービスなどのビジネスで、従業員が各シフトで実行しなければならないタスクを反映するように設計されています。

個々のプロファイルの要求に応じて、特定の従業員は固定シフトに割り当てられる必要があります。たとえば、製造センターやコールセンターでは、従業員は朝、夕方、夜間の3交代制勤務を義務付けられる場合があります。同じことが看護師にも当てはまりますが、保護や輸送の仕事には昼と夜のシフトがあるかもしれません。スケジュールを作成する際に考慮すべきさまざまな制約には、人口統計、健康、法的要件が含まれます。

自動化されたスタッフスケジューリングシステムは、すべての詳細を処理することにより、効率的に作業を行います。突然の病気、予定外の休暇、または非常に特殊なスキルセットを持つ従業員との家族の緊急事態、経営情報システムによるタスクの性質または緊急性の変化、従業員の満足度、および達成すべき能力などの動的な制約を考慮すると、十分なバックアップ範囲がありますビジネスの生産性を向上させるために、指定された時間内に割り当てられた仕事。これにより、企業は従業員をより正確かつ適切に管理できます。

従業員のスケジューリングアルゴリズムを使用することで、必要な柔軟性をチームに与え、手間をかけずに企業を運営し続けることができます。スケジューリングアルゴリズムは、従業員の効率を最適化し、より良い作業環境の構築の一部です。どのようなビジネスにとっても、自動化とその普及に対する圧倒的な要件を見極めることは非常に重要です。


従業員のスケジューリングアルゴリズムは、従業員がいつ働くべきか、生産性を向上させるためにどのくらいの期間働くかを決定するために使用されます。最高の従業員スケジューリングソフトウェアは、顧客の傾向と季節的な売上パターンも分析します。組織は、より多くの選択肢と柔軟性を提供することになっているときに、ニーズに基づいて人員を変更することにより、これらのシステムを利用できる場合があります。これらのシステムは、雇用者が従業員のニーズをよりよく処理できるように、シフトのスケジュールと人員の変更に毎日費やす時間を短縮することにより、多くの米国のファーストフードおよび小売業界の生活を変えています。

完璧な従業員スケジューリングアルゴリズムを作成する方法

最高の、最も正確な、または完璧なスケジュールを作成するには、マネージャーは需要を予測し、適切なシフトパターンを作成し、そのシフトパネルを適切な従業員で満たす必要があります。これらの各ステップには、マネージャーにとって問題点があるかもしれません。しかし、適切な従業員スケジューリングソフトウェアに投資することで、組織のリーダーシップはこれらの問題を排除し、このプロセスをよりスムーズかつ正確にすることができます。適切なソフトウェアは天候や時期などの要素を考慮しますが、マネージャーにも人間の役割があります。その場所に固有の需要予測変数を特定できます。

他のすべてと同様に、従業員のスケジューリングアルゴリズムにも一定の制限があります。最高の従業員スケジューリングアルゴリズムでさえ、100％の精度で予測することはできません。従業員の好みに関する情報の量は関係ありません。従業員からの情報が正確でない場合があります。これにより、マネージャーは部分的なデータに基づいて決定を下す可能性があります。それは特有の問題ではありません。私たちは不確実性に満ちた世界に住んでいます。しかし、その解決策は、シフトの開始前、開始中、および開始後に、テクノロジー、管理の専門知識、および従業員の参加の組み合わせである可能性があります。

ソフトウェアを使用して需要を分析および予測し、従業員と顧客の両方のニーズを考慮することにより、マネージャーは職場での負担を1つ減らすことができます。需要予測モデルが開発されると、管理者はシフトの構築を開始できます。Altametrics SchedulingやTime Clockなどのソフトウェアソリューションは、ソフトウェアのスマートアルゴリズムを使用して、異なる時間にコールするスタッフの最小数と最大数を設定する労働法を遵守しながら、シフト間で労働者を分割します。さらに、最近のシフトオークションの開発により、労働者は希望するシフトに入札することができます。


従業員スケジューリングソフトウェアは、従業員のスケジュールの作成、変更、割り当てを自動化します。これらのデジタルソリューションは、多くの場合、大量のデータを処理して労働ニーズを予測し、追加のコンサルタントや人事管理リソースを雇うことなくビジネス目標を達成するスケジュールを作成できます。

完全に自動化された従業員スケジューリングシステムを持つことの利点。

スケジューリングシステムは、リソースをより効率的に管理するのに役立つため、どのビジネスにとっても重要です。最高の従業員スケジューリングソフトウェアには、システムに自動化が組み込まれているため、管理者は1か月または1週間の信頼できるスケジュールを簡単に生成できます。その結果、従業員の時間厳守性が高まります。
ビジネス用に選択したソフトウェアは、職場の機能を大幅に向上させることができます。カスタマイズ可能な機能により、Excelスプレッドシートなどの手動アプリケーションよりもソフトウェアを選択することで、時間とコストを節約できます。

