テクノロジープロジェクトが予定どおりに予算内に収まっていることを確認する方法

テクノロジープロジェクトに適切なアプローチが必要な理由

まずケーススタディから始めましょう。

1999年、ファーストフード業界ですでに巨大なプレーヤーであったマクドナルドは、意欲的でした。革新的なITソリューションでグローバルビジネスの運営に変革をもたらそうとしました。食品コングロマリットは、店舗と本社をつなぐリアルタイムのグローバルネットワークを構築しようとしました。

「イノベート」は、121か国の31,000店舗をイントラネットで本社にリンクする10億ドルのプロジェクトでした。すべての店舗からリアルタイムの情報を収集し、それを本社の幹部に提供して、店舗を効果的かつ一貫して管理および運営できるようにしました。このプロジェクトは1999年に始まり、5カ年計画を立てていました。残念ながら、2002年後半、マクドナルドはInnovateをキャンセルし、プロジェクトにすでに費やしていたお金を失いました。100〜200人の請負業者とプロジェクトに取り組んでいるマクドナルドの従業員が解雇または再割り当てされました。

どこが間違ってた？ほとんどの失敗したプロジェクトと同様に、これでも複数の問題点がありました。

プロジェクトの範囲-会社は目標が可能かどうかを検討する時間を取らなかった。この巨大プロジェクトに関する長年の研究により、分析中に十分な予防措置が講じられなかったことが示されています。たとえば、国ごとにITインフラが異なるため、リアルタイムのグローバルネットワークを確立することは不可能でした。さらに、会社はプロジェクトの実行可能性を特定するために、プロジェクトの範囲をより慎重に定義する必要がありました。

有能なプロジェクトマネージャー：経験の浅いプロジェクトマネージャーは、このような大規模プロジェクトの没落になる可能性があります。プロジェクトに有能なマネージャーがいたら、イノベーションプロジェクトは不可能であることを経営陣に伝え、その実現可能性を徹底的に検討する必要があることを示しています。

利害関係者との協力：プロジェクトチームは、プロジェクトの実現可能性を特定し、その範囲を決定するために、世界中の店舗管理者から十分な情報を収集しているはずです。このソリューションを通じて現在の課題に対処できるかどうかをチームが尋ねていたら、最初から抜け穴を発見していたでしょう。

目標の全体的な理解：経営陣は、日々の業務を改善するためのイノベーションプロジェクトの重要性を理解していましたが、高度な技術専門知識を持つ人々によって運営される必要があることを理解していませんでした。彼らはまた、プロジェクトがどれだけ早く結果を生み、最終的にはお金を失うかについて非現実的な期待を抱いていました。

20年以上が経過し、その間、情報通信技術は、組織が自分のビジネスを理解し、パフォーマンスを監視できるようにする適切なシステムと慣行を確保するために、組織にとって不可欠なニーズとなっています。個人や支店、システムの継続的な監視これらはすべて、プロセスの効果的な管理に役立ちます。


プロセス自動化システムへの組織による巨額の投資、エンタープライズアプリケーションシステムおよび情報システムアーキテクチャへの投資、およびその他のそのような重要な機能に関するいくつかのニュースレポートが話題になっています。成功したものは、計画段階で批判的かつ分析的なアプローチをとっています。そして、マクドナルドはこれらのイノベーションのいくつかの最前線に立ってきました。しかし残念なことに、失敗したものはアプローチや構造が欠けていました。そして、そのような事例も数多くありました。

テクノロジープロジェクトを予定どおりに予算どおりに進める方法

スタンディッシュグループの2015年のカオスレポートによると、調査中の50,000件のプロジェクトのうち、3つの基準すべてを時間通りに予算内で満たし、満足のいく結果が得られたのはわずか3％でした。大規模プロジェクトの成功率はさらに低く、中規模プロジェクトは91％で失敗し、大規模プロジェクトは94％で失敗しました。

McKinsey & Company、Gallup、PMIなどの経営コンサルティング会社が実施した他の調査では、技術プロジェクトの成功率はひどいことがわかっています。たとえば、McKinseyの調査では、テクノロジープロジェクトの17％がひどく進んでおり、会社の存在を脅かしていることがわかりました。同様に、ギャラップの世論調査では、わずか 2.5% の企業がプロジェクトの 100% を完了していることがわかりました。

