従業員の時間時計について知っておくべきことはすべて、

everything you need to know about employee time clocks

中小企業が持っている最も重要な責任の1つは、従業員に正確かつ時間通りに支払うことです。

これまで、給与計算の実行は細心のプロセスでした。人事担当者は、従業員のタイムシートの追跡、残業時間の計算、または分から時間への変換を行う必要がありました。

法律が守られ、労働者が正しく支払われることを確認するために、貴重な時間と資源が費やされました。
時間を追跡し、給与計算を実施するために伝統的な方法を採用し続けている人もいますが、他の人はより現代的なアプローチを取っています。

時間出勤システムにより、労働者は自分の時間を入力および管理できるため、雇用主の負担が軽減されます。

出席プロセスを合理化することで、企業は経費の節約、生産性の向上、労働法の遵守の向上を実現しました。
ここでは、従業員の時間時計について知っておくべきこと、および組織がその時間時計をどのように活用できるかについてご紹介します。

従業員の時間時計とは何ですか?

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従業員時計システムは、職場の時給従業員の開始時刻と終了時刻を記録する 装置 です。時間追跡ソフトウェアの種類に応じて、作業者はタイムクロックアプリまたは作業現場のコンソールでパンチインできます。

パンチインデータは、人事担当者が従業員に勤務時間分の支払いを行う給与計算ソフトウェアシステムと自動的に統合されます。タイムクロックソフトウェアの目的は、給与の精度を維持するために出席を電子的に追跡し、文書化することです。

タイムクロックには、以下を含む 5 つの異なるタイプがあります

。1.パンチカードクロックの
従業員は、仕事に到着し、出発時に機械に紙カードを挿入します。マシンは、開始時刻と終了時刻を示すために、カードに日付と時刻をスタンプします。
これらのクロックは、その単純さのために、リモートワーカーを採用していない中小企業によって最も頻繁に実装されています。

2.デジタル時計
デジタルタイムクロックでは、パンチカードを注入する代わりに、労働者は磁気ストリップでカードを機械を通してスワイプします。マシンはパンチイン日時を自動的に追跡し、後で給与スタッフが使用できるようにします。

電子タッチパッドは、従業員がカードに保持する必要のない別のタイプのデジタル時計です。代わりに、作業者は、パンチインデータを自動的に保存するマシンに個人コードを配置します。

3.タイムステーションソフトウェア
タイムステーションソフトウェアは、作業者がコンピュータを介してクロックインとアウトすることができます。従業員は、すべてのパンチインに特定のコンピュータを1台利用します。

また、企業では、ソフトウェアをパーソナルコンピュータと統合して、従業員が個々のワークステーションで時間を入力できるようにすることもできます。

タイムステーションのソフトウェアの利点は、時間データを給与計算ソフトウェアシステムと統合できるため、後で給与計算を実行しやすくなることです。

4.指紋クロ
ック生体タイムクロックは、指紋などの個々の人形質を通じて人を識別します。

従業員はスキャナに指を置きます。スキャナでは、指先とデータベースに保存された画像との照合によってその人物を識別します。正確な一致がある場合、タイムクロックマシンは識別可能なサンキューサウンドを作ります。

生体指紋のタイムクロックは、指紋の複製が不可能なため、バディのパンチや不正行為を防止します。

もう 1 つの利点は、従業員がコードを覚えたり、自宅でパンチカードを誤って忘れてしまうことについて心配する必要がなくなることです。体の一部を忘れるのは難しいです!

