従業員スケジュールって何ですか？
従業員スケジュールは、マネージャーが従業員のシフトを計画および追跡できるようにするツールです。フルタイム、パートタイム、オンコールなど、さまざまなスケジュールを作成するために使用できます。従業員のスケジュールは、手動またはスケジューリングソフトウェアを使用して作成できます。
優れた従業員スケジュールを簡単に書く方法
はじめに
完璧な仕事のスケジュールを作ることは子供の遊びではありません。スケジュールがなければ、従業員への適切な仕事の割り当てがなく、マネージャーは誰が何をしているのかを追跡できず、タスクが時間内に完了せず、人件費を管理できず、人的資源が休閑して無駄になるか、過労で燃え尽きてしまいます。
これらの結果はいずれも、組織とそのビジネスの見通しにとって好ましいものではありません。さらに、従業員のスケジュールを立てるだけでは十分ではありません。従業員と組織の両方の要件の合理的なバランスをとるためには、よくできていなければなりません。従業員のスケジュールを改善し、ビジネスが成功する可能性を高めます。
マネージャーが直面する問題
想像してみてください。レストランのマネージャーは、来週の従業員のスケジュールを書こうと何時間も費やしています。彼は書いています。キャンセルします。もう一度書き込みます。しかし、理想的なスケジュールはとらえどころのないままです。彼は特定の従業員の毎週の休暇に対応できないか、特定の従業員にあまりにも多くの休憩を与えます。このように手作業でスケジュールを切り刻んだり変更したりすると、マネージャーは疲れ果てます。そして最後に、長い闘いの後、彼がスケジュールを少しコントロールすることができたとき、いくつかの新しい、衰弱させる問題が忍び寄ります。
従業員のうちの2人は、週の半ばに緊急の家族の仕事に出席し、1日はオフィスに報告できないと言っています。したがって、彼らはその日に他の従業員と交代し、その後補償休暇を提供する必要があります。
マネージャーの悩みに加えて、2人の従業員が休暇を要求した日は、大きなスポーツイベントの決勝戦が予定されている日でもあります。イベントはレストランで上映され、需要は増えると予想されます。マネージャーは従業員全員でその日に近づこうとしていました、そしてここに2人の従業員が休暇を求めています。そのような問題に直面しなければならないマネージャーは誰でも、彼の知恵の終わりにいるでしょう。しかし、すべての利害関係者を満足させる従業員のスケジュールを構築する簡単な方法があります。
従業員スケジュールのメリット
スケジュールは、従業員が働くことになっている曜日と、毎日働かなければならない時間数を指定します。スケジュールはまた、従業員が割り当てられた時間内に完了しなければならない義務を不明確な条件で規定していません。これにより、他の人がいつ仕事をしているのか、休暇を取っているのかを全員が知ることができ、誰もが事前にプログラムを計画することができます。したがって、主要なチームメンバーの一部が今後数日間は対応できないことを事前に知っているチームリーダーは、従業員が休暇を取る前に、非常に機密性の高いタスクをいくつか完了させたいと思うかもしれません。最も時間に敏感な仕事に優先順位を付け、それらを迅速に完了することで、組織が効率的になり、締め切りが常に守られるようになります。
やるべき仕事の量と性質を明確に考えれば、従業員は仕事と生活のバランスをより良く管理できるようになります。たとえば、週の初めに木曜日に休みがあることを従業員が知っている場合、偶然にも木曜日に仕事から休暇を申請した妻と一緒に長いドライブを喜んで計画できます。仕事と生活のバランスをとることができる従業員は、満足している従業員です。彼は毎朝新鮮にオフィスに報告し、ストレスレベルを管理することができ、彼の組織に専念するでしょう。
スケジュールは、突然の病気や家族の緊急事態の結果として労働者が休暇を取ったり、現れなかったりしたときに、別の手配をすることができるマネージャーの準備としても機能します。熟練したマネージャーは、シフトの周りで労働者をジャグリングして、全員が休暇を取ってもショーが続くことを確認することができます。