状況はさまざまですが、失敗の理由は、時間とお金の2つの要因のみを中心に展開する傾向があります。これらの要因は、どのようなプロジェクトでも成功または失敗する可能性があります。予算が改善するまで追加の資金を提供したり、プロジェクトを延期したりすることは、企業にとってしばしばジレンマです。余分な資金を投入すると、コスト超過が発生します。プロジェクトを遅らせると、締め切りに間に合わないかもしれません。職業はなんですか？

研究結果は厳しいかもしれませんが、適切なアプローチが取られれば希望があります。

プロジェクトの範囲と目的を定義する-これには、特定のプロジェクトの目標、タスク、成果物、コスト、および期限のリストを決定して文書化するプロジェクト計画が含まれます。この「スコープステートメント」または「参照条件」は、プロジェクトの境界を説明し、各チームメンバーの責任を確立します。また、プロジェクト完了後の作業の検証と承認の手順を設定します。明確な目標は、全員が何をすべきかを知らせ、いつ終了するかを知るのに役立ちます。さらに、このドキュメントは、プロジェクトチームが集中し続けるのに役立ち、プロジェクト中に変更要求に関する決定を行うためのガイドラインを提供します。

コミュニケーションとコラボレーション-コミュニケーションは、プロジェクトを円滑に進めるための潤滑剤です。これにより、不要な混乱や内部の競合を解消し、全員がプロジェクトに最適な解決策を見つけ出すことができます。誤解を避け、全員が同じ認識を持つようにするには、重要なマイルストーン、先制リスク、推定納期、更新された予算について、チームや利害関係者と頻繁にステータスミーティングを行う必要があります。プロジェクトの目標があいまいであったり、適切に伝えられていない場合、結果はずれ、利害関係者の目には失敗します。


リスクの評価-リスク管理とは、プロジェクトの目標を調べ、その目標に対するリスクに最初から対処する方法を考え出すことです。リスクとは、発生する場合と発生しない可能性のある将来の発生のことですが、発生した場合、プロジェクトの目的に影響します。そのため、プロジェクトマネージャーやプロジェクトの監督を担当する人は、リスクを脅威としてのみ見ることができますが、ポジティブな機会、またはネガティブな脅威になる可能性があります。

プロジェクトスケジュールを管理する最適な方法

プロジェクトスケジュールは、プロジェクトを予定どおりに完了することに真剣に取り組んでいることを示すタイムテーブルです。リソース、タスク、期日を理想的な順序で整理し、期限内にプロジェクトが完了するようにします。計画段階で作成された効率的なプロジェクトスケジュールには、次のものが含まれます。

• まず、必要な成果物を作成するための作業を完了する必要があります。

• その作業の各要素に関連するコスト。

• その過程で、どのチームメンバーが各ステップを担当するのか。

プロジェクトスケジュールのタイムラインは、プロジェクトの成功にとって重要です。タスクとリソースは、予定どおりに完了し、約束どおりに配信されるようにスケジュールする必要があります。もちろん、すべてのタスクが一度に開始または終了するわけではありません。タイムラインを作成する際には、いくつかの点を考慮する必要があります。まず、各成果物またはマイルストーンの開始日と終了日を特定して、プロジェクトのタイムラインを確立します。これは、過去に完了した同様のプロジェクトを分析することによって行うことができます。以前の経験から学ぶことで、このプロジェクト中に発生する可能性のある潜在的な障害を予測し、現実的なタイムラインを作成できます。

あなたの会社が特定の業界やサービスに不慣れであるとします。その場合、比較のために頼る経験がないため、各タスクの現実的なタイムラインを決定するのが難しい場合があります。この場合、スケジュールの作成を支援するために、より経験のある人を雇うことをお勧めします。タイムラインを作成したら、各タスクに少なくとも 1 つの開始日と 1 つの終了日があることを確認します。その後、リソース、コスト、依存関係、および各タスクの完了を担当するチームメンバーの割り当てを開始できます。