5.ハンドパンチ クロック
ハンドパンチクロックは、生体認証システムの別の形態です。これらのタイプの時計は、指紋の代わりに、手のひらを使用して作業者の身元を認証します。

スキャナーは、手のひらの一部を事前に保存されたデータベースイメージと照合し、ワーカーを検証します。指紋時計と同様に、これらのタイプのデバイスは、バディパンチや詐欺の防止にも役立ちます。

タイムクロックが重要な理由

計時装置 を利用する作業者は、その日の始まりを正確に把握できます。

雇用者は、チームメンバーが昼食や休憩のために予定されているとき、彼/彼女は戻って来ることになっている正確に知っているでしょう。これにより、チームメンバーは、想定以上の作業を求められることはありません。

効果的な時間ソフトウェアシステムは、彼らが想定されているときに誰もが働いていることを保証します。マネージャーは、一貫して遅刻または過度に長い昼食を取っている人に立ち向かう証拠として、パンチインデータを活用することができます。これにより、時間の経過とともに生産性と効率性を最大化できます。

入勤データは、人事担当者が給与計算を行うことがはるかに簡単になるソフトウェアシステムと自動的に統合されます。給与統合により、従業員が正しい時間数を働き、それに応じて支払われていることを証明するデータがあるため、労働法への準拠が容易になります。

タイムクロックはどのように有益ですか?

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タイムクロックは、次のようなビジネスにいくつかの利点を提供します

。1.時間と費用の節約

  • データの自動収集と計算の実行-パンチインデータは自動的に収集および計算されるため、人事担当者は時間の検証とタイムシートによる並べ替えに費やす時間が短縮されます。
  • 人為的エラーの少ないスペースを提供します-手動で分を時間に変換し、残業を推定することは、誤算しやすい細心のプロセスです。
不正確な計算は、企業全体の給与コストの 7% までかかります。これにより、後の給料で間違いを修正する作業が増えます。

タイムクロックソフトウェアは、ヒューマンエラーの可能性を排除し、必要な計算をすべて自動的に実行することでコストを節約します。

Fraud を最小限に抑える
従業員は、タイムクロックデバイスを利用する際に、友達にクロックインするよう依頼することができなくなりました。いくつかの計時ソフトウェアは、作業者がパンチイン時に必要な場所にいることを確認するために、GPSと統合されています。

これは、企業が正しい人に借りているものを正確に支払っていることを確認することで、お金を節約します。

人件費の追跡が容易
企業では、最も多くの労働時間を費やしている従業員と、最も高額な労働分野を確認できます。

また、タイムクロックソフトウェアでは、作業を完了するために最も残業時間を活用しているユーザーと、これらのコストがどのように累積され、業界標準と比較されるかが示されます。

企業は、より多くの労働者を雇うか、彼/彼女がすべきよりも生産性の低い従業員に立ち向かうかどうかについて、より多くの情報に基づいた意思決定を行うことができます。

2.生産性の向上と従業員のエンゲージメント

時間時計はまた、従業員の士気を最大化しながら、生産性と効率性のレベルを向上させます。これには、次のよう

  • ないくつかの理由があります。たとえば、雇用主が給与データへの即時アクセス-計時デバイスを使用すると、繰り返し遅滞や過度の欠勤を示すデータやレポートにすぐにアクセスできます。

    情報を常に把握することで、出席の問題に対処し、生産性を向上させることができます。
マネージャは、日常業務の流れに一定の中断を引き起こす欠勤を防ぐことができます
  • 。タイムクロックは、雇用者が定期的に電話をかける傾向がある労働者を追跡しやすくなります。雇用者は、将来の欠勤を防止し、最小限に抑えるために、これらの個人と協力することができます。


タイムクロックは、会社文化を改善するのに役立ちます
  • 仕事をオフコール従業員のフラックスがある場合、経営陣が緩んでいるという前提があります。スタッフは、あまり真剣に自分の仕事を取るし、病気で呼び出すことを心配しません.