従業員のスケジューリングがうまく行われると、人件費の削減に役立ちます。人件費は事業の費用の大部分を占めています。レストランの場合、人件費は通常収入の最大35％です。
ただし、レストランでは、静かな営業日や、ランチタイムとディナータイムの間など、それほど多くの従業員を必要としない場合があります。このような交通量の少ない時期には、レストランはより小さな乗組員で簡単に運営でき、スタッフをクロストレーニングすることで対応できます。さらに、ビジネスが遅い場合、レストランはシフトを分割したり、パートタイムの従業員を雇ったりするスタッフを割り当てることもあります。
一方、ピーク時には、交通量の少ない時期にベンチに入れられた従業員を連れ戻す必要があります。レストランは、ランチとディナー、金曜日の夜、フェスティバル、または豪華なプライベートパーティーを開催しているときに、活発な営業を行う場合があります。したがって、従業員はこれらの要件を念頭に置いてスケジュールする必要があります。
最適なスケジュールを作るためのヒント
レストランの離職率はすでに高く、これは時間とお金の損失など、レストランにいくつかの悪影響を及ぼします。
スタッフの好みを可能な限り毎週のスケジュールに適応させることは、従業員の満足度を高め、離職率を下げるのに大いに役立ちます。たとえば、従業員は、忙しい週末に自宅で仕事をしているように感じたり、夕方に授業に出席しなければならないために朝のシフトを好む場合があります。
さらに、レストランのオーナーは、従業員が6〜8時間のシフトでスケジュールすることで、妥当な金額のチップを稼ぐことができるようにすることができます。この追加収入の範囲は、従業員が通勤費用を処理することを可能にし、従業員の満足度を高めることができるもう1つの方法です。
ただし、マネージャーは従業員のシフトを頻繁に変更しないようにする必要があります。シフトローテーションが多すぎると、従業員はリズムに落ち着くことができず、肉体的および心理的に害を及ぼします。予測できないシフトは、従業員がオフィスの外で活動やコミットメントを計画できないことも意味します。
多様な要求や強迫観念を持つ人々と仕事をする場合、11時間目でもスケジュールの変更が必要になる場合があり、従業員はスケジュールが確定する直前に同僚とシフトを交換するように電話をかけることがあります。
優れたマネージャーは、従業員の休暇要求を可能な限り取り入れようとします。これにより、組織の規則や規制の範囲内ではありますが、従業員にある程度の余裕を持たせることができます。これを行うと、従業員の生産性が向上します。
手動で、または基本的なスプレッドシートソフトウェアを使用してスケジュールを作成するマネージャーは、直前の従業員のリクエストが流れ始めると、冷静になります。これに対する答えは、リアルタイムのスタッフ管理を可能にし、事前にスケジュールを提供するのに役立つスマートな従業員スケジューリングソフトウェアソリューションにあります。
スプレッドシートが足りないところ
手作業によるスケジュール作成のデメリットは、すでに触れられていました。Microsoft ExcelやGoogleスプレッドシートなどの初歩的なスプレッドシートの問題は、プレゼンテーションにはユーザーが選択したデータしか含まれず、他の関連情報は含まれないことです。その結果、事業運営の全体像を把握することはできません。これは意思決定を困難にします。
さらに、パスワードで保護されている場合でも、スプレッドシートは情報の誤処理、データ破損、ハッキングに対して脆弱です。
スプレッドシートに従業員のスケジュールを作成することも、多くの手作業を必要とし、マネージャーの多くの時間を要します。
スケジューリングソフトウェア特効薬
したがって、専用のソフトウェアとモバイルアプリは、マネージャーが直面する可能性のあるスケジュールの問題のほとんどにとって万能薬です。スケジューリングソフトウェアは、従業員にシフトと職務を割り当てるために最先端の技術を採用しています。これは、手動によるアプローチよりもはるかに高速なプロセスです。また、従業員を1日に2シフトするようにスケジュールするなど、意図しないエラーを排除します。マネージャーが原始的な手動の方法を使用していて、多数の従業員のスケジュールを準備しなければならない場合、間違いはよくあることです。