効率的なプロジェクトスケジュールは、プロジェクトスケジューリングソフトウェアまたはタスクマネージャーアプリを使用して作成、追跡、管理されます。これらのツールには、管理者がタスク、リソース、およびコストの進捗状況をリアルタイムで監視できる機能があります。作業を割り当てたり、依存するタスクをリンクしたり、進捗情報のダッシュボードをユーザに表示させたりすることができます。

たとえば、HubworksスイートのZipチェックリストを使用すると、マネージャーは高度なタスクマネージャーアプリを使用してチームメンバーにタスクを簡単に割り当てることができます。タスク管理プロセスを最初から最後まで簡素化し、メンバーは共有タスクリストの情報をリアルタイムで表示できます。その結果、人々は自分の仕事のパフォーマンスを追跡し、期限切れのタスクをフォローアップし、プロジェクトの進捗状況に関する洞察を得ることが容易になります。さらに、プロジェクトのスケジュールが適切に策定されると、プロジェクトが期限に間に合うように特定の時間に行う必要がある手順が明確に示されます。

プロジェクト予算を管理する最適な方法

プロジェクト予算は、大きな仕事にとって大きな数字です。これには、1つの大きなプロジェクトに関連するすべてのタスク、アクティビティ、および供給を完了するために必要な資金が含まれています。これは、利害関係者を含むすべての参加者が、プロジェクトの成果物を完成させる際に固執することに同意する数字です。プロジェクト予算は、お金の使い方を概説した文書でもあります。マネージャーは、チームがタスクやアクティビティにどのようにお金を使うかを特定することで、コストをより適切に追跡および管理できます。プロジェクトを開始する前に、要件が変更されない限りプロジェクト予算を増やす余地がほとんどないか、まったくないため、承認された予算を用意することが不可欠です。

予算重視のプロジェクト管理の世界では、予算超過は常にプロジェクトの成功または失敗のリトマステストでした。2020年、COVID-19のパンデミックにより、予算内にとどまることが困難になりましたが、大規模な不確実性の中で慎重に財源を管理していた企業やプロジェクトマネージャーは、最終的には成功しました。

この新しい常態では、不確実性が大きく迫っているときにプロジェクト予算を効率的に管理する秘訣は何ですか？いくつかのことが役に立ちます-

プロジェクトのコストを見積もる-プロジェクトの全体的な予算は、トップダウンとボトムアップの 2 つの方法で見積もることができます。トップダウン方式では、プロジェクト予算の合計を設定し、タスクとアクティビティに分割します。ボトムアップ方式では、各プロジェクトタスクのコストを見積もり、それらを追加して総プロジェクト予算を求めます。次に、各タスクの見積もり手法を選択します。各プロジェクトタスクに同じ方法を使用することも、予算を作成しているタスクの種類に基づいて異なる方法を使用することもできます。プロジェクト管理ツールを使用している場合は、各タスクまたはアクティビティの見積もりを記録する予算列を作成します。

ステークを知る：ほとんどの場合、利害関係者の期待は泥のように明確であり、多くの場合、完全に定義されていない目標につながります。ステークを知ることは、プロジェクトから何が期待されているかを理解するのに役立ちます。このようにして、予算を含め、すべてが利害関係者の期待によって定義されていることを確認できます。

プロジェクト予算の追跡と監視-プロジェクト予算を監視および管理するには、プロジェクト管理システムに予算トラッカーを作成します。定期的な予算追跡の重要性にもかかわらず、多くのプロジェクトマネージャー (47%) は KPI を手元に持っていません。50% は、情報を得るために 1 日以上かけてデータを手動で集計しています。推定コストに対して実際のコストを測定すると、過剰支出などの問題を早期に把握でき、中断することなくコースを変更するための十分な余地が与えられます。

柔軟性があり、予期せぬ事態に備える余地を残す-行動方針を決定するときは、風と天候を考慮してください。予期しないことが起こった場合は、関係するすべての利害関係者から意見を聞いてください。そして、常に緊急時対応計画を立てることを忘れないでください。このステップは、パンデミック時に多くの企業が行ったように、予算の混乱に巻き込まれないようにするために不可欠です。供給価格、資源、労働力、資金調達など、すべての要素を考慮してください。


