ビジネスコミュニケーションについての議論

ビジネスコミュニケーションへの洞察

適切なコミュニケーションは、混乱と理解の間の架け橋です。優れたコミュニケーターは理解を深めますが、貧弱なコミュニケーターは受信者に混乱をもたらします。

最も効率的な方法で知識を構築し共有するための人や複雑なシステムがなければ、データと専門知識は本当の意味を持ちません。人々が人生をナビゲートするために優れたコミュニケーションスキルを必要とするのと同じように、組織は成功を確実にするためにビジネスコミュニケーション技術と技術を必要とします

すべてのビジネスプロセスには2人以上の個人間の作業が必要であるため、企業には最良のコミュニケーション慣行が標準化されていることを確認する責任があります。ビジネスコミュニケーションの包括的な概要と、それが職場にどのように役立つかについては、先読んでください。

ビジネスコミュニケーションって何ですか?

ビジネスコミュニケーションとは、組織内外の関係者間で情報を共有する方法です。適切なコミュニケーションを使用することで、従業員とマネージャーは協力して主要な目標を達成できます。ビジネスコミュニケーションの目的は、プロセスを合理化し、組織のベストプラクティスを最適化し、エラーを最小限に抑えることです。

組織内のあらゆるタスクと活動は、何らかの形でコミュニケーションに依存しています。ほとんどのタスクではチームメンバーが協力する必要があるため、組織は適切なコミュニケーション慣行を浸透させ、サポートする必要があります。

適切なコミュニケーションをサポートするビジネス環境は、より効率的で、コストを節約し、結果の質が高くなります。逆に、貧弱なコミュニケーション方法を助長するビジネスは、コアシステムが崩壊する結果になります。また、従業員の士気が低下し、顧客関係の問題が増加する傾向があります。

ビジネスコミュニケーションの重要性

情報が顧客または従業員によって共有されるかどうかにかかわらず、最良の結果を確実に得るにはベストプラクティスを導入する必要があります。これは、従業員が顧客やマネージャーに悪い知らせを伝えなければならない場合に特に当てはまります。

不幸な状況がどのように提示されるかによって、状況がどのように処理されるかが決まります。ポジティブなニュースでさえも適切に伝えなければなりません。そうしないと、受信者は与えられた情報の使い方を知らないでしょう。

効果的なコミュニケーションの最も重要な理由には

  • さまざまな利害関係者に選択肢と新しいアイデアを提示する必要性書面によるコミュニケーションを最適化する能力
  • 重要な情報を伝える意思決定を最適化するために必要な証拠と確認を提供します双方の利益に最も役立つ契約または契約書の作成を支援します注文プロセスが正確
  • 、合理化され、迅速に履行されることを保証します
  • 効果的な販売およびマーケティング戦略の促進会議を最適化し、それらの会議で伝えられた情報を全員が理解できるようにする効果的なビジネスコミュニケーションの実践なしに
  • 、新入社員が自分の役割の要件について適切に訓練され、通知されることを保証する
では、組織が主要な目標を達成することはほぼ不可能です。たとえば、販売戦略が製品/サービスの利点を顧客に効果的に伝えていない場合、企業は年間売上目標を達成できません。

メッセージが明確で簡潔でない広告である場合、マーケティングキャンペーンは新規顧客を引き付けません。要約すると、コミュニケーションは、組織に関与するすべての内部ビジネスユニットとすべての外部利害関係者にとって不可欠です。

ビジネスコミュニケーションの利点

建設的なビジネスコミュニケーションは、企業の成功を確実にするために重要ですが、競争力を提供するのに役立ついくつかの利点も提供します。これらには以下が含まれます-

1。従業員のエンゲージメントを最適化

リーダーシップチームが強力なコミュニケーション技術を使用して、従業員が何をすべきか、そして専門家が従業員のエンゲージメントが劇的に増加することをどのように評価したかを知るのを助けるとき。

