従業員スケジュールの

understanding employee schedules

従業員スケジューリングの重要性

従業員スケジューリングは、あなたの企業が最適な人材を確保するために、事前にすべてのシフトを計画しています。従業員のスケジューリングは、概念的には十分に単純に見えますが、実際には非常に複雑なプロセスであり、特に大企業にとっては非常に複雑なプロセスです。

大企業では、大量の従業員の作業スケジュールを同時に作成および管理する必要があります。あなたのビジネスは、人件費を低く抑えるだけでなく、労働違反を避けるだけでなく、スタッフメンバーを可能な限り満足させ、生産性を維持する必要があります。

従業員は、ビジネスの最大の投資であり、最大の資産です。従業員を適切にスケジュールすることで、従業員の生産性とビジネスの収益の両方が最適化されます。

実際、安定した従業員のスケジューリング により、生産性が5%向上 すると同時に、売上中央値7%増加します。グローバル市場が拡大する中、安定した従業員スケジューリング特典が貴社の企業に競争力をもたらすことができます。

企業は、従業員の病気や緊急事態のために発生した最後のスケジュール変更を管理する必要があります。また、従業員に自分の可用性に基づいて特定のスケジュールを提供する必要があります。顧客のトラフィックや天候の変化は、従業員のスケジューリングプロセスをさらに複雑にすることができます。

ほんの一握りの従業員スケジュールで作業しているかもしれない中小企業のオーナーとは異なり、大企業では、従業員のスケジューリングプロセスが効果的かつ効率的であることを確認するスタッフに指定された人員が必要です。

従来、大企業のスケジューリングプロセスはマネージャーによって処理され、時には人事部門が支援します。

不適切な従業員のスケジュールは、あなたのビジネスに悲惨な結果をもたらすため、人事部門は、従業員のスケジュールに既得権を持っています。

不適切な従業員のスケジューリングに起因する潜在的な従業員と顧客の不満は、人事部門が対処して軽減するためにコストと時間がかかることがあります。

代わりに、あなたの人事チームの従業員のスケジューリングエラーの結果を管理することの、彼らの努力は、より良いマネージャーと一緒にあなたの従業員のスケジューリングプロセスを最適化するために使用されるであろう。

ありがたいことに、スケジューリングプロセスを支援する人事チームに加えて、大企業が投資するスケジューリングソフトウェアソリューションが多数用意されています。

スケジューリングソフトウェアは、従業員がビジネスで働く時間を最適化するだけでなく、不要な人件費や労働違反を回避することもできます。

作業スケジュールの異なるタイプフルタイムからシフト スケジュールの従業員に至るまで、従業員スケジュールの多くの異なるタイプ

different types of work schedules 1602618197 1065

があります。大企業では、多くの場合、ビジネスニーズ、従業員の可用性、または好みに応じて、異なる従業員のスケジュールタイプを組み合わせて使用します。

従業員スケジュールのタイプには、次のものがあります。

  1. フルタイム - フルタイムの従業員は、毎週のスケジュール期間ごとに37~40時間の間に働きます。フルタイムの従業員は、多くの場合、固定勤務時間と勤務日を持っています。

    フルタイムの従業員は、給与ベースまたは時間ベースで支払うことができます。フルタイムの従業員が時間単位で支払われる場合は、時間出勤と労働時間を分析して、残業コストや労働違反を回避することが特に重要です。
これらの従業員は毎週非常に多くの時間を働いているという事実のために、彼らは多くの場合、あなたのビジネスから従業員の利益を受ける権利があります。マネージャと人事部門は、フルタイムの従業員がどのような福利厚生に適しているかを理解し、これらの福利厚生をビジネスの人件費予算に組み込む必要があります。

  1. パートタイム - パートタイムの従業員は、毎週のスケジュール期間ごとに36時間未満で働きます。フルタイムの従業員とは異なり、パートタイムの作業者は通常、固定勤務時間や勤務日を持っていません。

    パートタイムの仕事機会を提供することは、ビジネスとその従業員の両方にとって有益です。従業員の中には、育児から代替雇用まで、週に一定数の労働しかできない義務を負っている人もいます。

    また、フルタイムの従業員と同じ福利厚生をパートタイムの従業員に提供する必要がなく、人件費を削減できます。


  2. シフト - シフト従業員は、通常、午前、午後、夕方、および夜間のシフトにスケジュールされた非伝統的な労働時間を持っています。夜間または夜遅れのシフトスケジュールは、教育や追加雇用などの他の義務がある労働者に好ましい場合があります。