誰が働くべきかという決定にもかかわらず、どのシフトがまだ手動で行われているか、スマートソフトウェアは実際のシフト作成がほぼ自動化されていることを保証し、マネージャーが特定のシフトに特定の数の労働者を特定のシフトに配置したい場合、シフトを自動生成することができます時間。従業員スケジューリングアプリの自動スケジュール機能は、以前のスケジュールを呼び出し、スタッフの残業と休暇の要求を考慮に入れるため、マネージャーは作業者の休暇を非常に簡単に管理できます。したがって、自動スケジューリングは、多くの労力と時間を節約できるマネージャーにとって大きな恩恵であり、入札の心配はさようならです。
スタッフスケジューリングソフトウェアのおかげで、すべてのメッセージを合理化し、組織の全員が、どこにいても、すべての関連情報に遅れないようにすることができます。マネージャは、単一の統合された情報源に頼ることができます。これにより、作業負荷が最小限に抑えられ、主要な業務に集中できるようになります。
スケジューリングソリューションにより、マネージャーは、従業員が1日遅くに到着した場合でも、従業員からのシフトスワップや休暇の要求に自信を持って迅速に対応できます。このソフトウェアは、休暇を必要とする個人のために記入する可能性のある従業員を即座に特定し、マネージャーとスタッフが別の手配を行うのを支援します。
スケジューリングアプリにより、マネージャーはスケジュールの修正や再修正に時間を費やす必要がなくなります。また、シフトメイキングの演習全体は完全にペーパーレスであるため、手間がかかりません。
Apple Play、Google Play、またはアプリプロバイダーのウェブサイトからアクセスできるスタッフスケジューリングアプリを使用すると、マネージャーは外出先でどこからでも、いつでもスケジュールを準備および編集できます。従業員は、どこにいて何をしているかに関係なく、スケジュールが公開され次第、シフトのタイミングを確認できます。したがって、現代のテクノロジーでは、スケジュールを表示するためにスマートフォンやタブレットを一目見るだけで雇用主と従業員の両方がスケジュールをすぐに利用できます。
マネージャーは毎回新たにスケジュールを準備する必要はありませんが、シフトをスタッフスロットに配置するだけで時間を節約できます。シフトが更新され、要求が処理されると、プッシュ通知を通じて従業員に通知されます。
企業は、スタッフスケジューリングソフトウェアとPOSシステム、および販売/需要予測ソリューションを統合することで、将来必要となる労働者の数を簡単に予測できます。この取り決めにより、トラフィックの多いイベントや期間を管理するための人員不足や、交通量の少ない日や交通量の少ない日には人員過多になることがなくなります。
さらに、従業員スケジューリングソフトウェアは、スケジュールが作成されたらすぐに従業員と共有され、マネージャーがスケジュールを微調整すると即座に従業員に警告するプッシュ通知、および要求があったときに従業員に通知されることで、チーム内のコミュニケーションを改善するのに役立ちますが応答されます。
従業員が携帯電話のいくつかのボタンをクリックするだけで休暇を申請したり、スワップ要求をシフトしたりできるという事実は、従業員と雇用主の間のコミュニケーションを透明にするのに役立ち、従業員にエンパワーメントの感覚を与えます。欠勤も減少します。従業員は、お金では買えない仕事の満足感に溢れています。人的資源の管理が大幅に円滑に行われるため、雇用主も満足しています。
さらに、自動化されたスタッフスケジューリングにより、組織は現地の労働法を遵守できます。また、企業は従業員に必要以上の労働時間を割り当てるなど、ヒューマンエラーを回避できます。 従業員の疲労につながり、命を危険にさらす可能性さえあります。