    タイムクロックを使用すると、出席の問題に対処し、欠席を減らし、士気を向上させることができます。これは、生産性のレベルを向上させながら、出席の問題を減少させます。

従業員のタイムクロック・ルールとは

公正労働基準法 (FLSA)は、従業員の労働時間、残業、給与に関する一連の規則を承認しています。以下に従うべき重要な規制と規則は次のとおりです

。1.追跡時間
FLSAは、雇用主は、レコードが正確である限り、彼らが望む任意の方法で時間を追跡することを可能にします。オプションは次のとおりです。

  • バイオメトリッククロッキング- バイオメトリックスキャナを使用してすべての作業者のパンチインデータを追跡する任意の方法
  • 近接クロッキング- パンチカードやIDバッジなどのさまざまな方法を使用して従業員の時間を管理するシステム
  • PCのクロッキング- 従業員は、パーソナルコンピュータの
  • SMSクロッキングに自分の時間を記録するソフトウェアを使用することができます- これは、テキストメッセージング2を介してクロックインする方法を提供します
端数処理
FLSA を使用すると、雇用主は正確な勤務分数を記録するのではなく、従業員の分数を四捨五入できます。

企業は、10 分単位で時間を測定し、追跡された増分までの数値の距離に応じて切り上げまたは切り下げることができます。

たとえば、ある人が7時間58分働いた場合、58は60に切り上げられます。これは、従業員が合計8時間を働いていることを意味します。

3.7分規制の
ほとんどの企業は、10〜15分の間隔で時間を追跡します。15 分刻みの場合、7 分が切り捨てられます。8分以上は、雇用主は切り上げました。

たとえば、4時間6分働いた場合、雇用者は4時間労働に切り捨てることができます。4時間12分働いている場合、雇用主は4時間15分まで四捨五入することができます。

従業員のタイムクロック・ルールが重要な理由

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州および連邦の法令 を遵守 するためには、効果的な計時規則の実施が不可欠です。タイムクロックを使用すると、これらのルールのいずれかを破る可能性を最小限に抑えることができます。

非免除従業員は、時間単位のスケジュールで働く人です。企業は、時間や休憩を追跡し、残業時間を補う必要があります。

非免除の従業員はさまざまな時間を働かせるため、計時装置を利用することで、正確な時間を管理することができます。

州は、非免除の従業員にスケジュールの変更を事前に通知する必要がある予測スケジューリング法を制定しているかどうかを確認してください。

また、スケジュール変更により手動で時間を追跡することが困難になるため、適切な計時システムを確保することも不可欠です。

時間単位の非免除の従業員は、彼らがオンコールされている場合、特定の州での支払いを受ける権利があります。オンコールであることは、従業員が仕事のために利用可能であり、雇用主が彼/彼女が入ってくる連絡するのを待っていることを意味します。

特定の州では、これらのオンコール作業者は、彼らが仕事に呼び出されていない場合でも、補償されます。人事担当者は、実際に現場にいないオンコール従業員の時間を追跡することは困難です。

オンコールワーカーは、携帯電話やパーソナルコンピュータを介して自分の時間を単に管理できるため、タイムクロックシステムを実装することで、州規制に準拠するのに役立ちます。

FLSA の規則では、非免除労働者は、週に 40 時間以上働いている場合、1 時間以上の 1 時間外給与と同等で、通常の給与の倍に相当する残業給与を受ける権利があることが規定されています。

企業は、非免除の従業員に、残業が正確に支払われることを保証する責任があります。時間時計を利用して残業時間を管理することは、人事スタッフのプレッシャーを奪い、労働法に違反することを防ぎます。

従業員の時間と出勤を管理する方法

ここでは、職場での従業員の時間と出勤を管理するためのベストプラクティスを示します

。1.欠勤問題の調査は、
欠勤の問題が存在する理由、および再発生する問題を解決するための最良の解決策を決定します。

過去のパンチインデータ、特定の問題領域、および欠勤のレベルが最も高い部門を調べる総合的なアプローチを実施します。

2.欠勤
の根本原因が調査され、分析されると、問題に対処するための戦略を制定し、欠勤を減らすために戦略を立てます。ベストプラクティスは次のとおりです。


  • 懲戒処分を取る -人事部門に欠勤を監視し、必要に応じて懲戒措置を制定するように指示します。


  • 病気の確認が必要 -2日後、労働者が病気を確認するために医師のメモを表示するように要求します。これにより、医学的に承認された理由がない限り、従業員が病気を呼び出さないようにします。