    シフト・スケジュールには、勤務時間や日数が固定されている場合や、ビジネスや従業員のニーズに応じて変更される場合があります。


  3. 圧縮 - 圧縮された従業員の作業スケジュールは、同じ労働時間数が、より少ない日数で作業する従業員で構成されます。従業員が費やす時間は、賢明な同じ作業時間ですが、彼らが働いている日数は、オフより多くの日を好む多くの労働者に魅力的であってもよいです。

    この従業員スケジューリングタイプでは、人事部門とマネージャが、追加の人件費または労働違反の可能性を認識していることを確認します。

従業員スケジュールの作成方法従業員スケジュールの

作成には、ビジネスおよび従業員のニーズの評価が必要です。従業員が適切にスケジュールされていない場合、または人件費が高すぎると、ビジネス全体の収益に悪影響が及ぶことになります。

従業員のスケジューリング に関するベストプラクティスのヒント は次のとおりです。

  1. ビジネスニーズのベース :従業員のスケジューリングプロセスを開発する前に、まず明確に理解する必要がありますあなたのビジネスニーズ従業員のスケジュールは、あなたのビジネスをできるだけ生産的にするために作成する必要があり、慎重な検討と計画が必要です。

    労働違反や労働者の権利は、地方および連邦法に従って調査してください。事業予算を策定する際には、労働者が法的に権利を有している利益を、人件費に反映させる必要があります。

    人事部門は、各ロールに最も適格な従業員を雇うために、明確な職務説明を作成する必要があります。新入社員は、適切にそれらを実行するための責任を理解する必要があります。

    従業員の作業スケジュールを作成する際には、営業時間の作業時間を考慮する必要があります。ビジネスの基礎を確立したら、どのタイプのシフトスケジュールが最も適切かを決定する方がはるかに簡単です。


  2. ポリシーの確立 - 遅延の影響や時間外のリクエスト手順など、スケジュールポリシーについてすべての従業員が通知されるようにします。あなたのビジネスは、できるだけ自分の個人的な生活にできるだけ多くの配慮を持つ従業員をスケジュールする必要がありますが、従業員はあなたのビジネスに戻ってその同じ尊重を拡張することが期待されるべきです。


  3. 計画 - 従業員が特定のシフト作業に必要なスキルまたは専門知識レベルの詳細を記入したマスタスケジューリングテンプレートを作成します。事前にそうすることで、従業員を適切にスケジュールすることがはるかに容易になります。

    早ければ早いほど、従業員に勤務スケジュールを提供できます。従業員がより多くの時間を与えられると、シフトを直前または完全にミスシフトを切り替える必要が少なくなります。

    毎週のスケジュールを直前で従業員に提示しても、育児や輸送などのさまざまな義務の手配に十分な時間はありません。従業員のスケジューリングの適切な時間管理は、直接あなたのビジネスと従業員の両方に利益をもたらします。

    スケジュールがどれほどうまく計画されているか、スケジュール作成者がどれほど経験していても、例外や予期しない変更が生じることがあります。直前スケジュールを変更する必要がある場合は、クラウドベースのスケジューリングソフトウェアプログラムを通じてモバイルアプリ経由を含め、リアルタイムで従業員に通知する方法があります。

    4.ソフトウェアソリューションへの投資 - スケジューリングソフトウェアを使用すると、マネージャが手動のスケジューリングに費やす1週間に多くの時間を含むビジネス人件費を節約できます。従業員スケジューリングソフトウェアで使用できるさまざまな機能は次のとおりです。
  • 従業員時間出勤追跡
  • 自動スケジュールメーカー
  • 従業員スケジュールテンプレート
  • 人件費分析
  • リアルタイム通知タイム
  • クロックの互換性
  • モバイルアプリアクセシビリティ
  • クラウドベースの通信チャネル

不適切なスケジューリングの結果

consequences of improper scheduling 1602618197 6807

不適切な従業員のスケジューリング は、従業員の保持の減少から人件費の増加まで、ビジネスに重大な影響を及ぼす広範な結果をもたらします。不適切な従業員のスケジューリングの結果には、次のようなものがあります。

  1. 従業員の離職率 :従業員のシフトをスケジュールするか、非現実的に従業員の士気と満足度を低下させます。トップの人材従業員は、スケジューリングプロセスに満足していない場合、ビジネスを離れる可能性が非常に高いです。

    可能な限り、従業員のインプットと自分の仕事のスケジュールに関する好みを考慮してください。


  2. 人件費 s - コストのかかる残業時間または労働違反手数料のいずれによって、スケジュールが適切でない場合、人件費は迅速に蓄積されます。見積もりにくい人件費には、未就業時間の支払いが含まれます。