最後になりましたが、いくつかの従業員スケジューリングプラットフォームは、従業員にセルフサービスの機能を提供します。この機能を使用すると、従業員は自分でシフトを管理し、スケジュールを調べたり、シフトを同僚と交換したり、空いているシフトを要求したりできます。これは非常に便利な機能で、従業員は自分の仕事の生活をコントロールすることができます。マネージャーは、単純で日常的なタスクをアウトソーシングできるようになったため、利益を得ることができます。シフトの自動生成に加えて、セルフサービス機能により、管理者は簡単に呼吸できます。
最高のスケジューリングソリューション
HubworksアプリストアやGoogle PlayやApple Playで入手できる機能豊富なZip Schedulesは、おそらく市場で最高の従業員スケジューリングソフトウェアです。
Zip Schedulesは自己実装システムを提供しますシンプルなオンボーディング、無料のモバイルアプリ、わかりやすいインターフェースなどの機能により、ソフトウェアは簡単に操作できます。お気に入りのスケジュールは、新しいスケジュールを簡単かつ迅速に作成できるように、テンプレートとして保存することもできます。前の週の旅程を変更して、変更に合わせて新しい旅程を作成することもできます。シフトは従業員スロットにドロップできるため、毎回ゼロからスケジュールを準備する必要がなくなります。これにより、管理者の時間と労力を大幅に節約できます。
Zip Schedulesは、チーム内、およびマネージャーと従業員間のコミュニケーションを透明かつ円滑にするのに役立ちます。Zip Schedulesの内部メッセージングシステムの助けを借りて、マネージャーは組織に関連するニュースやイベントについて従業員に即座に知らせることができます。
スケジュールは公開された瞬間に従業員に送信され、マネージャーは従業員の休暇申請または同僚から提供されたシフトの受け入れに基づいて迅速な行動を取ることができます。マネージャーは、Zip Schedulesソフトウェアを使用して、従業員の空き状況、休暇とシフト交換の要求、およびシフトが開かれる時期を完全に把握できます。
これらの重要な情報はすべてすぐに入手でき、従業員や雇用主は携帯電話をちらっと見るだけで見ることができます。Zip Schedulesアプリを使用すると、休暇が必要な従業員は、交代する同僚をすばやく特定できます。Zip Schedulesモバイルアプリを運用しているマネージャーは、ボタンをクリックするだけで、いつでも、どこでも、数秒で従業員のリクエストを承認または拒否できます。これは、以前の従業員の要求に対処することが長期にわたるプロセスであったことを考えると、大きな進歩です。
したがって、Zip Schedulesを使用すると、スケジュールの作成と編集の通常のプロセスが非常に簡単になります。しかし、それだけでなく、スケジュールの作成がさらにスマートになります。予測エンジンが組み込まれているため、売上と取引を予測し、それに応じてスタッフをスケジュールして、人員不足や人員超過を防ぐことができます。日次予測は、過去の売上データに基づいて生成されます。
Zip Schedulesの価格は、従業員が1～20人の組織では場所ごとに月額19ドル、従業員数が21～50人の組織では場所ごとに月額39ドルです。50人以上の従業員を抱える企業向けのカスタムエディションもあります。3つの階層すべてで、無料のモバイルアプリと無料のサポートが提供されています。市場には、堅牢な無料プランを備えた従業員スケジューリングソリューションもいくつかあります。これらには、ホームベース、セブンシフト、ソーシャルスケジュール、FindMyShift、スリングなどが含まれます。これらは、テクノロジーにあまりお金をかけたくなく、なくてはならない機能だけを求めている中小企業や新興企業にとって特に便利です。
小規模企業は、基本的なスタッフスケジューリングソリューションを提供するさまざまな無料プランを利用できます。組織がより多くの機能を必要とする場合、より高いサブスクリプションレベルに移行する必要があります。
一部のサービスでは、従業員1人あたりの料金がかかります。その他は、場所ごとの料金を請求します。従業員ベースのサービスは、従業員1人あたり1.50ドルから4.50ドルの費用で提供されます。場所ごとのサブスクリプションオプションの価格は、14ドルから199ドルの範囲です。
