シフトスワップの管理およびポリシー

managing shift swaps and how to develop a policy

シフトスワッピングの欠点は、 マネージャの

71% が、従業員から 作業スケジュール を変更するための要求を一貫して受け取っていると報告しています。当然のことながら、マネージャの 70% が、スワップ要求の承認やシフト再割り当てなど、これらの管理上の問題に追加の労働時間を費やしています。

シフトスワップは、時には最高の従業員が自分の仕事のスケジュールを変更する必要があり、任意の従業員のスケジューリングプロセスの避けられない部分です。ビジネスプロフェッショナルは、従業員がシフト交換にアクセスする必要がある理由、およびマネージャの承認が必要かどうかについて、異なる意見や議論を持っています。

マネージャの承認を必要としないシフトスワッピングの結果には、以下が含まれます

。1.人件費 :慎重に作成された作業スケジュールは、ビジネスの予算と、さまざまな従業員の異なる時間給や給与の要因に基づいています。従業員がシフトを交換するとき、彼らは多くの場合、あなたのビジネスが負担するかもしれない追加の人件費について考えていません。

作業シフトが、当初予定された作業者よりも多く支払われるスタッフによってカバーされている場合、人件費は迅速かつ意図せず増加する可能性があります。シフトスワップによって従業員が予期せぬ残業時間を働かせた場合、企業の労働予算のバランスをとるために経営陣のスクランブルが残る可能性があります。

2.従業員の経験 :すべてのシフトは、彼らからどのような職務が期待されているかを知り、一貫したスケジュールを持つことは、肯定的な従業員の経験の2つの重要な特徴です。従業員は安定性と過度のシフト交換を必要とし、すぐに従業員の士気、満足度、および全体的な生産性の危険な低下につながる可能性があります。

マネージャがスワップ要求を承認しない場合、従業員はそうでなければ取りたくないシフトを交換するプレッシャーを感じることがあります。オフのままにした場合、ワークシフトスワッピングは、従業員のスケジューリングと労働力管理の悪夢に発展します。

3.人員配置の問題 :時間時計を持つ従業員のスケジューリングは、人員超過と人員不足の両方を回避しようとする繊細なバランシング行為です。人員超過により、従業員のモチベーションが低下し、ビジネスに対する人件費が増加しますが、人員不足により、従業員は過度にストレスを感じられ、顧客は無人になります。

スワップ要求が過度に圧倒的または混乱した場合、従業員はシフト不足や病人に電話をかけることがあります。トレーニングの目的または適合性のために意図的に一緒にスケジュールされた従業員は、元の作業スケジュールに従った場合と同じメリットを受けられません。

4.コミュニケーションの誤 り-シフトの変更は、特にマネージャの承認が不要な場合は、すぐに混乱し、ストレスになります。従業員が誤って別の同僚が自分のシフトをカバーしていると仮定し、どちらの従業員が表示されない場合、従業員間の競合が発生する可能性があります。

シフトの変更に関する誤解は、労働力管理の観点から見ると困難です。明らかにシフトすると、経営陣は、説明責任や規律を保持する従業員を理解するのに苦労することができます。

シフトスワップポリシー

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の作成方法シフトスワップポリシーの作成と維持には、慎重な検討と計画が必要です。他の労働力管理プロセスと同様に、スワッピングシフトは標準化され、一貫してその効率性について再評価されるべきです。

優れたシフトスワッピングポリシーには、次のようなものがあります。

  1. システムの確立:従業員は 、シフトスワッピングに関するあなたのビジネスのポリシーを理解する必要があります。マネージャの承認と従業員の説明責任をカバーするルールを決定し、適用することで、シフトスワップを管理します。

    シフト交換政策は、明確かつ頻繁に従業員に伝達されなければなりません。従業員が従業員のスケジューリングの問題を作成せずにシフトスワップを管理できない場合は、シフトスワップ権限を再評価する必要があります。

    シフトの入れ替わりに関する方針が労働法に準拠していることを確認してください。州によっては、雇用者がシフト前に一定量の通知を提供することを要求しています。


  2. シフトスワップ特権 :シフトスワップは特権であり、従業員はそれを理解し、尊重する必要があります。従業員は、従業員のスケジューリングプロセスに入るどのくらいの時間と労力を考慮しないことがあり、簡単に意図的または意図せずにシフトスワップを乱用することができます。

    取引シフト時に他の従業員やあなたのビジネスを思いやりにしない従業員は、その特権が制限されているか、取り消されている必要があります。また、残業違反のリスクがある従業員は、シフトを交換するためのマネージャーの承認を受けられない場合があります。

    好奇心や将来の職場の競合の任意の認識を避けるために、シフトスワップがスケジューリングプロセスにどのように影響するかを労働者に伝えます。従業員は、シフト交換があなたのビジネスのために生じる可能性があることを認識している場合、彼らはおそらくより思いやりのあるだろう。


  3. マネージャーの承認 :従業員がマネージャーの承認なしにシフトを交換できるようにすることは、時間の節約のイニシアチブに見えるかもしれませんが、それが適切に行われていない場合、それはあなたのビジネスより多くの時間とお金を原価計算に終わる可能性があります。マネージャの承認を要求することは、シフトスワップ問題を回避する最も簡単で効果的な方法です。

    従業員がシフト・スワップに対してマネージャの承認を受ける必要があるとわかっている場合、最後のシフトの変更を要求する可能性ははるかに低くなります。また、マネージャの承認は、説明責任を促進しながら、従業員間の開発からシフトスワッピングの誤通信を減らすことができます。

    マネージャーの承認は、過剰な人件費やさまざまな説明責任の問題のリスクを軽減します。マネージャがシフトの変更を承認するたびに、他のマネージャに通知し、中央の従業員の作業スケジュールを更新する必要があります。

  4. スケジューリングソフトウェア :最高の従業員のスケジューリングソフトウェアプログラムは、すべてのシフトが最適にカバーされていることを確認します。人件費とスケジューリング時間の競合を自動的に考慮することで、スケジューリングソフトウェアによってシフトスワッピングの問題が発生する前に回避できます。スワップ要求は、最初にスケジューリングソフトウェアによって審査されると、マネージャは、従業員のスケジューリングプロセスの制御を維持することができます。