  • 銀行オフ 有料時間活用 -銀行オフ有料時間は、労働者に病気、休暇、または他の目的のために割り当てられた日数を与えます。有料のオフバンクを利用すると、従業員は自分の裁量を使用してオフの要求を行うことができます。


  • コンプライアンスの従業員への報酬 -最低限の欠勤を持つ人に現金ボーナスが与えられる病気休暇インセンティブポリシーを実施します。これにより、生産性が向上し、労働者がルールに従うことを奨励する企業文化が構築されます。


  • ウェルネスプログラムを組み込む -病気と欠勤の間にリンクがあるため、ウェルネスプログラムを実施することは有益なアイデアかもしれません。財政的に可能であれば、ジムメンバーシップを提供するか、健康的な生活を奨励する労働者にリソースのリストを提供してください。

従業員の勤怠トラッカーが

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重要な理由効果的な従業員の時間時計と勤怠ソフトウェアは、作業を合理化し、コストを削減し、会社の成功を促進することができます。出席トラッカーが 重要な理由 は次のとおりです。

出席の問題に対処する能力を証明 する
休憩時間や病気の日に関するポリシーが虐待されていない。

効果的な計時システムを持つことは、経営陣が適切な人々との永続的な懸念に対処するのに役立ちます。


雇用者がリモートワーカーに対応できるように従業員の時間追跡デバイスを利用すると
、リモートワーカーの時間を管理し、過度に制限されることなく説明責任を強制します。

リモートワーカーを雇用してコストを節約したい企業は、生産性が影響を受けないことを安心できます。


給与の正確性の確保
勤怠管理システムは、給与の正確性を維持する場合に特に役立ちます。時間が入力されているとおりに正確に計算されるため、誤って過払いまたは非免除時給の従業員を過払いすることを防ぎます。

リアルタイムの生産性データの収集を促進する
信頼性の高い方法を使用して、リアルタイムの出席情報を収集し、誰が生産的かそうでないかを示します。

生産性レベルを正確に把握することで、各部門のニーズに応じて採用やスケジュール設定が容易になります。

企業が本能だけではなく信頼性の高い生産性データに基づいて雇用とスケジューリングを行うため、時間の経過とともにコストを削減できます。

HR Payroll Daticesの合理化
デバイスを使用すると、作業者はタスク全体を管理するために 1 人または 2 人の給与担当者に頼る代わりに、自分の時間を追跡できます。

Profiss of a Lasuit
Time デバイスは、IRSからの訴訟または監査の場合に役立つ正確な出勤データを収集します。

この情報は、元従業員が賃金の損失を訴えようとした場合、または州がFLSAの規制を遵守していないと主張した場合に証拠として使用できます。

結論

ここでは、時間管理システムを覚えておくための重要なポイントを示します。

  • 適切な時間管理システムを選択する -会社のニーズに最適なデバイスを決定します。オプションには、パンチカードクロック、デジタルクロック、タイムステーションソフトウェア、指紋クロック、ハンドパンチクロックなどがあります。
  • タイムクロックを使用する理由を覚えておいてください -タイムクロックは、正確に人事スタッフの給与情報を管理しながら、働いた時間の正確な表現を提供します。
  • メリットの調査 -時間管理システムは、時間、コストを節約し、生産性を向上させ、職場の士気を高めます。
  • FLSAの規則を知り、従う -FLSAの規則を州の規則とともに調査し、すべての法律が守られていることを確認します。
  • 欠席を防ぐための戦略を立てる -出席を促すポリシーを実装する。たとえば、繰り返し犯罪者の懲戒措置を制定したり、ウェルネスプログラムを組み込んだり、病気の検証を要求したりします。
  • 計時システムの利用が重要な理由を知 る-時間管理システムは、給与の正確さを向上させ、生産性を向上させ、入勤データのバックアップを提供し、人事業務を合理化するというメリットがあります。