応募者追跡サービスは、従業員のスケジューリングソリューションに付随する場合があります。追加サービスは毎月50ドルかかる場合があります。追加の人事サービスはパッケージに含まれているか、別途購入することができます。
結論
効果的な従業員スケジュールが作成されたら、スケジュールが適切に実行され、従業員が熱心に従うことを確認する必要があります。これには、効果的な時間とタスクの管理が含まれます。
従業員のスケジューリングソリューションをスタッフの時間追跡ソフトウェアと統合して、従業員の生産性が十分にあることを確認することができます。タイムトラッキングソリューションは、不要な残業を回避し、給与管理を円滑にします。残業時間、欠勤、出席パターンに関するデータにより、雇用主はより強力な意思決定を行うことができます。
それゆえ、効果的な時間管理とは何でしょうか？特定のタスクに費やす時間を計画し、管理する必要があります。ここでの重点は、単なるハードワークではなく、スマートワークです。より良い時間管理により、従業員はより効率的になり、仕事と家庭生活のバランスをより良くすることができます。Hubworksプラットフォームでも利用できるZip Clock時間追跡ソフトウェアのような洗練されたツールは、時間管理を容易にし、チームリーダーがスタッフのスケジュールをより適切に管理できるようにします。
したがって、従業員が仕事に出られない場合、Zip Clockのシフト管理画面には、適切な代替品をすぐに見つけるために必要なすべての情報が表示されます。従業員が毎日の残業違反または休憩に近づいているとき、Zip Clockを使用すると、労働法違反を回避できるように休憩または退勤を提案できます。電話を一目見るだけで、マネージャーはスタッフのタイムパンチをリアルタイムで確認および監視できます。マネージャーは、従業員がシフトを逃したときにも警告されます。さらに、Zip Clockが提供する従業員パフォーマンスレポートにより、マネージャーは、労働法およびスケジュール違反の観点から、指定された期間にわたる従業員のパフォーマンスを追跡できます。
従業員は、スケジュールを作成する目的が達成されるように、割り当てられたタスクも適切に管理する必要があります。Zip Checklistソフトウェアは、Hubworksアプリストアで入手できるもう1つの高度なテクノロジーソリューションであり、マネージャー、スーパーバイザー、および従業員のためにタスクリストを準備できます。ソフトウェアは、タスクが均等に割り当てられることを保証します。マネージャーは、チェックリストのタスクを従業員に簡単に配布することもできます。
優れた従業員スケジュールを毎週一貫して準備でき、それを時間追跡およびタスク管理ソフトウェアで補うことができる組織は、従業員が幸せであり、マネージャーがリラックスして自信を持っていることを保証します。これは、質の高い顧客サービスと健全な収益につながり、それが結局重要なことです。
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よく寄せられる質問
仕事のスケジュールには4つのタイプがありますか？
作業スケジューリングには、次の 4 つのタイプがあります。 1。リニアスケジューリング 2。ノンリニアスケジューリング 3。プロジェクトベースのスケジューリング 4。タスクベースのスケジューリング
仕事のスケジュールにはどのような種類がありますか？
勤務スケジュールの種類には、フルタイム、パートタイム、フレックスタイムがあります。
従業員の勤務スケジュールを作成するにはどうすればいいですか？
従業員の勤務スケジュールを作成する方法はたくさんあります。1 つの方法は、作業スケジュールテンプレートを使用することです。これは、オンラインまたは一部の事務用品店で見つけることができます。別の方法は、ソフトウェアプログラムを使用して作業スケジュールを作成することです。
2種類の勤務スケジュールは何ですか？
勤務スケジュールには、フルタイムとパートタイムの2種類があります。