組織内にコミュニケーションチームが存在する場合、リーダーと常に協力して効果的なコミュニケーション戦術を開発する必要があります。従事している従業員は、パフォーマンスが向上し、より長い時間枠で雇用を維持する傾向があります。

2。メールを最小限に抑える

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最新のソフトウェアツールでは、大量のデータを 1 か所に保持できるため、誰もが必要なときに必要な情報にアクセスできます。これにより、受信トレイがいっぱいになり、混乱を招く恐れがある、電子メールを介したやり取りを最小限に抑えることができます。

他のソフトウェアアプリケーションでは、後でアクセスする必要がある場合に備えて会話を保存するチャットシステムを介して作業者が通信できます。これにより、コミュニケーションが合理化され、不正確で不適切な意思決定につながる重複データが防止されます。

3。作業者の生産性を向上

ほとんどの組織は大量のデータを収集するため、従業員が必要な答えを見つけるのが難しい場合があります。ナレッジマネジメントシステムまたはオフィスオートメーションシステムは、誰もが関連データにアクセスできるようにすることで、作業者の生産性を最適化するのに役立ちます。その後、作業者は知識を共有し、問題解決に集中できるようになり、生産性の向上につながります。

4。ビジネスユニット間の相互コミュニケーションを改善

部門をつなぐ一元化されたデータベースやダッシュボードシステムがないと、異なるビジネスユニットの従業員が効果的にコミュニケーションをとるのが難しい場合があります。

最適化されたソフトウェアツールセットは、複数の部門のデータベースを統合し、同じ情報のカスタマイズされたビューを提供できます。これにより、全員が協力してタスクを完了し、ワークフローを合理化できます。

5。リモートワーカーまたはオフサイトワーカーとのコミュニケーションを強化

ほとんどのソフトウェアシステムでは、リモートワーカーはどこからでもアクセスできます。タイムレコーダーソフトウェアは、従業員がオフィスにいなくても出入りする方法を提供します。COVID-19によりリモートワークが増加しているため、組織はこれらのツールを活用して、全員が適切にコミュニケーションできるようにする必要があります。

6。労働者の離職率を最小限に抑える

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すべての従業員を雇用するのは費用がかかり、面倒なので、時間、お金、リソースを節約するには、離職率を低く維持することが不可欠です。

効果的なコミュニケーションソフトウェアツールを使用して従業員に情報を提供することは重要ですが、情報過多にならないようにすることも不可欠です。企業は、離脱、フラストレーション、高い離職率を防ぐために、最も関連性が高く適用可能なデータのみをアップロードして共有する必要があります。

ビジネスコミュニケーションのタイプ

ビジネスユニットは、内部および他のユニット間のコミュニケーションを最適化するために、さまざまなテクノロジー、ツール、および方法を採用しています。

さらに、情報共有の要件は、搬送者と受取人が誰であるかによって変わる可能性があります。

メッセージを伝えるために同僚のデスクに歩いて行くのは普通ではないかもしれませんが、この方法でマネージャーに近づくのはそれほど一般的ではありません。従業員と管理のコミュニケーションの複雑さをよりよく理解するには、4つのタイプとその仕組みを知ることが不可欠です。

1。社内の上方コミュニケーション

これは、部下が管理チームのメンバー、または年功序列の高い別の労働者によって共有される情報を指します。

リーダーは、業務を包括的に理解できるように、情報が簡単に上向きに流れるようにする必要があります。コミュニケーション方法には、部下からマネージャーに提出されたフォーム、レポート、またはフィードバックが含まれる場合があります。

2。内部下方コミュニケーション

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これは、マネージャーまたはエンタープライズリーダーから部下に流れる情報です。通常、社内の下方通信には、電子メール、電話、口頭でのコマンドが含まれます。

企業のリーダーは、部下に情報を伝える際に徹底することが重要です。これにより、混乱や間違いを未然に防ぐことができると同時に、全員がタスクを完了するのに役立つベストプラクティスが最善であることが保証されます。