従業員のスケジューリングソフトウェアソリューションを使用すると、雇用主は従業員のニーズと好みに配慮すると同時に、仕事に悪影響を及ぼさない信頼できるスケジュールを作成できます。ほとんどのソリューションには組み込みのテンプレートがあり、スケジュールの競合を回避するのに役立ちます。優れたスケジューリングソフトウェアは、複数の場所、チーム、プロジェクトのスケジュールも作成します。

スケジューリングシステムをアップグレードする必要がある場合、長期にわたってビジネスに役立つものを確実に手に入れるために投資する価値があります。特定のソフトウェアを効果的に使用するために必要な機能を事前に決定してください。

選択した内容によっては、ビジネス上の結論が将来あなたとあなたの会社に影響を与える可能性があるため、急いで決定を下さないことが重要です。契約書に署名する前に常に全体像を見て、追加のサードパーティの拡張機能やアプリを見るのではなく、必要なすべての要素が組み込まれた信頼できるプラットフォームに完全にコミットします。選択するソフトウェアソリューションは、スケジュールテンプレートを提案する前に履歴データを分析できる必要があります。優れた顧客サービスも重要です。

たとえば、Zip Schedulesは、レストランや食品業界の他のビジネス向けのオールインワンスケジューリングソリューションであり、モバイルデバイスやコンピューター用のインストールが簡単なアプリが付属しています。これにより、レストランから離れていても、従業員のための競合のないスケジュールをリアルタイムですばやく作成できます。さらに、無料アプリと内部メッセージングシステムにより、いつでもチームとコミュニケーションをとることができます。たとえば、従業員は休暇申請を管理できます。マネージャーは、従業員の空き状況を確認し、新しいスタッフを探す必要なく、注文や食事の配達などのタスクを完了するために必要な人数をスケジュールできます。


Zip Schedulesでは、お気に入りのシフトをテンプレートとして保存することもできます。たとえば、毎週金曜の夜に営業シフトを行う場合、毎週設定する必要はありません。保存されたテンプレートは、労働管理チームのニーズに応じて変更できるため、一般的なタスクの時間を節約できます。これらのテンプレートはiPhone、iPad、またはその他のスマートフォンに簡単に保存できるため、従業員は外出先でもスケジュールをすばやく確認でき、ストレスを感じることもありません。このソフトウェアにより、従業員は必要なときにシフトを取引することもできます。誰もが欲しいものを手に入れよう！また、予測ツールを使用すると、雇用者は人件費を削減し、賃金をより効果的に追跡できます。

結論

完全に自動化された従業員スケジューリングシステムを実装することの利点のすべてで、なぜ早くそれをしなかったのか不思議に思うでしょう。

作業スケジュールの調整は、トリッキーで困難な作業です。しかし、「ワーク・ライフ・バランス」の概念は、もはや大げさで達成不可能ではありません。政府が従業員と雇用者の両方に利益をもたらす労働法を推進しているため、誰もが生活と仕事の間に何らかの類似性をもたらすことを目指しています。しかし、今日のペースの速い、要求の厳しい、テクノロジー主導の社会では達成が難しい場合があります。労働時間、シフト、スケジュール：これらのツールは、何十年もの間、仕事や日常の社会生活を導き、支配するために使用されてきました。

現在、AI主導のアプリでは、スケジューリングソフトウェアが企業の最も重要な側面の1つになっています。
雇用主は、必要な作業量を予測し、指定された時間に作業を完了するためにスタッフを編成するために、シフトスケジュールにますます依存しています。しかし、労働者は多面的な生活とアイデンティティを持ち、例えば、職場、親、介護者以外の厳しい役割を担っています。柔軟性のない勤務スケジュールや頻繁かつ予期しない変更は、そのような役割を果たすことを困難にします。

したがって、職場でのシフトスケジューリングは特に重要になります。従業員スケジューリングソフトウェアは、実行する必要のある作業量を追跡し、指定された時間に割り当てられたタスクを実行するように労働者を編成します。しかし、人々はさまざまなコミットメントを持っているので、柔軟性がない、または頻繁に変更されるスケジュールは、コミットメントを果たすことを困難にし、社会を荒廃させる可能性があります。

従業員のスケジューリングは、スケジュール超過やスケジュール不足を防ぐように設計されています。これは、雇用主が組織のニーズと従業員のニーズのバランスをとるのに役立ちます。これは、時間、お金、不要な頭をぶつけるのを節約するツールです。自動スケジューリングシステムを実装すると、事務処理と記録管理の量を大幅に削減できます。これにより、必要な人員配置調整のための情報フローとアラート管理が改善されます。職位と資格によってスタッフを分類し、企業の観点から情報をブレンドします。