  3. ブランドの評判 :あなたのビジネスに関する否定的な従業員レビューは速く広がり、迅速なインターネット検索を通じて誰でも簡単にアクセスできます。

    トップタレントの従業員は、雇用オファーを受け入れたり、あなたのスケジューリングプロセスに疑わしい場合は、ポジションを申請する可能性ははるかに低くなります。

    4.生産性 :従業員が彼らの互換性とスキルを考慮してスケジュールされていない場合、生産性に大きな影響があります。短期的および長期的事業利益の両方において、生産性の損失のコストを見積もることはほぼ不可能です。

スケジュールの問題を解決

する方法一部の小規模企業の所有者は、Word Excel スプレッドシートを使用して、限られた数の従業員をスケジュールできる場合がありますが、大規模企業では、より包括的な スケジュール設定ソリューションが必要です 。軽微なスケジューリングの問題でも、迅速かつ適切に解決されなければ、大きな問題に発展する可能性があります。

人員不足と人員超過のバランスを見つけてください。どちらもビジネスにとって悲惨です。人材不足は、従業員の不満や従業員の長期的な維持に関する問題につながる可能性があります。

さらに、十分なスタッフがいない場合、従業員は、あなたのビジネスがそれらを提供しようとする優れた経験を顧客に提供することができません。

また、人員超過により、従業員の士気や生産性を低下させる一方で、不必要な残業のために過剰な人件費が発生する可能性があります。従業員があまりにも頻繁にスケジュールされている場合、彼らは焼損を経験したり、終了することさえあります。

スケジューリングソフトウェアは、多くの人員配置の問題のための優れたソリューションです。ビジネスでソフトウェアプログラムを使用して従業員のスケジュールを作成すると、人件費と人為的ミスの両方が減少します。

優れたスケジューリングソフトウェアは、従業員が病気に電話したり、個人的な緊急事態のために休暇を必要とする可能性も考慮します。

リアルタイムの更新機能を備えたモバイルスケジューリングアプリなどのソフトウェア機能により、従業員とビジネス全体の時間管理機能が向上します。

従業員スケジューリングソフトウェアの利点

the benefits of employee scheduling software 1602618197 4487

以前は、企業は従業員のスケジュールを作成するためにペンと紙を使用する必要がありました。Word Excelなどの技術アップデートは、専用のスケジューリングソフトウェアプログラムが作成されるまで、スケジューリングプロセスを大幅に簡素化しました。

小規模ビジネスのオーナーの中には、まだ単純なスケジューリングソリューションを選択している人もいますが、大企業は包括的なスケジューリングソフトウェアプログラムに投資することで最も役立ったのです。従業員のスケジューリングソフトウェアの@@ いくつかの利点 は次のとおりです。

  1. 通信 :スケジューリングソフトウェアは、従業員が自分の仕事のスケジュールを議論するための一元的な通信チャネルを提供します。社員が無料でシフトできる場合は、社員がボランティアでシフトを取る方がはるかに簡単です。従業員がスケジュールを直前に変更しようとする場合、要求はリアルタイムの更新に反映されます。


  2. テンプレート - スケジュール・メーカーのジョブは、従業員のスケジュール・テンプレートのアクセシビリティによって大幅に簡素化されます。スケジュール・テンプレートでは、各シフトが適切に配置されるように、作業者のさまざまなコンピテンシーを組み込むこともできます。


  3. 人件費 :人件費はスケジューリングソフトウェアで最適化されています。従業員ができるだけ効果的にスケジュールされている場合、不要な人件費は制限または排除されます。


  4. アップデート :リアルタイムアップデートにより、スタッフ全員が最小限の労力で通知されます。スケジュールメーカーが従業員に個別に連絡しなければならない代わりに、更新は即座にスケジューリングアプリに反映されます。

    クラウドベースのモバイルアプリを使用すると、従業員はインターネットにアクセスできる限り、どこからでもいつでも仕事のスケジュールにアクセスできます。スケジューリングソフトウェアへの投資により、従業員とビジネス全体の両方の時間管理機能が最適化されます。

結論

  • 適切な従業員のシフトスケジューリングは、人件費の減少から従業員の保持の増加に至るまで、多くの利点があります。

  • 安定した従業員スケジューリングにより、売上の中央値が 7% 増加し、生産性が5%向上します。

  • ビジネスで従業員をスケジュールする場合、フルタイムおよびパートタイムの作業者を含め、考慮すべき多くの従業員スケジュールタイプがあります。

  • ビジネスニーズに基づいて従業員スケジュールを作成し、従業員が雇用されるときに従業員のスケジュール設定ポリシーを提供するようにします。
  • 不適切なスケジューリングの結果には、生産性の低下やブランド評判の低下などがあります。

  • スケジューリングソフトウェアソリューションは、人員不足や人員超過を回避することで、従業員と企業の両方にメリットをもたらします。