3。内部ラテラルコミュニケーション

この種のコミュニケーションは、組織内の正規従業員の間で行われます。情報共有のメカニズムには、電子メール、データベースの入力/アップロード、電話、ソフトウェアメッセージングシステム、または対面でのディスカッションが含まれます。

この種のコミュニケーションは最も頻繁に行われるため、情報を共有するには効果的なテクノロジーとツールを利用する必要があります。優れた社内のラテラルコミュニケーション技術とツールは、従業員の生産性の向上、労働者の自信の向上、離職率の低下につながります。

4。外部コミュニケーション

外部コミュニケーションとは、社内の作業者/マネージャーと外部の顧客またはベンダーとの間のあらゆる種類のやり取りです。このタイプのコミュニケーションは、他のすべてのコミュニケーションよりも頻繁に発生しませんが、それでも非常に重要です。

顧客は、問題や状況を完全に理解するために必要なすべての内部情報を常に持っているわけではありません。セールス担当者およびカスタマーサービス担当者は、不要な情報で顧客を過負荷にすることなく、顧客とコミュニケーションをとるように適切にトレーニングする必要があります。外部とのコミュニケーション技術が不十分だと、顧客や収益が失われる可能性があります。

効果的なビジネスコミュニケーションの例

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業績の悪い企業は、新しい製品/サービスの作成を急ぐ前に、まずコミュニケーション方法を研究して非効率性とボトルネックを特定する必要があります。

同時に、確立された効果的な企業は、通信技術をさらに最適化およびアップグレードすることによって利益を得ることができます。

これらの組織は成功するかもしれませんが、コラボレーションを合理化するために適切なシステムを実装することは、さらなる成長の機会につながる可能性があります。成功している企業はコラボレーションシステムをどのように最適化してきましたか?ここにトップの例があります-

1。直感的なユーザーガイドを活用

これは、システムの操作方法をユーザーに教えるために使用されるテクニカルコミュニケーション文書と呼ばれることがよくあります。

技術的能力が最も低いユーザーには明確な指示を提供し、関連性のある適切な情報のみを含めるようにしてください。使いやすいマニュアルがあれば、従業員は必要なときに必要な情報を参照して見つけることができます。

2。顧客からのフィードバックに基づいて行動した

組織は、問題のある領域を特定するために、フィードバックを集約して読み通すために、特定の作業者を雇用する必要があります。

同様の苦情がいくつかあった場合、会社は問題を解決する方法を見つけなければなりません。さらに、それらの結果を顧客に伝え、彼らの意見に感謝することで、顧客との関係を大幅に改善し、ブランドを最適化することができます。

3。会議の議題を活用

ほとんどの従業員は、会議で聞いたことをすべて思い出せません。議題と各ポイントの簡単な要約を使用すると、会議の目的と主要な要素を伝えるのに役立ちます。議題は、従業員が経営陣から聞く前に、関連するすべての資料と知識を持参する準備をすることもできます。

4。謝る方法を知っていた

すべてのビジネスはある時点で間違いを犯しましたが、それを認めることはより困難です。問題を隠したり、嘘をついたり、情報を操作したりすると、顧客の信頼が失われ、評判が損なわれる可能性があります。

マネージャーが部下に大きな間違いについて謝罪書を書くことを期待している場合、顧客はおそらくもっと動揺するでしょう。企業の謝罪の手紙は、問題、間違い、または懸念事項を伝えるのに役立つツールです。これは、信頼を築き、所有者が状況を真剣に受け止めていることを顧客に確実に知らせるのに役立ちます。

5。真正性を維持

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顧客や従業員とやり取りするときはプロフェッショナルであることが重要ですが、本物であることも役に立ちます。軽いユーモアや創造的なアナロジーを使用することは、ポイントを伝え、緊張した状況を拡散させるのに役立ちます。