再検討、レビュー、再調整-変化はすべてのプロジェクトで常に変わらないものです。予算管理や再予測をしなくても、プロジェクトを実行し直すと、すぐに軌道から外れる可能性があります。予算が手に負えなくなるのを防ぐには、予算を定期的に監視することが不可欠です。予算超過は、重大になったときよりも、プロジェクトの初期段階で修正する方がはるかに簡単です。

プロジェクトチームから最大の価値を引き出す

世界的な競争は激化し、運用環境はますます複雑化しています。テクノロジープロジェクトリーダーは、プロジェクト開発が会社のビジョンと戦略と一致することを保証する責任があります。成功を確実にするため、プロジェクトはビジネス戦略と整合していなければなりません。それを確実にする最善の方法は、強力なプロジェクトチームを持つことです。レースに勝ちたいなら、優秀なクルーを獲得し、明確なコースを設定して順調に進んでください。いくつかの基本ルールに従うチーム：

成功するには、すべての決定がオープンに共有された情報に基づいて行われ、チームメンバーの専門知識が疑われないようにする強力なプロジェクトチームが必要です。

この整合性を確保するには、プロジェクトの最初から高品質のソフトウェアツールを導入することが適切です。

また、プロジェクトチームに人為的な階層を課すことを避けることも重要です。全員が平等に協力すれば、プロジェクトをより早く進めることができることを覚えておいてください。

プロジェクト管理システムをより良くするAI

人工知能は、もはや高度なITやテクノロジーアプリケーションに追いやられなくなり、より伝統的な環境に浸透しています。たとえば、AI を活用したツールは、プロジェクトマネージャーの管理タスクを効率的に引き継ぐことができます。プロジェクトマネージャーを悩ませていた会議の計画、リマインダー、その他の管理タスクなどの機能は、現在ではテクノロジーによって処理されています。そして、彼らは文句を言わずにそれをすべて行います。これにより、プロジェクトマネージャーとチームメンバーは、計画などの人間の知性を必要とする高レベルのタスクに集中する時間を、そうでないタスクに時間を費やすことなく得られます。

AIがプロジェクトチームを支援する3つの方法-

1.生産性の向上：人工知能への投資と実装を行っている組織は、「AIが企業を変革する（KPMG）」というレポートによると、平均して生産性が15％向上しています。さらに、PMI の AI @Work レポートでは、人工知能やその他の技術の最先端にいるプロジェクトリーダーが、AIが進捗状況の監視、文書の管理、活動計画に費やす時間を削減したと頻繁に報告しています。

2。データ分析：データ分析は、コストとスケジュールの見積もりに加えて、プロジェクトマネージャーが困難な決定や予期しない障害を乗り越えてプロジェクトを進めるのに役立ちます。マネージャーは、判断に頼る代わりに、以前と現在のプロジェクトのデータを処理して洞察を提供する人工知能ツールを使用できます。人工知能の真の価値は、意思決定をサポートし、より良い結果をもたらすアルゴリズムにあります。


3。一貫性の確保：AIは、労働者が知っていることを保存するのに役立ち、仕事を辞めたり辞めたりするときに使用できるナレッジマネジメントエコシステムの構築にも役立ちます。さらに、AIは職場の行動パターンを一元化することにより、プロジェクト管理の一貫性と品質を促進します。

結論

企業には、真の同期と整合性を備えた総合的なアプローチが必要です。特に、プロジェクト管理は多面的な課題です。それには、チームが目標、スケジュール、実行を調整する必要があります。チームとリーダーは、自分たちにとって望ましい結果を調整して確立し、ビジネスの結果を理解する必要があります。それはたくさんの可動部品です。企業は、これらの部分の1つ以上を無視しているため、プロジェクトの実行に失敗します。


テクノロジープロジェクトはコストのかかる作業であることが多いため、リスクは高くなります。プロジェクトに関わるすべての関係者を同期して、プロジェクトが予定どおりに予算内に収まるように、適切なアプローチを使用していることを確認してください。