多くの企業は、消費者に親しみやすいブランドとして自らをブランド化するのに苦労しています。過度に専門的なコミュニケーションを最小限に抑えて中小企業の戦術を利用することで、信頼を築き、既存の関係を強化することができます。

ビジネスコミュニケーションを改善する方法

従業員がクライアントまたは相互に適切にコミュニケーションをとっていない場合、組織は苦しむでしょう。マネージャーと労働者の両方が、ワークフローを合理化し、生産性を確保し、顧客関係を最適化するために、適切な通信技術/技術を育成および活用する必要があります。職場でのビジネスコミュニケーションを改善するためのヒントは次のとおりです

1。質の高いメールシステムを活用する

質の高い電子メールシステムは、無関係な情報を最小限に抑えながら、適切なメッセージを適切な人に確実に送信できます。

組織は、従業員が迷惑メールに圧倒されないように、スパムフィルターを使用する必要があります。これにより、経営陣からの重要なメッセージが確実に受信されます。

また、メッセージの重要性について受信者に警告するために、可能な限り最高の件名を使用するように従業員を訓練することも不可欠です。

2。対面での交流を奨励する

電子メールや電話によるやり取りは誤解されることが多いため、対面でコミュニケーションをとることで、従業員はより効率的に相互接続できます。

多くの場合、メールを書いて重要な問題について直接フォローアップすることが、ポイントを伝えるための最良の方法です。ただし、長い情報や複雑な情報を伝えるために対面でのやり取りを使用しないでください。その過程で詳細が忘れられがちです。

3。インスタントメッセンジャーを活用する

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メールチェーンには、重複する情報、前後、または古い情報を含めることができます。インスタントメッセージングシステムを使用すると、作業者は応答を待たずにすぐに対話できます。

ユーザーは通常、文書や写真をアップロードして通信データを共有できます。組織は、クライアントがオンラインで担当者とやり取りし、質問に対する基本的な回答を受け取ることができるカスタマーサービスメッセージングシステムを作成することもできます

4。会議を定期的にスケジュールする

定期的な会議をスケジュールすると、チームメンバーがより良い仕事を遂行するのに役立つ新しいポリシー、手順、またはプロセスについて常に情報を提供するのに役立ちます。また、メンバーが重要な質問をしたり、フィードバックを提供したりするための安全な場所を作り、組織が問題のある領域を排除するのに役立ちます。

5。オープン・ドア・ポリシーがある

労働者が経営が近づきにくいと感じると、士気と生産性が低下します。経営陣は、親しみやすく、専門的で、懸念事項に対処し、質問に答えることができる必要があります。

コミュニケーションの基準を設定し、経営陣と労働者の境界を定めることは重要ですが、オープンな対話を奨励するオープンドアポリシーを維持することも不可欠です。

ビジネスコミュニケーションの重要なポイント

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結論として、ビジネスコミュニケーションについて覚えておくべき重要なポイントは次のとおりです。

  • ビジネスコミュニケーションは、組織内外の利害関係者間で情報を共有する方法です。
  • ビジネスコミュニケーションは、従業員のエンゲージメントを最適化し、電子メールを最小限に抑え、作業者の生産性を高め、ビジネスユニット間の相互コミュニケーションを改善し、オフサイトの従業員とのコミュニケーションを強化し、従業員の離職率を最小限に抑えます。
  • ビジネスコミュニケーションの4つのタイプには、内向きの上向きの口頭でのコミュニケーション、内向きの下向きのコミュニケーション、内部の横方向のコミュニケーション、および外部コミュニケーションが含まれます。
  • 効果的な従業員コミュニケーションの例には、直感的なユーザーガイド、顧客からのフィードバックに基づく行動、対面会議の議題、謝罪、本物の人物であることが含まれます
  • 。ビジネスコミュニケーションを改善するためのベストプラクティスには、最適化された電子メールシステムの使用、インスタントメッセージングシステムを利用し、定期的な会議をスケジュールし、オープンドアポリシーを持つことで、対話に直面します。

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